Estado de conservación de los fondos de la Biblioteca Médica Nacional de Cuba

Tec. Lisbeth Cruz García1

Resumen

Con el objetivo de determinar el grado de conservación de los fondos de la Biblioteca Nacional de Medicina de Cuba, así como sus principales factores deteriorantes, se seleccionó al azar una muestra de 495 números de revistas, 142 ejemplares de libros y 126 tesis de grado. En los tres tipos de documentos estudiados, las encuadernaciones se encuentran más deterioradas que el cuerpo del documento. Asimismo, el factor deteriorante esencial es el antropogénico. Es necesario elevar la educacion y formación de los usuarios en el cuidado y mantenimiento de los documentos.

Palabras clave: bibliotecas, fondos, conservación.

Abstract

Aimed at determining the conservation degree of the funds of the Cuban National Medical Library funds as well as their main damaging factors, a sample composed of 495 journals, 142 books and 126 research papers was chosen at random. In the 3 types of studied documents the bindings were more damaged than the document body. Likewise, the main damaging factor was the anthropogenic. It is necessary to increase the education and training of users as regards the care and conservation of documents.

Keywords: libraries, funds, conservation.

Desde la antigüedad, el ser humano necesitó transmitir o compartir sus ideas sobre la realidad circundante y su actividad, no sólo con sus contemporáneos, sino con sus sucesores. Esto es posible gracias a los documentos, una combinación de soporte e información que puede utilizarse como evidencia o para la consulta.1

Aunque el elemento más importante de un documento es la información que contiene, es su soporte el que garantiza la conservación del mensaje que se desea transmitir.

Los documentos envejecen y se deterioran inevitablemente. Su ciclo de vida depende, en gran medida, de las acciones que emprendan las entidades de información para preservarlos. En esta tarea, el aspecto más importante es la prevención del deterioro, a partir de la aplicación de políticas y procedimientos para proteger las colecciones.2

La conservación preventiva constituye un mecanismo eficaz para preservar los soportes documentales, a partir del control del medio ambiente, el mantenimiento de las edificaciones y el mobiliario, el atesoramiento adecuado de los documentos y su cuidado, así como la educación y formación de los usuarios y de todo el personal que de una forma u otra se relaciona con su manipulación.2

En 1996, se reunió un grupo de especialistas del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas, para discutir sobre el desarrollo de las colecciones en la Biblioteca Médica Nacional (BMN).

En ella, se propuso desarrollar la especialidad de conservación en la institución, realizar un diagnóstico del estado de conservación de las colecciones y elaborar un plan de contingencia para caso de desastre. También, se formularon políticas y procedimientos de conservación y se implantó el día de la higiene, que se realiza de forma trimestral, con el objetivo de intensificar la limpieza e informar las normas elementales para la conservación de los fondos a los trabajadores.

Como resultado, se contrataron los servicios de especialistas del Instituto Nacional de Historia, con vistas a realizar un diagnóstico de las condiciones de conservación del depósito de colecciones de la BMN. Su resultado fue un conjunto de medidas y recomendaciones escritas de manera clara y explícita, referentes al cuidado de los documentos (Instituto de Historia de Cuba. Diagnóstico de las condiciones de conservación del depósito de coleccionees de la Biblioteca Médica Nacional, 1998).

La BMN guarda documentos soportados en papel, microfichas, cintas de video, CD-ROM y bases de datos en línea. Sin embargo, se escogió para su estudio el papel, no sólo porque es uno de los que más se daña, sino porque constituye el soporte del mayor volumen de documentos en la institución.

Esta forma física del documento se encuentra expuesta a la acción de factores ambientales, bióticos, antropogénicos, los desastres y hasta por la propia composición de los materiales (Sánchez García VA, Reyes López M. Conservación de documentos en la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica [Trabajo para optar por la Licenciatura en Información Científico - Técnica y Bibliotecología]. La Habana: Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica, 1990).1-4 De forma general, los agentes que dañan el papel y otros soportes, actúan directamente sobre su propia estructura durante su manipulación o en el almacenamiento.5

Se tratará, por tanto, de identificar cuáles de estos factores del deterioro afectan más las colecciones y los documentos en soporte papel, a fin de establecer medidas preventivas para su conservación.

Métodos

Se seleccionó una muestra de 495 números de revistas de los 10 títulos más solicitados en un período de 5 años, según las estadísticas del archivo electrónico del sitio web de la BMN; 142 ejemplares de 100 títulos de libros y 126 tesis de grado, para un total de 763 unidades. Para determinar los libros y las tesis que se incluirían en la muestra, se revisaron las boletas de solicitud almacenadas, referentes a las demandas de estas modalidades documentarias, en un período de un año. Dichas boletas se sometieron luego a un proceso manual de análisis con el objetivo de elaborar las estadísticas correspondientes a sus niveles de solicitud. Se seleccionaron, entonces, los documentos de uso más frecuentes.

Se analizó el estado de conservación de las encuadernaciones y del cuerpo de los documentos. Para la evaluación de las primeras, se consideraron los siguientes valores: roturas, sueltas o desprendidas, pérdida de la encuadernación y planos deformados. En el estudio del cuerpo de los documentos se analizaron: hojas sueltas, anotaciones y mutilaciones, hojas despegadas, daños por hongos e insectos y papel amarillento.

Se revisó de forma individual cada uno de los documentos objeto de estudio para conocer los indicadores de alteración que influían o determinaban su deterioro. Se analizaron, por aspectos, las afectaciones en las encuadernaciones y en el cuerpo del documento.

Se visitó el Instituto de Historia para conocer como se realiza en la práctica el proceso de restauración de los documentos, determinar la posibilidad de realizarlo en la BMN, y estudiar los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución.

Resultados

De los 495 números de revistas revisadas, 61 (12,3%) presentó planos deformados en las encuadernaciones; 16 (3,2%) anotaciones y mutilaciones en el cuerpo y 14 (2,8%) encuadernaciones rotas. No se detectaron daños por insectos, hongos ni papel frágil (tabla 1).

Tabla 1. Afectaciones de las revistas, BMN, mayo 2003.

 

Revistas	Encuadernaciones					Cuerpo
	Roturas	Sueltas	Planos deformes	Perdidas	Hojas sueltas	Anotaciones y mutilaciones	Daños por insectos	Daños por hongos	Papel amarillento
RC MGI	2	0	7	0	1	4	0	0	0
RC Medicina	0	0	5	0	0	6	0	0	0
RC Pediatría	6	0	11	1	0	0	0	0	0
RC Ginecología y Obstetricia	1	0	1	0	0	0	0	0	0
Revista del Hospital Psiquiátrico de La Habana	0	0	3	0	0	1	0	0	0
Lancet	1	0	10	0	0	0	0	0	0
RC Estomatología	2	0	7	0	0	5	0	0	0
RC Higiene y Epidemiología	1	0	2	0	0	0	0	0	0
New England Journal Medicine	8	2	7	0	0	0	0	0	0
RC Farmacia	3	0	8	0	0	0	0	0	0
Total	14	2	61	1	1	16	0	0	0
%	2,8	0,4	12,3	0,2	0,2	3,2	0	0	0

 

De los 142 ejemplares de libros analizados, 35 (24,64 %) presentaron encuadernaciones rotas, también se observaron 29 (20,42 %) con encuadernaciones despegadas o sueltas y 26 (18,3 %) con planos deformados. En el cuerpo de los documentos, se encontraron 24 (16,8 %) con hojas sueltas y 16 (11,26 %) con hojas despegadas. El papel frágil y los daños por hongos 2 y 1 (1,4 %) y (0,7 %), respectivamente, fueron los menos frecuentes. Las encuadernaciones perdidas y las mutilaciones en el cuerpo del documento alcanzaron el mismo valor: 14 (9,85 %) (tabla 2).

Tabla 2. Afectaciones de los libros, BMN, mayo 2003.

	Encuadernaciones				Cuerpo
Total	Roturas	Sueltas	Planos deformes.	Perdidas	Hojas sueltas	Anotaciones y mutilaciones	HojasDespegadas	Daños por hongos e insectos	Papel amarillento
142	35	29	26	14	24	14	16	1	2
%	24,64	20,42	18,3	9,85	16,9	9,85	11,26	0,7	1,4

 

En las tesis, en las encuadernaciones, los planos deformados 62 (49,2%) y las roturas 50 (39,7%) fueron los más frecuentes. En el cuerpo de estos documentos, se identificaron 20 (15,9%) con hojas quebradizas y frágiles y 14 (11,9%) con hojas sueltas Se detectó sólo un ejemplar afectado por hongos, (0,8%) y no se observaron daños por insectos (tabla 3).

Tabla 3. Afectaciones de las tesis, BMN, mayo 2003.

	Encuadernaciones				Cuerpo
Total	Roturas	Sueltas	Planos deformes	Perdidas	Hojas sueltas	Anotaciones y mutilaciones	Daños por insectos	Daños por hongos	Papel amarillento
126	50	8	62	6	14	4	0	1	20
%	39,7	6,3	49,2	4,76	11,9	3,2	0	0,8	15,9

La visita realizada al Instituto de Historia permitió reconocer la necesidad de equipos y materiales específicos para realizar la actividad de conservación y restauración en la institución. Entre ellos, se encuentran: un telar, una guillotina (de mano), una prensa, una doradora, pegamento (engrudo, pegamento 850, metilcelulosa), agujas, hilos, plegadera, tijeras (grande), bisturí, cartulina y cartón, percalina, pergamoide (o tela de mezclilla), brochas, espátulas, plancha y lijas, entre otros.

Discusión

En las revistas, el mayor por ciento de afectación se encontró en las encuadernaciones, debido a la forma de colocación y falta de espacio en los estantes o por la manipulación incorrecta de usuarios y trabajadores. En los libros, también las encuadernaciones fueron más afectadas que el cuerpo.

En ambos casos, el deterioro se debe al exceso de manipulación, si se considera su propia naturaleza -son los de mayor uso-, y el mal manejo dado por los usuarios y los trabajadores a nuestros documentos. El factor que más influyó en el deterioro fue el antropogénico.

