ACTUALIDADES DE LA INFORMACIÓN

 

Importancia del desarrollo de la colección de documentos patrimoniales en una institución del sector salud

 

Importance of building a heritage document collection in health institutions

 

 

MSc. Tania Gutiérrez Soto, Lic. Silvia Serra Larín, MSc. María del Carmen Hinojosa Álvarez, MSc. Isabel Pilar Luis Gonzalvez

Instituto Nacional de Higiene, Epidemiologia y Microbiologia (INHEM). La Habana, Cuba.

 

 

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RESUMEN

Se aborda el carácter patrimonial de la documentación científica de una institución, que es diferente al patrimonio cultural de una nación o al patrimonio documental de la humanidad, sin que esto reste mérito a la necesidad de preservación y divulgación de esa memoria científica. El acercamiento al tema y la necesidad de ampliar el conocimiento sobre el mismo motivó la realización de la presente revisión y análisis con el objetivo de destacar la importancia del desarrollo de colecciones para salvaguardar el patrimonio científico institucional. Se describen y analizan conceptos que permiten establecer el cuerpo teórico que sustentan la propuesta de concepto de patrimonio documental institucional y la importancia del desarrollo una colección contentiva de la documentación patrimonial institucional. La importancia del desarrollo de una colección contentiva de la producción patrimonial del INHEM en soporte digital, es una necesidad para mejorar la disponibilidad, el acceso, la diseminación y la preservación de la información y el conocimiento desarrollado a lo largo de los años por una destacada institución científica cubana.

Palabras clave: documentación científica patrimonial, colecciones digitales, documentos de archivo.

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ABSTRACT

The paper deals with the heritage nature of an institution's scientific documentation, which is different from a country's cultural heritage or mankind's documentary heritage. This fact, however, does not diminish the need to preserve and publicize such scientific memory. Approximation to the subject and the need to broaden knowledge about it resulted in the review and analysis herein presented, aimed at highlighting the importance of building collections to safeguard the institutional scientific heritage. Description and analysis are provided of concepts central to the theoretical body supporting the proposal of the notion of institutional documentary heritage and the importance of building a collection comprising the institution's document heritage. Development of a digital collection comprising the heritage production at the National Institute of Hygiene, Epidemiology and Microbiology, is a need to improve availability, access, dissemination and preservation of the information and knowledge produced throughout the years at this outstanding Cuban scientific institution.

Key words: heritage scientific documentation, digital collections, file documents.

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INTRODUCCIÓN

El patrimonio es el conjunto de bienes pertenecientes a una persona, física o jurídica.¹ Más allá de su definición rigurosa, el término se utiliza regularmente para calificar a los bienes que poseen un valor destacado para la persona o entidad que lo posea, así como para la comunidad en cual se insertan.

Las comunidades han tomado conciencia de la importancia de preservar aquellos bienes que representan los valores de su cultura, que de alguna forman contienen evidencias de sus mejores características. Este interés por preservar el patrimonio se da en las comunidades a distintos niveles, una nación, un poblado, una institución o toda la humanidad. La UNESCO ha asumido su responsabilidad en cuanto a la atención al patrimonio de la humanidad mediante su programa Memoria del Mundo.² También los pueblos y naciones han realizado gestiones para la preservación de su patrimonio. Ejemplos en el ámbito nacional los tenemos en la conformación del Comité Nacional Cubano de la Memoria del Mundo³ y los trabajos de identificación y rescate de los valores patrimoniales en ciudades cubanas a través de la Oficina del Historiador de la Ciudad, como en los casos de La Habana,^4,5 Santiago de Cuba⁶ y Camagüey.⁷

El discurso acerca del patrimonio generalmente se orienta hacia el patrimonio cultural de la nación, o de la humanidad, pero existen otros ámbitos de manifestación de los valores patrimoniales. El patrimonio arquitectónico tiene en consideración las edificaciones (viviendas, edificios religiosos, teatros, comercios, hoteles, y otras construcciones) con alto valor cultural. El patrimonio urbanístico se refiere a la concepción general, la calidad de los espacios y sus elementos componentes (calles, plazas, parques, conjuntos escultóricos, arbolado, jardinería, entre otros espacios colectivos). El patrimonio industrial se orienta a los valores que aportan las estructuras relacionadas con actividades productivas (el batey del ingenio azucarero, el barracón en los cafetales, entre otros recursos) y la arquitectura para la producción (el ingenio y el central azucareros, las casas de curado del tabaco, las fábricas de tabaco, los secaderos y las torrefactoras de café, los puertos y almacenes).⁸

El patrimonio documental se refiere a los escritos que tienen valor histórico, artístico, científico, literario y cultural para una comunidad y que regularmente se conservan en archivos y bibliotecas. El documento es testimonio que, además de servir de fuente para la contextualización de cualquier hecho histórico y social, es producto de las manifestaciones individuales y colectivas. Se trata de un modo de comunicación humana vinculado a la escritura, que lleva consigo plasmada una información sobre sucesos, hechos, acontecimientos, sensaciones y sentimientos que pueden ser conservados más allá de la memoria del hombre. Los documentos patrimoniales se convierten en dispositivo de conservación de la memoria histórica y colectiva, y por ello, en instrumentos de creación y preservación de identidad.⁹

Se aborda en este estudio el carácter patrimonial de la documentación científica de una institución, que es diferente al patrimonio cultural de una nación o al patrimonio documental de la humanidad, sin que esto reste mérito a la necesidad de preservación y divulgación de esa memoria científica. El acercamiento al tema y la necesidad de ampliar el conocimiento sobre el mismo motivó la realización de la presente revisión y análisis con el objetivo de destacar la importancia del desarrollo de colecciones para salvaguardar el patrimonio científico institucional

 

DESARROLLO

Patrimonio bibliográfico institucional

El patrimonio bibliográfico de una institución constituye la memoria colectiva de su comunidad científica. A diferencia de la memoria personal, que consiste en acontecimientos vividos personalmente, la memoria colectiva trasciende los individuos para incluir los acontecimientos que ocurren durante el tiempo de vida de una población y los acontecimientos que tuvieron lugar antes del nacimiento de cualquier miembro de la población. Por otra parte, la memoria colectiva moderna, en oposición a otros tiempos en que ésta se preservaba mediante la tradición oral, depende del registro y archivo de dicha memoria en los documentos para su preservación como patrimonio.

Manuel José Pedraza Gracia declara que: “los objetos y bienes que constituyen los patrimonios de los pueblos se caracterizan por poseer un conjunto de valores de tan singular significación que llegan a conformar la identidad de esos pueblos”.¹⁰

Se considera que la identidad de una institución se asienta sobre el consenso colectivo en la adopción de prácticas, metodologías, políticas y actitudes refrendadas por esa comunidad sobre la base de valores compartidos. La identificación de los miembros de la institución con dicha identidad genera en los individuos un sentido de pertenencia que los compromete en la continuidad de esas tradiciones que conforman la memoria colectiva o patrimonio institucional.

El patrimonio de una institución está dado por el quehacer colectivo de los individuos involucrados en el proceso de formación de esa institución, cuyas particularidades son conservadas y transmitidas a través del tiempo mediante el registro de ese accionar en la documentación institucional. La preservación del patrimonio documental institucional es requisito indispensable para la reafirmación de la identidad de la institución, ya que constituye la evidencia para el reconocimiento de los valores institucionales y la verificación de su pertinencia en los resultados alcanzados por la institución en la consecución de dichos valores.

En este sentido, el patrimonio documental del Instituto Nacional de Higiene, Epidemiologia y Microbiología (INHEM) está constituido por todos los documentos generados en la institución, tanto la literatura gris como la publicada, que reflejan el accionar científico e histórico de la organización y su comunidad científica, que contienen en su conjunto, las características antes expuestas de los documentos patrimoniales publicados o no. Esto es, que constituyen la memoria de la institución, conforman su identidad, permiten conocer su devenir histórico y reflejan los valores que de manera colectiva han adoptado y producido sus miembros.

El patrimonio documental del INHEM actualmente no se encuentra disponible en una colección que reúna la totalidad de los materiales que lo constituyen. Una parte importante se encuentra en los fondos de la Biblioteca del INHEM y su archivo, pero de igual forma estos materiales están divorciados, deben consultarse en sitios diferentes, y su recuperación debe hacerse mediante mecanismos diversos. Por otra parte, existen documentos que tienen carácter patrimonial para esa institución que se encuentran dispersos por las diversas áreas que la componen, e incluso algunos no están presentes dentro de la institución, como son los trabajos publicados: artículos de revistas, monografías, y publicaciones no incorporados a las colecciones de los fondos documentales de la institución, así como tesis, informes, y otros materiales presentados ante otras instituciones en cuya elaboración participó personal del INHEM.

Situación actual

En la actualidad el departamento de información científico técnica del INHEM está empeñado en trabajar en la compilación, registro y conformación de una colección de documentos patrimoniales del INHEM en formato digital. Esta colección unificada proporcionará múltiples ventajas: facilitará el conocimiento del desarrollo histórico de la institución a partir de los resultados alcanzados; permitirá la identificación de las mejores prácticas y metodologías empleadas como son: planes de desarrollo, políticas, metodologías, directrices, programas, entre otras herramientas y recursos necesarias; se podrá identificar las formas de organización a adoptar para enfrentar las tareas encomendadas en grupos de trabajo y comisiones; se conocerán los distintos ámbitos donde actuaron sus especialistas: elaboración de normativas, prácticas de laboratorio, evaluación de procedimientos, proyectos de investigación, trabajos de innovación y capacitación de personal; se tendrá evidencias de las mejores prácticas de colaboración, trabajo multidisciplinario, aplicación de nuevas tecnologías y los valores compartidos por sus miembros como son el comportamiento y los valores éticos de esta comunidad científica.

Una colección que recopile todos los documentos patrimoniales de la institución no solo proporciona los beneficios mencionados, sino que éstos se potencian por estar enmarcados en el contexto en que se generaron y “si un objeto patrimonial se analiza en su contexto, aumenta el conjunto de valores que atesora, porque los bienes patrimoniales sólo se pueden comprender en su integridad y adquirir su pleno sentido si están contextualizados”¹⁰

El Programa memoria del mundo de la UNESCO plantea que: "todo individuo tiene derecho a una identidad y, por consiguiente, derecho de tener acceso a su patrimonio documental, lo que comprende saber que éste existe y dónde se encuentra".¹¹ De manera análoga, la comunidad científica del INHEM tiene derecho a reconocer su identidad como colectivo mediante el acceso a su patrimonio documental y saber que éste existe y dónde se encuentra. La construcción de la Colección de documentos patrimoniales del INHEM pretende contribuir de manera significativa con esos propósitos.

No solo es importante preservar la documentación que contiene la memoria de una organización, es necesario que esta se divulgue y pueda ser consultada fácil y rápidamente por todas las personas interesadas en los resultados del trabajo de esa organización. Pedraza García declara que: ”los responsables deben potenciar el acceso al conocimiento y al uso de los bienes patrimoniales”y afirma que “no solamente se atenta contra el patrimonio impidiendo su investigación, sino que también es un atentado el impedir su conocimiento y disfrute mediante el acceso a las actividades de difusión que informen sobre el mismo, que pongan de manifiesto su valor cultural”.¹⁰

La consulta de muchos de los documentos patrimoniales se ve limitada por su carácter impreso, que obliga a que su lectura se produzca en el lugar donde estos son atesorados, lo que resulta engorroso para aquellas personas que se encuentran distantes a la institución. También limita la consulta de esos materiales el hecho de que muchos documentos son ejemplares únicos y sólo puede consultarlo una persona en cada momento.

En los momentos actuales, la tecnología disponible permite acceder de manera remota a los documentos y una cantidad ilimitada de consultas simultáneas. Para ello, los documentos deben encontrarse en formato digital y estar depositados en un repositorio visible, preferentemente, con una herramienta de búsqueda asociada a él, que permita la recuperación de los documentos relevantes con las características específicas deseadas por el usuario.

Como plantean Sarduy Domínguez y Urra González la creación de colecciones digitales de documentos gozan de un gran auge a escala mundial. Este proceso se basa en el desarrollo de herramientas y políticas que sustentan su implementación. Es su objetivo principal socializar los conocimientos y resultados obtenidos en el proceso de investigación, así como evitar la duplicidad de esfuerzos en este sentido. ¹²

La digitalización ha sido aplicada exitosamente en el tratamiento del patrimonio documental. Encontramos múltiples ejemplos: en el área de la medicina en la Medical Heritage Library,¹³ en bibliotecas nacionales como la Ammerican Memory de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos,¹⁴ en el patrimonio documental de una universidad como El Patrimonio Documental de la Universidad de Antioquia,¹⁵ en instituciones dedicadas al patrimonio documental digitalizado (National Initiative for Networked Cultural Heritage)¹⁶ y en guías de buenas prácticas en la digitalización del patrimonio documental (NINCH Guide to Good Practice in the Digital Representation and Management of Cultural Heritage Materials).¹⁷ Universia España, el portal de las universidades españolas, ha creado una página de estudios y proyectos de digitalización¹⁸ que incluye una gran cantidad de materiales al respecto.

En relación con la digitalización del patrimonio documental, actualmente el proyecto más abarcador es IMPACT,¹⁹ consorcio que ya cuenta con ocho bibliotecas nacionales: España, Francia, Holanda, Suecia, República Checa, Finlandia, Letonia y Gran Bretaña, y tiene como objetivo compartir conocimientos para fortalecer la capacidad de digitalización en toda Europa.

