ARTÍCULOS ORIGINALES

 

Gestión por procesos en la Ciencia e Innovación Tecnológica en Universidad de Ciencias Médicas de Matanzas

 

Process management in Science and Technological Innovation at the University of Medical Sciences in Matanzas

 

 

 

Dr.C. Arialys Hernández Nariño; MSc. Maria Isabel Garay Crespo; MSc. Lourdes Sherwood Ilizastigui; MSc. Mirian Marlen Rodríguez Casas; Lic. Yosver Castañeda Ferreira; MSc. Lázaro de León Rosales.

Universidad de Ciencias Médicas de Matanzas. Matanzas, Cuba.

 

 

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RESUMEN

Fundamento: la Gestión de la Ciencia y la Innovación Tecnológica para las ciencias médicas, precisa de formas superiores de desarrollo que contribuyan a potenciar la calidad de los servicios de salud.
Objetivo: mostrar los aportes de las iniciativas conducidas por un equipo de metodólogos para organizar el sistema de trabajo de ciencia e innovación tecnológica con un enfoque de procesos.
Métodos: se realizó un estudio de intervención en el Departamento de Postgrado, Ciencia e Innovación Tecnológica de la Facultad de Ciencias Médicas, perteneciente a la Universidad de Ciencias Médicas de Matanzas, revisión de documentos de balance de Ciencia y Técnica e informes de visitas ministeriales entre los años 2012 y 2016, dinámica de grupos para la revisión de la misión y la visión de la Dirección de Ciencia e Innovación Tecnológica, la descripción del sistema de trabajo a través de las funciones inherentes a cada subsistema (planeación, ética de la investigación, programas y proyectos, producción científica, potencial y superación científica, factores de integración, propiedad intelectual y gestión de la calidad), el análisis de las relaciones entre los subsistemas con el apoyo de una matriz de interrelación, la identificación de los procesos y la representación preliminar del mapa de procesos de Ciencia e Innovación Tecnológica.
Resultados: reconocimiento sistémico y holístico del trabajo científico e investigativo de la facultad, primeros pasos hacia la formalización de los procesos, un acercamiento al mejoramiento del trabajo en función del cumplimiento de la misión y objetivos del área.
Conclusiones: el enfoque de procesos puede, por un lado, propiciar un ambiente más colaborativo y un mejor clima laboral, y por otro, favorece el desempeño científico investigativo de la universidad de ciencias médicas, al centrarse en la mejora del funcionamiento de los procesos de la ciencia y la innovación.

DeCS: GESTIÓN DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN EN SALUD; AMBIENTE DE TRABAJO; AMBIENTE DE INSTITUCIONES DE SALUD; GESTIÓN DE LA CALIDAD; ENSAYO CLÍNICO.

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ABSTRACT

Background: Managing Science and Technology Innovation in medical sciences accounts for better ways of development that boost health services of high standards.
Objective: to illustrate the development of some initiatives, carried out by a group of specialists, concerning the improvement of work organization based on process management approach.
Methods: an intervention study in the Department of Postgraduate Science and Technology Innovation of Medical Sciences School in Matanzas Medical University was conducted, a review of internal work reports and Ministry audit, produced during 2012-2016; description of science and technology innovation system, through the functions that define each subsystem (planning, research ethics, programs and projects, scientific production, scientific formation of human capital, integrative agents, intellectual property and quality management), analysis of relations between subsystems with the support of a relations’ matrix, identification and preliminary mapping of processes.
Results: systemic and holistic recognition of scientific and research work held in the faculty; first steps into processes standardization, and work improvement considering the mission of the section.
Conclusions: process approach may boost, on one hand, a more collaborative environment and appropriate working climate; and, on the other, a higher scientific and research performance of the university of medical sciences, for it is focused on science and innovation related processes improvement.

DeCS: HEALTH SCIENCES, TECHNOLOGY AND INNOVATION MANAGEMENT; WORKING ENVIRONMENT; HEALTH FACILITY ENVIRONMENT; QUALITY MANAGEMENT; CLINICAL TRIAL.

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INTRODUCCIÓN

En Cuba las universidades constituyen escenarios privilegiados. Ningún otro centro o empresa cubana reúne un número tan alto de profesionales con grado científico y títulos académicos, ninguna otra organización tiene el potencial de desarrollo en los recursos humanos que tienen las universidades. A la universidad se le atribuyen tres funciones sustantivas como institución social: la docencia, la investigación y la extensión universitaria desempeñadas en dos niveles de formación: pregrado y posgrado. ¹

La investigación en salud como enfoque central, se desarrolla en el contexto del sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica, llamado a impulsar la producción y adquisición de conocimientos y nuevas tecnologías, para contribuir a mejorar la calidad de la formación del capital humano en salud y la atención sanitaria que se brinda a la población, sobre la base de un ciclo de manera continua perfectible mediante la tríada investigación-desarrollo-innovación (I+D+I).²

Hoy en día, se reconoce que el éxito y supervivencia de una organización, en particular de aquellas basadas en el conocimiento, dependen de la creatividad, la innovación y la inventiva. ³ En consecuencia la innovación se ha convertido en un objetivo clave, debido a su potencial impacto en el desempeño empresarial. ⁴ Este planteamiento abarca no solo las innovaciones tecnológicas, sino también aquellas de tipo no tecnológico como la organizacional, de marketing o gerencial. ⁵

A propósito de esta clasificación de innovación tecnológica y no tecnológica es preciso hacer referencia a la clasificación más difundida de tecnología: dura y blanda. Según Guevara Cely L, ⁶ las tecnologías duras son las representadas en equipos, maquinarias y procesos productivos; y las tecnologías blandas son los conocimientos aplicados al direccionamiento de la organización, a los métodos aplicados en la compañía para realizar operaciones y para administrar los recursos con el fin de hacer un producto o servicio que satisfaga las necesidades del cliente.

Lo anterior pudiera implicar que aquellas innovaciones tecnológicas definidas con anterioridad deben entenderse como “duras”, mientras que las no tecnológicas como “blandas”. En este contexto, la innovación gerencial es un tipo específico de innovación, ⁷ que se refiere a la implementación de nuevas prácticas, procesos y estructuras gerenciales. ⁸ En contraste con la innovación tecnológica, la innovación gerencial afecta las tecnologías sociales en lugar de las físicas de una empresa. ⁹

Una revisión bibliográfica de Kraśnicka T, et al, ¹⁰ sobre el concepto de innovación gerencial, basada en una revisión de la literatura entre 1994 y 2014, confirmó que:
Se ha estudiado con diferentes terminologías (organizacional, administrativa) y en la actual se incluye en áreas de investigación como la innovación organizacional. Por lo general se conceptualiza como la creación e implementación de una nueva práctica, proceso, estructura o técnica; enfocadas en mejorar el desempeño de la organización. Constituye una nueva y relevante solución, ya sea no implementada antes, con capacidad de adaptarse (métodos de gestión existentes en otra organización) o desarrollada de manera exclusiva para las necesidades específicas de la organización.

Como plantean Picado Arroyo R, et al, ¹¹ una buena gestión de la innovación exige, a lo interno de la universidad, la existencia de estructuras formales orientadas a la promoción de proyectos de carácter institucional e interinstitucional, y en asociación con otras entidades del entorno. Esto presupone la apertura a una cultura organizacional orientada hacia la innovación, en donde la colaboración universidad-empresa ocupe un lugar como factor de éxito para la transferencia de los resultados de investigación.

Mientras, es común identificar dos principales fuentes de oportunidades de innovación en las organizaciones: los procesos y el cliente organizaciones, estas son los procesos y el cliente. ¹² La esencia del proceso de innovación es de naturaleza continua, es la acumulación del conocimiento a través del tiempo y el incremento del conocimiento se consigue mediante la realización de actividades de Investigación y Desarrollo, así sea de que existan otras modalidades para generar innovaciones, como lo plantea Bravo, citado por Silva Ávila AE, et al.¹³

De manera esencial, en los conceptos de innovación y proceso el autor encuentra muchos puntos en común: la mejora continua, la orientación al cliente y sus necesidades la creación de valor en la organización, un proceso social donde las personas son un factor crítico de éxito, el alineamiento con los objetivos estratégicos de la organización, el liderazgo y compromiso por parte de los jefes y subordinados; y una cultura organizacional basada en la confianza, comunicación, eficiencia, eficacia, calidad y compromiso.

A propósito de la calidad, las universidades deben crear conocimiento avanzado, contribuir a la formación de capital humano de pregrado y postgrado, y aportar al desarrollo social y territorial en un marco de calidad. ¹⁴ Más allá de las complejidades que implica la calidad en estas instituciones en esencial las de las ciencias médicas, lograrla es resultado de alinear el quehacer docente, asistencial e investigativo a las exigencias internas (dadas por la misión institucional) y a las exigencias del entorno; esto es entregar profesionales capacitados a la sociedad y desarrollar servicios de salud de excelencia, lo que impacta en la salud de la población y la sostenibilidad de este sistema.

La gestión de la investigación científica se puede considerar como el conjunto de acciones coordinadas para planificar, organizar, dirigir y controlar este proceso de investigación científica, ¹⁵ elementos congruentes con la perspectiva de la gestión de los procesos.

Han sido tratadas de forma amplia las transformaciones en la organización del sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica, estas parten de la aplicación del conocimiento y la cultura de la innovación tecnológica, lo que exige una nueva orientación de la universidad con la adaptación de estrategias, estructuras y procesos más flexibles e interdisciplinarios, nuevas formas de gestión del conocimiento y la comunicación dentro del aprendizaje institucional, para asumir de la mejor manera su modelo científico y su misión institucional. ¹⁶ El trabajo se centrará en mostrar los primeros pasos hacia la organización del trabajo de la ciencia y la innovación tecnológica en la Facultad de Ciencias Médicas de Matanzas, basada en la gestión por procesos.

 

MÉTODOS

Se realizó un estudio de intervención en el Departamento de Postgrado Ciencia e Innovación Tecnológica de la Facultad de Ciencias Médicas de Matanzas, a partir de técnicas participativas y de investigación acción:
1) Se creó un equipo de trabajo compuesto por los metodólogos del departamento y se identificaron los roles de cada miembro: un coordinador, cuya función era la de planificar las sesiones de trabajo, un moderador encargado de organizar y orientar de forma metodológica a los miembros en la aplicación de las técnicas de trabajo y los participantes en las sesiones de análisis quienes, según su experiencia laboral en el área aportarían información e ideas clave para su perfeccionamiento
2) El moderador revisó los documentos de balance de Ciencia y Técnica y los informes de visitas ministeriales entre los años 2012 y 2016 para analizar las problemáticas que incidieron en el desempeño del sistema que se articulan con el contexto en que se concreta su solución.
3) Los miembros del equipo mediante dinámica de grupos, revisaron la misión y la visión clave en la evaluación del rumbo de la Dirección de Ciencia e Innovación Tecnológica y sus escenarios de actuación, para ello utilizaron principios teóricos expuestos en la literatura especializada que guían la redacción de la misión y la visión de una organización.
4) Para describir el sistema de trabajo cada participante revisó las funciones inherentes al subsistema en que se desempeña (planeación, ética de la investigación, programas y proyectos, producción científica, potencial y superación científica, factores de integración, propiedad intelectual y gestión de la calidad.
5) Con la información anterior, los miembros del equipo analizaron las relaciones entre los subsistemas, mediante una matriz de interrelación que utiliza una escala de uno para expresar débil relación, tres para mostrar una media relación y cinco que refleja una fuerte relación. Esta última fue útil para indicar la posibilidad de unificar estos subsistemas, y derivado de ello identificar los procesos, bajo el criterio de que los mismos atraviesan deforma transversal las áreas funcionales en último lugar.
6) El moderador con ayuda del software Visio propuso ante el equipo una representación preliminar del mapa de procesos de Ciencia e Innovación Tecnológica, que visualiza todas las actividades científico-investigativas y sus conexiones, soportado en una valoración similar a la resultante de la matriz de interrelaciones descrita con anterioridad. De manera definitiva, el equipo aprobó el mapa de procesos presentado y así una mejor manera de organizar el trabajo de la ciencia y la innovación.

 

RESULTADOS

Al revisar los informes de visitas ministeriales entre los años 2012-2016 se identificaron oportunidades de mejoras en aspectos como: la organización en los procesos de dirección, la correspondencia entre las investigaciones que se desarrollan en las principales instituciones de salud del territorio y el cuadro de morbimortalidad, el diseño de proyectos de innovación y la consecuente introducción de nuevos productos, tecnologías y resultados científicos; así como en la gestión de la producción científica y la categorización de investigadores.
A través de la revisión de la Misión y la Visión se identificaron posibilidades de mejora en la proyección estratégica del área (tabla1).

A partir de este análisis se derivaron las transformaciones en la redacción de la misión y la visión del área. El análisis anterior generó las transformaciones siguientes:

1.MISIÓN 2017-2020

Desarrollar procesos de asesoría, capacitación y coordinación de la actividad científica, investigativa y de innovación que favorezcan la generación, introducción y generalización de nuevos conocimientos y tecnologías por parte de profesionales e investigadores de la Universidad de Ciencias Médicas y unidades asistenciales, para contribuir a la calidad de los servicios de salud y así satisfacer las necesidades de salud de la población matancera.

1.VISIÓN 2017-2020

Somos una Dirección que gestiona procesos certificados de coordinación, asesoría y capacitación a profesionales y académicos de la Universidad de Ciencias Médicas y unidades asistenciales, para impulsar la generación de conocimientos e innovaciones, la introducción de resultados científicos y la transferencia de tecnologías, basado en un sistema de gestión de la calidad, con profesionales competentes y un ambiente de trabajo colaborativo, que contribuyen al desarrollo sostenible de la salud pública y la satisfacción de la población de la provincia de Matanzas.
Para dar respuesta a esta proyección el equipo examinó la composición y características del sistema de trabajo (tabla 2).

Esta descripción del sistema de trabajo condujo al análisis de las relaciones entre cada subsistema, para luego definir los procesos a los que tributa (donde cinco corresponde a la mayor puntuación, tres a una puntuación intermedia, y uno a la menor puntuación) como se visualiza (tabla 3 y 4).

Así, luego de la identificación de los procesos y del análisis de sus relaciones, se representa el mapa de procesos (figura 1).

 

DISCUSIÓN

El reconocimiento sistémico y holístico del trabajo científico e investigativo de la facultad generó la necesidad de dar los primeros pasos hacia la formalización de los procesos. La descripción de los diversos subsistemas favoreció la identificación de las conexiones y puntos en común hacia la integración en procesos que cambien la perspectiva de trabajo, desde un enfoque funcional hacia uno que atraviese transversalmente las áreas funcionalmente definidas.

Organizar el trabajo bajo este enfoque podría propiciar un ambiente más colaborativo y un mejor clima laboral; así mismo brinda un acercamiento al mejoramiento de las actividades en función del cumplimiento de la misión y objetivos del área.

Los beneficios de su introducción son congruentes con diversas publicaciones que muestran aplicaciones tanto en organizaciones manufactureras como de servicios. ^17-20 17-20 Se destacan entre estos los servicios de salud ^21-24 y los universitarios, ^25-28 sin descartar las Universidades de Ciencias Médicas, como es el caso de una estrategia que proponen García Céspedes ME y Fuentes González HC, ² para perfeccionar la formación científico-investigativa, que reconoce debe alinearse al enfoque de procesos para mejorar los resultados.

Cantón Mayo I y Vázquez Fernández JL, ²⁹ además de Muñoz Moreta, et al, ³⁰ resaltan la necesidad de implementar sistemas de gestión de la calidad basados en procesos. Así se documenta un estudio que presenta la implementación de un sistema NC-ISO 9001 en el posgrado académico del Centro Nacional de Cirugía de Mínimo Acceso, sobre la base de un grupo de requisitos exigidos por la norma, entre los que se destaca la identificación del proceso, su diseño y la mejora del desempeño.³¹

Las publicaciones anteriores muestran evidencias de que adoptar la gestión por procesos para mejorar los sistemas organizativos, a distintos niveles, es una práctica muy útil y utilizada en diversos ámbitos; a lo que no escapa el sistema de salud cubano, ni dentro de este, la Universidad Médica, en la que el componente investigativo es vital para la formación y la asistencia.

 

CONCLUSIONES

Las acciones efectuadas demostraron que la adopción de la Gestión por Procesos ofrece potencialidades de mejoramiento en la organización del sistema de ciencia e innovación tecnológica de la Universidad de Ciencias Médicas de Matanzas. Así, se reelaboró la proyección estratégica, se identificaron los procesos que favorecerían el cumplimiento de esta proyección y se representaron gráficamente sus conexiones para ofrecer una forma más coherente y holística de entender el funcionamiento de la actividad, que la simple formalización, por separado, de funciones por cada subsistema de trabajo.

 

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Recibido: 15 de junio de 2017
Aprobado: 11 de agosto de 2017

 

 

Dr. C. Arialys Hernández Nariño. Ingeniera Industrial. Doctora en Ciencias Técnicas. Profesora Auxiliar. Investigadora Titular. Universidad de Ciencias Médicas de Matanzas. Matanzas, Cuba. Email: [e-mail]