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Acimed: una gestión diferente y sin secretos

Lic. Rubén Cañedo Andalia1

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Cita (Vancouver): Cañedo Andalia R. Acimed: una gestión diferente y sin secretos. Acimed 2005;13(2). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_2_05/aci01205.htm Consultado: día/mes/año.

Cuando se gestó Acimed, entre los años 1991 y 1993, coincidieron en el tiempo, dos hechos críticos y aparentemente contradictorios en la historia de la humanidad y el país. Los inicios de la década de los años 90, marcaron el punto de giro de Internet hacia su conversión en un medio de comunicación masiva, a partir de la introducción de soportes y aplicaciones, en particular el WWW, que condujeron hacia su popularización definitiva.

Pero, el comienzo de los años 90, fue también un momento de conmoción en la historia de la humanidad, el derrumbe del sistema socialista mundial abrió una nueva era, no menos convulsa, y con él, Cuba quedó prácticamente aislada del resto de los países. Entonces, la nación experimentó una profunda crisis económica. Fueron necesarios muchos esfuerzos, difíciles decisiones y tesón para revertir, en gran parte, la situación creada.

Es en este complejo contexto, que no minimizó las ansias creadoras de muchos de nuestros especialistas, -y que también sufrieron los rigores impuestos por la crisis-, que el licenciado José A. López Espinosa, concibió la idea de crear una revista que registrara la producción científica de los profesionales y técnicos que laboraban en la red del Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas (SNICM) y que, según constaba en el proyecto presentado a la dirección del centro, incluía varias decenas de trabajos.

Paralelamente, el Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas (CNICM) y Ministerio de Salud Pública de Cuba tomaron una decisión estratégica: crear una red telemática que enlazara a las instituciones de la red de salud en el país y que sirviera como soporte para la trasmisión de datos e información; sabia, audaz y visionaria; a corto, mediano y largo plazo, ella permite la circulación de la información -gerencial, circunstancial, científica, etc.- necesaria para el funcionamiento del sistema.

Una vez aprobado el proyecto de la revista, inició su edición en enero de 1993. Concebida en tiempos difíciles y de cambio, Acimed, desde un principio, se diseñó y gerenció en forma diferente al resto de las revistas de la editorial a la que pertenecía: ECIMED; y ello, en ocasiones, generó ciertas fricciones producto de los conocidos fenómenos de resistencia al cambio que caracterizan a las organizaciones en tránsito, pero que siempre fue posible eliminarlas con una dosis de buena voluntad, fraternidad e intercambios productivos.

Características de la gerencia de Acimed

Todo electrónico

Los engorros que produce la gestión soportada en papel son considerables. Se traspapelan los trabajos, se pierden las hojas sueltas, se ensucian, se dificultan las modificaciones, generan un alto consumo de recursos económicos, entre otros trastornos.

Por ello, nunca la gestión de Acimed se basó en papel. Pero la gestión de documentos electrónicos tampoco es una panacea.

Los discos flexibles se deterioran con gran facilidad, las máquinas se apagan bien un día y al siguiente no encienden; los correos se pierden, las cuentas se vacean como por encanto, etc.; por ello Acimed realiza múltiples copias de los trabajos propuestos por sus autores para publicación. Profesionalmente, descaracteriza el trabajo de una editorial solicitar repetidamente una copia de un trabajo a un autor a causa de pérdidas sistemáticas.

Poco trabajo para el autor

La experiencia acumulada durante los primeros meses de trabajo mostró que si se descarga el trabajo más monótono y laborioso de la revista: adecuación de las referencias bibliográficas según estilo de la revista, de la redacción o de la presentación de las contribuciones, en los autores, muchas veces, ocurrirá que se perderán buenos trabajos, porque sus autores carecen del ánimo, la voluntad y la suficiente cultura de publicación como para arreglarlos y reenviarlos; aún nuestro sistema de formación posgraduada y acreditación profesional es lo suficientemente maternal como para permitir esos lujos a algunos autores.

Cero burocracia

Los múltiples trámites y visitas que deben realizar los autores a las casas editoriales, sobre todo, cuando existen atrasos de edición, -y limitaciones de transporte- a menudo, irritan a los autores. Por ello, Acimed, que basa sus trámites en el correo electrónico, trata de reducir al mínimo las gestiones personales que deben realizar sus contribuyentes. Aun cuando se tratan de reducir los atrasos de edición, muchas veces ocurren, debido, en particular, a problemas tecnológicos; para estos casos, informar a los autores cada cierto tiempo sobre posibles atrasos y entregar un certificado que acredite que su trabajo está aprobado para su publicación ayuda a disminuir sus preocupaciones.

Arbitraje-edición profesional y rápida

Con frecuencia, las demoras y las irregularidades que enfrentan los procesos de arbitraje y edición en las editoriales, impulsan a los autores a emigrar con sus trabajos a otras revistas, ellos necesitan, o simplemente quieren, una respuesta rápida sobre los resultados de dichos procesos. De la calidad de estos procesos depende el éxito profesional de una revista. La utilización de dos editores: uno, académico y otro profesional, contribuye significativamente, tanto a un arbitraje como a una edición profesional.

Proceso editorial cortés, amistoso y constructivo

Tanto el arbiraje como la edición, son procesos educativos, donde el autor debe aprender de sus errores, donde debe enseñársele cómo debe hacer la próxima vez para no cometer los mismos errores nuevamente. Y hay autores que aprenden y mejoran cada vez que presentan una nueva contribución. Pero, para que dichos procesos tengan éxito deben ser corteses, amistosos y constructivos. Si hieren la sensibilidad del autor, puede que se pierda el autor y hay sensibilidades que casi son procesos alérgicos fulminantes.

Innovación periódica

El ser humano que vive en una sociedad moderna, experimenta cambios constantes en su entorno, él también debe adaptarse continuamente. Las necesidades también cambian, y por ello, los productos deben transformarse y adecuarse sistemáticamente a las nuevas condiciones y requerimientos. Claro, los cambios deben sopesarse bien, para que no parezcan una búsqueda zigzagueante e improductiva del éxito y afecten la conducta natural del ser humano de acomodarse. Cada cambio debe facilitar la actividad del lector o de quien procesa la revista.

Adopción de normas internacionales y prácticas de las revistas líderes

Existen múltiples normas y prácticas ramales, locales y nacionales para realizar ciertas actividades, pero la introducción de normas internacionales, especialmente las aprobadas por la International Standard Organization (ISO) u otras organizaciones similares o aquellas que presentan un gran alcance geográfico o se aplican en países y regiones altamente desarrolladas, así como la inclusión de prácticas fuertes y exitosas, implementadas por las revistas líderes en el área del conocimiento a la que pertenece la revista, desbrozan y acortan considerablemente el camino hacia un reconocimiento internacional, tan necesario para la consolidación de una publicación y de un esfuerzo editorial.

Comprensión del autor y el lector

Una revista sirve a dos necesidades: lectura y publicación. Ambas son parte de un mismo proceso de información, partes de un ciclo y par dialéctico, donde un eslabón potencia al otro. Sin producción intelectual no hay lectura, sin lectura no hay producción intelectual. Comprender ambas necesidades es esencial en el proceso de comunicación científica. En este caso, el editor ocupa un lugar y desempeña una función semejante a la que realiza el bibliotecario, como intermediario entre escritores-obras y lectores-necesidades. El equilibrio para servir, tanto a unos intereses como a otros -que muchas veces son parte de una misma persona-, es parte en el éxito de la publicación.

Contenido sólido y diverso

La calidad del contenido, la metodología y la presentación de las contribuciones fueron ,desde el primer día de la edición de Acimed, su preocupación fundamental. En sus difíciles primeros años de publicación era imposible pensar, por ejemplo, en la calidad del papel que se utilizaba para su impresión. Por ello, y con la firme convicción de que "la calidad de los trabajos es lo que hace grande a una revista" más cuando el ambiente electrónico conspira a favor de las revistas de los países subdesarrollados, nuestra atención se trasladó a favor de obtener los trabajos con la mayor calidad posible.

Sucesivamente, Acimed, ha ampliado y renovado su espacio temático. Ello es parte de la transformación dinámica del producto y de una estrategia concebida para abarcar grandes sectores de mercado: profesionales de la información de diferentes niveles -comprende estudiantes- en salud, en disciplinas afines o fuera de ellas; especialistas de la comunicación al servicio de la salud -traductores y periodistas-; informáticos, gerentes de la salud y, en particular, médicos, para cuya formación posgraduada en materia de información, Acimed, también desarrolla ciertos productos como parte de la estrategia docente, diseñada para su comunidad de lectores.

Saber lo que está de moda

Por tiempos, como todos hemos observado, ciertos temas se instauran en cada uno de los sectores profesionales existentes en la ciencia y la tecnología. Y ellos, muchas veces, se tratan hasta el agotamiento. Cada revista debe estar pendiente de esos temas, porque cuando "explotan" como grandes "burbujas", todos querrán saber sobre ellos, las revistas que estuvieron al tanto y se prepararon para la explosión, saldrán con la mejor "tajada" a la hora de contar accesos y visitas.

Constancia del esfuerzo

La perdurabilidad de una revista es un mérito. Para iniciar la edición de una nueva revista siempre existen múltiples especialistas dispuestos a participar en la empresa. Sin embargo, con el tiempo, el entusiasmo inicial se disipa y entonces, se requiere de una voluntad particular para continuar adelante con su publicación. La constancia del esfuerzo posibilita obtener resultados a largo plazo.

Estar delante, buscar y competir con los mejores

Si una revista se conforma con un rendimiento mediocre, una posición rezagada, según los indicadores utilizados internacionalmente para evaluar su desempeño, nunca conquistará una ubicación destacada en el espacio académico o el mercado profesional que le corresponde según su perfil. Es necesario proponerse, cada vez, nuevos objetivos, metas más altas, innovar, mantener una actitud proactiva, vigilar los mejores y estar al tanto de las tendencias que dominan el mundo de las publicaciones.

Promoción sostenida, relaciones públicas fuertes

La promoción de un producto es un aspecto esencial para su supervivencia y desarrollo. Los productos se rodean actualmente de un grupo de servicios que los soportan; sin esos servicios el valor de los productos se reduce considerablemente. La promoción continua de las contribuciones editadas por una revista mediante su enlace o reproducción en sitios extranjeros, procesamiento en bases de datos, aviso de publicación, envío de trabajos sobresalientes a listas de discusión, servicios de diseminación selectiva, gestión para el uso de los trabajos como bibliografía de cursos y otros eventos docentes, entre otras formas, posibilita la difusión de los artículos, el incremento de los lectores y del mercado de la publicación. Las relaciones públicas de Acimed constituyen una de sus fortalezas principales. Los miembros de su comité editorial son representantes de la revista dondequiera que se encuentren.

Gestión itinerante

La práctica diaria nos ha enseñado cómo en el contacto continuo, la conversación y el intercambio frecuente con nuestros colegas, autores, lectores y otros editores, surgen múltiples iniciativas, imposibles de desarrollar en la soledad del trabajo aislado. Por experiencia, conocemos que muchos autores tienen en sus gavetas trabajos publicables que con el paso del tiempo se perderán si no llegamos a tiempo. La promoción impersonal e incluso personal, pero que no se produce cara a cara, no llega la mayoría de las veces a convencer a un autor de presentar su trabajo a la revista. Sin embargo, un especialista nuestro que se siente con él, sí puede lograrlo; debe insistirle para "capturarle" los trabajos ,pues existe una fuerte competencia, sobre todo extranjera.

El rastreo, el trabajo por encargo

Acimed es una revista que se caracteriza por el bajo por ciento de rechazo de trabajos, generalmente menor a un 20% -algo que para una revista convencional de calidad sería imperdonable o imposible de lograr. Pero sucede que Acimed es una revista que no espera por la llegada de los trabajos, nuestros especialistas se mueven constantemente para "husmear" en los lugares donde habitualmente se generan las contribuciones, donde se realizan trabajos de investigación o donde se presentan sus resultados. Si esperamos probablemente nunca lleguen, muchos se guardarán y "dormirán el sueño eterno", otros emigrarán a la competencia; hay que salir a buscar nuestro trabajo. Ello, junto al trabajo por encargo -que frecuentemente se realiza a expertos de alta calificación en un tema- explican, en gran parte, el bajo por ciento de rechazo de los artículos presentados a la revista. En el caso de Acimed, este indicador no es un síntoma de baja calidad en sus artículos sino de éxito.

Contabilidad, evaluación periódica, comparación con los mejores

Otra de las características de la administración de Acimed es la realización de evaluaciones de comportamiento y desempeño de forma periódica, normalmente de carácter anual. Ellas se ejecutan según los indicadores utilizados comúnmente en la práctica internacional para evaluar una revista académica. La comparación de dichos valores con los que presentan las revistas más destacadas del área del conocimiento de Acimed, lo cual nos permite conocer a qué distancia nos encontramos de los mejores -nuestra ubicación- en la especialidad y los puntos en los que se debe trabajar para fortalecer su gestión y rendimiento.

Las prácticas de gestión referidas, un producto de la experiencia acumulada por Acimed durante sus doce años de edición, han colocado y continuarán colocando a la revista en los primeros lugares por su avance, tanto entre las revistas de nuestra casa editora, como por su aceptación entre los profesionales de la información y la comunicación en salud en el área hispana.
Sin embargo, no hay victoria sin derrotas. El 2004 fue un año en el que predominó una tendencia a la reducción del número de trabajos recibidos, sobre todo como resultado de un incremento en el número de autores nacionales, que en busca de una mayor visibilidad, facilidad y velocidad de publicación, editaron sus trabajos en revistas y sitios extranjeros.

Esto no es un evento aislado, sucede por igual en otras disciplinas y en todos los países subdesarrollados, las mejores contribuciones emigran del país en busca de revistas más visibles y prestigiosas, las revistas nacionales deben conformarse, entonces, con los artículos que rechazan dichas revistas.

Y esta tendencia se acentuará, si no se eleva la calidad y la eficiencia de nuestros procesos editoriales. Cada vez, es más fácil publicar en Internet y, si nosotros hacemos el proceso lento, complejo o ineficiente, nuestros autores y sus obras emigrarán a sitios y productos cuyos procesos de edición sean más rápidos, fáciles de abordar, flexibles y de mayor calidad.

Por ello, no me canso de decirle a mis colegas, que debemos trabajar más rápido, tenemos que correr, vivimos en un mundo que se mueve rápido y en forma brusca; si andas "lento" te dejan detrás o te "aplastan como a un cangrejo que cruza por una carretera"; pereces; debemos trabajar con calidad y rápido, ni la competencia, ni los sitios que nos procesan, ni los autores, ni los lectores perdonan la lentitud, la ineficiencia o la falta de calidad.

A pesar de que hubo un notable incremento en la calidad de la investigación científica en ciencias de la información durante el presente año, sobre todo, producto de los eventos de educación posgraduada que se desarrollan en el país -diplomados, maestrías, doctorados, etc.-, fue más difícil "capturar" contribuciones de alta calidad que en años anteriores.

Las tendencias que comienzan a manifestarse con fuerza en el país, nos referimos exactamente a la emigración de publicaciones al extranjero, en particular, a sitios web que ofrecen facilidades notables de publicación, incluso sin procesos de revisión, que medien su edición, aconsejan fortalecer el trabajo editorial nacional: actualizar los procesos de reconocimiento de las publicaciones en el país, sobre todo, a la luz de los nuevos avances tecnológicos y las tendencias nacionales referidas; establecer alianzas con las instituciones de investigación; cambiar los principios y prácticas gerenciales establecidas en las editoriales tradicionales; soportar las revistas en sistemas dinámicos orientados al web con una filosofía de servicio; entre otras.

Y recuerde, estimado lector, hay quienes piensan que una publicación en el extranjero siempre es mejor que una nacional ¡Cuidado! la experiencia nos ha dicho que muchas veces eso no es así.

Acimed, por su parte, continuará haciendo el mayor esfuerzo para mantener la calidad de sus ediciones, no sacrificaremos calidad por cantidad y esa fue, desde su inicio, una máxima de nuestra administración.

Los logros obtenidos en materia de visibilidad de la revista en el extranjero durante el año 2004: el procesamiento de la colección completa de Acimed en Imbiomed (www.imbiomed.com) un sitio médico en México que busca registrar y difundir la producción científica latinoamericana al resto del mundo; así como, en E-LIS, (http://eprints.rclis.org/) el proyecto de acceso abierto más grande en el mundo de las ciencias de la información y la bibliotecología, junto a la presencia en sitios como InformationR.net, Documents in Information Science (DoIS) y Free Medical Journals.com, entre otros, aseguran una alta difusión de los artículos publicados en Acimed, una de las preocupaciones principales de nuestros autores.

Estos y otros logros que esperamos obtener durante este año, nos dan la alegría y la confianza que necesitamos para continuar adelante; sinceramente, gracias, ah y téngalo por seguro, la gestión de Acimed continuará siendo tan Open Access como su contenido, anímese y participe, usted es parte de esta administración, entre todos podemos guiarla a la cima, recuerde, no nos conformamos con el suelo o el aire, queremos el cielo.

Lic. Rubén Cañedo Andalia
Licenciado en Información Científico-Técnica y Bibliotecología.
Red Telemática de Salud en Cuba (Infomed). Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas.
Calle 27 No. 110 e/ N y M, El Vedado. Plaza de la Revolución.
Ciudad de La Habana. Cuba.
Correo electrónico: [e-mail]

1 Licenciado en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Red Telemática de Salud en Cuba (Infomed). Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas.

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

Según DeCS1

PUBLICACIONES PERIÓDICAS/historia; PUBLICACIONES PERIÓDICAS/normas; PUBLICACIONES PERIÓDICAS/tendencias; PUBLICACIONES PERIÓDICAS/utilización; CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN/recursos humanos; BIBLIOTECOLOGIA/recursos humanos; BASES DE DATOS/organización y administración.
PERIODICALS/history; PERIODICALS/standards; PERIODICALS/trends; PERIODICALS/utilization; INFORMATION SCIENCE/manpower; LIBRARY SCIENCE/manpower; DATABASES/organization and administration.

Según DeCI2

PUBLICACIONES PERIODICAS/historia; PUBLICACIONES PERIÓDICAS/normas; PUBLICACIONES PERIÓDICAS/tendencias; PUBLICACIONES PERIÓDICAS/utilizacion; CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN/recursos humanos; BIBLIOTECOLOGÍA/recursos humanos; BASES DE DATOS/organización y administración.
PERIODICALS/history; PERIODICALS/standars; PERIODICALS/trends; PERIODICALS/utilization; INFORMATION SCIENCES/human resources; LIBRARY SCIENCE/human resources; DATABASES/organization and administration.

1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf