MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA 
CENTRO NACIONAL DE INFORMACIÓN DE CIENCIAS MÉDICAS
DEPARTAMENTO RECURSOS DE INFORMACIÓN

Propuesta de política para el desarrollo de las colecciones de recursos informacionales en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas

Lic. Rubén Cañedo Andalia¹  y Lic. Leonides Viera Vidal²

El desarrollo de las colecciones de recursos informacionales constituye actualmente una actividad de creciente complejidad para la administración bibliotecaria a escala mundial.

La acción de factores como el aumento exponencial del número de los trabajos científicos, el aumento de los costos de adquisición de las publicaciones, la incapacidad de los individuos para consultar los crecientes volúmenes de información, la aparición de evidencias sobre la pobre calidad de una gran parte de las investigaciones y experiencias publicadas, así como el cambio de concepciones que experimentaron las actividades tradicionales de selección y adquisición en la última década, han provocado un interés especial tanto de los técnicos como de los dirigentes de distintas especialidades a escala internacional sobre el desarrollo de colecciones como actividad esencial del quehacer de una institución de información.

A nivel nacional, en circunstancias de una notable crisis económica que redujo drásticamente los presupuestos para la adquisición de publicaciones, el país realiza notables esfuerzos por obtener, al menos, una parte de los recursos de información necesarios.

El Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas (CNICM), como órgano cabecera del Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas (SNICM), constituyó por varias décadas el único responsable por las actividades de selección y adquisición, como se concebían en aquel entonces, de los miembros de la red.

Sin embargo, en los últimos años, ante la imposibilidad de continuar con la adquisición centralizada de recursos de información, las diferentes entidades componentes del sistema comenzaron espontáneamente la gestión descentralizada de sus propios fondos. Este hecho, sin duda, generó un cambio de concepción, el CNICM pasó a ser el responsable principal de la formación de los fondos de los miembros de la red.

El Departamento Recursos de Información, es el encargado de gerenciar -planificar, organizar, ejecutar y controlar- en coordinación con las instituciones mencionadas, el desarrollo de las colecciones de recursos que satisfagan las necesidades de información derivadas de los objetivos y metas de la asistencia, la investigación, la docencia y la dirección propuestos por las diferentes instancias de dirección del Sistema Nacional de Salud en Cuba.

La actividad de desarrollo de colecciones comprende las siguientes etapas: análisis de los parámetros y prioridades de las necesidades de información detectadas, estudio de la adecuación de los fondos institucionales o del sistema para satisfacer dichas necesidades; así como la identificación, evaluación, selección, adquisición, reproducción y distribución de los recursos de información requeridos.

El éxito en la formación de unos fondos adecuados a las necesidades de los usuarios de una institución depende en gran medida de su estudio. Sin información consolidada y sistemática sobre el mercado que se atiende es imposible desarrollar unas colecciones congruentes con las necesidades de dicho mercado. Para cumplir con este requisito, el departamento Recursos de Información, estudiará anualmente los documentos directivos y normativos que emita el MINSAP sobre la política, objetivos, metas, propuestas, líneas de acción u otros que guíen el desarrollo de la salud en el país, a la vez que realizará consultas periódicas con los expertos que dirigen los grupos y programas nacionales.

El cumplimiento de este objetivo principal es posible solo mediante la ejecución de una actividad esencial: el desarrollo de colecciones o la formación de fondos.

El desarrollo de colecciones es un proceso evaluatorio continuo que se realiza para identificar el grado de correspondencia que existe entre los fondos de una institución de información y las necesidades de su comunidad de usuarios.

Estrategia de desarrollo

La estrategia de desarrollo del departamento se sustenta en la transferencia progresiva de las actividades de desarrollo de las colecciones a las entidades miembros de la red, a partir del entrenamiento del personal, la entrega de los recursos necesarios, el asesoramiento metodológico y la asistencia técnica continua.

Dicha estrategia establece igualmente la atención directa al Ministerio de Salud Pública (MINSAP), la Biblioteca Médica Nacional, los centros provinciales de información de ciencias médicas, los institutos y centros de subordinación nacional, así como los centros regionales de información de Ciudad de La Habana. Las entidades que constituyan órganos cabeceras de redes propias se responsabilizarán por el desarrollo de las colecciones de su red. En ausencia de una entidad de información propia del MINSAP, la Biblioteca Médica Nacional asumirá la preservación y el manejo de las colecciones de interés de esta institución.

