TEXTOS CONDENSADOS

La planificación de los costos y su análisis  en las instituciones de información. Algunas definiciones preliminares¹

Es preciso tener en cuenta que el costo de producción es uno de los indicadores más importantes a considerar en las instituciones para ejecutarla y realizarla. Por lo tanto, mientras más eficiente sea la labor de éstas, menos recursos se invertirán en su producción y, por consiguiente, menor será la cuantía de los gastos.

El costo de producción debe erigirse en un medidor fiel del aprovechamiento de los recursos materiales, laborales y financieros en el proceso de producción, porque, además, conjunta mente con los indicadores del volumen de realización, determina el nivel de ganancia que obtiene la organización.

El costo constituye, además, la base para la formación de los precios de los productos elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual incremento de las ganancias o utilidades.

Mediante la planificación del costo de producción, se logra trazar las magnitudes óptimas de gastos para acometer la producción, mediante los resultados operativos de la empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos.

La planificación del costo sirve como instrumento de control a la dirección de las instituciones, debido a que le permite conocer, sistemática mente y de manera ágil, cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto.

Todo lo anterior explica la importancia vital que reviste la planificación acertada del costo de producción para el desempeño de la labor económica de las organizaciones, pues así se conocen los gastos en los cuales la institución debe incurrir para elaborar su producción y lograr un mejor control de lo que realmente está ocurriendo y así poder delimitar quién responde por las desviaciones detectadas.

Es en este marco que la organización del trabajo relacionado con el costo por áreas o niveles de responsabilidad se constituye en un resorte de gran interés, en la medida que posibilita conferirle un carácter eminentemente activo a esta categoría, como herramienta de singular utilidad en la dirección de los fenómenos económicos.

¿QUE SON LAS AREAS DE RESPONSABILIDAD EN LA PLANIFICACION Y EL CONTROL DE LOS COSTOS?

Un criterio determinante para la definición de las áreas, es que cada una cuente con un jefe que pueda controlar los gastos e influir con sus acciones sobre la magnitud de éstos, de manera que pueda responder por su comporta miento durante determinado período.

¿QUE SON LAS AREAS PRODUCTIVAS?

En el caso específico de estas áreas, se pueden generalizar sus funciones, como sigue a continuación:

• Controlar de manera sistemática que en cada una se cumplan los planes productivos trazados, con el objetivo de poder materializar el plan de producción final.
• Velar porque se optimice el proceso productivo que en ellas tiene lugar.
• Elaborar el presupuesto de gastos de cada área, de conformidad con las normas de consumo material y el resto de los rubros que incluye.
• Lograr que las producciones tengan la calidad requerida.
• Velar por el cumplimiento estricto del presupuesto de gastos previamente elaborado.
• Detectar y analizar las posibles desviaciones que puedan ocurrir con respecto a lo presupuestado.
• Asegurar una acción correctiva sobre las desviaciones detectadas.

¿QUE SON LAS CUENTAS CONTROL Y CENTROS DE COSTOS?

Un elemento de extraordinaria importancia a considerar en la elaboración del sistema de costos es el registro de los gastos. El registro se organiza con la correcta definición de las cuentas y los centros de costo a utilizar.

Las cuentas control constituyen cuentas de gastos donde se registran éstos, atendiendo al uso que reciben los recursos según diferentes categorías. Por ejemplo, gastos de dirección, de comercialización, productivos indirectos, etcétera.

La planificación del costo se lleva a cabo por áreas de responsabilidad y dentro de ellas se desagrega precisa mente hasta el nivel de centro de costos.

Un centro de costos es la unidad mínima de recopilación de gastos. Atendiendo al carácter directo e indirecto de éstos, los centros de costos se clasifican en directos e indirectos.

Los centros de costos directos, son aquéllos en los que se registran los gastos relacionados directamente con el producto.

Por su parte, los centros de costos indirectos son aquéllos en los que se registran gastos que por sus características no pueden ser identificados directa mente con el producto.

Los gastos que se registran en los centros de costos indirectos se pueden clasificar en dos tipos: gastos indirectos que se generan a nivel de la institución (generales), y aquellos que se originan a nivel de cada área productiva.

Es así que los gastos indirectos generales son aquellos que se controlan por las áreas no productivas y tienen incidencia común sobre todas las áreas productivas. Entre ellos pueden citarse los gastos de administración, mantenimiento y control de la calidad.