Las encuadernaciones de las tesis también resultan las más dañadas, a causa de la forma en que se colocan en los estantes, pues no existe una correcta separación entre ellas,a lo que se suma la acción del hombre.

La educación de trabajadores y usuarios en la manipulación de los documentos, así como la preparación de un grupo de personas en las acciones prácticas de restauración y conservación, permitiría recuperar muchos documentos deteriorados y, sobre todo, prevenir la destrucción de los materiales de mayor uso en la institución.

La importancia de los fondos documentales, como fuente inagotable del saber humano impone meditar sobre el imperativo de su preservación y mantenimiento.3

Por ello se han realizado diversas investigaciones. En 1990, la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología (BNCT), por ejemplo, realizó una sobre la composición de sus fondos que sirvió para fundamentar teóricamente los factores que influyen en el deterioro de los documentos. Como parte de ella, se analizaron las condiciones existentes en los depósitos de publicaciones primarias y el estado de sus fondos. Se refirieron las causas del deterioro de los documentos y se dictaron algunas medidas para su conservación (Sánchez García VA, Reyes López M. Conservación de documentos en la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica [Trabajo para optar por la Licenciatura en Información Científico - Técnica y Bibliotecología]. La Habana: Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica, 1990).

Esta misma institución años más tarde desarrolló otro estudio, esta vez, con el objetivo de caracterizar las especies que devienen en agentes biodegradantes de los materiales de archivo y se creó un banco de problemas, que permitió iniciar un amplio plan de conservación, así como recomendar un conjunto de medidas para el manejo integrado de las plagas, según los nuevos lineamientos para la protección ambiental. Sus resultados indicaron que el factor biótico fue el que más influyó en el deterioro de las colecciones y las medidas que de ella se derivaron, se tomaron precisamente en este sentido, siempre con el propósito de mejorar y prolongar la vida útil de los documentos.3

Las alteraciones halladas en los documentos permiten afirmar que el factor fundamental de deterioro de las colecciones de mayor uso en la BMN es de carácter antropogénico. Ello, sin dudas, facilita adoptar medidas preventivas para su conservación.

En consonancia con estos resultados, la BMN pudiera tomar un conjunto de medidas dirigidas a reducir o eliminar la influencia negativa del factor antropogénico en la conservación de sus fondos, entre ellas pueden citarse las siguientes:

• Crear un frente para el trabajo de encuadernación y restauración, con el personal, los equipos y los materiales necesarios.
  
• Realizar actividades dirigidas a educar y formar a los usuarios en el cuidado y manejo de los documentos.
  
• Desarrollar actividades orientadas a los trabajadores para advertirlos de la importancia de la conservación preventiva.
  
• Descartar trabajos de tesis de acuerdo con el grado de deterioro, año de publicación y nivel de solicitud por parte de los usuarios.
  
• Continuar con el proceso de digitalización de las revistas cubanas de medicina que no se encuentran aún en el web de Infomed.

Referencias bibliográficas

1. Gómez A. Conservación de colecciones documentales en condiciones de clima tropical. La Habana: Instituto de Literatura y Lingüística; 2002.
   
2. León HR. Problemática de la conservación preventiva en instituciones cubanas de información. Cienc Inf 2001;32(3):25-32.
   
3. Escalona Guerra C. Equilibrio biológico-ambiental y conservación del patrimonio de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología. ACIMED 2000;8(3):221-7. Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol8_3_00/aci08300.htm [Consultado: 24 de octubre del 2003].
   
4. Vaillant Callot M. La Microbiología: una herramienta importante para el trabajo de archivos. Bol Arch Nac 1992;(6):105-118.
   
5. Pribalow F. Conservación de documentos. La Habana: Archivo Nacional; 1982. p.1-38

Recibido: 7 de mayo del 2004. Aprobado: 30 de mayo del 2004.
Téc. Lisbeth Cruz García
Biblioteca Médica Nacional de Cuba.
Calle 23 esq. N, El Vedado, Plaza de la Revolución
Ciudad de La Habana, Cuba.
Código Postal 10 400
Correo electrónico: [e-mail]

 

1 Técnica en Bibliotecología. Biblioteca Médica Nacional de Cuba.

Ficha de procesamiento

¿Cómo citar esta contribución según el estilo Vancouver?

Cruz García L. Estado de conservación de los fondos de la Biblioteca Médica Nacional de Cuba. Acimed 2004; 12(3). Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352004000300010&lng=es&nrm=iso&tlng=es Consultado: día/mes/año.

Términos sugeridos para la indización

Según DeCs 1
Sin sugerencia.

Según DeCI 2
DOCUMENTOS DETERIORADOS/prevención y control; EDUCACION A USUARIOS; FORMACION DE USUARIOS; CONSERVACION DE DOCUMENTOS/perspectivas; BIBLIOGRAFIA DE MEDICINA; CUBA
DAMAGED DOCUMENTS/prevention and control; USERS EDUCATION; USERS TRAINING; DOCUMENTS CONSERVATION/perspective; BIBLIOGRAPHY OF MEDICINE; CUBA

1 BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2 Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf