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INTRODUCCIÓN
La investigación fue realizada sobre el control del área de contabilidad, cuya importancia es de trascendencia para el Estado, el sector empresarial y la economía nacional e internacional. En este sentido, se realizaron análisis sobre la problemática del control y sus ventajas, con el propósito de ofrecer una nueva propuesta para su realización.
Es muy notoria la deficiencia de controles en el área contable, ha generado un incremento de contingencias y desembolso de gastos no planificados, por concepto de multas e intereses. Los pequeños contribuyentes no usan esta herramienta, debido a que su carga impositiva es mínima (Alva, Hurtado, Luque y Ramos, 2020). Es necesario proponer políticas y procesos, para brindar soluciones a los problemas, prevenir los riesgos, evitar futuros reparos tributarios, fiscalizaciones, definir el proceso contable y que la ferretería desarrolle sus operaciones eficientemente (Hernández, 2018).
Esta investigación será de utilidad para los propietarios, proveedores, acreedores, entidades financieras, futuros profesionales contables y colaboradores, quienes desempeñan sus funciones en dicha área y podrían mejorar la economía nacional e internacional. El objetivo es evaluar el control del área de contabilidad (ver Figura 1).
Collazos y Ochoa (2019) desarrollaron su investigación con el propósito de diseñar un sistema de control en el área contable y financiera, con una metodología descriptiva, y utilizando el método deductivo. Realizaron encuestas, entrevistas y análisis de documentos por los cuales encontraron la presencia de riesgos inherentes para el patrimonio. Concluyeron que dicha propuesta contribuye a reconocer, eludir y mitigar los riesgos en los procesos. Dahal (2018) realizó su estudio con el objetivo de emplear una propuesta basada en un sistema de gestión de costos, a modo de sistema de control en contabilidad, mediante una metodología descriptiva y propositiva, en una muestra conformada por individuos del área contable. Los resultados mostraron que los sistemas financieros utilizados no son apropiados; se demostró la importancia de implementar la propuesta de control en contabilidad: planificación, seguimiento y control. Quispe (2020) tuvo como objetivo proponer un sistema de control, cuya metodología fue de tipo descriptiva-propositiva y no experimental. Encontró que la empresa posee un proceso de facturación y que el sistema tiene limitaciones para lograr el idóneo procedimiento de la emisión de comprobantes de pagos. Concluyó que la propuesta de un sistema de control será de vital importancia para lograr el mejoramiento del proceso de facturación y el flujograma de información contable.
Poseer un control adecuado es mantener un informe financiero; permite controlar y monitorear las relaciones principal-agente, en particular, las relaciones administrador-proveedor de capital. Estos informes financieros deben adaptarse a los fines de la contabilidad; significa que las empresas realizan variaciones y compromisos para presentar informes financieros (Baksaas y Stenheim, 2019).
La información financiera ha evolucionado; los reportes financieros reflejan la absoluta realidad económica de la entidad. Para Effio (2019), las políticas contables son principios, acuerdos, directrices sobre los estados financieros, dependen de la norma vigente.
Los inventarios representan un costo actual, consiste en registrar las operaciones futuras; el incorrecto costeo incide sobre la determinación del precio de venta del bien o servicio; la inspección de los registros contables es el examen sobre los documentos internos o externos, elaborados en papel o medio digital. Las empresas operan de acuerdo con la normativa tributaria. Para Cante (2020), las políticas tributarias constituyen principios, acuerdos, lineamientos, para ejercer mejor control y administración de recursos, logrando beneficios y rentabilidad.
Espinoza, Espinoza y Chumpitaz (2021) sostuvieron que el proceso contable tiene mucha relevancia, cuya finalidad es ordenar, registrar y analizar los accionares comerciales, sistemáticamente.
Los libros y registros contables pasaron de la forma manual a la forma sistemática. Effio (2019) refiere que las operaciones se registran en los libros y registros, de acuerdo con el tipo de operación: las compras, las ventas, los ingresos, los gastos y otros. Los libros y registros contables son clasificados de acuerdo con su importancia y naturaleza.
Bernal (2019) afirma que la declaración y el pago de impuestos se efectúan en los plazos establecidos por la Administración Tributaria, para no cometer las infracciones tipificadas en el Código Tributario. Los contribuyentes cumplen sus obligaciones para evitar sanciones.
El registro de las operaciones contables requiere principios. Es muy importante el análisis de los estados financieros, para evitar los acontecimientos que generen algún tipo de salvedad de los auditores, basándose en los aspectos de control, cuyo propósito es mejorar la práctica del cierre contable. No es suficiente entregar los reportes financieros para tener la certeza de que sean verídicamente confiables, estos deben estar rigurosamente analizados.
METODOLOGÍA
El tipo de investigación fue descriptivo, según Godoy y Moral (2020), para quienes se describen las características y las funciones más importantes de una población, cuya unidad de análisis es el área contable de los cuatro colaboradores: gerente, contador, asistente y practicante. La técnica aplicada fue análisis documental, de acuerdo con Sánchez, Reyes y Mejía (2018), cuyos documentos fueron clasificados, organizados y analizados. El instrumento usado fue la lista de chequeo y la ficha de análisis. Los instrumentos estuvieron conformado por 20 ítems la lista de chequeo y 38 la ficha de análisis, aplicados al área de contabilidad. Los instrumentos fueron validados mediante el juicio de cuatro expertos en la materia, con los siguientes resultados: 97,50 % de relevancia; 98,75 %, de pertinencia, 100 % de claridad, cuyo promedio general es 98,75 % para la lista de chequeo. La validez de la ficha de análisis presentó el resultado: 97,50 % de relevancia; 98,75 %, de pertinencia, 100 % de claridad, con un promedio general del 98,75 %.
El procedimiento realizado incluyó la recopilación de los artículos científicos, la doctrina, las resoluciones y los reportes, para el estudio y el análisis de la variable, con la ayuda de las teorías acerca de la variable estudiada. Luego se aplicaron los instrumentos lista de chequeo y ficha de análisis en los cuatro colaboradores (gerente, contador, asistente y practicante), quienes intervienen directamente en el proceso de control. De inmediato se procedió a digitar en la ficha las múltiples propuestas, a elaborar las tablas de frecuencia, se realizó la discusión de los resultados y se arribó a las conclusiones.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Diagnóstico de control del área de contabilidad
El 75 % declara que no se elaboran estados financieros mensuales y un 25 % que sí; se registraron las expresiones: «durante los últimos meses han pagado multas y/o intereses», «la empresa tiene sustentados todos los gastos deducibles», «la entidad prevé un fondo para el pago de los tributos», «conservan el archivo XML y el CDR», «emplean algún método de valuación de inventario en el área de contabilidad», «corroboran los bienes recepcionados con la guía de remisión», «revisan el registro de compras y ventas antes de proceder con la declaración de impuestos» y «revisan el registro de compras y ventas antes de proceder con la declaración de impuestos», «revisan los buzones electrónicos SUNAT» y «el control documentario de ingresos de bienes es adecuado», «verifican si el proveedor que emite comprobantes físicos es emisor electrónico» y «la empresa cuenta con procesos de supervisión continua en el área». El 50 % de los encuestados considera que la empresa sí genera mensualmente backup de sus operaciones, y un 50 % que no se genera; expresaron: «declaran impuestos en el mismo día del vencimiento según cronograma»; «se realiza el registro contable de acuerdo con la normativa vigente», «la empresa cuenta con políticas definidas de control interno», «verifican la validez de los comprobantes», «depositan los cobros en efectivo a la cuenta corriente de la empresa» y «el software contable es eficiente». Los resultados se recogen en la Tabla 1:
Tabla 1 Diagnóstico mediante lista de chequeo
| Ítems | No | Sí |
|---|---|---|
| 1. Elaboran estados financieros mensuales | 75 % | 25 % |
| 2.Durante los últimos meses han pagado multas y/o intereses | 75 % | 25 % |
| 3.La empresa tiene sustentados todos los gastos deducibles | 75 % | 25 % |
| 4.La entidad prevé un fondo para el pago de los tributos | 75 % | 25 % |
| 5.Conservan el archivo XML y el CDR de los comprobantes electrónicos | 75 % | 25 % |
| 6.Emplean algún método de valuación de inventarios | 100 % | 0 % |
| 7.Generan |
50 % | 50 % |
| 8.Revisan el registro de compras y ventas antes de proceder con la declaración de impuestos | 75 % | 25 % |
| 9.Declaran impuestos en el mismo día del vencimiento según cronograma | 50 % | 50 % |
| 10.Se realiza el registro contable de acuerdo a la normativa vigente | 50 % | 50 % |
| 11.Corroboran los bienes recepcionados con la guía de remisión | 75 % | 25 % |
| 12.Revisan los buzones electrónicos SUNAT | 75 % | 25 % |
| 13.La empresa cuenta con políticas definidas de control interno | 50 % | 50 % |
| 14.El control documentario de ingresos de bienes es adecuado | 75 % | 25 % |
| 15.Considera usted que están adecuadamente segregadas las tareas y funciones | 0 % | 100 % |
| 16.Verifican si el proveedor que emite comprobantes físicos es emisores electrónicos | 75 % | 25 % |
| 17.Verifican la validez de los comprobantes electrónicos | 50 % | 50 % |
| 18.Depositan los cobros efectivos a la cuenta corriente de la empresa | 50 % | 50 % |
| 19.La empresa cuenta con procesos de supervisión continua en el área | 75 % | 25 % |
| 20.El software contable es eficiente | 50 % | 50 % |
Fuente: elaboración propia.
Según la Tabla 2, de nivel de control, las variaciones porcentuales fueron 50 y 25 % para las calificaciones: Inadecuado, Regular y Adecuado, respectivamente, con lo que se puede asegurar que es necesaria una mejora del control en el área de contabilidad en la empresa Ferretera Mayferr.
Propuesta de un control del área de contabilidad
A continuación, la Figura 2 muestra una propuesta de flujograma para de políticas contables.
Las acciones propuestas en cada etapa referida dentro del flujograma de las políticas contables de la empresa son:
Presentación de estados financieros (EE.FF.): 1. Presentar EE.FF. mensuales, hasta 25 días calendarios del mes siguiente.
Corroborar los bienes recepcionados con la guía de remisión: 2. Verificar la cantidad y calidad de los bienes que ingresan al almacén.
Control de ingreso y salida de la mercadería: 3. Registrar el ingreso y salida de la mercadería.
Clasificación y codificación de mercadería: 4. Clasificar y codificar los productos del almacén.
La Figura 3 muestra un flujograma de propuesta de políticas tributarias.
Las acciones propuestas por cada etapa de este flujograma son:
Solicitud del archivo XML y del CDR del comprobante: 5. Solicitar el archivo XML y el CDR de los comprobantes, cuyos importes superen los S/100.
Declaración de impuestos oportunamente: 6. Declarar los impuestos mensuales 05 días, antes de su fecha de vencimiento según cronograma.
Emisión de guías de remisión interna: 7. Emitir guías de remisión interna por las compras, cuyo traslado es asumido por la propia empresa.
Pagar impuestos oportunamente: 8. Proyectar el flujo de caja, para el pago de impuestos.
Auditar el Registro de Compras y ventas: 9. Revisar el registro de compras y ventas, antes de la declaración mensual.
Bancarización en los pagos a proveedores: 10. Pagar a proveedores mediante transferencia bancaria, a transacciones superiores a S/ 5000,00.
Revisión de buzón electrónico SUNAT: 11. Revisar el buzón electrónico tres veces al día.
La Figura 4 muestra un flujograma de propuesta del proceso contable.
Las acciones propuestas por cada etapa referida al proceso contable de la empresa, son:
Recepción de comprobantes de pago: 12. El colaborador contable recepcionará los comprobantes de pago.
Revisión de los comprobantes de pago: 13. Los comprobantes deberán cumplir los requisitos formales y sustanciales. 14. El RUC del proveedor debe tener la condición de activo y habido. 15. Revisar si la compra de bien o prestación de servicio está sujeta de detracción. 16. El proveedor del comprobante físico no deberá ser emisor electrónico. 17. Verificar que los comprobantes electrónicos tengan la condición de activo.
Anotar en los registros contables: 18. Ordenar por fecha y clasificar los comprobantes según el tipo de documento. 19. Constatar que los comprobantes tengan los documentos que acrediten operación real. 20. Analizar el tipo de costo o gasto de la operación. 21. Consignar en los comprobantes el número de asiento contable de compras y ventas. 22. Se guardarán en file los respectivos comprobantes.
Declaración de impuestos: 23. Elaborar la liquidación de impuestos. 24. Imprimir la constancia de presentación y detalle de la declaración. 25. Guardar en drive y en el archivador.
