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Introducción
La información constituye, en sus distintos tipos, soportes y formas de transferencia, el centro de las transformaciones del sistema productivo, además de ser un recurso imprescindible para el desarrollo económico, político y social. El acceso adecuado y actualizado a esta es esencial para el desarrollo económico y social, en especial, para apoyar los procesos de toma de decisión en la planificación, formulación y aplicación de políticas o para apoyar el desarrollo y la práctica profesional.
Para un eficaz desarrollo en las actividades de las instituciones es elemental contar con información adecuada y oportuna como herramienta fundamental que, debido al enorme caudal en circulación, debe organizarse y sistematizarse en forma que se posibilite un uso efectivo.1
Realizar una correcta gestión de la información institucional representa un reto debido al auge alcanzado por las tecnologías, pero a su vez, constituye una poderosa herramienta en la generación, modificación, difusión, accesibilidad, oportunidad y durabilidad de la información siempre que existan las condiciones y los conocimientos para su puesta en práctica.
En Cuba se desarrollan acciones que coadyuvan a la gestión de la información. La política nacional de información establece las bases para la gestión de la información institucional, requisito fundamental para la toma de decisiones de forma eficiente.2
La información en soporte electrónico es ya habitual en todas las instituciones del país, de ahí, que el proceso de informatización de la sociedad sea necesario para agilizar procesos en la captura, modificación y procesamiento de los volúmenes de información imprescindibles para gestionar los recursos.2
Entre los aportes del desarrollo de los campos de informática y electrónica se encuentra el concepto de base de datos (BD) con formatos electrónicos, que tributan a la planificación y organización en una empresa, organización o institución. Quintana-Rondón3) expresa que la finalidad de las bases de datos es agrupar toda la información relevante que por su significado será necesario almacenar y conservar, ya que sustentará la actividad institucional, en un único lugar.
Las BD son "un conjunto de datos almacenados en memoria externa que están organizados mediante una estructura de datos" a los que se puede acceder de forma rápida y su diseño responde a la necesidad de "satisfacer los requisitos de información de una empresa u otro tipo de organización”. Las BD son desarrolladas a través de Sistemas Gestores de Base de Datos (SGBD) entiéndase por estos: aplicación que permite a los usuarios definir, crear y mantener la BD, además de proporcionar un acceso controlado a la misma y precisamente es la herramienta seleccionada por el presente estudio.4
La Facultad de Tecnología de la Salud de La Habana, dispone de una BD para el tratamiento de la información concerniente a los estudiantes matriculados en la propia facultad, con la cual se trabaja de forma regular en el departamento de Secretaría Docente. Sin embargo, esta BD no cubre las necesidades específicas de los departamentos de carreras, entre ellos el de Sistemas de Información en Salud (SIS), para el cual está orientado este trabajo. Se necesita para la elaboración de estrategias organizativas, por parte del departamento, un sistema informático propio ajustado a las características del colectivo docente.
Este trabajo pretende contribuir a una mejor gestión de la información departamental, por lo que el presente estudio se propone diseñar una base de datos para el departamento de Sistema de Información en Salud de la Facultad de Tecnología de la Salud, provincia La Habana.
Método
Se realizó una investigación aplicada de innovación tecnológica en el período de noviembre de 2020 - febrero de 2021, en la Facultad de Tecnología de la Salud, La Habana.
Se emplearon métodos a nivel empírico y teórico:
A nivel empírico se empleó el análisis documental para la revisión de las diferentes bibliografías encontradas que guardan relación con el tema en cuestión y se tomaron de forma resumida las ideas más relevantes de estas fuentes de información. Se realizó una entrevista a la Lic. García Savón, jefa de departamento de Sistemas de Información en Salud, para obtener una descripción detallada del universo de discurso sobre el cual se realiza la BD.
A nivel teórico se utilizó la modelación (representación teórica de un sistema de objetos y fenómenos de la vida real). Se elaboró el modelo conceptual de los datos y el modelado lógico de la BD. Como resultado se obtuvo el diagrama entidad-interrelación y el esquema relacional de la BD, donde se describió de manera abstracta la información que esta pretende almacenar.
El método analítico-sintético fue empleado en el análisis profundo de los materiales más relevantes que permitieron disponer de un conocimiento ordenado y sintetizado para la elaboración de la investigación.
Hubo un estudio de los antecedentes históricos en la aplicación de SGBD para una mejor comprensión de su comportamiento lógico actual y futuro (método histórico-lógico).
Como gestor para programar la BD se utilizó el software Microsoft Access, del paquete Microsoft Office 2019.
Resultados
En la entrevista realizada a García Savón, jefa de departamento de SIS, se pudo obtener una descripción detallada del universo de discurso sobre el que se implementó la BD. La entrevistada refirió la necesidad de una BD que permita controlar los datos correspondientes a los estudiantes de la carrera, las asignaturas que reciben, los profesores que imparten estas asignaturas y la calificación que reciben los estudiantes en estas asignaturas.
A la futura BD se le asignó el nombre Sistemas de Información en Salud, al estar destinada al trabajo del departamento homónimo. Se diseñó una BD de tipo relacional por sus ventajas en la manipulación de la información.
La BD fue diseñada desde el enfoque del modelo entidad-interrelación. Mediante esta metodología se aplicaron tres etapas fundamentales en el diseño y concepción de la BD: diseño conceptual, diseño lógico y diseño físico, a los cuales se hará referencias a continuación.
Diseño conceptual
En la aplicación de esta etapa se partió del estudio de la descripción detallada del universo de discurso planteado por García Savón en la entrevista realizada para elaborar el diagrama entidad-relación de la BD (Figura 1). Finalmente, se determinaron como entidades regulares: Alumnos, Profesores y Asignaturas.
Se establecieron entre ellas las relaciones correspondientes según la descripción literal y, de esta manera, se estableció relación entre Alumnos y Asignaturas, y entre Asignaturas y Profesores. La correspondencia de cardinalidad entre las entidades Asignaturas y Profesores fue de tipo “de uno a varios (1:N)” y entre las entidades Alumnos y Asignaturas fue de “varios a varios (N:M)”. De cada una de las entidades y relaciones se determinaron los atributos, los cuales representan las características o propiedades que estas poseen.
Diseño lógico
Con el diseño lógico de la BD se transformó el diagrama entidad-relación obtenido en la etapa anterior en el esquema relacional, el cual se adaptó al modelo de datos que se utilizó en el SGBD. (Figura 2) Con este modelo se pudo llevar a cabo la programación de la BD en el gestor disponible.
Diseño físico
Para la BD se empleó como gestor el programa Microsoft Access del paquete ofimático Microsoft Office. Al tomar como referencia el esquema relacional se pudo ejecutar la implementación de la BD, la cual quedó estructurada de la siguiente manera:
Tablas: 4
Formularios: 19
Formularios de tablas: 4
Formularios de consultas: 5
Formularios de inicio: 1
Formularios de navegación: 1
Consultas: 5
Informes: 5
Se programaron cuatro tablas, correspondientes a cada una de las entidades. Las tablas se relacionaron según el esquema entidad relación, valga la redundancia, y se estableció la integridad referencial para la introducción de los datos (Figura 3).
Fig. 3 Relaciones de la base de datos Sistemas de Información en Salud programada en Microsoft Access
Se crearon formularios para tablas, para la introducción y visualización de información en la BD, y los formularios de consultas para presentar los datos al usuario (Figura 4).
En los formularios de tablas se usaron campos de tipo texto, de forma general, para introducir la información. Para los atributos categoría docente y categoría científica, de la tabla Profesores; semestre, en la tabla Asignaturas; sexo, en la tabla Alumnos y calificación en la tabla Calificaciones, se usaron campos de tipo lista.
Los formularios de consultas permitieron visualizar los resultados de la selección que realiza la consulta correspondiente. Se creó un formulario de inicio, que se abre de forma automática mediante macros al ejecutar la BD. Este formulario de inicio da acceso a un formulario de navegación desde el cual se accede a los formularios de tablas, de consultas y los informes en forma de subformulario.
Fueron programadas cinco consultas que permitieron seleccionar los registros que cumplen unas determinadas condiciones para visualizarlos y poder operar con los registros. Se crearon las siguientes consultas de selección que se muestran en la Tabla 1.
Se creó un informe para cada consulta, a los que se les incluyó un encabezado con los datos de la institución y el departamento.
