La descripción como parte del tratamiento de los archivos personales en el siglo XXI: en busca de nuevas alternativas

Lic. Yorbelis Rosell León1

Resumen

La historia de los pueblos, a lo largo del tiempo, ha demostrado la importancia de los fondos personales como fuente de incalculable valor para la investigación y reconstrucción de los hechos trascendentales. A partir de esta necesidad reconocida, se aborda la importancia del tratamiento de los archivos personales y se reflexiona sobre la influencia que han tenido en los últimos años las nuevas tecnologías de información y comunicación en la composición de dichos fondos, así como la importancia que estos cambios tienen en la forma de asumir la descripción de los documentos que lo componen.

Palabras clave: Archivos personales, nuevas tecnologías de información y comunicación, descripción de documentos.

Abstract

Through the years the people's history has demonstrated the importance of personal funds as source of incalculable value for the investigation and reconstruction of transcendental facts. This need recognized, the importance of the processing of the personal files is undertaken and reflections are made on the influence the new technologies of information and communication have had in recent years in the composition of said funds; as well as on the importance these changes have in the way the description of the documents that compose it are analyzed.

Key words: Personal files, new information and communication technologies, description of documents.

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Cita (Vancouver): Rosell León Y. La descripción como parte del tratamiento de los archivos personales en el siglo XXI: en busca de nuevas alternativas. Acimed 2006;14(5). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci18506.htm [Consultado: día/mes/año].

Tradicionalmente, la archivística como ciencia y desde el punto de vista metodológico se ha basado en tres elementos fundamentales: el principio de procedencia, la identificación como método analítico del tratamiento archivístico y el ciclo de vida de los documentos. Estos preceptos quedan reflejados, de una forma u otra, en los diferentes instrumentos de descripción que se elaboran durante el trabajo con los fondos documentales. Dichos cánones fueron válidos e incuestionables para los especialistas del tema hasta la década de los años 90, donde el impacto de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) provocaron el cuestionamiento de los métodos, tanto teóricos como prácticos, cuando de la gestión de documentos electrónicos se trata.

Si bien el trabajo archivístico ha inclinado la balanza hacia el estudio de los archivos institucionales más que hacia los personales, estos últimos tienen una gran importancia para la reconstrucción histórica de hechos significativos, porque es en ellos donde se encuentran las ideas, posiciones y percepciones de personalidades con actuaciones relevantes en la historia. Este tipo de archivo no escapa al impacto de la revolución tecnológica en que se encuentra imbuida la sociedad.

Según Peis, como consecuencia del poder adquirido por la informática, ha cambiado la capacidad de producir documentos, la forma en que estos se gestionan, así como el modo de comunicación de sus productores.1 Este fenómeno se manifiesta en forma inevitable en los archivos personales de estos tiempos.

Si para los profesionales de la información era complejo el seguimiento y el tratamiento archivístico de los fondos personales, hasta ahora solo compuestos de documentos y soportes tangibles, con la aparición de documentos hipermedia y del correo electrónico, por citar dos ejemplos, se ha llegado al momento donde es necesario reflexionar sobre los presupuestos teóricos que sustentan su tratamiento.

La presente contribución no se propone hallar soluciones concretas a los problemas, sino llamar la atención sobre la necesidad de reflexionar sobre ciertos temas que aún no se abordan con fuerza en la comunidad archivística en el país.

El análisis parte de los siguientes cuestionamientos: ¿Cómo han influido las NTIC sobre las características de los fondos personales en Cuba? ¿Hasta qué punto los instrumentos de descripción tradicionalmente empleados como parte del tratamiento archivístico responden a las nuevas necesidades?

Archivos personales en Cuba: impacto de las NTIC dentro de los fondos

Son varios los autores que han abordado y definido los archivos personales o de individuos, como también se denominan (Rosell Y. Archivos personales: los grandes desconocidos. Propuesta de una metodología de procesamiento. [Tesis para optar por el título de Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información] La Habana: Facultad de Comunicación. Universidad de la Habana; 2005). Si bien no todos explicitan los elementos que, en nuestra opinión, caracterizan a un archivo personal, en sentido general resaltan los siguientes aspectos:

• Los archivos personales son el resultado de la conservación de documentos generados a partir del desarrollo de las actividades en torno a una persona.
• Tienen variedad de soportes, tipologías y procedencia, tanto en la documentación producida como en la recibida.
• Tienen una organización particular.
• Se utilizan como prueba testimonial, garantía de derechos y expresión de sus deberes.

El elemento psicológico es otro de los aspectos que se manifiestan en la documentación que se encuentra en este tipo de fondo y que, además, es determinante en la diferenciación entre los archivos personales y los institucionales, as í como de un archivo personal a otro.

Sobre la base de los planteamientos realizados como punto de partida, puede afirmarse que un archivo personal es aquel cuya documentación, generada o recibida, se conserva por individuos en calidad de personas naturales, en virtud de sus actividades y necesidades profesionales, económicas, sociales y psicológicas, entre otras, a lo largo de su vida o durante un período de ella. Estos se caracterizan además por la diversidad de soportes, tipologías y formatos documentales.

Como se explicita en el concepto antes expuesto, la tipología documental es diversa y está condicionada por el sujeto en cuestión, su trayectoria profesional, relaciones sociales, características psicológicas, etcétera. Entre los tipos documentales más citados por los diferentes autores, se encuentran:

• Artículos propios y ajenos.
• Borradores de artículos, conferencias, discursos, obras.
• Notas de trabajo.
• Diarios, cuadernos de notas.
• Bibliografías.
• Correspondencia.
• Certificados.
• Recibos.
• Tesis.
• Títulos académicos.
• Diplomas y reconocimientos.
• Documentos administrativos.
• Croquis, dibujos.
• Mapas, planos.
• Fotografías.

Pueden existir también documentos referentes a los familiares más cercanos (cónyuge, hijos, padres, hermanos) porque no se puede aislar al individuo de este contexto. También se encuentran otros puramente informativos, como certificaciones de matrimonio, nacimiento y antecedentes penales, que son copias a verificar con los originales que, en este caso, se encuentran en los registros de las oficinas correspondientes. Junto a estos tradicionalmente tratados en soportes físicos, en la actualidad coexisten otros no tangibles, digitales, cuya función corresponde a las tipologías antes citadas (notas de trabajo, correspondencia, artículos propios y ajenos, mapas, etc.). Su estructura y formato son diferentes. En este caso, en el enfoque para su representación debe quedar ubicado en un segundo plano el soporte en que se genera el documento, y centrarse la atención en los elementos que puedan validarse, así como esclarecerse su procedencia, autenticidad y valor.

Por otro lado, los documentos digitales no siempre se encuentran agrupados físicamente, como hasta ahora sucedía con los archivos personales. Por ejemplo, en Cuba el uso de las computadoras personales se ha extendido vertiginosamente por las instituciones y organizaciones del país, aunque esta tendencia no se comporta de la misma manera, en cuanto a proporción, con las computadoras existentes en hogares y casas particulares. Esto ha provocado que la mayoría de las personas guarden en los archivos digitales de las PC en su centro de trabajo documentos que, teóricamente, deberían estar en sus fondos personales. Es decir, en una misma computadora pueden encontrarse documentos personales y otros generados como producto de la función social que cumple el sujeto en la organización.

Es evidente e incuestionable que la producción documental de nuestras principales figuras en el ámbito cultural, político, científico, etcétera, que son el resultado y la prueba de sus actividades personales, no se materializan en un soporte físicamente tangible. Los nuevos registros conviven en los archivos personales con los documentos en papel y existe una gran duplicidad entre ellos, como consecuencia de los procesos de conversión de un soporte a otro.

Uno de los elementos que resulta de gran importancia en los archivos personales es la correspondencia. Con la aparición del correo electrónico, prácticamente desaparecieron las fronteras físicas entre la comunicación familiar y personal y la forma en que se comunican las instituciones y sus trabajadores en el quehacer diario. El modo de comunicarse es cada vez más dinámico y puede que para cuando los archiveros cubanos pretendan comenzar a tratar archivísticamente la correspondencia enviada por correo electrónico, tal vez se haya perdido gran parte de la información que en ellos se encontraban, por los inconvenientes que generan en este aspecto las NTIC.

Descripción: elementos teóricos

Según el modelo teórico del ciclo de vida del documento, este transita por tres etapas fundamentales: creación o génesis, mantenimiento y uso y expurgo o transferencia. En este modelo teórico, el tratamiento archivístico y la descripción como uno de los procesos que en dicho tratamiento se desarrolla se conciben con carácter retrospectivo, es decir, comienza después que el documento se crea.

La descripción es un proceso que tributa a la representación de la información y tiene como finalidad la recuperación de los registros y la información que contiene. Según Villanueva, este es un proceso a partir del cual se enumeran “los elementos formales e informativos de los documentos, que permite conocer sus rasgos determinantes y de manera general, las características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen, o bien las actividades o temas desarrollados por el personaje que los generó o recopiló”.2 Heredia, por su parte, afirma que se ha entendido como “... el análisis realizado por el archivero sobre los fondos y los documentos de archivo, agrupados en forma natural o artificial, con el fin de sintetizar y condensar la información contenida en ellos para ofrecerla a los interesados”.3

La aparición e incremento del uso de los registros electrónicos y la necesidad de gestionarlos, tanto en el ámbito institucional como personal, propician debates sobre la validez de los métodos utilizados hasta el momento.

Los documentos electrónicos se consignan en soportes magnéticos u ópticos y su información se representa por códigos binarios que necesitan decodificarse para ser apreciables por nuestros sentidos. El entorno tecnológico en el que se producen deja su huella en ellos, es decir, los datos relativos al sistema y al contexto en el que se generan (metadatos), pueden ser invisibles para el lector. Dichos elementos tienen gran importancia para la comprobación de la autenticidad del documento y, por tanto, deben considerarse en su descripción.

Además, a diferencia de los documentos en papel, en la descripción archivística de registros digitales es necesario reseñar el nivel de obsolescencia de las tecnologías que intervinieron en la creación de estos.

Instrumentos de descripción para los archivos personales actuales

Como actividad principal del proceso de descripción y su materialización, se encuentra la elaboración de los instrumentos de descripción.

Los instrumentos de descripción son documentos elaborados con el propósito de describir, controlar y suministrar acceso a los fondos del archivo. Entre los que generalmente se elaboran en un archivo se encuentran el cuadro de clasificación, el inventario, la guía, el catálogo, los índices y otros.

Particularmente en los archivos personales, cobran significativa importancia el cuadro de clasificación y el inventario, por el nivel de claridad que, a partir de ellos, puede obtenerse del fondo.

Al respecto, Gallego señala que, para la comprensión del archivo, es el cuadro de clasificación una herramienta de incalculable valor que “refleja su organización documental y estructura. Ofrece una panorámica, vertical, del conjunto de sus secciones y series y del entramado existente entre los documentos que lo conforman”.6 Las autoras brasileñas Fraiz y Leite Costa señalan que el inventario es uno de los instrumentos más utilizados para la búsqueda y recuperación de los documentos en los fondos personales. Fraiz y Leite Costa (2001).

Los instrumentos de descripción que se utilizan en los archivos personales tradicionales no siempre reflejan los elementos necesarios para un fondo cuya composición es híbrida. Por ejemplo, el siguiente cuadro de clasificación tiene como objetivo mostrar integralmente la composición del fondo desde el punto de vista intelectual a partir de las actividades de su productor y la relación que se establece entre los documentos.

Agrupaciones por actividades:

• Biólogo - Investigador.
• Investigaciones de campo sobre hongos.
• Informes sobre características de los hongos.
• Fotografías de hongos venenosos.
• Fotografías de hongos Champiñón.
• Recortes de prensa sobre hongos.
• Investigaciones sobre peces.
• Profesor.
• Planes de clases.

Surge, de este modo, la interrogante: cómo mostrar, a partir de este esquema de cuadro de clasificación, un sitio Web elaborado por el sujeto productor que integra a partir de hipervínculos algunos de estos planes de clases con investigaciones de campo.

Para la construcción de otros instrumentos, como guías e inventarios, los archiveros se apoyan (o al menos así debe ser) en normas que establecen pautas estructurales para la representación. La más conocida en Cuba es la norma internacional ISAD (G).

En un análisis realizado por el Grupo FORIS sobre la validez de la utilización de esta norma para la descripción de registros electrónicos, se concluyó que la descripción de registros electrónicos realizada a partir de la ISAD (G) no ofrece dificultades en los niveles intelectuales, es decir, fondo, subfondo, serie y subserie. Sin embargo, a nivel de unidad documental simple o compleja, pueden detectarse ciertas carencias, y se enfatiza en dos áreas: área de contenido y estructura y área de documentación asociada.

La descripción más tradicional se basa en la identificación y representación de la información por medio de metadatos de contenido, estructura y contexto de creación como aquellos elementos que garantizan la evidencia y el valor del documento. En los documentos digitales es imprescindible el trabajo con otros metadatos que no siempre se consideran y son la relación existente entre el contexto de creación y el uso de los documentos: por qué se crearon, quiénes fueron sus usuarios, quienes los tuvieron bajo su custodia, elementos a los cuales en los registros en soporte físico se hacía alusión, pero en forma aislada, y que para los documentos digitales, es necesario relacionar, porque sólo, a partir del vínculo explícito entre ellos pueden tomarse como evidencia.

Peis afirma que “...los documentos electrónicos no pueden tratarse en igual forma que los registros en papel en los que los metadatos de contenido, contexto y estructura se incluyen o forman parte del documento. En el contexto electrónico, los metadatos esenciales, si es que existen, pueden o no asociarse físicamente. Los enlaces esenciales entre los metadatos y los contenidos de los documentos puede que existan solo en el software”.1

Por otra parte, el impacto de las tecnologías sobre la elaboración de instrumentos de descripción se traduce en la creación de sistemas para la descripción y gestión de los documentos electrónicos, pero estos se basan en las mismas filosofías de construcción que los instrumentos tradicionales, y no normalizan cómo se determina y cómo se incluye el contenido de cada elemento. Un ejemplo claro de esto es la EAD, cuya lista de etiquetas se utiliza para codificar los elementos esenciales especificados en la norma ISAD (G). Con la utilización de estos proyectos, según el criterio de la autora, pueden resolverse los obstáculos de gestión y difusión de los fondos, pero no los problemas de la representación de la información. Sin embargo, el aspecto más importante de este análisis es que en los nuevos archivos personales del siglo XXI, los fondos son híbridos y los instrumentos de descripción y recuperación deben evolucionar para poder comprenderlos y adaptarse a este nuevo contexto. Deben coexistir, junto a los tradicionales instrumentos de descripción, otros capaces de cumplir su objetivo. Tal vez, la solución no sea crear nuevas normas para la representación de los metadatos necesarios y precisos, sino en la captura de estos durante la génesis o creación del documento, así como el desarrollo de los mecanismos necesarios para realizar un control de su evolución por medio de metadatos contextuales.

Conclusiones

• La descripción se apoya en las teorías de la representación y se materializa mediante los instrumentos de descripción elaborados con el fin de describir, controlar y suministrar acceso a los fondos del archivo.
• Los documentos conservados en los fondos de cualquier archivo y, en especial, en los personales, deben describirse en su entorno original de creación.
• La descripción de los documentos tangibles en los archivos personales pueden regirse por el modelo teórico del ciclo de vida, pero los digitales deben tratarse con más profundidad en las primeras edades de formación para capturar los metadatos que con ellos se generan.
• Muchas de las características definitorias de los documentos digitales pueden recogerse en una descripción realizada, según la norma ISAD(G), pero deben consignarse otros elementos para una descripción más pormenorizada de metadatos de estructura y contexto de creación y su relación con los metadatos de uso.

Referencias bibliográficas

1. Peis E. Archivando registros electrónicos. 2002. Disponible en URL: http://www.arxivers.com/arxivers.asp [Consultado: 4 de abril del 2005].

2. Villanueva Bazán G. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior. México DF: UNAM. 2002:89.

3. Bonal Zazo L. Manual de Descripción Multinivel. Salamanca: Junta de Castilla y León. 2001:188.

4. Gallego Domínguez O. Manual de archivos familiares. Madrid: ANABAD. 1993:67.

Recibido: 22 de mayo de 2006. Aprobado: 3 de junio de 2006.
Lic. Yorbelis Rosell León Bibliotecología y Ciencia de la Información. Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana. Calle G No.506 entre 21 y 23. El Vedado. Plaza de la Revolución. Ciudad de La Habana. Cuba. CP 10 400. Correo electrónico: [e-mail]

1Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información. Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana.

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

Según DeCs1

ARCHIVOS; ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

ARCHIVES; INFORMATION STORAGE AND RETRIEVAL.

Según DeCI2

ARCHIVOS; RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

ARCHIVES; INFORMATION RETRIEVAL.

1 BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.

Disponible en URL: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm

2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en URL: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf