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INTRODUCCIÓN
Uno de los principales desafíos que enfrenta la administración pública en la actualidad radica en la gestión efectiva de sus metas institucionales a través de una planificación sectorial. Este aspecto cobra una relevancia especial en el contexto de la integración y desarrollo de un nuevo enfoque en la gestión institucional, especialmente en aquellas entidades encargadas de proporcionar servicios públicos. En consecuencia, la creación e implementación de procesos interconectados se vuelve cada vez más imperativa para supervisar y sistematizar el logro de dichas metas.
Este trabajo explora la teoría de sistemas y examina hasta qué punto la planificación puede aprovechar sus ventajas. A través de un análisis bibliográfico, unas variedades de autores reflejan el enfoque diferenciado del campo de los sistemas en el ámbito interdisciplinario de las ciencias, particularmente en lo relacionado con la organización.
Desde una perspectiva de planificación, se analiza cómo un sistema puede ser parcial o totalmente dirigido y articulado para alcanzar sus objetivos. El tema que motivó esta investigación tiene sus raíces en el estudio de la teoría de sistemas, específicamente en la dinámica de las instituciones públicas, donde se investiga cómo opera un sistema en el ámbito de la planificación institucional.
En este contexto se fundamentan una serie de conceptos y principios que buscan diseñar un sistema de planificación institucional. Es importante destacar que el funcionamiento de las instituciones estatales se basa en la definición de metas nacionales y políticas públicas, las cuales, a su vez, definen cómo se planifica su funcionamiento institucional, así como la construcción de nuevos paradigmas de evaluación desde diversos puntos de vista, que permiten controlar la gestión y el logro de las metas institucionales.
ALGUNOS ANTECEDENTES
La teoría general de sistemas (TGS) se ha desarrollado paralelamente a la civilización humana. Esta teoría es una demostración enfática de cómo pueden interactuar teorías de diversos campos, ya que se presenta como un método preciso y racional para entender la realidad. Desde el estudio inicial de la teoría por Ludwig Von Bertalanffy en 1986, se ha presentado a la TGS, como una ciencia con un enfoque interdisciplinario que permite utilizarla con cualquier sistema natural o artificial. Varios expertos en la materia han respaldado esta afirmación, en algunas de sus nuevas versiones las ideas complejas sobre la teoría se han reelaborado de acuerdo con las aplicaciones modernas y teniendo en cuenta el vertiginoso ritmo de los avances tecnológicos (Bertalanffy, (1969).
TEORÍA DE SISTEMAS
La contribución pionera de Bertalanffy resalta de manera significativa el concepto de sistema, el cual ha permeado todos los ámbitos de la ciencia, y se presenta como una entidad compleja compuesta por elementos interactivos. Según Hernández, Fernández, Baptista (2014), la teoría de sistemas aborda diversos aspectos estructurales fundamentales1 que describen las características del enfoque sistémico multidisciplinario. Esta perspectiva permite su aplicación a una amplia gama de sistemas, tanto naturales como artificiales, reconociendo que un sistema puede abarcar desde una organización compleja hasta un individuo humano.
Como se ha mencionado previamente, la teoría general de sistemas se caracteriza por adoptar una perspectiva interdisciplinaria, lo que la hace idónea para su aplicación en una amplia variedad de sistemas, tanto naturales como artificiales. Sin embargo, es importante destacar que la mayor parte de la literatura existente se centra en sistemas específicos, como las organizaciones humanas, abarcando incluso el ámbito empresarial, como lo señalan Hernández y Medina (2014). Esto resalta la necesidad de explorar y ampliar la aplicación de la teoría de sistemas en otros contextos para maximizar su utilidad y relevancia en diversas áreas de estudio y práctica
Según Mintzberg y Gallardo (2016), la TGS se compone de una serie de procesos que, según su complejidad, pueden sustentar las operaciones de una organización. Por otro lado, Sommerville (2017) señala que un sistema consiste en una serie de partes que deben coordinar sus acciones para alcanzar objetivos comunes. Este enfoque implica que un sistema se define como una estructura ordenada y unitaria compuesta por dos o más elementos o partes interdependientes, así como componentes o subsistemas, delimitados por fronteras reconocibles que los separan de su suprasistema. En consecuencia, un sistema se forma mediante una serie de partes que lo componen, cada una de las cuales cumple un propósito distinto (Domínguez y López, 2016).
Varios autores (Briggs & Peat, 1989; Harris, 1990; Senge & Sterman, 1992; DiMaggio y Powell, 1999) enfatizan que la teoría de sistemas tiene una aplicación universal y una metodología adaptable a diferentes contextos. Sin embargo, resaltan su contribución en la generación de teorías sistémicas que definen las características esenciales de los sistemas (Camarena, 2016). Para comprender el funcionamiento de un sistema en su totalidad, es esencial tener una visión global de cada una de sus partes, un aspecto que la teoría general de sistemas proporciona, permitiendo entender cada fenómeno como parte de un sistema mayor compuesto por subsistemas (Cadenas, 2016). Según Arras-Vota (2010), cada componente puede actuar como un subsistema independiente o formar parte de un sistema superior. Además, Sommerville (2017) describe a los subsistemas como conjuntos intencionales de componentes interconectados que trabajan juntos para alcanzar un objetivo específico. Hidalgo (2020) destaca que el enfoque contemporáneo de la teoría de sistemas considera a la organización como una entidad compleja con interacciones formales e informales tanto dentro como fuera de ella.
Tras examinar la bibliografía científica, fue posible identificar algunos conceptos pertinentes y muy útiles para el análisis jerárquico de conglomerados. En primer lugar, se destaca la extensión longitudinal de la teoría de sistemas, que desde una visión científica de la realidad adopta una perspectiva holística, aplicable a cualquier nivel y ámbito organizativo. Varios autores coinciden en que el término «sistema» abarca cualquier «todo» conformado por partes interdependientes, no limitándose únicamente a entidades físicas, dentro de esta jerarquía de conceptos. Así, se incorpora este concepto a todos los dominios organizativos y niveles de investigación. En la Figura 1 se muestra el análisis jerárquico de conglomerados, mientras que más adelante se expondrán nuevos conceptos que extrapolan la teoría con un enfoque institución.
METODOLOGIA
Después de establecer los conceptos fundamentales de la teoría de sistemas, se procede a un análisis detallado al segmentar estos conceptos en variables de estudio, utilizando un dendrograma. Esta herramienta permite visualizar y organizar las relaciones entre las variables, creando tres grupos de conglomerados por conceptos para agrupar variables similares. El proceso se lleva a cabo utilizando el paquete estadístico SSPS22, reconocido por su capacidad para analizar datos complejos. Esta metodología proporciona un marco sólido para comprender las diversas dimensiones y relaciones dentro del contexto de estudio. Seguidamente, se mencionan las acciones a seguir según cada conglomerado:
Primero: se exponen a los autores que identifican a la teoría de sistemas desde un enfoque teórico.
Segundo: se identifican los conceptos de sistemas y su relación en el campo de la planificación.
Tercero: se relaciona la teoría de sistemas con acciones multidisciplinarias, lo que permite estudiar los principios aplicables a los sistemas en cualquier nivel.
A continuación, se presentan los resultados del conglomerado por pertinencia de la teoría de sistemas con un enfoque en las organizaciones, detallados en la Tabla 1.
Una vez, obtenidos los resultados del conglomerado por pertinencia, a continuación, se presentan las variables ingresadas en el dendrograma representadas en un diagrama de barras, para identificar las definiciones de las variables de la teoría con mayor pertinencia de conglomerado jerárquico por conceptos de la teoría de sistemas y la planificación en instituciones públicas (Figura 2).
La orientación de la teoría de sistemas apoya la idea de que una organización puede concebirse como un sistema o como parte de un suprasistema mayor, según los resultados del conglomerado de conceptos por relevancia. Desde una perspectiva más amplia, es evidente que una organización tiene una visión sistémica que interactúa con el entorno.
Metodología del sistema de planificación
La metodología del estudio es de tipo cuantitativa y se apoya en la investigación científica y las técnicas asociadas a estos métodos. Esta metodología se encarga de explicar la naturaleza, variedades, orígenes y límites del conocimiento científico. El estudio se fundamenta en la evaluación realizada por Domínguez y López (2016), quienes proponen el diseño de un sistema que consta de los siguientes elementos:
Sustentación teórica y empírica.
Rigor y la calidad para generar conocimiento.
Grado de coherencia o incoherencia.
Leyes, axiomas y teoremas.
El grado de correspondencia.
El modo en que ordenan el trabajo experimental, heurístico y la constatación de las hipótesis.
El modo en que el conocimiento producido supera con eficacia las pruebas y evidencias que se producen con el fin de sustentar el conocimiento fáctico.
Para la validación del sistema de planificación, se llevó a cabo un proceso en una institución pública seleccionada específicamente para este propósito. Este proceso de validación implicó una serie de etapas destinadas a asegurar la eficacia y la utilidad del sistema propuesto.
Validación de la metodología
El juicio de expertos se considera una técnica habitual en los procesos de investigación, según Reguant y Torrado (2016) permite evaluar las herramientas de recogida, análisis de información y metodologías utilizadas sobre un tema o sus soluciones, entre otras. De acuerdo a esta técnica se elige un grupo de expertos con el objetivo de validar la metodología propuesta, teniendo en cuenta los siguientes factores: categoría científica, experiencia laboral en el sector público, conocimientos de gestión de la calidad y disposición a participar en la investigación. Como resultado, se eligen doce expertos en la materia utilizando criterios definidos; además se utiliza el coeficiente de competencia para confirmar el nivel de conocimientos de los expertos.
Según Barroso y Cabero (2013), el coeficiente de competencia del experto viene determinado por la estimación que este hace de su nivel de experiencia con el tema de estudio y las fuentes que utiliza para apoyar sus afirmaciones. La técnica se evalúa utilizando los siguientes estándares:
Pertinencia de la metodología.
Marco teórico.
Conexión lógica para la implementación de la metodología.
Posibilidad de aplicación.
Importancia de los beneficios.
Para calcular el coeficiente de competencia de los expertos, se emplean dos procedimientos. En el primero, se utiliza el coeficiente (K), que se determina a partir de la opinión del candidato sobre su nivel de conocimiento del problema y las fuentes que respaldan sus criterios. En el segundo procedimiento, se elabora una encuesta para que los expertos evalúen su propio nivel de conocimiento sobre el tema y completen una tabla indicando la influencia de los argumentos que han utilizado para adquirir ese conocimiento. Este proceso ayuda a determinar la competencia de los expertos en el área evaluada.
La interpretación del coeficiente de competencia (Tabla 2) es la siguiente:
Por otra parte, el coeficiente de conocimiento o información (Kc) que tiene el experto acerca del problema se calcula sobre la base de la valoración del propio experto en una escala de 0 a 10 y multiplicado por 0.1, de modo que el valor 0 indica absoluto desconocimiento de la problemática que se evalúa y el valor 1 indica pleno conocimiento de la referida problemática y por supuesto (Tabla 3).
El coeficiente K se calcula por la siguiente expresión (Ecuación 1):
()1
donde:
(kc): coeficiente de competencia relativa.
(ka): coeficiente de competencia absoluta.
En este caso a cada uno de estos expertos se le facilitó el cuestionario, así como un resumen de la metodología propuesta, los pasos para ponerla en práctica y una explicación de cada fase. Para la evaluación de cada criterio se construyó la siguiente escala: (-1) Regular, (-0,5) Bajo, (0) Muy bajo, (+0,5) Alto, (+1) Muy alto (Tabla 4).
RESULTADOS
Para diseñar el sistema de planificación, se llevan a cabo varios procesos de gestión, en conformidad con los requisitos legales de la institución y el marco constitucional. A continuación, se detalla la planificación estratégica de la institución, que incluye la misión, visión, objetivos y valores organizativos, junto con estrategias generales y funcionales que se describen en la Tabla 5.
Una vez descritos los aspectos internos de la institución, se procede al desarrollo de las siguientes fases:
Diagnóstico: tras describir a la institución y tener en cuenta su estructura organizativa, se desarrolla el diagnóstico institucional. La información recopilada indica que la institución no planifica institucionalmente, de manera que satisfaga las necesidades colectivas de los afiliados. Además, se confirma que no existe un sistema de planificación que considere las políticas públicas de entorno institucional.
Definición de las variables: a continuación, se muestra un análisis de las variables que necesita el sistema de planificación institucional enfocadas en las teorías analizadas (Tabla 6):
Definición de los elementos para el diagnóstico: los componentes básicos de la metodología del sistema de planificación se definen según las normativas legales y modelos teóricos examinados. La Tabla 7 detalla los procedimientos de la planificación institucional según esta metodología.
Diseño de indicadores de gestión: la información proporcionada facilita el diseño del esquema de procesos institucionales para el sistema de planificación institucional. Se presentan indicadores agrupados por variables de gestión establecidas, que permiten el control de las actividades organizativas y proponer acciones orientadas a la planificación institucional. Por otro lado, el monitoreo de indicadores permite medir el cumplimiento de los objetivos institucionales, los cuales están enmarcados en la normativa de la planificación sectorial. En este contexto, se define el objetivo para un sistema de planificación institucional dentro de este marco legal (Tabla 8).
A continuación, se proporciona una representación visual del sistema de planificación, donde se detallan, además, los indicadores de control del sistema institucional y los componentes esenciales necesarios para su implementación en una institución pública (Figura 3). Este enfoque permite una comprensión más clara y estructurada de cómo se estructura y opera el sistema de planificación, brindando una visión integral de los elementos clave que intervienen en su funcionamiento.
La metodología del sistema de planificación institucional se basa en una comprensión integral de los sistemas, que visualiza cada fenómeno como parte de un sistema superior compuesto por subsistemas. Promueve un enfoque colaborativo entre directivos, empleados y líderes de proyectos, mejorando el compromiso y el sentido de pertenencia. Adopta el modelo de presupuesto base cero (ZBB, por sus siglas en inglés), que justifica cada partida presupuestaria desde cero, desafiando la forma tradicional incremental de elaborar presupuestos. Esto garantiza una asignación estratégica y eficiente de recursos, al evaluar y justificar cada elemento del presupuesto en función de su necesidad y eficiencia. La integración del ZBB en el proceso de planificación institucional asegura una asignación precisa y alineada con los objetivos estratégicos de la institución (Tabla 9).
CONSIDERACIONES FINALES
En una primera instancia, se confirma que las organizaciones son dinámicas y adaptables, influenciadas por su entorno. Desde la teoría de sistemas, se comprende la red de interdependencias entre los componentes organizacionales, facilitado por el uso del dendrograma de variables. Sin embargo, esta aplicación puede ser más compleja en organizaciones del ámbito público. En una segunda consideración, la validación del sistema de planificación institucional se realizó mediante la técnica de expertos y se ha respaldado su factibilidad. La evaluación de un panel de profesionales altamente calificados fortalece la confianza en su capacidad para abordar desafíos y metas institucionales en el servicio público.