Registro de cancelación de clientes: 26. Adjuntar los vouchers a los comprobantes que se están registrando la cancelación de clientes. 27. Corroborar el número de la operación del voucher con el estado de cuenta. 28. Lo acumulado de los cobros en efectivo será depositado en la cuenta cada tres días. 29. Consignar en los comprobantes el número de asiento de cancelación de clientes.
Registro de pago a proveedores: 30. Adjuntar los vouchers a los comprobantes donde se está registrando el pago a proveedores. 31.En los pagos en efectivo deberá realizarse un reporte de liquidación de pagos. 32.Consignar en los comprobantes el número de asiento del pago a proveedores.
Conciliación bancaria: 33. Recopilar los estados de cuenta del mes que se quiere conciliar.
Análisis de cuentas contables: 34. Exportar en Excel los reportes de las cuentas del balance de comprobación. 35.Elaborar el anexo de las cuentas.
Presentación de estados financieros: 36. Elaboración de estados financieros.
Impresión de libros contables: 37. Verificación del correlativo de la foliación. 38. Control de los folios de los libros contables.
En la Figura 5 se resume la propuesta completa del control a un área de contabilidad, la cual imbrica los tres procesos anteriores.
Comparación del control del Área de Contabilidad
En la Tabla 3 se establece la comparación entre los aspectos del modo de control presente en la contabilidad de la empresa y la nueva propuesta, con el propósito de hacerlo más eficiente.
Tabla 3 Comparación del control del área de contabilidad
| Proceso actual para el diagnóstico del control en el área de contabilidad | Nueva propuesta para el control en el área de contabilidad |
|---|---|
| a) En el área de contabilidad no se elaboran estados financieros de manera mensual | a) En el área de contabilidad se presentan estados financieros mensuales, hasta 25 días calendarios del mes siguiente |
| b) Algunas veces se realizan los registros contables, de acuerdo con la normativa vigente | b) Registrar el ingreso y salida de la mercadería, de acuerdo con la normativa vigente |
| c) Cuentan con políticas de control no muy definidas | c) A las asistentes se les indicará que clasifiquen y codifiquen los productos del almacén y que realicen un control de los folios de los libros contables |
| d) Los asistentes consideran que las tareas y funciones están adecuadamente segregadas | d) Se realiza la anotación de todas las actividades contables realizadas por los asistentes, para llevar un registro |
| e) No se han pagado multas y/o intereses durante los últimos meses, además de no sustentarse los gastos deducibles y no se prevé un fondo para el pago de los tributos | e) Se proyecta el flujo de caja para el pago de impuestos |
| f) En el área de contabilidad no se conservan el archivo XML y el CDR de los comprobantes electrónicos | f) Se da solicitud del archivo XML y del CDR de los comprobantes, cuyos importes superen los S/ 100 |
| g) No revisan el registro de compras y ventas, antes de proceder con la declaración de impuestos | g) Revisan el registro de compras y ventas antes de la declaración mensual |
| h) Algunas veces no declaran impuestos en el mismo día de vencimiento según cronograma | h) Se declaran impuestos mensuales, cinco días antes de su fecha de vencimiento, según cronograma, se elabora la liquidación de impuestos, se imprime la constancia de presentación y el detalle de la declaración y se guarda en |
| i) No revisan los buzones electrónicos SUNAT | i) Se le asigna al asistente que realice la revisión del buzón electrónico tres veces al día |
| j) No emplean algún método de valuación de inventarios | j) Se verifica la cantidad y calidad de los bienes que ingresan al almacén, además de clasificar y codificar los productos del almacén |
| k) Algunas veces generan |
k) Se guardan las operaciones en un file, y en el archivador, las operaciones |
| l) No corroboran los bienes recepcionados con la guía de remisión, lo cual se manifiesta en que no es adecuado el control documentario de ingresos de bienes. | l) Se emiten guías de remisión interna por las compras, cuyo traslado es asumido por la propia empresa |
| m) No verifican si el proveedor que emite comprobantes físicos es emisor electrónico | m) Se verifica que el proveedor de comprobantes físicos no sea emisor electrónico y adjuntan los |
| n) Algunas veces se verifica la validez de los comprobantes electrónicos | n) Se verificará que los comprobantes electrónicos tengan la condición de activo |
| o) Algunas veces el software contable no es eficiente | o) Se exportarán en Excel los reportes de las cuentas del balance de comprobación, se elaborarán anexos de las cuentas, se elaborarán estados financieros |
| p) Algunas veces no depositan los cobros en efectivo a la cuenta corriente de la empresa | p) Se verificará el correlativo de la foliación, se imprimirán los libros contables |
Fuente: elaboración propia.
La evaluación de control del área de contabilidad
Según la Figura 6, en los procesos se observa que en las políticas contables no se elaboran estados financieros mensualmente. No se realizan registros contables de acuerdo con la norma vigente; no existen políticas definidas de control; sí se consideran, adecuadamente segregadas, las tareas y funciones; respecto a las políticas tributarias, se han pagado multas y/o intereses; no se han sustentado todos los gastos deducibles, no se prevé un fondo para el pago de los tributos, no se conservan los archivos XML y los CDR de los comprobantes electrónicos, no se revisa el registro de compras y ventas antes de proceder con la declaración de impuestos; no declaran impuestos en el mismo día de vencimiento, según cronograma, y no revisan los buzones electrónicos SUNAT. En el aspecto de los procesos contables, no emplean algún método de valuación de inventarios, no suelen generar backup de sus operaciones mensualmente; no se precisan los bienes recibidos en la guía de remisión; control documentario de ingresos de bienes no es adecuado; no verifican si el proveedor que emite comprobantes físicos es emisor electrónico; no se verifica la validez de los comprobantes electrónicos; no es eficiente el software contable; no se depositan los cobros en efectivo a la cuenta. Por tales razones, fue ideal proponer mejoras en cada proceso y así adoptar medidas que ayuden a establecer controles, y que se pueda llegar a los objetivos teniendo óptimos resultados.
DISCUSIÓN
Luego del diagnóstico del control del área de contabilidad, se encontró que los procesos y políticas sobre el proceso de control son deficientes; no estuvieron sustentadas las adquisiciones; se realizó un registro contable, de acuerdo con la normativa vigente; no se realizaron correctamente los procesos contables: validar los comprobantes electrónicos para detectar si dicho comprobante fue enviado a SUNAT; no se corroboran los bienes recepcionados con la guía de remisión. Este resultado concuerda con lo encontrado por Collazos y Ochoa (2019), quienes desarrollaron su investigación con el propósito de diseñar un sistema de control interno en el área contable y financiera de la Empresa Avícola del Oriente, encontrando que la empresa presenta riesgos inherentes que pueden afectar el patrimonio de la entidad. Quispe (2020) en su investigación tuvo como objetivo proponer un sistema de control interno para la prosperidad del proceso de facturación, cuyo resultado revela que la empresa tiene un proceso de facturación, sin embargo, el sistema tiene limitaciones para realizar el procedimiento idóneo para la emisión de comprobantes de pagos, afectando la operatividad correcta.
En relación con el objetivo central de este trabajo, de proponer un control del área de contabilidad, a partir de lo encontrado inicialmente en la empresa, se tuvieron suficientes justificaciones para proponer un control en el área de contabilidad, basado en políticas y describiendo cada proceso en los registros contables, desde la recepción y emisión de comprobantes de pago hasta la presentación de estados financieros; estos procesos ayudarían a tener un mejor control, determinar las funciones, minimizar riesgos y lograr los objetivos de la empresa. Estos resultados concuerdan con los encontrados por Perea, Mosquera, Orejuela y Castellanos (2018), quienes se propusieron diseñar una propuesta de control interno para fortalecer los procesos administrativos, contables y productivos, obteniendo como resultado que el 25 % de las madereras poseía un portafolio para las ventas de sus bienes, respecto de la producción y la contabilidad; los contribuyentes poseían infraestructura armónica con su proceso y las microempresas elaboraban sus registros contables en cuadernos. Por lo cual se concluye que es de vital importancia que las microempresas adopten políticas, procedimientos y estrategias de control para expandirse.
CONCLUSIONES
Es imprescindible la propuesta de un sistema de control en el área de contabilidad que responda a las políticas económicas e institucionales, en el cual se describan todos los procesos: desde la recepción de la documentación hasta la presentación de estados financieros, porque estos ayudarían a tener un mejor control, determinar las funciones, minimizar los riesgos y lograr los objetivos.
