Análisis documental y de información: dos componentes de un mismo proceso

Lic. María Elinor Dulzaides Iglesias1 y Lic. Ana María Molina Gómez1

Resumen

Se comparan los conceptos de análisis de información y tratamiento documental sobre la base de sus relaciones y diferencias. Se tratan como parte de un proceso integrador cíclico y sistémico que responde a una serie de necesidades metodológicas, propias de todas las ciencias. Se analizan las exigencias de cada una para su realización. Ambos procesos son componentes esenciales de la práctica cotidiana de los trabajadores de la información.

Descriptores (DeCS): CIENCIAS DE LA INFORMACION /métodos; PROCESAMIENTO DE TEXTO/métodos.
Descriptores (DeCI): ANALISIS DE LA INFORMACIÓN; ANALISIS DOCUMENTAL; METODOLOGIA.

Abstract

The concepts of information analysis and document management are compared according to similarities and differences. These concepts are managed as a part of a cyclical systemic integrating process suitable for all the sciences. The demands for its fulfillment are analysed. Both processes are essential components in information professional daily practice.

Subject headings (DeCS): INFORMATION SCIENCE/methods; WORD PROCESSING/methods.
Subject headings (DeCI): INFORMATION ANALYSIS; DOCUMENT ANALYSIS; METHODOLOGY.

La concepción de una sociedad basada en la información y el conocimiento impone una dinámica constante sobre la práctica y teoría, tanto de la información como de la comunicación. Los nuevos avances han causado una conmoción en los métodos de procesamiento y recuperación de la información; en ella, ocupan un lugar especial, el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, que se han abierto, aún más, para la difusión del conocimiento.

Sin embargo, la información que no se convierte en motor de la acción tiene poco valor. Y para ello, es necesario su procesamiento en diferentes escalones.

Tanto el análisis documental como de información, cada uno desde su propia perspectiva, son elementos básicos y complementarios del proceso de suministro de la información.

El análisis documental centra su atención en la producción documental que se genera diariamente y, al conocer de su existencia, se posesiona de ella, la asimila por medio de lenguajes documentales construidos artificialmente mediante claves y reglas, útiles para organizar las fuentes de manera que facilite su utilización.

El análisis de información, por su parte, coloca su atención en la información que contienen los documentos, en su significado; así como en las fuentes, en su autoridad.

El objetivo del presente trabajo es reflexionar sobre el análisis documental y de información, sobre sus semejanzas y diferencias, así como sobre su carácter complementario.

Análisis documental y de información

El análisis documental es una forma de investigación técnica, un conjunto de operaciones intelectuales, que buscan describir y representar los documentos de forma unificada sistemática para facilitar su recuperación. Comprende el procesamiento analítico- sintético que, a su vez, incluye la descripción bibliográfica y general de la fuente, la clasificación, indización, anotación, extracción, traducción y la confección de reseñas.1

El tratamiento documental significa extracción científico-informativa, una extracción que se propone ser un reflejo objetivo de la fuente original, pero que, soslaya los nuevos mensajes subyacentes en el documento.

Para acceder a los documentos y seleccionar los que satisfacen aquellos que son relevantes a cierto perfil de interés, es necesario previamente realizar su tratamiento documental, a partir de una estructura de datos que responda a la descripción general de los elementos que lo conforman. Incluye la descripción bibliográfica o área de identificación (autor, título, datos de edición, etc.), así como la descripción del contenido o extracción y jerarquización de los términos más significativos, que se traducen a un lenguaje de indización (tesauros, tablas de materias, etc.).

El tratamiento documental es una actividad característica de toda biblioteca o centro de información, dirigida a identificar, describir y representar el continente y el contenido de los documentos en forma distinta a la original, con el propósito de garantizar su recuperación selectiva y oportuna, además, de posibilitar su intercambio, difusión y uso. Tendría poco valor disponer de acervos bibliográficos si no existe la posibilidad de identificar aquellos documentos que resultan relevantes a un propósito o necesidad especifica.

El análisis de información, por su parte, es una forma de investigación, cuyo objetivo es la captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado. Así, contribuye a la toma de decisiones, al cambio en el curso de las acciones y de las estrategias. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la información.

En el contexto actual, el análisis de información adquiere una relevancia extraordinaria, porque desbroza el camino, "intoxicado" por la creciente circulación de datos e información. Su realización exitosa y eficiente genera una mejor utilización del conocimiento disponible en aras de acelerar el proceso de su implementación.

Su evolución ha dejado atrás la simple recopilación y lectura de textos para convertirse en una actividad de interpretación proyectiva y prospectiva, condicionada por la presencia de expertos para su realización.

A pesar de ello, puede establecerse que el tratamiento documental utiliza elementos propios del análisis de información, sobre todo, cuando se realiza la representación de las materias, así como en la elaboración de resúmenes y notas que facilitan el acceso y utilización de la información contenida en los documentos. En cada fase del tratamiento documental, se apela al análisis de información, en particular, en aquellos procesos relacionados con la representación del contenido de las fuentes. El análisis de información vuelve a realizarse cuando se realiza el proceso de recuperación.

