INFORMES TECNICOS

Las normas ISO relacionadas con la documentación y la información. Bibliografía comentada.

Lic. Manuela de la C. Valdés Abreu¹

1. Licenciada en Información Científico Técnica, y Bibliotecología. Departamento de Servicios Especiales de Información.

La normalización es un proceso dinámico y continuo imprescindible para el funcionamiento óptimo de toda organización y la obtención de buenos resultados económicos.

La necesidad de realizar el análisis y procesamiento de los documentos, tanto a nivel nacional como internacional, de forma tal que éstos sean comprensibles y compatibles entre sí, resulta cada vez más urgente. Con este fin, se han desarrollado diferentes normas internacionales en el campo de la documentación y de la información científica.

Es en este sentido que la International Standard Organization (ISO) tiene como propósito fundamental promover (a nivel mundial) el desarrollo de la normalización y de actividades afines, con el objetivo de permitir el intercambio internacional de productos y servicios en los sectores industrial, comercial, científico, tecnológico, económico y otros.

Esta organización publica múltiples documentos y, en el caso de nuestro sector, compiló en el ISO Standards Handbook 1 las normas con él relaciona das para facilitar el acceso a ellas.

Este manual combina convenientemente todas las normas ISO relacionadas con la recolección sistemática y el procesamiento de la información registrada con fines de almacenamiento, utilización y diseminación, lo que resulta de gran interés para un amplio círculo de usuarios: documentalistas, bibliotecarios, escritores, redactores y gerentes de información, entre otros.

El manual contiene las siguientes partes:

1. Vocabulario.
2. Terminología.
3. Transliteración de caracteres.
4. Ciencias de la bibliotecología y de la documentación.
5. Documentos en las esferas de la administración, el comercio y la industria.
6. Reproducción de documentos.

La bibliografía comentada que a continuación ponemos a su disposición incluye algunas de las normas recogidas en la parte 4 de este manual, por considerarlas sumamente útiles y necesarias para nuestra actividad.

Las normas seleccionadas para incluirlas en esta bibliografía establecen definiciones, modos de realización y otros aspectos de distintas prácticas habituales en las bibliotecas, centros de información y documentación, servicios de indización y resúmenes, archivos, en la ciencia de la información y en el trabajo editorial.

Esta bibliografía comentada tiene como propósito fundamental dar a conocer el alcance y contenido de algunas de las normas ISO relacionadas con las actividades de documentación e información.

Todas estas normas se hallan compiladas en:

ISO. ISO Standards Handbook 1. Documentation and Information, 3 ed. Ginebra: ISO, 1988.

Este manual puede consultarse en la sala de lectura de la Normoteca del Instituto de Investigación y Normaliza ción, sito en:

Calle Reina # 412 e/ Escobar y Gerva sio Centro Habana, Ciudad de La Habana.

Horario: 8:30 a.m. a 3:00 p.m., de lunes a viernes.

BIBLIOGRAFIA

ISO 4 1984 (E) Documentation - Rules for the abbrevation of title words and titles of publications. (Normas para la abreviatura de palabras en el título y de los títulos de publicaciones.)

Las reglas contenidas en esta norma son aplicables a la abreviatura de títulos de publicaciones seriadas de todo tipo, y, si es apropiado, de publicaciones no seriadas en diferentes idiomas. Esta norma también sirve de base para el establecimiento de las abreviaturas de palabras en el título de las publicaciones. En su contenido se especifican, por separado, todos los aspectos a considerar, tanto en la abreviatura de palabras como en la de los títulos de las publicaciones. La filosofía básica presentada en esta norma internacional es que cada título debe tener su propia abreviatura -única-. Resulta de gran utilidad para los autores, editores, bibliotecarios y otros profesionales para preparar abreviaturas no ambiguas de los títulos de las publicaciones que se citan en las notas al pie de página, referencias y bibliografías de los documentos.

ISO 8 1977 (E). Documentation - Presentation of Periodicals. (Presentación de las publicaciones periódicas.)

Establece reglas que tienen como objetivo permitir a los editores y casas editoras la presentación de las publicaciones seriadas, con el fin de facilitar su uso. Explica en detalle todos y cada uno de los aspectos y requerimientos que deben considerarse en la presentación de las publicaciones, tales como título, volumen, número, diseño, tabla de contenido, paginación, fecha, etcétera.

ISO 18 1981 (E) Documentation - Contents list of periodicals. (Tabla de contenido de las publicaciones periódicas.)

Proporciona las reglas esenciales y requisitos a tener en cuenta en la presentación de las tablas de contenido de las publicaciones seriadas. Considera, además de otros aspectos, su ubicación dentro de la publicación y el orden de los datos que se reflejarán para cada artículo.

ISO 999 1975 (E) Documentation - Index of a publication. (Indice de una publicación.)

Proporciona una serie de requisitos que permiten a los editores y casas editoras producir índices de publicaciones que faciliten su uso por los bibliógrafos, bibliotecarios e investigado res. Aunque esta norma se ha preparado básicamente para la confección de índices de forma manual, muchos de sus principios se pueden aplicar igualmente a la preparación automatizada de índices. Aborda en su contenido, entre otros aspectos, los tipos de índices, la frecuencia de que publicación, los datos que deben registrarse en el encabezamiento de un índice, etcétera.

ISO 1086 1991. Information and documentation - Title leaves of books. (Portadas de libros.)

Contiene la información que debe aparecer en la portada de los libros (monografías, colecciones, libros de texto, atlas, tesis) y la forma en que debe estar presentada y ordenada. Esta norma se aplica a libros con una composición horizontal en la que la lectura del texto sea de izquierda a derecha.

ISO 2146 1988 (E) Documentation - Directories of libraries, archives, information and documentation centres, and their data bases. (Directorios de bibliotecas, archivos, centros de información y documentación y sus bases de datos.)

Esta norma ayuda a la compilación y publicación de los directorios de bibliotecas, archivos, centros de información y documentación, e incluye una descripción de sus servicios de bases de datos. Sus reglas abarcan los directorios internacionales y nacionales publicados en países bilingües o multilingües. Esta norma debe utilizarse tanto para la publicación de directorios como para el intercambio de datos.

ISO 2384 1977 (E) Documentation - Presentation of translations. (Presentación de traducciones.)

Se establecen las reglas que garantizan que las traducciones se presenten en forma normalizada para facilitar su uso por las distintas categorías de usuarios. De acuerdo con esto, esta norma se aplica a las traducciones (completa, parcial o abreviada) de cualquier tipo de documento. No es aplicable a los resúmenes. Aborda aspectos relacionados con la traducción de publicaciones periódicas y seriadas, artículos de revistas y capítulos de libros o de libros completos, patentes y otros documentos similares, etcétera. No trata lo concerniente a la composición, márgenes, métodos de impresión y tipografía.

ISO 2788 1986 (E) Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri. (Directrices para el establecimiento y el desarrollo de tesauros monolingües.)

Esta norma abarca algunos aspectos de la selección de términos de indización, los procedimientos para el control del vocabulario y, específicamente, el modo de establecer relaciones entre estos términos (particularmente aquellas relaciones que apriori se utilizan en los tesauros), así como la inclusión y supresión de términos, los métodos de compilación, la forma y el contenido de los tesauros, el uso de la automatización en el procesamiento de los datos, etc. Las indicaciones establecidas en esta norma aseguran una práctica uniforme en cada una de las áreas o entidades de indización. Las técnicas descritas en su contenido se basan en principios generales que se aplican a cualquier materia.

ISO 2789 1991 (E) International library statistics. (Estadística de las bibliotecas a nivel internacional.)

Las estadísticas que se indican en esta norma abarcan los distintos tipos de bibliotecas nacionales, de instituciones de educación superior, escolares, especializadas y públicas, localizadas en un país particular. Asimismo, informa los datos que se incluyen en el reporte estadístico y establece la forma de comunicar dichos datos. Las estadísticas referidas en esta norma deben elaborarse en intervalos regulares de tres años.

ISO 5963 1985 (E) Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms. (Métodos para examinar los documentos, determinar su materia y seleccionar los términos de indización.)

Se describen los métodos para examinar y analizar los documentos, determinar la materia que tratan y seleccionar los términos de indización apropiados. Esta norma se limita a las etapas preliminares de la indización y no incluye las prácticas de un tipo específico de sistema de indización, ya sea precoordinado o poscoordinado. Las técnicas descritas en esta norma pueden ser usadas por cualquier institución de información donde el proceso de indización se realice de forma manual; por el contrario, no se aplican en aquellas instituciones que empleen técnicas de indización automatizada. Esta norma tiene como propósito guiar a los indizadores durante las etapas de análisis de documentos e identificación de conceptos esenciales en la descripción de la materia.

ISO 5964 1985 (E) Documentation for the establishment and development of multilingual thesauri. (Guía para el establecimiento y desarrollo de tesauros multilingües.)

Las reglas ofrecidas en esta norma deben utilizarse en conjunto con la norma ISO 2788 (Guía para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües), pues la mayoría de los métodos y recomendaciones consideradas en ésta son igualmente válidas para los tesauros multilingües. La presente norma se considera como un paso fundamental en el perfeccionamiento de la recuperación de la información y el logro de la compatibilidad entre los tesauros producidos por instituciones que indizan con términos seleccionados a partir de más de dos lenguajes naturales (idiomas). Su contenido abarca los problemas multilingües que pueden surgir durante la creación de un tesauro convencional.

ISO 7275 1985 (E) Documentation - Presentation of title information of series. (Presentación de la información en el título de una serie.)

Se describen los elementos necesarios para la identificación y descripción bibliográfica de las series y partes de ellas, y ofrece las reglas para la presentación, numeración y ubicación de tales elementos. Su objetivo es permitir a editores y casas editoras la identificación de las publicaciones agrupadas en series, lo que facilita su adquisición y registro. De esta forma, se ofrece una norma simple que, de aplicarse, los editores y casas editoriales comprenderán mejor la terminología y descripción bibliográfica de las series.

ISO 8459 1 1988 (E) Documentation - Bibliographic data element directory. Part 1. Interloan application. (Directorio de elementos de dato para uso bibliográfico. Parte 1. Aplicación en el intercambio de préstamos.)

Se describe, en forma de directorio, los elementos de dato usados para respaldar procesos bibliográficos o sus aplicaciones. Está provista de ilustraciones que muestran la relación entre los elementos de dato y ejemplos de su utilización. Esta norma es la primera de una serie que integra el directorio completo de los elementos de dato para su uso bibliográfico, y está diseñada fundamentalmente para los nuevos sistemas de intercambio de préstamo. Esta parte específica describe los elementos de dato necesarios para el intercambio de datos entre las instituciones en la actividad de préstamo.

Recibido: 25 de junio de 1996 Aprobado: 17 de julio de 1996

Lic. Manuela de la C. Valdés Abreu. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Calle E # 452, entre 19 y 21. El Vedado, Ciudad de La Habana. CP 10400.