Instrucciones completas para la presentación de trabajos a publicar en ACIMED

Rubén Cañedo Andalia ¹

El Comité de Redacción de ACIMED se propuso, a principios del presente año, revisar el conjunto de instrucciones vigentes para la presentación de contribuciones a la revista que se publicaron a comienzos de 1997, con el objetivo de formular un nuevo grupo de recomendaciones basadas en la quinta edición de los conocidos "Requisitos uniformes para la presentación de manuscritos a las revistas biomédicas"; en los cambios organizativos y tecnológicos ocurridos en el ambiente de trabajo de la revista; así como en la experiencia editorial adquirida por el grupo que elabora dicha publicación.

Como resultado de los análisis realizados, se decidió introducir una serie de modificaciones en las recomendaciones realizadas a los autores para la presentación de trabajos a publicar en ACIMED, dirigidas a elevar la calidad de la base a partir de la cual se erige el quehacer editorial de la publicación, es decir las contribuciones de sus colaboradores.

Las nuevas instrucciones para la presentación de trabajos a ACIMED entrarán en vigor el Primero de septiembre del año 1999. A partir de dicha fecha sólo se aceptarán los trabajos que cumplan los requisitos de presentación que se expondrán a continuación. Los trabajos comenzarán a publicarse de acuerdo con las normas expuestas el Primero de enero del año 2000.

Instrucciones

Se aceptan colaboraciones nacionales y extranjeras en los idiomas inglés, francés, alemán, ruso y español, siempre que cumplan las recomendaciones a los autores para la presentación de los trabajos. Las contribuciones aceptadas se publicarán en idioma español con independencia de su lengua de origen.

ACIMED recibe materiales inéditos de carácter teórico, metodológico o práctico, tanto de aplicación general como particular al desarrollo o a la solución de los problemas que enfrentan las instituciones de información en el sector de la salud.

Se rechazarán aquellos trabajos cuyo contenido se haya editado por otras publicaciones, divulgado ampliamente en presentaciones anteriores o forme parte de otro trabajo publicado. Dicha cláusula no comprende las contribuciones que se presenten de forma incompleta en eventos científicos, así como aquellas que se hayan publicado de forma preliminar. Los autores de los trabajos deberán enviar una relación completa de las presentaciones e informes previos del trabajo que se somete a la consideración de la revista. Con la finalidad de determinar la condición de la contribución, se adjuntarán las copias de las presentaciones anteriores del trabajo.

Cuando el Comité de Redacción de la revista detecte una publicación duplicada o redundante, se publicará una nota de advertencia para que los lectores conozcan de la infracción cometida por sus autores. Se prohibe la divulgación preliminar de la información contenida en un trabajo propuesto para publicar.

Se acepta la segunda publicación de un mismo trabajo cuando ésta se haya realizado en un idioma y país diferente al de ACIMED. Para ello los autores deberán contar con el consentimiento de ambas revistas y entregar una copia de la primera publicación al director de la revista a la que se presenta. La segunda publicación se realizará siempre después de transcurrida al menos una semana de la primera, deberá dirigirse a un auditorio diferente y reflejar fielmente la información e interpretación de la primera. En la presentación de la segunda versión, se informará a los lectores sobre la existencia de otra anterior mediante una nota al pie de página que contenga su referencia bibliográfica.

Se distinguen los artículos originales y de revisión por sobre otras categorías de materiales. Estos deben estructurarse de la siguiente forma: Introducción, Métodos, Resultados y Discusión. Cada uno de estos apartados se iniciará en una nueva página. No excederán las veinte cuartillas mecanografiadas según las reglas que se describen más adelante.

En la introducción se definirá tanto el tema que se abordará en el trabajo como sus antecedentes. Se expondrán los objetivos del estudio así como la justificación para su realización. No se incluirán datos ni conclusiones propias del trabajo.

En la sección de métodos se describirán los materiales utilizados, los criterios de inclusión y exclusión de las entidades estudiadas, así como los procedimientos, técnicas estadísticas y de control de la calidad empleadas, siempre bajo un principio esencial: un especialista con conocimientos similares a los del autor debe poder reproducir el estudio realizado por si mismo sin emplear más información de la que ofrece el autor en el trabajo sobre cómo realizó el estudio y los datos originales utilizados. Cuando se trate de métodos muy conocidos, se suministrarán las referencias de los trabajos donde se explican minuciosamente; si son menos conocidos, deberá añadírsele una breve descripción. Cuando se empleen métodos desconocidos, además de ofrecerse una información completa sobre ellos, se expondrán las razones, ventajas y desventajas de su uso.

Los resultados se presentarán en secuencia lógica, se emplearán sólo las estadísticas pertinentes y los gráficos necesarios para exponer la información más importante hallada de acuerdo con los objetivos del trabajo. No se repetirá en el texto la información presentada en los cuadros y figuras.

En el acápite de discusión se tratarán los aspectos novedosos aportados por la investigación. Se expondrán las conclusiones en consonancia con los objetivos del trabajo. Se explicará el significado de los resultados y sus limitaciones en relación con otros similares. No se repetirán los aspectos desarrollados en la introducción y en los resultados. Se evitarán conclusiones o extrapolaciones injustificables con los datos utilizados.

Estos artículos deben acompañarse de un resumen, escrito en estilo impersonal, que contenga los objetivos del trabajo, los materiales y métodos utilizados, así como una breve descripción de los principales resultados y conclusiones. Los resúmenes podrán presentarse de forma estructurada o no estructurada. Los primeros pueden alcanzar las 250 palabras, mientras que los segundos no deben alcanzar las 150 palabras. Se agregarán a éste entre tres y diez palabras o frases clave para facilitar la indización del trabajo.

Se admiten, además, contribuciones cortas que contengan descripciones de proyectos de investigación, resultados preliminares de investigaciones en curso, opiniones o ideas acerca de temas actuales en la especialidad, experiencias de viajes, reseñas históricas sobre entidades de información, experiencias personales o institucionales en la solución de problemas técnicos de la actividad u otras de interés a juicio del Comité de Redacción. Las contribuciones cortas no excederán las cinco cuartillas.

De igual forma, se acepta la presentación de conferencias o de ponencias expuestas en eventos o reuniones científicas y de correspondencia que contenga comentarios sobre artículos publicados en ACIMED. Las conferencias deben contener en la primera hoja los datos siguientes: nombre de la reunión o evento en que se presentó, organización responsable, así como fecha y lugar de celebración. La extensión máxima de las cartas será de tres cuartillas.

Los materiales recibidos pueden publicarse total o parcialmente, de acuerdo con la importancia de la temática o por razones de espacio.

Se publican trabajos que traten sobre: ambiente de las ciencias de la salud (incluye estudios de necesidades y del entorno de las instituciones de información) y políticas de información en el sector; gerencia, diseño y desarrollo de productos y servicios de información; organización de los recursos de información; suministro de productos y servicios de información en biomedicina; sistemas de información y tecnología, así como contribuciones que sustenten la realización de investigaciones o la educación en el área.

Los manuscritos se entregarán mecanografiados a dos espacios en su totalidad, sin tachaduras ni enmiendas, con tipografía legible, no excederán de 10 cuartillas (papel blanco no translúcido de 8 1/2 x 11) de 30 líneas y 60 pulsaciones, con márgenes de dos pulgadas a cada lado y mecanografiados por una sola cara. Las hojas se deben enumerar consecutivamente desde la página del título. El número de la página se colocará en el ángulo superior derecho de la hoja. Se enviarán dos copias impresas de cada trabajo con el objetivo de facilitar el proceso de arbitraje. En una de ellas no deberán aparecer los nombres de los autores, sus afiliaciones, agradecimientos o cualquier otro dato que permita la identificación de los autores por parte de los árbitros que revisarán el trabajo, por cuanto el sistema de revisión de ACIMED exige de la evaluación independiente y a ciegas por parte de los dos revisores que como mínimo emplea la revista en su proceso de valoración de las contribuciones que se presentan para su publicación. El plazo que deberán esperar los autores para conocer la aceptación o rechazo de su trabajo será de un mes como máximo. Los autores deberán conservar copia de los materiales remitidos a la revista. De los trabajos rechazados se conservará el original y se destruirán sus copias. El primer autor de cada trabajo recibirá tres ejemplares del número de la revista donde éste se publicó. Los coautores, si existiesen, uno cada uno.

Durante el proceso de arbitraje está totalmente prohibido utilizar los conocimientos adquiridos por parte de los revisores en el trabajo con interés personal durante la evaluación antes de su publicación, así como la divulgación pública de los resultados de la investigación. Los materiales sujetos a arbitraje no pueden reproducirse ni comentarse con persona alguna sin permiso del director de la revista. No se revelarán los nombres de los árbitros.