Ambos procesos, documental y de información, confluyen en el propósito de crear vías para hacer llegar la información al usuario que la requiere, permiten captar e interrelacionar ideas esenciales y son partes de un proceso integrador, cíclico y sistémico único.

El análisis documental, al representar sistemática y sintéticamente los documentos originales, facilita su recuperación y consulta; ofrece las primeras noticias sobre la existencia del documento primario y con ello, facilita su obtención e incorporación al proceso posterior de análisis de la información.

Emilia Curras, asegura que, tanto el tratamiento documental como el análisis de información, surgieron para ganar en eficacia y competitividad, para conocer la información que utilizan los competidores y seguir el ritmo de innovación tecnológica y científica que impera en el mercado mundial; sin embargo, otros, como López Yepes, plantea que ambos nacieron como resultado de la necesidad de hacer frente al crecimiento bibliográfico y de una organización total de las fuentes de información para satisfacer las exigencias de los investigadores necesitados de ella.2

Tanto el análisis de información como el tratamiento documental surgieron, también, con fines de orientación científica e informativa.

Diferencias entre el análisis documental y de información

El tratamiento documental es un sistema donde se describe y representa un documento en forma artificial. Se ocupa de los metadatos y la metainformación, pero no se remite directamente al autor; posibilita la recuperación documental pero la metainformación disponible no es decisiva, se rige por normas e indica el contenido para su posterior recuperación.3

El análisis de información, a diferencia del tratamiento documental, se centra en el análisis de contenido en un contexto específico, se remite directamente al autor, produce información para la toma de decisiones, posibilita la recuperación de la información, está condicionada por la calificación, inteligencia y creatividad del analista y es capaz de ofrecer, mas que referencias, datos derivados del análisis y la síntesis de la información evaluada.

Tanto uno como el otro, nacen como respuesta a la necesidad de una metodología científica para tratar rigurosamente los documentos y la información existente en diferentes contextos.

Ambos tipos de análisis pasan, en primer lugar por la identificación y localización de lo que se hace uso, ubican al documento y a la información en un entorno.

Uno, el análisis documental, es el resultado de la necesidad de proporcionar al usuario un camino para llegar al documento pertinente y el otro, el análisis de la información, es una forma adecuada para su uso racional y creador en la actividad práctica del individuo, sea de la clase que ésta sea: investigadora, gerencial, académica, etcétera. El primero exige del especialista, el conocimiento de las normas establecidas para su realización, el empleo de tesauros y categorías, para individualizar y especificar la fuente; el segundo requiere de una calificación, creatividad, inteligencia y conocimiento del tema, que posibilite el uso, relación y manejo de conceptos, así como la habilidad para ubicar en un contexto y establecer los nexos necesarios entre la información procesada y el conocimiento disponible para la solución de un problema.

Son un puente entre el usuario y el conocimiento. Posibilitan la descripción y representación del documento, a partir de la reproducción en síntesis del documento real, utilizan taxonomías para procesar la información y vocabularios que recrean el entorno lingüístico, repercuten en la calidad de los productos y servicios de información, elevan la capacidad de recuperación y reducen la incertidumbre. En muchos casos, sus resultados son productos científicos, creativos y polémicos.

En conjunto, ambos procesos presentan un valor sinérgico y holístico como procesos de la organización de la información y en el ciclo de vida de la información.

Ambos se presentan como requerimientos insoslayables de la práctica cotidiana de los trabajadores de la información para colocar sus productos y servicios al servicio de sus usuarios, quienes necesitan de sus resultados para, a su vez, obtener nuevos avances en sus respectivas actividades, sobre todo, en las condiciones actuales de un mundo globalizado.

Su práctica y utilización rebasa los marcos de los recintos bibliotecarios para estar presentes en empresas y organizaciones donde definen contextos, idiosincrasia informacional y favorecen su desarrollo en general.

Referencias bibliográficas

1. García Gutiérrez AL. Tratamiento y análisis de la documentación. En: Vizcaya Alonso, D. (comp). Selección de lecturas: Fundamentos de la organización de la información. La Habana: Universidad de La Habana, 2002.
   
2. Garrido Avella MR. Origen del análisis documental. En: Vizcaya Alonso, D. (comp). Selección de lecturas: Fundamentos de la organización de la información. La Habana: Universidad de La Habana, 2002.
   
3. Valle Gastaminza DF. Análisis y tratamiento documental en medios de comunicación impresos en la era digital [artículo en línea]. Cuadernos de documentación multimedia 2002;12. Disponible en: http://www.ucm.es/info/multidoc/verano/material/Felix.htm Consultado: 23 de septiembre del 2003.

Recibido: 5 de marzo del 2004. Aprobado: 22 de marzo del 2004.
Lic. María Elinor Dulzaides Iglesias.
Centro de Información de Ciencias Médicas. Facultad de Ciencias Médicas de Cienfuegos.
Calle 51 y Ave. 5 de Septiembre. Cienfuegos. Cuba.
Correo electrónico: [e-mail]

1 Licenciada en Español y Literatura Universal. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Cienfuegos.