ARTÍCULO ORIGINAL

Estrategia para el perfeccionamiento de la gestión editorial en la Universidad de Cienfuegos

Strategy for improving the editorial management in Cienfuegos university

Dr. C. Jorge Luis León González, MSc. Eugenia del Carmen Mora Quintana, Lic. Arelexys Antonia García Cantaya

Editorial "Universo Sur". Universidad de Cienfuegos. Cuba.

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RESUMEN

En las editoriales universitarias una de las principales dificultades que se presenta está relacionada con el desarrollo del proceso de gestión. Por esta razón, en la investigación se centra el estudio en el perfeccionamiento del proceso de gestión editorial en la Universidad de Cienfuegos. Para darle solución a la anterior problemática se elaboró una estrategia a partir del enfoque de gestión por procesos donde se identifican los subprocesos que se llevan a cabo en la editorial "Universo Sur": Gestión de publicaciones; Servicios de diseño; Digitalización, impresión y encuadernación; e Indexación de Revistas. Se determina la misión, visión y objetivos de la editorial, se representan en diagramas de flujo cada subproceso, se establecen criterios de evaluación y propuesta de mejoras para el proceso. Los resultados obtenidos hasta el momento manifiestan la influencia significativa de la estrategia para la gestión de los procesos desarrollados en la editorial.

Palabras clave: Editorial universitaria, gestión editorial, gestión por procesos, sistemas de gestión editorial.

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ABSTRACT

In university presses one of the main difficulties presented is related to the development of the management process. For this reason, research study focuses on the improvement of the process of editorial management at the University of Cienfuegos. For solving the above problem a strategy was developed from process management approach where the threads that are held in the editorial "South Universe" are identified: Management publications; Design services; Scanning, printing and binding; Magazines and Indexing. The mission, vision and goals of the publisher is determined, they are represented in flowcharts each thread, proposal evaluation criteria and process improvement are established. The results so far show the significant influence of the strategy for the management of the processes developed in the editorial.

Keywords: University press, publishing management, process management, publishing systems.

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INTRODUCCIÓN

En los últimos años el proceso de gestión editorial se ha visto influenciado, de manera decisiva, por las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Lo que ha ayudado a agilizar el proceso de edición de publicaciones y a la socialización de los conocimientos, con la aparición de los sistemas de gestión editorial.

De manera que ha aumentado la publicación de información de manera digital y ha disminuido el uso de las producciones impresas; elemento que en ocasiones ha atentado contra el rigor científico de los resultados de investigación. En medio de este contexto, las editoriales universitarias están llamadas a potenciar su desarrollo, preservar y difundir el conocimiento, sin dejar a un lado el papel que desempeñan en cada una de las universidades a la que se adscriben al publicar resultados científicos, como apoyo a la docencia y a la investigación.

De acuerdo con Castillo Méndez (2000), una editorial universitaria constituye una entidad, con objetivos y políticas definidas, que tiene como propósito la edición y publicación de materiales para socializar el conocimiento científico.

En la actualidad el enfoque de la gestión por procesos se ha convertido en una herramienta de mejora para muchas organizaciones a nivel internacional, pues permite identificar y gestionar de manera sistemática los procesos desarrollados en la organización y sus interacciones (ISO 9000:2000), para asegurar que todo lo que se lleva acabo sea de forma coordinada y así mejorar la efectividad y la satisfacción de todas las partes interesadas (clientes, proveedores, personal y sociedad en general).

Los procesos que se realizan en las editoriales universitarias también necesitan ser gestionados para cumplir sus objetivos y satisfacer las demandan de sus clientes. En relación con el proceso de gestión editorial Padrón (2012), plantea que consiste en "una propuesta bien definida de proyectos de publicaciones en especialidades o disciplinas determinadas, el encargo de obras imprescindibles para atenerse a una estrategia de prioridades, de acuerdo con las carencias del objetivo social de la institución y atendiendo a una coherencia necesaria para insertarse en un programa de publicaciones que se corresponda con esos propósitos deseados".

En la actualidad, el proceso de gestión editorial se desarrolla con sistemas automatizados que han demostrado sus ventajas para agilizar el trabajo de edición, visibilidad, e impacto de las revistas científicas, desde que se recibe un artículo original hasta que se rechaza o publica. Estas aplicaciones son conocidas como sistemas de gestión editorial. En palabras de Jiménez-Hidalgo, Giménez-Toledo & Salvador-Bruna (2008), ayudan a "controlar, agilizar y hacer más eficiente el ciclo que tiene lugar entre que un autor envía un artículo a una revista y se publica (o no)".

En Cuba, de acuerdo con datos aportados por el Observatorio Cubano del Libro y la Lectura (República de Cuba. Instituto Cubano del Libro, 2010), existen alrededor de 17 sellos editoriales universitarios. De ellos casi el 60 % realiza sus publicaciones en formato digital dadas las dificultades económicas y la preparación de su personal.

La editorial: "Universo Sur", de la Universidad de Cienfuegos fue fundada en 1995. En la actualidad desarrolla como actividades fundamentales la publicación de revistas, libros, monografías, memorias de eventos, el anuario científico, entre otras. En estudios realizados a las publicaciones que se han llevado a cabo en los últimos años se reconoce la necesidad de perfeccionar la política editorial de manera que se eleven los estándares de calidad de los procesos desarrollados para socializar los resultados científicos generados en áreas de las ciencias sociales, humanísticas, económicas y técnicas, como apoyo a la docencia y a la investigación.

El estudio de los elementos más generales del enfoque de gestión por procesos (Rey Peteiro, 2007) y los ocho principios básicos (España. Ministerio de Fomento, 2005) de la gestión de la calidad (enfoque al cliente, liderazgo, compromiso del personal, enfoque a procesos, enfoque a la gestión, mejora continua, toma de decisiones basada en hechos y relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores), permitió elaborar la estrategia para el perfeccionamiento de la gestión editorial en la Universidad de Cienfuegos.

DESARROLLO

El término estrategia proviene de la unión de dos vocablos de origen griego: "stratos", que significa ejército y "agein", cuyo significado es conducir (Microsoft Corporation, 2008). En sus inicios, esta palabra, estuvo relacionada con la esfera militar; pero con el transcurso del tiempo se contextualizó en los diferentes ámbitos de la actividad social.

De esta forma, una estrategia es la proyección de un sistema de acciones a corto, mediano y largo plazo que permite el logro de los objetivos propuestos en un tiempo concreto.

La Gestión editorial es un proceso clave del proceso de "Gestión de la información", que se desarrolla en el Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI) de la Universidad de Cienfuegos. Dentro de los subprocesos que lo componen se encuentra: Gestión de publicaciones; Servicios de diseño; Digitalización, impresión y encuadernación; e Indexación de Revistas.

La estructura de la estrategia para el perfeccionamiento de la gestión editorial en la Universidad de Cienfuegos es la siguiente:

1. Determinación de la misión, visión y objetivos de la editorial "Universo Sur".

2. Representación en un diagrama de flujo de cada subproceso.

3. Establecimiento de criterios de evaluación para cada subproceso.

4. Propuesta de mejoras para el proceso.

En lo adelante se describen cada una de estas etapas.

1. Determinación de la misión, visión y objetivos de la editorial "Universo Sur"

La editorial "Universo Sur" se proyecta como el órgano oficial de publicación de la Universidad de Cienfuegos que permite la socialización e integración de los resultados científicos generados por los centros de estudio y proyectos de investigación al proceso docente-educativo.

Tiene como misión principal: Perfeccionar la política editorial, de manera que se eleven los estándares de calidad de los procesos desarrollados y socializar los resultados científicos generados en áreas de las ciencias sociales, humanísticas, económicas y técnicas, como apoyo a la docencia y a la investigación.

Se asume como visión: Hacer de la editorial "Universo Sur" un centro de desarrollo que permita la transferencia del conocimiento académico para el enriquecimiento del patrimonio de la sociedad y sea utilizada como referente en el ámbito de la divulgación científica.

Los objetivos generales de la editorial "Universo Sur" son:

·         Contribuir al fortalecimiento de la cultura editorial entre los profesores de la Universidad.

·         Perfeccionar e incrementar la edición de publicaciones científicas, ya sea en formato electrónico como impreso.

·         Orientar metodológicamente a los consejos científicos de la Universidad.

·         Propiciar la indexación de las revistas científicas de la Universidad en bases de datos y directorios internacionales.

·         Fomentar el vínculo con editoriales universitarias de otras instituciones de Educación Superior, nacionales y/o extranjeras.

2. Representación en un diagrama de flujo de cada subproceso

En lo adelante se representa en diagramas de flujo los subprocesos: Gestión de publicaciones; Servicios de diseño; Digitalización, impresión y encuadernación; e Indexación de Revistas (Anexo A1, A2, A3 y A4).

3. Establecimiento de criterios de evaluación para cada subproceso.

Los criterios determinados para la evaluación se destacan en las siguientes tablas con las fichas de cada subproceso.

Ver Tabla 1

Ver Tabla 2

Ver Tabla 3

Ver Tabla 4

4. Propuesta de mejoras para el proceso.

En la investigación se decidió dividir las propuestas de mejora en tres grupos para facilitar su puesta en práctica: a corto, mediano y largo plazo. Las mejoras están relacionadas con perfeccionar las operaciones de los subprocesos, sus interacciones y obtener productos con calidad.

Propuesta de mejoras a corto plazo

1. Creación de grupos de trabajos para cada proyecto de publicación, conformados por un editor, un corrector, dos diseñadores (uno para la composición de texto y otro para el diseño gráfico), el especialista de soporte informático y el técnico de impresión y encuadernación (cuando la publicación sea impresa).

2. El subproceso Servicios de diseño debe comenzar su trabajo una vez que la publicación sea aceptada (diseño de portada, contraportada y otros elementos gráficos).

3. Adelantar la aprobación del autor del diseño de portada y contraportada (libros y monografías).

4. Realizar tres correcciones: al inicio para verificar que el original cumple con los requisitos de entrega, luego de realizarse algún señalamiento y al final de proceso Gestión de publicaciones.

5. Mantener una copia de las publicaciones editadas en la editorial y otra digital en la Biblioteca virtual de la Universidad.

Propuesta de mejoras a mediano plazo

1. Elaborar el sitio Web de la editorial conformado por un catálogo con todas las publicaciones que se realizan y las normas a tener en cuenta para su confección.

2. Crear una revista para promover el desarrollo de artículos científicos por parte de los estudiantes. 3. Preparación de los especialistas de corrección y estilo en relación con las normas de la revista y pautas para la confección de libros y monografías.

4. Curso de superación sobre la elaboración de un texto científico (artículos, libros y monografías).

Propuesta de mejoras a largo plazo

1. Preparar expediente de las revistas para su indexación en SCOPUS.

2. Convocar a concurso (Educación e innovación) para la presentación y publicación de monografías.

3. Realizar estudio (bibliométrico) de la producción científica y el consumo de la información.

4. Realización de talleres regionales sobre el desarrollo de editoriales universitarias.

5. Curso sobre el desarrollo de una editorial universitaria.

CONCLUSIONES

La organización del proceso de gestión editorial desde un punto de vista estratégico, basado en el enfoque de gestión por procesos en la Universidad de Cienfuegos permitió identificar los subprocesos desarrollados (Gestión de publicaciones; Servicios de diseño; Digitalización, impresión y encuadernación; e Indexación de Revistas), representarlos en diagramas de flujo, describirlos en fichas de proceso y realizar una propuesta de criterios de evaluación y mejora para los subprocesos.

El impacto de la propuesta se encuentra en que permitirá concebir la gestión de la editorial "Universo Sur" con un carácter sistémico donde sus subprocesos se desarrollen de forma coordinada y permitan obtener un resultado que satisfaga y supere las expectativas de los clientes.

Anexos

Ver Anexo A1

Ver Anexo A2

Ver Anexo A3

Ver Anexo A4

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Castillo Méndez, M. (2000). El panorama actual de la edición universitaria en Ibero América. Santiago de Chile.

España. Ministerio de Fomento. (2005). La gestión por procesos. Recuperado de http://www.fomento.es/NR/rdonlyres/9541ACDE-55BF-4F01-B8FA-03269D1ED94D/19421/CaptuloIVPrincipiosdelagestindelaCalidad.pdf

González Ramos, A. M., González de la Fe, T., Fernández Palacín, F., & Muñoz Márquez, M. (2006). Idoneidad de los indicadores de calidad de la producción científica y de la investigación. Política y Sociedad, 43 (2), pp. 199-213.

International Organization for Standardization. (2005). NC ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. Recuperado de http://www.uco.es/sae/archivo/normativa/ISO_9000_2005.pdf

International Organization for Standardization. (2008). NC ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad-Requisitos. Recuperado de http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf

Microsoft Corporation. (2008). Enciclopedia Encarta.

Padrón, J. N. (2012). La gestión editorial. Recuperado de http://www.cubarte.cult.cu/periodico/columnas/reino-autonomo/la-gestion-editorial/64/21633.html

República de Cuba. Instituto Cubano del Libro. (2010). Resumen Estadístico Observatorio Cubano del Libro y la Lectura. La Habana: ICL.

Rey Peteiro, D. (2007). Gestión por Proceso y modelado de procesos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/gestrita.htm

Recibido: Septiembre de 2015.

Aprobado: Octubre de 2015.

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