Cobertura de la colección

Las colecciones de la Biblioteca Médica Nacional, de los centros provinciales y regionales de información deberán cubrir de forma general la literatura biomédica y sus ciencias afines para lo cual, se deberá priorizar el desarrollo de las colecciones relacionadas con las especialidades clínicas básicas: la medicina general integral, la medicina interna, la pediatría y la ginecoobstetricia. No se deberá descuidar la obtención de recursos de información en ciencias básicas, uno de los pilares fundamentales del progreso de la medicina moderna. Igualmente, se considerará la obtención de recursos fuera de los límites históricos de las colecciones de las bibliotecas médicas como son los procedentes de las disciplinas económicas, mercadológicas, informacionales, computacionales u otras, señaladas cada vez con mayor fuerza en el desarrollo de las organizaciones modernas. La Biblioteca Médica Nacional comprenderá en sus fondos una selección de los recursos más importantes en cada especialidad o disciplina. Las instituciones especializadas en distintas áreas del conocimiento biomédico abarcarán, con la profundidad que consideren oportuno, su objeto de estudio. La cobertura geográfica no discriminará a ningún país. Las decisiones de selección se tomarán exclusivamente sobre la base de la utilidad y la calidad del recurso.

Retrospectividad

Se cubrirán de forma exhaustiva y sin limitaciones de tiempo las publicaciones seriadas cubiertas por la base de datos MEDLINE. Se realizará análisis casuístico para otros recursos que se considere necesario conservar en su totalidad, al igual que para las publicaciones situadas fuera del alcance de MEDLINE, la base bibliográfica internacional más importante para el trabajo de la red. No se ingresarán a los fondos monografías ni publicaciones seriadas ajenas a MEDLINE con más de cinco años de editadas.

Idiomas

Se ingresarán documentos en idioma español, inglés, francés, ruso y alemán preferentemente, al contar la red con servicios de traducción para dichos idiomas. Opcionalmente, se incluirán documentos en italiano y portugués por la facilidad de traducción que ofrece, por su semejanza con el español.

Tipos de documentos

Se adquirirán documentos impresos y electrónicos en cualquier medio de presentación, siempre que las instituciones posean los medios requeridos para su conservación y manejo.

Tipos de colección

El CNICM, los CPICM, los CRICM de Ciudad de La Habana y las entidades de subordinación nacional no especializadas desarrollarán colecciones de investigación para las ciencias clínicas y básicas, de trabajo para las ciencias afines y generales para otras disciplinas cuyos recursos sean necesarios a la institución. Los institutos y centros especializados crearán y conservarán colecciones de investigación en el perfil temático en el que realizan su actividad.

• Colección general: Incluye materiales muy conocidos, libros y obras de referencia, no considera las publicaciones seriadas.
• Colección de trabajo: Comprende materiales actuales, libros, publicaciones seriadas; no se adquiere retrospectivamente, se realiza descarte anual.
• Colección de investigación: Abarca materiales actuales y retrospectivos, una diversidad de tipos de documentos, que incluye a los pre y reprints. El descarte se ejecuta mediante el traslado de los materiales a locales de bajo uso. (Preparar notas al pie cuando quede definitivamente ocupado con definiciones de tipos de colecciones.)

Metodología para la selección de los recursos

Un punto clave en el proceso de desarrollo de las colecciones de una entidad de información es la determinación de los métodos que se emplearán para seleccionar los recursos de información que integrarán los fondos. Una selección es el resultado de una evaluación. Una evaluación busca un equilibrio entre tres valores fundamentales: la utilidad, la calidad y el costo. En la evaluación de un recurso de información que pretende incluirse en los fondos de una entidad de información, se requiere del concurso de dos expertos: uno en la materia de la que trata el documento y otro en información. Por las características de la formación nacional de los especialistas en información generalmente, éstos son dos personas diferentes. Sin la cooperación de ambas en la toma de las decisiones de selección es imposible adecuar colecciones y necesidades, un principio básico del quehacer informacional.

Uno de los mayores avances teóricos en materia de evaluación en las últimas décadas es la multidimensionalidad. La evaluación unilateral es incapaz de reflejar la realidad del comportamiento de una entidad. En ausencia de un método universal de evaluación de los recursos de información se impone combinar los existentes. Los estudios realizados por el departamento en los últimos años, permiten concluir que una de las mejores combinaciones es la que se establece cuando se relaciona el criterio justificado de los expertos en las materias con las medidas cuantificables de los especialistas en información. Las medidas cuantificables seleccionadas son: productividad específica "para la materia o tema que se evalúa", índices de citación y niveles de solapamiento.

La selección de recursos primarios de información como es el caso de las publicaciones seriadas se realizará, salvo excepciones suficientemente justificadas, entre aquellos recursos representados en los recursos secundarios de información -especialmente las bases de datos de trabajo de la institución- con la finalidad de conservar la necesaria correspondencia entre recursos secundarios y primarios de información, uno de los fundamentos de la eficiencia de la actividad de información.

Vías de adquisición

Se emplearán las vías de adquisición disponibles, a saber: compra, canje, donación y depósito legal. Una vez elaborados los planes de adquisición se determinará la vía más conveniente para obtener los recursos de información. Se preferirá el empleo del canje y la donación a la compra, la cual se utilizará solo para obtener los recursos de información más importantes e imposibles de adquirir por las vías anteriores. Se realizarán solicitudes de donación y propuestas de canje a aquellas instituciones de carácter académico que generen fuentes de información de interés para la institución.

Planes de adquisición

El Departamento Recursos de Información elaborará el plan de adquisición para satisfacer, en la medida en que los recursos financieros y materiales lo permitan, las necesidades de recursos de información identificadas en la BMN y el MINSAP. Las instituciones deberán preparar y gestionar sus propios planes de adquisición. Se enviarán al CNICM solo las relaciones de recursos de información cuya adquisición ha resultado imposible por medios propios. Los planes anuales de adquisición aprobados se presentarán a la dirección del CNICM en el mes de octubre. Las selecciones se realizarán solo de acuerdo con las necesidades de la entidad, no se considerarán las posibilidades financieras presentes o futuras, la vía de adquisición u otros impedimentos, razón por la cual deberán presentarse según orden de prioridad por temáticas y fuentes de información.

Política de descarte

Se realizará descarte de colecciones sin uso o con bajos índices de utilización registrados cada dos años mediante la transferencia de los fondos a locales con fondos de bajo uso o el envío de los acervos a otras instituciones miembros de la red o no. Solo en última instancia se emplearán los documentos como materia prima para la producción de papel.

Reproducción de recursos

La reproducción de documentos adquiridos se realizará de acuerdo con los intereses de salud nacionales, provinciales e institucionales, sin fines de lucro y de acuerdo con las leyes vigentes para el desarrollo de esta actividad.

RECOMENDACIONES

Cada institución y tipos de institución mencionadas deberán confeccionar su propia política de desarrollo de colecciones las cuales regirán las instituciones subordinadas a ella. Las políticas particulares nunca deberán entrar en contradicción con la política nacional. Se podrán extender o contraer los límites impuestos por la política nacional. Deberán ser aprobadas por el Departamento Recursos de Información del CNICM.

Aunque una política, es un documento directivo, guía para la acción colectiva de un organismo o sistema, es un instrumento que ha de aplicarse con cierto grado de flexibilidad, sin descuidar su carácter de guía, para obtener resultados positivos. Su aplicación requiere primero de su comprensión, luego del análisis de los efectos que producirán cada una de las decisiones que se tomen. Cuando sea necesario se modificará la política, porque una política para reflejar la realidad deberá ser dinámica tal y como lo es ella.

Aun cuando la política de desarrollo de colecciones de la red se revisara cada tres años, cualquier miembro del sistema podrá realizar consultas y solicitar las modificaciones que estime al Departamento Recursos de Información del CNICM.

Aplicación de la política

Una vez conocida y aprobada, será de obligatorio cumplimiento por las instituciones y tipos de instituciones relacionadas a continuación:

Biblioteca Médica Nacional
Centros provinciales de información de ciencias médicas.
Centros regionales de información de ciencias médicas de Ciudad de La Habana.
Institutos y entidades de subordinación nacional.
La presente propuesta constituye un documento provisional que se divulga con fines informativos y administrativos.

Recibido: 5 de enero del 2001.
Aprobado: 11 de enero del 2001.
Lic. Rubén Cañedo Andalia. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Calle E. No. 452 entre 19 y 21, El Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba. CP 10400. AP 6520. Correo electrónico: acimed@infomed. sld.cu
 
¹  Licenciado en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Departamento Recursos de Información. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas.
 ²  Licenciada en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Departamento Recursos de Información. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas.