Norma UNE-ISO 15489-1: una guía para la gestión de los documentos de archivos

Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo, debenposeer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión. ISO 15489

La norma ISO 15489-1, publicada en el 2001, bajo el título Information and Documentation: Records Management: Part 1. General, fue presentada, en España, después de un difícil proceso de traducción, como la norma “ UNE-ISO 15489-1: 2005. Información y documentación: Gestión de documentos: Parte 1. Generalidades”. Originalmente, la International Standard Organization (ISO) había tomado como base la norma australiana AS 4390 publicada en el año 1996.

Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz. El ISO/TR 15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para su implantación. Como novedad, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y se refiere con mayor énfasis a la necesidad de los metadatos.

Como integrante del Grupo de Trabajo "Records Management" del Comité Técnico de Normalización (Documentación) CTN 50 de AENOR (España), la empresa especializada en desarrollo de software de gestión documental para archivos, bibliotecas y museos DIGIBIS, tuvo una activa participación en la revisión y traducción de la primera parte de la norma técnica ISO 15489.

Su uso es imprescindible para los responsables y especialistas de las organizaciones de la administración pública, las empresas privadas, las empresas consultoras, las empresas proveedoras de software de gestión documental, los docentes universitarios e investigadores.

Fuentes:

1. ISO. La externalización de la gestión documental. Disponible en: http://66.249.93.104/search?q=cache:movd-_Byu2YJ:www.doc6.es/%255Cdoc%255Cnexo40.pdf+iso+15489+en+las+bibliotecas&hl=es&gl=cu&ct=clnk&cd=1&lr=lang_es [Consultado: 24 de abril del 2006].
2. ISO. ISO 15489-1:2001 - ISO/TR 15489-2 Information and Documentation - Records Management. Disponible en: http://isotc.iso.org/webquest/tc46sc11/index_es.html [Consultado: 24 de abril del 2006].
3. Ministerio de Cultura de España. Proyecto de norma. PNE- ISO 15489/1. Disponible en: http://www.mcu.es/archivos/boletin/boletin21/d-tdd.htm [Consultado: 24 de abril del 2006].
4. Barnard Amozorrutia A. La ISO-15489 para la administración de documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Disponible en: http://66.249.93.104/search?q=cache:f4U-xsUEn_UJ:www.agn.gob.mx/monterrey/ISO-15489.pdf+iso+15489-1&hl=es&gl=cu&ct=clnk&cd=6&lr=lang_es Consultado: 24 de abril del 2006].

Procesado por los licenciados Javier Santovenia Díaz y Ruben Cañedo Andalia.