Los motivos fundamentales para el rechazo de un trabajo son su falta de originalidad, de solidez científica, de confiabilidad de sus métodos e interés para la audiencia de la revista. El grupo que elabora ACIMED se caracteriza por un estilo de trabajo sumamente amistoso con sus contribuyentes a partir de un principio básico: un buen trabajo no debe quedarse sin publicar por razones de presentación. Sus autores siempre recibirán el apoyo que requieran durante su proceso de corrección. Los autores deberán entregar las modificaciones que se soliciten por parte de la revista en un plazo no mayor de dos meses. Los autores recibirán la respuesta definitiva sobre su publicación o no en un período no mayor de un mes.

Si durante el proceso de publicación surgiera algún conflicto de interés entre árbitros, editores o cualquier otro miembro del equipo de trabajo, éste deberá comunicarse al director de la revista. Se considera un conflicto de interés aquella situación que se produce cuando los que valoran un trabajo tienen determinados vínculos con actividades que pueden influir inapropiadamente la valoración del trabajo que revisan.

Cada contribución debe presentar, en hoja por separado, los siguientes datos: título del trabajo, nombre del(los) autor(es), nombre de la entidad donde trabaja(n) (incluye el nombre del departamento), títulos académicos, cargos y categorías docentes o científicas, así como el nombre completo y la dirección particular, del centro de trabajo (teléfonos), y electrónica, si la posee, tanto del primer autor como de los responsables de la correspondencia y del envío de copias del trabajo, si no son la misma persona. De igual forma, debe indicarse el nombre de las organizaciones que patrocinaron el estudio, si son diferentes a la de la afiliación de los autores. En la misma hoja se colocará un breve encabezamiento de no más de 40 caracteres, incluidos los espacios, que indique el contenido del trabajo. Si algún autor hubiera renunciado a aparecer como tal deberá ofrecerse su nombre completo y afiliación. Debe prestarse especial atención a la elaboración del título del trabajo el cual ha de ser conciso y exacto a la hora de expresar el tema que en él se aborda.

Cada trabajo que se presente para publicar deberá acompañarse de una carta firmada por todos sus autores donde se indique que no se ha enviado a otra publicación con anterioridad, su aprobación por todos los autores para su publicación tal y como se presenta, y si se cumplen los requisitos de autoría.

Un autor es aquella persona que realizó contribuciones sustanciales a la concepción, el diseño, el análisis, o la interpretación de los datos; la elaboración o revisión crítica del contenido intelectual y que finalmente haya aprobado la versión del trabajo que se propone para publicar. Los que satisfagan estas tres condiciones, cumplen los requisitos de autoría. Las personas que hayan prestado su colaboración para la realización del estudio, pero que no cumplan las condiciones mencionadas, deberán identificarse y reconocerse como colaboradores en el acápite de agradecimientos.

En la misma carta se suministrará información pertinente sobre presentaciones o publicaciones previas del mismo trabajo, así como datos sobre el recibo de financiamiento para la realización del estudio. Deberán señalarse los datos necesarios para la localización del autor que correrá con los trámites de la publicación.

Las tablas y figuras serán a líneas (no se aceptarán medios tonos), de poca complejidad y deberán ajustarse al formato de la publicación; no excederán de tres en total y se entregarán en hojas aparte. No se intercalarán en el texto, en el que sólo se mencionarán. La mecanografía de las tablas se realizará a doble espacio, cada una se presentará en hoja aparte con un título breve y un conjunto de explicaciones en notas a pie de página. En ellas no se trazarán líneas horizontales o verticales.

Las abreviaturas y siglas se identificarán la primera vez que se mencionen. No se incluirán en el título ni en el resumen.

Las referencias bibliográficas se presentarán según las "recomendaciones del estilo de Vancouver" y se acotarán numéricamente por orden de aparición en el texto al final del trabajo de la forma siguiente:

Artículos de revistas

Autor(es). Título del trabajo. Título de la publicación año; volumen (número de la publicación): página inicial - página final.

Suplemento de un volumen

Autor(es). Título del trabajo. Título de la publicación año; número de la publicación Supl número del suplemento: página inicial - página final.

Suplemento de un número

Autor(es). Título del trabajo. Título de la publicación año; volumen (número de la publicación Supl número del suplemento): página inicial - página final.

Parte de un volumen

Autor(es). Título del trabajo. Título de la publicación año; número de la publicación (Pt número de la parte): página inicial - página final.

Parte de un número

Autor(es). Título del trabajo. Título de la publicación año; volumen (número de la publicación Pt número de la parte): página inicial - página final.

Observaciones generales

Los autores de los trabajos que se citen pueden ser individuales, corporativos o anónimos. En este último caso, la referencia presentará como primer dato el título del trabajo.

En caso de que la publicación presente paginación continua no se colocará en la referencia bibliográfica el número de la publicación.

Cuando la paginación de un trabajo aparezca en números romanos se presentará de igual forma en la referencia.

En caso de que no se presente el volumen de la publicación se escribirá el número de la revista entre paréntesis a continuación del año de edición, separado por un punto y coma.

Cuando no aparezcan el volumen ni el número de una publicación, se colocará la numeración de las páginas inicial y final a continuación del año de publicación, separado por un punto y coma.

Los trabajos que no constituyan artículos, como sucede con las cartas, los editoriales, los resúmenes, se mencionará su tipo a continuación del título del trabajo entre corchetes.

En el caso de que en la numeración de las páginas inicial y final se repitan determinados dígitos entre ellas, se eliminarán los duplicados en la página final. Por ejemplo, 120-127, se escribirá 120-7.

Libros y otras monografías

Autor(es). Título del libro. Número de la edición. Ciudad (estado o país): editorial; año. p. página inicial - página final.

Capítulos de libros

Autor(es) del capítulo. Título del capítulo. En: autor(es) del libro. Título del libro. Número de la edición. Ciudad de publicación: editorial; año de edición.

Observaciones generales

La edición se mencionará de la forma siguiente 2a. ed.; 3ra. ed.; etc.

En el caso de los libros donde aparezcan los editores o compiladores como autores, se especificará esta condición mediante los términos: editor(es) y compilador(es) a continuación del último autor mencionado, separadas por una coma.

Actas de conferencia

Autor(es) de la conferencia. Título de la conferencia; año mes día inicial - día final; ciudad, país. Ciudad de publicación: editorial; año de edición.

Ponencia presentada a un evento

Autor(es). Título de la ponencia. En: autor(es). Nombre del evento. Título del acta; mes día inicial ? día final; ciudad, país. Ciudad de publicación: editorial; año. p. página inicial - página final.

Observaciones generales

Los meses tanto en las citas de las actas de conferencias como de las ponencias se escribirán en abreviatura.

Informe científico o técnico (publicado por la agencia responsable)

Autor(es). Título del informe. Ciudad: editorial; año. Contrato No: Número del contrato. Patrocinado por Nombre de la institución patrocinadora.

Tesis doctoral, trabajo de diploma o similar

Autor(es). Título de la tesis [Tesis tipo de tesis]. Ciudad: nombre de la institución propietaria; año.

Otros trabajos publicados

Artículo de periódico

Autor(es). Título del artículo. Nombre del periódico año mes día; Sec. Sección: página (col. número de la columna).

Diccionarios y obras de consulta similares

Título de la obra. Número de la edición. Ciudad: editorial; año. Término que se buscó; página inicial - página final.

Materiales no publicados

Artículo aprobado para publicar

Autor(es). Título del trabajo. Título de la publicación que lo aceptó para su publicación. En prensa año en que se publicará.

Observaciones no publicadas

Autor(es). Título del trabajo. Observaciones no publicadas

Comunicaciones personales

Autor(es), fecha de la comunicación.

Observaciones generales

Los artículos aprobados para publicar se colocarán en la relación de referencias bibliográficas del trabajo de acuerdo con el formato que para esta categoría de trabajo se establece. Debe evitarse referir comunicaciones personales a menos que ofrezcan información esencial no publicada. Se citarán en el texto entre paréntesis. Para su publicación se requiere del consentimiento escrito de su autor.

Comparecencia

Autor. Título de la comparecencia: presentada ante nombre del evento, número de la sesión. (mes, día, año).

Materiales en formato electrónico

Artículo de revista

Autor(es). Título del trabajo. Título de la publicación [seriada en línea] año mes inicial - mes final [citado día mes año]; volumen (número): [número de pantallas pantallas] Disponible en: URL: dirección Internet.

Cuando el artículo de revista se encuentre disponible en Internet, deberá presentarse su dirección en la red.

Monografía

Título de la obra [monografía en tipo de medio electrónico]. Autor(es). Nombre de los productores. Número de la edición. Número de la versión. Ciudad de edición: editorial; año. Disponible en URL: dirección Internet.

Cuando la monografía se encuentre disponible en Internet, deberá presentarse su dirección en la red.

Programa para computadora

Nombre del programa [programa para computadora]. Número de la versión. Ciudad: editorial, año. Disponible en: URL: dirección Internet.

Cuando el programa para computadora se encuentre disponible en Internet, deberá presentarse su dirección en la red.

Aun cuando la relación de tipos de documentos contemplados en la quinta edición de los Requisitos uniformes para la presentación de manuscritos a revistas biomédicas es mayor, se han presentado sólo aquellos que se refieren con mayor frecuencia en el contexto de las ciencias de la información. Las descripciones bibliográficas de mapas, obras clásicas, libros de la Biblia, documentos legales u otros cuyas formas de presentación se desconozcan o se presten a confusión, se pueden consultar en los mencionados requisitos publicados, en Ann Intern Med. 1997; 126:36-47, disponibles en versión electrónica en http://www.acponline.org. Una versión en idioma español se encuentra en la Rev Esp Salud Pública 1997;71: 89-102. De no contarse con ninguno de los recursos mencionados, se puede consultar a cualesquiera de los miembros del Comité de Redacción de ACIMED.

En todos los casos, el Comité de Redacción considerará el valor de los trabajos propuestos para el desarrollo del Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas de Cuba, la Red Latinoamericana en Ciencias de la Salud o de la Actividad Científico Informativa en esta área, con independencia de la procedencia nacional o extranjera de los autores o de su pertenencia a las organizaciones mencionadas.

Presentación de trabajos en forma electrónica

La presentación de trabajos en forma electrónica para publicar facilita su procesamiento editorial.

Requisitos para la presentación de trabajos en discos:

• Cada disco debe acompañarse de la siguiente información: nombre y apellidos del primer autor; computadora, programas y ediciones utilizadas; así como el nombre del fichero. En el disco sólo aparecerá la última versión del trabajo.
• Se aceptarán discos para IBM PC o compatibles de:

3 1/2 MS DOS (720 KB y 1,44 MB) preferentemente
5 1/4 MS DOS 360 KB (doble cara, doble densidad)
y 1,2 MB (doble cara, alta densidad).

• Se utilizará como procesador de textos el Word o el Word Perfect en cualesquiera de sus versiones.
• Las imágenes de las figuras se entregarán en los formatos siguientes:

*.JPG y *.GIF; los gráficos, cartas de flujo y organigramas en *.CDR. Las figuras que incluyan imágenes y dibujos se pueden enviar en formato *.MIC.

• Para nombrar los archivos en disco, se utilizará el apellido del autor y para la extensión se emplearán los sufijos siguientes:

En Word: apellido.doc
En Word Perfect: apellido.wp

• Si se utilizan discos de 5 1/4 , se deben empacar con cuidado y, de ser posible, protegerse con un pedazo de cartón rígido. No sujetar al disco notas en papel con presillas.
• Los autores que presenten trabajos en discos deben adjuntar 2 copias impresas con las características exigidas anteriormente.

Envío de trabajos mediante correo electrónico

Los autores que trabajen en ambiente Windows pueden enviar tanto sus trabajos como la documentación relacionada con la publicación en un attachment (adjunto) mediante cualesquiera de los gestores de mensajería que operan sobre Windows: Internet Mail, Outlook Express, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Eudora, u otro.

Los autores con cuenta Pegasus Mail, deberán enviar sus ficheros mediante la opción Send Files vía Mail.

Los autores con cuenta Correo (MTEZ) enviarán sus ficheros mediante el protocolo X-Modem

En caso de duda, puede solicitar ayuda a:

Lic. Manuela de la C. Valdés Abreu

[e-mail]

Para la elaboración de las anteriores instrucciones se emplearon las fuentes de información siguientes:

1. International Commitee of Medical Journal Editors. Uniform Requirements for manuscript submitted to biomedical journal.Ann Intern Med 1997; 126:36-47.
2. PROINFO. Instrucciones para la presentación de artículos. Ciencias de la Información 1995 26(4):reverso de la contraportada.

  ¹Licenciado en Información Científico Técnica y Bibliotecología. Departamento Recursos de Información. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Correo electrónico: [e-mail]