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INTRODUCCIÓN
Históricamente, sin distinción en cuanto a tamaño y naturaleza, las organizaciones crean, reciben, conservan y utilizan información como resultado de su propia dinámica cotidiana. Con el paso del tiempo estos procesos se han complejizado, al sumarse otros factores inherentes al desarrollo de la propia sociedad, la ciencia y la tecnología. El siglo xxi ha estado marcado por grandes cambios en este sentido. El desarrollo acelerado de las tecnologías de la información y la comunicación, el inmenso volumen de información que se genera, junto con la inmediatez con que se comparte, ha tenido un efecto importante en la vida de las personas.
En este contexto, la información se ha posicionado dentro de los recursos y activos estratégicos que determinan el éxito o el fracaso de una organización, dado el impacto de este elemento intangible sobre cada proceso y sus resultados. Sin embargo, ha obligado cada día a cuestionarse elementos asociados al quehacer diario como la privacidad, el acceso, la transparencia, la toma de decisiones, la gestión administrativa efectiva, la rendición de cuentas, entre otros. Este escenario de transformación infocomunicacional no les resulta indiferente a las instituciones de educación superior, al ser la información un elemento que sustenta no solo los procesos académicos e investigativos, sino los administrativos.
A la luz de los presentes escenarios, así como de los desafíos y oportunidades futuras de la sociedad, pensar en el papel de la educación superior no es nada desacertado. No en balde la propia UNESCO (2021) plantea que, para la renovación y transformación de la sociedad, resultan fundamentales el conocimiento y el aprendizaje. En este sentido, las universidades se convierten «en instituciones cruciales que participan en la solución de los problemas existentes, por su contribución al desarrollo económico, social y humano» (Almuiñas & Galarza, 2016, p. 84).
Precisamente, por ser instituciones que generan y difunden conocimiento, su relación con el desarrollo económico, social y cultural resulta cada vez más estrecha. Esto ha incidido de manera directa sobre la creciente complejización de las universidades y, como consecuencia, las exigencias sobre el perfeccionamiento de su gestión han aumentado proporcionalmente.
De esta forma, tal como expresaran Zambrano, Quindemil y Rumbaut (2021), frente a un mundo globalizado, marcado por un vertiginoso desarrollo científico y tecnológico, y cambios políticos y sociales, el reto principal de las universidades es «transformar su labor académica, científica y cultural» bajo un enfoque que combine «las necesidades universales de la educación superior con mayor pertinencia y calidad para responder a las expectativas de la sociedad en la que viven» (p. 112).
Por tanto, resulta evidente la imposibilidad de segregar las universidades de las crecientes demandas sociales y exigencias gubernamentales a nivel internacional de una administración pública transparente, democrática, que propicie la participación ciudadana en el control, y garantice el derecho de acceder a información pública; pero, sobre todo, a información auténtica, íntegra, veraz y oportuna. Por ello, la gestión adecuada de los documentos que se generan en estas instituciones, como resultado de sus procesos y actividades, se convierte en una piedra angular de las universidades en la búsqueda del antes mencionado perfeccionamiento de su gestión.
DESARROLLO
Retos de la gestión universitaria del siglo xxi desde el enfoque informacional
En la declaración de la Conferencia Regional de Educación Superior de 2008 (UNESCO, 2008) varios fueron los retos señalados a este nivel de enseñanza. Sin embargo, tal como indicaran Rodríguez De León y Galarza (2015), ninguno
Pudiera materializarse, si no se atiende de manera efectiva el perfeccionamiento de la gestión de todos sus procesos […]. Las instituciones de la región necesitan y merecen mejores formas de Gobierno, capaces de responder a las transformaciones demandadas por los contextos internos y externos. (p. 53)
A ello se suman las crecientes exigencias internacionales por el aumento de la calidad de las universidades y el cumplimiento de su responsabilidad social. Esto ha conducido a la necesidad de elevar la calidad, entre otros factores, del proceso de toma de decisiones de cara a la dirección institucional y la rendición de cuentas.
Indudablemente, durante el presente siglo las universidades a nivel global han enfrentado todo tipo de retos y cuestionamientos, desde lo filosófico hasta lo organizativo. Frente a un escenario «dinámico, inestable, complejo y altamente demandante [que] afecta la manera como las universidades son dirigidas» (Ganga, Pérez & Mansilla, 2018, p. 124). Se habla de un escenario que ha enfrentado no solo el aumento de tamaño de las instituciones de educación superior, también la diversificación de sus servicios y actividades; y, en lo fundamental, su estrecho vínculo con el desarrollo económico y social de las naciones.
Sin dudas, se han complejizado el funcionamiento y la gestión de las universidades, a las cuales se les exige cada vez más «altos estándares cualitativos» en respuesta a las exigencias de la sociedad (Ganga, Pérez & Mansilla, 2018, p. 124). En este sentido, se requiere de un mejor entendimiento de su gobernanza para desarrollar cualquier solución o competencia que impacte en el fortalecimiento institucional.
A partir del rol fundamental de las universidades en las sociedades, históricamente se ha enfocado todo tema, con respecto a su gestión, desde la perspectiva del respeto de su autonomía, con énfasis en la independencia política, ética y científica de las instituciones de educación superior (UNECO-IESALC, 2022). Sin embargo, esta autonomía debe estar combinada «con la necesidad de rendir cuenta del éxito o falla en la consecución de objetivos» (UNECO-IESALC, 2022, p. 37). Precisamente, sobre esta dinámica de control institucional la UNESCO define a «la gobernanza» como «el conjunto de estructuras y procesos que han sido dispuestos para asegurar una rendición de cuentas con transparencia, responsabilidad, imperio de la ley, estabilidad, equidad e inclusión, empoderamiento, y una amplia participación de la ciudadanía» (UNECO-IESALC, 2022, p. 38).
Por su parte, el equipo de investigación sobre la gobernanza en Iberoamérica, liderado por el profesor Francisco Gangas Contreras, conceptualiza a «la gobernanza universitaria” como la categoría que “estudia la forma en que las universidades se organizan y estructuran, el modo como son administradas desde la mirada de su Gobierno y gestión; e incorpora, además, los vínculos y las relaciones con entidades del entorno» (Castillo & Ganga, 2021, pp. 7-8).
Esto implica que la gobernanza universitaria debe atender las normas y los valores que rigen la cultura organizacional, con el fin de alcanzar satisfactoriamente los objetivos propuestos, y dar respuesta adecuada a las demandas internas y externas de la universidad. A pesar de que la gobernanza universitaria ha sido un tema no siempre abordado de forma explícita en la agenda pública internacional, se reconoce su transversalidad en todo lo que respecta al funcionamiento de las instituciones de educación superior. Por tanto, la gobernanza universitaria involucra a las estructuras, los procesos, y las formas organizativas del trabajo y la toma de decisiones (Valdés & Ganga, 2021). Todo ello, en un entorno en el que los actores de los sistemas de educación superior interactúan y participan en el control institucional.
A partir de estas reflexiones y del análisis de trabajos como el de Bosmenier, Ganga y Menoya (2020), es posible identificar cuatro retos fundamentales en el marco de la gestión y el gobierno universitario; por consiguiente, estos marcan un punto incisivo sobre la gobernanza en la educación terciaria:
Demostrar que las estructuras y los procesos responden a las demandas del entorno y de la sociedad en general;
desarrollar un proceso de toma de decisiones de calidad, que igualmente demuestre su correspondencia con las exigencias del entorno;
facilitar la implementación de las decisiones estratégicas; y
administrar la institución, de forma tal que asegure la continuidad de sus funciones.
En este escenario, se puede decir que, desde la gobernanza universitaria, se busca la comprensión de demandas sociales y la adecuación de procesos, procedimientos y competencias internas en las universidades que permitan atenderlas, principalmente soportados sobre la transparencia y la rendición de cuentas. Sobre esta base se debe pensar toda acción de planificación y mejora institucional que permita el desarrollo de un buen gobierno, y marque la pautas para elevar la calidad de la gestión institucional.
De esta forma, se puede comprender que la gestión de la calidad en las universidades no solo se orienta a mejorar los procesos formativos de docencia, investigación y extensión. Debe dirigirse también a crear una cultura organizacional de mejora de las capacidades de dirección, organización y operación, basada en la colaboración y participación de sus principales actores en la toma de decisiones, la transparencia administrativa y la rendición de cuentas responsable. La búsqueda de mejoras para desarrollar una buena gobernanza beneficia el entorno interno y externo de las universidades; sobre todo, si el eje transversal es construir una cultura organizacional orientada a la calidad. Así se obtiene su correlato en las mejoras del cuerpo docente y administrativo, así como la comunicación e intercambio entre ellos, y del bienestar institucional (Garzón & Rodríguez, 2019).
En este sentido, en un mundo globalizado e interconectado, no se puede hablar de participación, transparencia y rendición de cuentas sin hacer referencia al acceso, fundamentalmente, a la información que provee evidencias, resultante y mediadora en todo proceso organizacional. En el contexto de la educación superior, lo anteriormente expuesto cobra aún más importancia por la implicación tan directa de sus instituciones en el desarrollo económico, político y social de los países.
Innegablemente, en la actualidad resulta imposible hablar de organizaciones sin tener en cuenta la información que estas gestionan, sin distinciones en cuanto a formato y soporte. El desarrollo acelerado de las tecnologías de la información y la comunicación, y su inserción en la gestión organizacional, han devenido en la profundización de la idea expuesta por Almuiñas y Galarza (2015), de que no hay organización posible sin información. Esta realidad no le es ajena a las universidades.
Todo lo anterior apunta a la necesidad de fomentar una universidad multifuncional, en la cual la información se erige como elemento clave que sustenta, tanto los procesos administrativos como cualquier modelo o sistema encaminado a perfeccionar la gestión institucional. Por ello, Almuiñas y Galarza (2015) señalan que «cualquier reflexión o acción relacionada con ellos, en cuanto a su contenido, cantidad, calidad, oportunidad, actualidad, pertinencia, manera de manejarlo, transmitirlo, adquirirlo, etcétera, desempeñará un papel esencial en el mejoramiento de la calidad de la educación superior» (p. 17).
A tono con lo anterior, uno de los objetos informativos, al cual se le debe prestar especial atención en cualquier tarea administrativa, es el documento archivístico, por representar el instrumento utilizado para evidenciar el desarrollo de las actividades y funciones de las universidades, las decisiones tomadas por los directivos, así como la ejecución de dichas decisiones. Además, cualquier proceso de auditoría o acreditación se basa, precisamente, en las evidencias documentales, por lo que garantizar el desarrollo de la gestión universitaria con información veraz, confiable y oportuna, más que una necesidad, debe constituir una tarea de primer orden.
El documento archivístico en el paradigma poscustodial y su naturaleza funcional
Autores como Duranti (1989) y Linares y Mena (2016) han expuesto que, desde las civilizaciones antiguas, la humanidad ha contado con un instrumento que le ha servido al hombre para registrar información que le
[…] permitiera la ejecución y el seguimiento de las crecientes actividades propias de la vida política, religiosa, económica y administrativa; es decir, ejercer funciones de Gobierno, administración de justicia, control de la economía, transacciones comerciales, planificación de las ciudades, o las cuestiones inherentes a su religiosidad. (Linares & Mena, 2016)
Este instrumento, sin propósitos de ahondar en el debate terminológico, hoy se conoce mayormente como «documento archivístico» en el contexto cubano.
Desde su surgimiento, el documento archivístico ha estado marcado, en esencia, por la relación intrínseca entre la información y el acto que registra, toda vez que el documento archivístico se utiliza como instrumento para extender en el tiempo la evidencia y memoria de dicho acto. Precisamente, dado por esa relación, el binomio documento-evidencia ha constituido eje central de los fundamentos teóricos y prácticos de la archivística y la gestión documental.
A partir de estas ideas fundamentales, diversas han sido las definiciones de este objeto. Las formulaciones teóricas del paradigma poscustodial1 -se recomienda la lectura del trabajo de Mena, (2020)-, entienden el documento archivístico como aquella información que ha sido creada, recibida y conservada, no solo como evidencia; también como activo informacional, por una persona natural o jurídica, en virtud tanto del desarrollo de sus actividades y funciones, como de sus obligaciones legales (International Organization for Standardization [ISO], 2016; ISO, 2021).
En este sentido, tomando como referencia a la ISO 15489 como expresión del consenso internacional en la comunidad científica, cualquier conjunto de información que sea resultado del curso natural de una actividad, independientemente de su estructura y forma, puede gestionarse como documento archivístico (ISO, 2016). Lo importante de esta idea es que ya no se puede hablar en los términos de la concepción tradicional del documento archivístico como «un papel» que contiene información valiosa para la historia corporativa y social.
Desde mediados del siglo xx se está frente a «un tipo documental cuya estructura morfológica de la información es totalmente distinta a la de los documentos tradicionales» (del Castillo, Mena & Torres, 2021, p. 2). Es «un tipo de documento que existe en red, de múltiples procedencias: extrainstitucional, transinstitucional, transjurisdiccional» (del Castillo & Torres, 2022, p. 35); pero, igualmente, provee evidencias de actos y transacciones. Lo anterior se traduce en que no se puede hablar del soporte como parte del documento archivístico; por tanto, todas las estrategias se han encaminado a gestionar no el objeto propiamente, sino la información que en él se contiene. En este sentido, garantizar la confiabilidad, autenticidad e integridad de la información que provee evidencias, «constituye un aspecto medular para un entorno de trabajo seguro» (Ravelo, Mena & del Castillo, 2019, p. 26).
Por tanto, como bien se afirma en la mencionada norma internacional, en lo que se concibe como documento archivístico se incluyen, además, colecciones de datos o cualquier otro tipo de información analógica o digital, que haya sido creada, capturada o gestionada en el desarrollo de actividades, funciones y procesos en una organización. Por consiguiente, no solo constituyen evidencias de dichas actividades, funciones y procesos, también son un activo y recurso organizacional con igual relevancia para la gestión administrativa que los económicos o humanos.
A partir de lo anterior, se identifica un elemento fundamental que determina la naturaleza del documento archivístico. El documento constituye resultado de un proceso natural de ejecución de decisiones, tareas, funciones, obligaciones legales; y en el cual estas se objetivan con el propósito fundamental de poder reutilizar la información registrada a lo largo del tiempo, y así tener la capacidad de responder a cuestiones de diverso origen (legales, fiscales, administrativas, históricas) que requieran «recordar» lo realizado en el pasado. Incluso, al analizar el surgimiento del documento archivístico y su gestión desde las civilizaciones antiguas, está asociado, de forma muy resumida y entre otros factores, a la necesidad social de registrar información que le permitiera al hombre dar fe y recordar sus acciones a lo largo del tiempo, con un propósito jurídico-administrativo.
Precisamente, la naturaleza del documento archivístico la define su funcionalidad como instrumento y testimonio, prueba o evidencia de las actividades y funciones de la sociedad. Esta naturaleza funcional ha determinado la centralidad del concepto de documento en el discurso archivístico; por esta razón, su definición nunca ha estado determinada por el tipo de soporte o el tipo de registro, sino por la función y el impacto social de la información que guarda dicho documento.
Cuando se analiza el quehacer diario de las organizaciones, cada una con sus particularidades, pero sin distinciones, todas crean, capturan, conservan y usan información que provee evidencias de su desempeño. Por tanto, la gestión adecuada de estos documentos no puede resultar indiferente a ninguna, pues, como se explicaba anteriormente, en la propia génesis del documento archivístico se fundamenta su naturaleza funcional de servir de fuente de información para desarrollar diversos procesos con alto impacto en la gestión administrativa. Indiscutiblemente, de esta realidad no están exentas las universidades.
Rol de la gestión documental en el desempeño de las universidades contemporáneas
En consonancia con lo defendido por Shepherd (2006), Yeo (2007) y Ndenje-Sichalwe, Ngulube y Stilwell (2011), en los documentos archivísticos se pueden definir tres «valores clave» para la gestión de cualquier organización, por lo cual son igualmente válidos en la gestión universitaria. Estos, a su vez, dan respuesta a la interrogante ¿por qué las organizaciones «guardan» los documentos que generan?
Los documentos archivísticos apoyan la toma de decisiones
Citroen (2011) plantea que, en un proceso racional de toma de decisiones, las personas implicadas consiguen llegar a una decisión estratégica cuando esta es libre de opiniones prejuiciadas, y solo después de un proceso estructurado y cuidadoso de análisis de las circunstancias, posibles alternativas y resultados, así como de las consecuencias de dicha decisión.
Por tanto, resulta evidente el desempeño de los documentos en este contexto, pues sin ellos el consecuente y «racional» análisis de las circunstancias no fuera posible. De este modo, su localización, accesibilidad, recuperación, análisis y utilización constituyen uno de factores determinantes en el éxito, tanto del proceso de toma de decisiones como de la decisión final en sí. Al respecto, Reed (2014) plantea que
Los documentos puede que sean el resultado de un proceso, pero los documentos también han resultado un mecanismo para objetivar la toma de decisiones […]. Cada vez más, se sabe que los documentos reflejan decisiones que afectan profundamente a las personas, la vida de las personas, y sus derechos y obligaciones. (p. 124)
A grandes rasgos, si no hay una gestión seria que garantice la calidad de la información2 que se registra en los documentos, las organizaciones se paralizarían, pues los documentos archivísticos constituyen un factor clave para alcanzar una toma de decisiones racional, basada en evidencias y con un grado de incertidumbre lo más reducido posible (Atulomah, 2011; Citroen, 2011).
Los documentos archivísticos respaldan la rendición de cuentas
La rendición de cuentas constituye un elemento recurrente en el discurso administrativo y gubernamental. A ello se le puede añadir la transparencia, otro elemento que generalmente la acompaña. Aunque en la administración pública recae con mayor fuerza en cualquier contexto, no es posible hablar de rendición de cuentas responsable y transparente si no está fundada en la accesibilidad a información veraz que les permita a los interesados fiscalizar el desempeño de una persona, organización, programa o Gobierno.
Tanto en el ámbito externo como interno, se debe demostrar, principalmente ante el Gobierno y el público en general, que se cumple con las funciones y obligaciones legales asignadas; y con las políticas establecidas o que aplican las mejores prácticas en el sector en que se desempeñan. Las organizaciones deben demostrar que han sido «responsables» del cumplimiento del marco regulatorio que las circunscribe y de la ejecución de las tareas que les corresponden.
Para retomar la idea anterior, los documentos contienen información de las acciones del pasado, lo cual proporciona evidencia confiable de las decisiones tomadas, lo derechos adquiridos y los compromisos hechos. Por tanto, además de apoyar la toma de decisiones estratégica, también constituyen uno de los agentes clave en la responsabilidad y transparencia administrativa. Los documentos no solo proporcionan acceso internamente a las evidencias del desarrollo eficaz y eficiente de una actividad o tarea, también permiten que otras personas implicadas e interesadas -suministradores, clientes, Gobierno, así como la sociedad en general- comprueben que dicha actividad o tarea se ha realizado y cómo; si ha sido de forma legítima, o bien si se ha hecho o no lo que se debería (Thomassen, 2001). Como plantearan Ndenje-Sichalwe, Ngulube y Stilwell (2011), a través de los documentos puede determinarse quién hizo qué, por qué y cuándo.
Estos autores hacen énfasis, sobre todo, en las actividades financieras, pues sin documentos confiables ningún proceso de auditoría sería satisfactorio; por tanto, resulta innegable la relación de la gestión documental con la lucha contra el fraude y la corrupción como factor clave en la presentación de pruebas fidedignas. Por ello, tanto se ha hablado y estudiado el vínculo entre los documentos archivísticos, sus cualidades y adecuada gestión, y el desempeño exitoso del control interno y la gestión de riesgos organizacionales, «en particular los riesgos asociados a la manipulación de la información registrada en los informes financieros y, consecuentemente, a la necesidad de controles que garantizaran la confianza en estos» (Mena & del Castillo, 2018, p. 6). Incluso, en el marco regulatorio cubano se establece a la información como uno de los componentes de todo sistema de control interno, que, además, evidencia la necesidad de tener información de calidad en las organizaciones para llevar a cabo las acciones pertinentes en relación tanto con el control interno como con la gestión y mitigación de riesgos (Resolución 60, 2011).
Los documentos archivísticos proporcionan acceso a la memoria colectiva
En cuanto a este tercer valor clave de los documentos archivísticos, es fácil identificarlo como el mayormente reconocido, tanto por las propias organizaciones como por la sociedad en general. Se trata del valor histórico-cultural que también poseen los documentos archivísticos, al resultar uno de los depositarios de la memoria institucional y una fuente potencial para la investigación histórica (Thomassen, 2001).
Sobre el valor histórico de los documentos archivísticos ha recaído siempre el mayor peso en el discurso sobre los archivos dentro del ámbito administrativo; aunque resulta importante para la cultura y la historia en general garantizar el acceso a esos documentos que evidencian la evolución de las organizaciones, que promueven el conocimiento y la comprensión de su esencia e historia, y que evidencian su relación e impacto en el contexto al que se circunscriben. Quizás, dicho impacto, no se haga tan evidente si se analiza desde la perspectiva de una organización pequeña o que se disolvió en algún momento de la historia.
Sin embargo, cuando se trata de una organización con cientos de años de creación y cuya implicación en la sociedad trascendió las fronteras de su mero funcionamiento, se puede hablar de patrimonio cultural de la nación, regional o incluso internacional. Un ejemplo claro de ello en Cuba es la Universidad de La Habana. Al representar la primera fundada en el país, su historia y evolución se hace indisoluble de la historia, principalmente, de la ciencia y la educación superior de Cuba. Indiscutiblemente, todo ello tiene su reflejo en los documentos que se conservan en el archivo universitario y que, además, forman parte del Patrimonio Documental de la Nación Cubana, establecido en el Decreto-Ley No. 3 (2020).
Teniendo en cuenta lo anterior, resulta evidente el impacto que tienen los documentos archivísticos en la calidad de la gestión universitaria. Las implicaciones de su creación en el entorno organizacional van desde el simple hecho de informar hasta recordar, instruir, certificar, probar, formalizar, y planificar tareas y procesos de trabajo (Tyler, 2017). En consecuencia, la gestión documental se impulsa como el campo de la gestión responsable de la eficiencia y el control sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos que proveen evidencia de las actividades y transacciones de las organizaciones (ISO, 2016).
Por tanto, el documento archivístico resulta una valiosa fuente de información no solo para la memoria de las sociedades y la investigación histórica, también se hace indispensable para garantizar una toma de decisiones debidamente informada y con de calidad, la transparencia administrativa y la rendición de cuentas responsable; elementos fundamentales en el escenario internacional y nacional actual, así como para la gestión y mitigación de riesgos organizacionales asociados a la información y su pobre o nula gestión.
La gestión documental en el actual contexto universitario cubano
En muchos escenarios, los documentos archivísticos aún se consideran casi exclusivamente como fuente para la investigación histórica. Como consecuencia de esta perspectiva, de forma errónea se considera a la gestión documental como una tarea exclusiva de un archivo histórico, que incide solo sobre aquellos documentos archivísticos que han «perdido» su vigencia administrativa.
Partiendo de estas ideas, la intervención sobre los documentos en cualquier etapa anterior de su ciclo vital no es considerada como parte de la estrategia para garantizar una historia «documental» veraz, íntegra y accesible. Aún hoy muchos directivos consideran a la gestión documental como un «esfuerzo discrecional» (Stephens, 2005) no relacionado con el éxito de sus organizaciones, incluso algunos ni lo consideran un esfuerzo.
En regiones como Europa, es fácilmente identificable el desarrollo una amplia gama de estrategias, programas y políticas para la gestión eficiente de los documentos que proporcionan evidencias en el contexto universitario. Mientras, en la región de América Latina, la realidad se muestra diferente. Dentro de los aspectos identificados que atentan contra una adecuada gestión documental en las universidades, está la falta de infraestructura tecnológica que viabilice el procesamiento, almacenamiento y acceso de la información (Cárdenas-Giler, Wilches-Medina, Peñate & Lozada, 2018); en algunos casos por falta de interés y, en otros, por carencia de recursos económicos -estos últimos más frecuentes en países subdesarrollados-. Sin embargo, existen factores de otra índole que, en ocasiones, con un adecuado estudio del entorno organizacional y del marco regulatorio del país, quedarían resueltos. Algunos los mencionó Font (2013) y aún persisten:
No existencia de régimen jurídico, falta de estructura administrativa, insuficiencia de manuales o inadecuados, ausencia de comisiones de archivos, pocas estrategias para el tratamiento y la conservación de los documentos, no existencia de un servicio de archivo, contratación de técnicos impropios y, en muchos casos, existencia de bibliotecarios ejerciendo las funciones en los archivos, los que organizaban los documentos conforme a criterios bibliotecológicos, entre otros tantos ejemplos. (p. 68)
Esto denota claramente como problemática general la no visión de la gestión documental como un proceso estratégico con un impacto transversal en la universidad. Como consecuencia, se obtiene la ausencia de herramientas archivísticas desde su concepción en la etapa de planificación del ciclo administrativo en las universidades.
Cuba, a pesar de no pertenecer a los países de América Latina con mayor desarrollo práctico y metodológico de la gestión documental, presenta un escenario alentador. A través de la Conceptualización del Modelo Económico y Social Cubano de Desarrollo Socialista, el Estado cubano declaró sus intenciones de lograr un modelo socioeconómico próspero y sostenible, basado, entre otros elementos, en el perfeccionamiento de sus órganos, sistemas y métodos de dirección; la participación democrática ciudadana en el ejercicio y control del poder; y el derecho a la información veraz y oportuna (Partido Comunista de Cuba [PCC], 2017). Igualmente, desde los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución para el período 2016-2021, se expresó la necesidad de promover y exigir a la transparencia en la administración pública, fortalecer el control interno y garantizar el derecho ciudadano de acceder a este tipo de información (PCC, 2017).
A partir de estos documentos rectores de la política del Estado cubano, se han ido desarrollando una serie de acciones en aras de propiciar un entorno jurídico y procedimental que fomente una eficiente gestión documental en todas y cada una de las instituciones de la administración pública cubana, de las cuales las universidades forman parte.
Sin embargo, a partir de una auditoría realizada por el Archivo Nacional en 2014, y dos diagnósticos (Puerta Díaz, 2016; del Castillo, 2019) realizados en la Universidad de La Habana sobre el desarrollo de la gestión documental, los resultados distan considerablemente de la praxis archivística que se pretende construir en el país. Una de las razones principales es la no existencia de un Sistema de Gestión Documental respaldado por herramientas archivísticas que establezcan las directrices fundamentales, asociadas al tratamiento de la información que es evidencia de la gestión universitaria y que, por tanto, forman parte del futuro patrimonio documental institucional y de la nación.
CONCLUSIONES
Si bien el documento archivístico posee características muy específicas que lo diferencian de otros objetos informativos, también debe tener determinadas cualidades que permitan representar una realidad con información de calidad, lo cual solo resulta posible al desarrollar una gestión seria al respecto, con la implicación de los niveles estratégicos en las organizaciones y a partir del propio proceso de creación de los documentos.
Como consecuencia, en el contexto organizacional, uno de los elementos fundamentales que define la capacidad de rendición de cuentas transparente y responsable, la mejora en la ejecución de los procesos y la toma de decisiones, y la accesibilidad a información pública de calidad, se halla, precisamente, en la adecuada gestión de los documentos que se generan como evidencia de sus actos y transacciones.
Por otro lado, en la sociedad cubana actual los cambios que se han ido implementando se han orientado a lograr un modelo socioeconómico próspero y sostenible. Uno de los principios socialistas en los que se sustenta la actualización de este modelo versa sobre el derecho a la información veraz y oportuna. Por ello, desde 2020 se ha trabajado en un marco jurídico y procedimental que exija a las organizaciones del sector público una adecuada gestión de los documentos que proveen evidencias de su actuación.
Por tanto, en las universidades cubanas resulta una tarea cardinal elevar la percepción de la información como activo y recurso organizacional; así como el valor de los documentos que se manejan al interior de cada departamento, y el impacto que tiene una adecuada gestión documental en la toma de decisiones, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos, la preservación de la memoria universitaria y, por tanto, en la eficiencia, la eficacia, el fortalecimiento institucional y la calidad de sus procesos.