En Cuba se están dando los primeros pasos en la creación de una Biblioteca Nacional Digital.²⁰ La digitalización mejora y aumenta el acceso a los originales patrimoniales y mediante la existencia de copias disponibles y accesibles para todos, al tiempo que reducen la manipulación de esos originales.²¹

El Programa memoria del mundo de la UNESCO incluye en sus Directrices para la salvaguardia del patrimonio documental una estrategia específica respecto al empleo de las nuevas tecnologías. "Estrategia 4 - Acceso: se fomentará el uso de las nuevas tecnologías entre las instituciones de custodias, con el fin de aumentar el acceso al patrimonio documental que administran, e impulsar su capacidad de reacción, esto es, respondiendo directamente a las peticiones de investigadores y demás usuarios y de acción (mediante publicaciones y productos, bases de datos y archivos en línea)".¹¹

El Programa memoria del mundo tiene tres objetivos principales: posibilitar la preservación del patrimonio documental mundial mediante las técnicas más adecuadas; facilitar el acceso universal al patrimonio documental; y crear una mayor conciencia en todo el mundo de la existencia y la importancia del patrimonio documental. El programa no solo se orienta a la preservación del patrimonio documental sino también a facilitar su accesibilidad y, mediante su divulgación, crear conciencia de su importancia. En este sentido la UNESCO declara que “el acceso permanente es el objetivo de la preservación: sin ello, la preservación no tiene sentido, excepto como fin en sí mismo”.

Respecto al segundo objetivo, se plantea ”facilitar el acceso universal al patrimonio documental, mediante actividades consistentes en promover la producción de copias digitalizadas y catálogos consultables en Internet y en publicar y distribuir libros, CD, DVD y otros productos de manera tan amplia y equitativa como sea posible”.

El Programa memoria del mundo de la UNESCO reconoce los beneficios del empleo de Internet y los CD-ROM como medios para elevar la visibilidad del patrimonio documental al afirmar que: “Internet se está convirtiendo en un instrumento de acceso al patrimonio documental cada vez más eficaz que logra vencer la tiranía de la distancia (…) al igual que Internet, el CD-ROM puede reunir colecciones dispersas en un formato fácilmente accesible, pero a diferencia de Internet no requiere una conexión telefónica. Una vez diseñado el CD-ROM original, se puede proceder a la producción a gran escala, que resulta barata, o a la copia individual, y al reparto por correo u otros medios no electrónicos”.

En nuestro país, también están presentes regulaciones legales que en este sentido respaldan el desarrollo de proyectos como este. Entre estas tenemos: la Resolución 41/2009 - Lineamientos para la conservación de las fuentes documentales,²² la Ley 265/2009 - Sistema de Archivos²³ y el Decreto-Ley No. 271/2010 de las Bibliotecas de la República de Cuba,²⁴ la que expresa en su capítulo II de las bibliotecas cubanas. Sección primera. Principios, inciso d): conservación del patrimonio bibliográfico: ”las bibliotecas de la República de Cuba se nutren de colecciones que integran el patrimonio bibliográfico de la Nación cubana, por lo que están obligadas a desarrollar programas para su conservación; sobre todo, del patrimonio bibliográfico propio o de contenido único o raro, según lo reglamentado por la Biblioteca Nacional de Cuba para la conservación del patrimonio bibliográfico y lo establecido para la conservación del patrimonio documental de la Nación”.²⁴

Es bueno destacar la experiencia del Departamento de información científico técnica del INHEM en la elaboración de colecciones digitales como apoyo a la misión de la institución desde el año 2002 hasta la actualidad, colecciones que formarían parte destacada de ese fondo patrimonial.²⁵

 

CONSIDERACIONES FINALES

El patrimonio documental se refiere a los documentos que tienen valor histórico, artístico, científico, literario y cultural para una comunidad y que regularmente se conservan en archivos y bibliotecas. Los documentos patrimoniales se convierten en dispositivo de conservación de la memoria histórica y colectiva, y por ello, en instrumentos de creación y preservación de identidad.

El INHEM es una organización de carácter científico que en su evolución histórica ha producido una gran cantidad de documentos que expresan sus principales logros y resultados, el avance científico que ha tenido, los beneficios que ha aportado a la sociedad y sus contribuciones en el mejoramiento de la salud cubana. Es importante que esta memoria sea organizada como patrimonio documental y preservada adecuadamente para que pueda ser de utilidad.

El desarrollo de una colección contentiva de la producción patrimonial del INHEM en soporte digital, es una necesidad para mejorar la disponibilidad, el acceso, la diseminación y la preservación de la información y el conocimiento desarrollado a lo largo de los años por una destacada institución científica cubana en el ámbito de las ciencias de la salud y un valioso aporte a la bibliografía fundamental nacional en esta área.

 

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Recibido: de marzo de 2014.
Aprobado: de septiembre de 2014.

 

 

Tania Gutiérrez Soto. Instituto Nacional de Higiene, Epidemiologia y Microbiologia (INHEM). La Habana, Cuba.

Correo electrónico: [e-mail]