Los niveles de acceso al sistema serán determinados por el administrador del sistema, en este caso, esta función la desempeñará la jefa del departamento. Su función será establecer los permisos a la información que les sea pertinente a los profesores. El encargado de editar, diseñar y modificar los elementos de la BD será el técnico designado por el jefe de departamento. Se recomienda destinar para esta función al autor principal del presente artículo por el dominio de las especificidades del sistema.
La persona que trabaja directamente con esta información será la única que podrá visualizar la información contenida en la BD por implicaciones éticas y esta será seleccionada por el jefe del departamento. Se aplicó el principio del menor privilegio, por lo que los usuarios finales de la BD tendrán acceso solo a la parte de la información que le compete.
Discusión
La utilización de la BD Sistemas de Información en Salud se pretende contribuya de forma asertiva a la solución de algunas cuestiones como la falta de seguridad y coherencia en el manejo de la información; y a que exista mayor fiabilidad de los resultados estadísticos, por la automatización de algunos procesos que permiten obtener información procesada, detallada y resumida, con menor tiempo de demora en la respuesta. Todo este proceso traerá consigo una reducción considerable del consumo de material de oficina y favorecerá la política de ahorro.
Muchas de estas ventajas surgirán a partir del empleo del modelo relacional para el diseño de la BD. Este modelo es una herramienta para el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información, así como sus interrelaciones y propiedades.
Según Valverde5, las bases de datos relacionales, proveen herramientas que evitan la duplicidad de registros y aseguran la integridad referencial, así, al eliminar un registro elimina todos los registros relacionados dependientes, y favorece la normalización por ser más comprensible y aplicable.
Santana-Espinosa2) expresa que el diseño relacional de la BD evita información redundante, propiciándose que los datos recogidos en las tablas se puedan mostrar en listas desplegables sin necesidad de entrarlos de forma repetida. Una ventaja de usar este modelo es la sencillez de su estructura lógica y que se basa en el concepto matemático de relación, que se representa mediante una tabla.
Uno de los SGBD más recurridos es sin duda alguna el Access, o Microsoft Access, un software que permite gestionar una BD.6) Según Domínguez Alconchel8, el Access, tiene la capacidad de recopilar datos de otras utilidades (como Excel, SharePoint, etc.) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
También, Santana-Espinosa, et al. 2 refieren que las consultas a la BD permiten a los gestores de la misma tener datos filtrados de forma más rápida sobre sus profesores y alumnos. Las consultas a la BD dan la posibilidad a los usuarios de la información, de hacer resúmenes sobre el claustro de profesores y estar al tanto de las fechas de ratificación docente, de cuándo le corresponde proponer para una condecoración y actualizar de forma continua la información.6,7,8
Los formularios son una forma de presentación en la que se definen los datos que interviene y la posición de los mismos en la pantalla. Se consideran el principal interfaz entre el usuario y la aplicación.6) Su función es recuperar la información de la BD, igual que las consultas, pero con un formato que facilita su presentación e impresión en papel.
Según Roche-Madrigal7, así como otros autores8,9,10, los informes y las consultas generalmente se complementan ya que los informes suelen construirse a partir de las consultas almacenadas y no a partir de las tablas.
El uso de técnicas de seguridad en las bases de datos es una fase importante para garantizar la seguridad de los datos almacenados y así mitigar el daño ante amenazas a la integridad de la información.1
La implementación de contraseñas en las bases de datos garantiza una mayor confidencialidad de la información que en la misma se gestiona y limita el acceso solo a los usuarios autorizados lo que tributa al componente ético.2,11
Otras instituciones han implementado sistemas de bases de datos en la automatización de datos, desde el proceso de carga hasta el manejo y procesamiento para sustituir tareas manuales. Además, ahorra tiempo, dinero, mejora la eficiencia, ayuda a reducir los errores a través de la validación de datos y garantiza que los datos cargados estén estructurados.12,13,14
Conclusiones
Al concluir este artículo quedan descritos todos los aspectos del proceso de diseño e implementación de la base de datos con la cual el departamento de Sistema de Información en Salud podrá gestionar sus datos de una manera centralizada y eficaz, además, el diseño propuesto satisface los requisitos funcionales y resuelve las insuficiencias planteadas que motivaron su confección.