Estos gastos se distribuyen de forma inmediata entre los centros de costos directos, sin pasar por aquellos que agrupan los gastos indirectos propios, de manera tal que se evite una innecesaria doble distribución para llevarlos a los centros de costos directos.

Los gastos indirectos generales se lleva por redistribución o prorrateo a los centros de costos directos de todas las áreas que reciben servicios. En el caso específico de los gastos de dirección de la organización, éstos se distribuyen entre los centros de costos directos.

Los gastos indirectos propios son aquellos que controlan las áreas productivas, que se cargan a centros de costos indirectos identificados con ellas, para evitar su distribución entre áreas que no guarden relación con esos gastos y ganar así en precisión en el cálculo del costo.

Dentro de estos gastos clasifican la energía consumida por el área, el gasto por consumo de materiales auxiliares y la depreciación, entre otros.

CLASIFICACION DE LOS GAS TOS

Con la finalidad de garantizar la organización del registro, cálculo y análisis de los costos de producción, de manera que se pongan de manifiesto las reservas para reducir los costos y se facilite el cálculo económico en la organización, se hace necesaria la agrupación de los gastos en grupos semejantes entre sí u homogéneos, partiendo de determinadas características o parámetros.

Estas características encuentran su expresión en los principios que sirven de base para la clasificación de los gastos, los cuales se detallan a continuación.

POR LA RESPONSABILIDAD DE SU CONTROL

Se clasifican en controlables y no controlables. Esta clasificación reviste gran importancia por la vinculación que posee con las áreas de responsabilidad, porque en ellas se definen los gastos que controlará cada área.

Los gastos se consideran controlables por un área cuando su dirigente tiene influencia decisiva en su aumento o disminución.

Existen también dentro de esta clasificación los gastos parcialmente controlables como son -en el caso de una institución- los gastos originados por concepto de servicio de mantenimiento y control de la calidad, así como los gastos de dirección que reciben las áreas que culminan el proceso de producción.

Se denominan parcialmente controlables, pues las áreas responden sólo por una parte de la significación económica de las desviaciones entre la ejecución real y el comportamiento presupuestado de los gastos.

En lo referente al mantenimiento, las reparaciones y el control de la calidad, estos departamentos controlan la eficiencia de su labor, considerando el presupuesto y el rendimiento. Las áreas que reciben dichos servicios controlan la medida en que su propia eficiencia contribuye a su ahorro o al sobregasto, o mediante la comparación entre el tiempo real y las normas requeridas para llevar a cabo la ejecución real de su nivel de actividad.

Finalmente, en el caso de los gastos de dirección de la entidad, la dirección responderá por la ejecución del presupuesto, en tanto las áreas terminales de producción lo harán por la medida en que la óptima utilización de las capacidades presupuestadas contribuya al ahorro relativo de los gastos recibidos.

Es necesario aclarar que, dentro de los gastos controlables por áreas, se han incluido la depreciación de los medios básicos y el consumo de energía para el alumbrado y como fuerza motriz de los equipos.

Por otra parte, para el control de los gastos de depreciación, los autores proponen que esos gastos sean controlables a nivel de cada área de responsabilidad, considerando la necesidad de garantizar la utilización y explotación óptima de los equipos, con miras a evitar la subutilización de las capacidades, al influir ésta de manera inversa mente proporcional sobre los gastos fijos unitarios. Dicho control tiene como requerimiento proporcionarle al jefe de cada área la autoridad necesaria para decidir sobre el destino de los medios básicos ociosos o subutilizados.

En cuanto al gasto de la energía controlable por áreas es preciso señalar que, aunque no exista un metro contador en cada una, la asignación de este gasto como controlable por áreas ayudará a incentivar el ahorro de energía por área en la institución en su conjunto. Este gasto se considera controlable por las áreas a partir de la distribución del consumo eléctrico de los equipos y para el alumbrado entre ellas.

POR LA INCORPORACION AL PRODUCTO

Se clasifican en directos e indirectos. Los gastos se consideran directos cuando se vinculan directamente con la unidad de producto:

• Consumo de material productivo.
• Salarios.
• Seguridad social.
• Acceso a bases de datos.
• Servicio de reproducción de documentos.
• Servicio de impresión.
• Servicio de diseño.
• Servicio de edición.
• Otros.

Los gastos indirectos son los que no intervienen directamente en la elaboración del producto:

• Energía.
• Gastos de administración (5 % del total de los gastos directos y del gasto de energía).
• Amortización (3 % del total de los gastos directos y del gasto de energía).
• Reparaciones corrientes (1 % del total de los gastos directos y de energía).
• Gastos de mantenimiento (1 % del total de los gastos directos y de energía).

POR SU COMPORTAMIENTO CON RESPECTO AL NIVEL DE ACTIVIDAD

Se clasifican en variables y fijos. Los variables son aquellos que se modifican en la misma proporción que el nivel de actividad; tienden a variar proporcionalmente en su magnitud total y permanecen constantes en su magnitud unitaria. Dentro de este grupo se ubican:

• Materiales que se identifican directamente con la unidad de producción en las áreas productivas.
• Materiales cuya magnitud total varía en la misma proporción que los respectivos niveles de actividad de mantenimiento y control de la calidad.
• Energía para el alumbrado y como fuerza motriz de los equipos.

Los gastos fijos son aquéllos cuya magnitud total permanece inalterable con respecto a las variaciones del nivel de actividad, y varían de forma inversa mente proporcional a éste en su magnitud unitaria. Dentro de ellos se clasifican:

• Todos los gastos del área de administración, excepto los materiales para el mantenimiento y la energía eléctrica.
• En las áreas productivas y de control de la calidad, los materiales auxiliares, salario y seguridad social de los trabajadores y la depreciación de los medios básicos.

POR SU NATURALEZA ECONOMICA

Se clasifican en elementos. El elemento es un concepto económico asociado al gasto que permite cuantificar los recursos materiales, laborales y financieros en los que se expresan tales gastos. Incluye aquellos gastos adquiridos y empleados por el centro, estén o no asociados al proceso de producción. Su propósito es homogeneizar los gastos. Facilita el cálculo de las partidas.

ELEMENTOS Y PARTIDAS EMPLEADOS EN LA ELABORACION DE LA FICHA DE COSTOS

La ficha de costos se utiliza para registrar los gastos que generan la elaboración de los productos y la prestación de los servicios de información que suministra el Instituto de Información en Ciencia y Tecnología del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

-Materias primas y materiales:

• Consumo de material productivo

• Materiales de oficina
• Otros
• Recargos
• Descuentos

-Materiales auxiliares:

• Para el mantenimiento
• Para el aseo y limpieza
• Piezas y repuestos
• Otros
• Recargos
• Descuentos

-Combustibles

• Gasolina especial
• Gasolina regular
• Diesel
• Lubricantes

-Energía

• Consumo de electricidad
• Otros tipos de energía

-Salarios

• Salarios del personal
• Descanso retribuido

-Seguridad social

• Contribución a la seguridad social
• Pagos por seguridad social

-Amortización

• Otros gastos monetarios
• Dietas de personal
• Alimentos
• Gastos de telefonía
• Gastos de correo electrónico
• Gastos de correo postal
• Acceso a bases de datos
• Adquisición de literatura
• Servicio de reproducción de documentos
• Servicios de traducciones
• Servicios de impresión
• Servicios de diseño
• Servicios de edición
• Reparaciones corrientes
• Gastos de publicidad
• Insumos para la gastronomía
• Servicios de transporte
• Gastos de viajes

POR SU SURGIMIENTO Y DESTINO

Se clasifican en partidas. La partida es un concepto económico asociado al costo. Incluye los gastos de los elemen tos que forman parte del costo, con el objetivo de identificarlos con el lugar donde se originan.

Posibilitan el cálculo del costo total y unitario, sea planificado o real, lo que permite confeccionar la ficha de costo.

La formación de las partidas de "materias primas y materiales", así como de "salarios y seguridad social", se efectúa a partir de los gastos acumula dos en los elementos o subelementos correspondientes, dentro de los centros de costos directos.

La formación de las partidas de "gastos indirectos de producción" y de "gastos generales de dirección", se obtienen como resultado de la distribución entre los centros directos de los gastos acumulados en los centros indirectos del mismo nombre, excepto la partida de "mantenimiento y explotación de equipos", que se forma por los gastos asignados a los centros de costos directos, a partir de la distribución de los acumulados en el centro de costos "mantenimiento y reparaciones", que incluye también la depreciación acumulada en los centros de costos indirectos de las áreas productivas.

* Fuente: N. Novoa Chirino y J.L. Torres López. Planificación de los costos de producción en el Centro de Inmunología Molecular [trabajo de diploma]. 1992. La Habana: Facultad de Contabilidad y Finanzas, Universidad de La Habana. Condensado por Rubén Cañedo Andalia.