CARTAS

Propuesta de acciones para el establecimiento de una política de gestión de información en la Universidad de Pinar del Río

 

Action proposal for an information management policy at Pinar del Río University

 

 

Soleidy Rivero Amador^I; Maidelyn Díaz Pérez^II

^IMáster en Ciencias de la Información. Instructora. Facultad de Economía. Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca". Cuba.
^IIMáster en Bibliotecología y Ciencias de la Información. Asistente. Grupo de Gestión de Información y Conocimiento (PROGINTEC). Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca". Cuba.

 

 

 

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El nuevo escenario en que se desarrollan las organizaciones modernas basado en la información y el conocimiento y reflejado en la llamada "sociedad del conocimiento" impone progresivamente, en todos los países, el establecimiento de políticas de información (PI), que llevan a sus gobiernos e instituciones a comprometerse en acciones que van desde los diagnósticos y estudios, hasta la creación de un aparato estatal, más o menos desarrollado, que permita controlar y promover las actividades de información científica y técnica. A este mismo nivel, las organizaciones modernas deben implementar políticas institucionales capaces de generar acciones en función de gestionar recursos intangibles capaces de generar ventajas competitivas y valor agregado hacia los procesos organizacionales.

Las políticas, en el ambiente organizacional, constituyen reglas establecidas para gobernar funciones y tener la seguridad de que éstas sean desempeñadas de acuerdo con los objetivos delineados. Constituyen guías para la acción en todos los subsistemas del sistema organizacional y hacia la administración o gerencia de los diversos recursos de la organización.

Al referirse a este concepto, Ponjuán expresa que una PI "es un plan para el desarrollo de los datos, recursos y servicios de información y su óptima utilización".¹ Cada organización desarrolla la política más adecuada a su filosofía y a sus necesidades. A partir de las PI se pueden definir los procedimientos que deben implantarse, los cuales son cursos de acción predeterminados para orientar el desempeño de las organizaciones y actividades, según sus objetivos.

Menou, en su ponencia al Seminario FID/ET, celebrado en La Habana en septiembre de 1990, titulada Information policy and national development: an educational perspective evidencia que una PI es un conjunto de principios que guían el curso regular de la acción y consiste en:²

- Una imagen del estado deseado, como una meta o conjuntos de metas que deben alcanzarse.

-Medios específicos para los cuales se encaminan la realización de las meta

- La asignación de las responsabilidades para la implementación de las vías; un conjunto de reglas o lineamientos que regulan la implementación de las vías.

Las PI proporcionan mayores niveles de acceso a este recurso intangible, el cual está presente en diversos escenarios nacionales e institucionales. Esta característica evidencia la necesidad de establecer una completa armonía de estas políticas y los objetivos, principios y sistemas de la gestión de información (GI); esta gerencia, por demás compleja, exige no sólo conocer las fuentes, servicios y sistemas, su ciclo de vida y sus criterios de calidad, sino tener también definidas las políticas entorno al papel de cada cual en el manejo de la información.

Desde el año 1963, se desarrolla en Cuba, la Política Nacional de Información (PNI),³ coordinada y dirigida por el Instituto de Documentación e Información Científica y Tecnológica (IDICT). En marzo de 1999, se aprobó un nuevo documento sobre la PNI por el Consejo de Dirección del Misterio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), resultado de amplias consultas entre todas las organizaciones del Sistema Nacional de Información.

Los Lineamientos estratégicos para la informatización de la sociedad cubana,⁴ y la PNI, constituyen los dos pilares de esta nueva concepción, en la cual, con la aplicación de las nuevas tecnologías de información y las comunicaciones (TICs), se persigue colocar la información y el conocimiento en función del desarrollo nacional; convencidos de que la infraestructura tecnológica y el tratamiento de los contenidos (nacionales y extranjeros), constituyen la unidad básica para el alcance de estos propósitos. En este sentido, el objetivo de la política desde un principio, se centró en propiciar e impulsar la aplicación de las técnicas de gestión del conocimiento (GC) en las organizaciones cubanas para alcanzar mejores resultados económicos y de desarrollo, con la gestión adecuada de elementos tan estratégicos como son el capital humano, los recursos de información y el conocimiento.

La PI de nuestro país y demás estrategias tratadas impulsan el desarrollo de políticas, estrategias, modelos y sistemas institucionales y territoriales, que propician el desarrollo de la GI, la GC, la inteligencia tecnológica, la propiedad intelectual, y demás herramientas y procesos que favorezcan el desarrollo armónico de las organizaciones cubanas. Con este fin se ha implementado la Política territorial de información de la provincia de Pinar del Río,⁵ rectorada por la delegación territorial de Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente en este territorio.

A continuación, se explora de manera general, esta situación problémica en el contexto de nuestro país, y para ello, se utilizó el caso de la Universidad de Pinar del Río (UPR) como parte del Ministerio de Educación Superior de Cuba. Se propone entonces, el diseño de una política institucional de información que responda a los objetivos estratégicos y la misión de esta institución; desde la perspectiva o creación de una cultura con pleno dominio y conocimiento de todos los asuntos relacionados con la GI, como un instrumento facilitador de la GC; como uno de los pilares fundamentales en la implementación otros enfoques integradores actuales. Finalmente, se exponen unos objetivos y acciones puntuales a realizar como medio para el logro exitoso en su desarrollo e implementación.

 

LA POLÍTICA DE INFORMACIÓN EN CUBA

Desde la segunda mitad de la década de los años 1990, como se refirió anteriormente, el CITMA trabajó en la elaboración e implantación de una PNI en Cuba. En este sentido, la Estrategia para la informatización de la sociedad cubana y la Política Nacional de Información constituyen elementos claves en la introducción de una nueva dimensión en el desarrollo económico del país, las cuales, crean las condiciones para el alcance de objetivos relacionados con la GI y la GC mediante un enfoque integral de desarrollo, tanto de las industrias encargadas de las tecnologías de información (informática y de comunicaciones), como de las que producen y suministran contenidos y servicios de información. Esta estrategia prevé la formulación e implementación de la Política Nacional de Información, con vistas al desarrollo de los recursos y servicios de información, integrada esta a la Política nacional de desarrollo.

En el año 2001, se elaboraron y aprobaron dos nuevos documentos: Bases para la introducción de la gestión de la información y el conocimiento en las organizaciones cubanas,⁶ y Estrategias para la implementación de un sistema de vigilancia e inteligencia tecnológica, que complementan las acciones iniciadas en 1999 y que han permitido profundizar en el alcance planteado por la PNI en un inicio. El trayecto de estas acciones ha sido progresivo y ha generado cambios muy importantes en la comunidad de instituciones cubanas, y es apoyado por otros procesos de cambio, como el Proceso de perfeccionamiento empresarial, el cual persigue reconvertir las empresas cubanas en función de la nueva economía.

Esta PNI establece las bases de desarrollo de la GI, requisito para la implantación de los mecanismos de GC. Es una política descentralizada y ofrece herramientas, modos de organización, criterios gerenciales, pero las prioridades las establece cada uno de los organismos y organizaciones, con este fin establece los siguientes propósitos:

- Contribuir al desarrollo de la infraestructura nacional de información mediante la adecuada organización y el desarrollo de los recursos, servicios y sistemas de información.
- Impulsar la producción de contenidos nacionales de información, que permita la organización del conocimiento acumulado en el país, incrementar el acervo cultural, científico, tecnológico y ambiental, potenciar la producción y distribución de bienes y servicios nacionales de información y dar a conocer nuestra realidad al mundo.
- Satisfacer la demanda de información nacional, en cantidad y calidad, como un recurso productivo estratégico en todos los sectores económicos.
- Desarrollar en forma sostenible las redes nacionales, regionales e internacionales y brindar a los profesionales, investigadores, educadores, estudiantes y funcionarios de las entidades, la información actualizada existente.
- Diseñar, implementar y desarrollar un sistema de integral de gestión de información y conocimiento como política institucional.
- Promover la formación de los recursos humanos y favorecer la incorporación de profesionales de diferentes disciplinas.
- Fomentar la cultura informacional en la universidad y hacia la sociedad.

 

PROPUESTA PRELIMINAR DE UNA PI EN LA UNIVERSIDAD DE PINAR DEL RÍO

Los cambios que se produjeron en la enseñanza superior, a nivel internacional, están vinculados estrechamente con la nueva situación del mundo en el plano social, político, económico y tecnológico. Si bien la Universidad de Pinar del Río (UPR) también ha realizado algunos cambios, se considera necesario pensar desde el ángulo del papel de la información en la vida académica, investigativa y administrativa de esta institución. Hacia esta arista en esta institución, se ha desarrollado un Sistema de propiedad intelectual,^6,7 que respalde esta actividad como política institucional y los recursos humanos en temas relacionados con la propiedad intelectual en los nuevos entornos tecnológicos. La aplicación de las llamadas "nuevas tecnologías" a todo el proceso informativo impone condiciones de acceso, uso, procesamiento, almacenamiento, difusión,… de gran exigencia para todos los agentes que participan en dicho proceso. La elaboración de una PI implica la profundización en el alcance de los objetivos de crecimiento de la UPR.

 

OBJETIVO

El objetivo general de esta política es establecer las bases para el desarrollo de la GI, requisito para la implantación de los mecanismos de la GC en la UPR.

Los objetivos generales de este instrumento son:

- Promover y contribuir a la organización y reactivación de la infraestructura de información mediante el desarrollo de los recursos, servicios y sistemas de información de la UPR.
- Impulsar la producción de contenidos de información, que permita la organización del conocimiento acumulado por nuestra universidad; así como incrementar la distribución de bienes y servicios de información y dar a conocer nuestra realidad al entorno.
- Operar y desarrollar sosteniblemente las redes internas y externas y brindar a los profesionales, investigadores, estudiantes y funcionarios de nuestra institución, la información actualizada existente.
- Contribuir a la formación integral de nuestros recursos humanos y fomentar la cultura informacional en la sociedad.

La política de información propuesta tiene la intención de transformar la situación de la UPR y enfrentar los problemas existentes. A continuación, se enumeran los componentes más relevantes de la política propuesta:

- Analizar la situación de la gestión de la información de circulación interna en la UPR.
- Búscar los medios necesarios para realizar los cambios.
- Promover el acceso a la información por medio de los servicios existentes y la creación de redes internas a todos los niveles.
- Desarrollar sistemas de gestión de información en diferentes niveles que impulsen el desarrollo de la GC y generen eficiencia en la toma de decisiones.
- Formar a los universitarios como productores de información: investigadores, docentes, profesionales de la información, estudiantes, responsables de la gestión interna de la información.
- Formar a los usuarios en el derecho a la información como un derecho humano esencial. Considerar que los productores de la información también son usuarios.
- Establecer las necesidades de información de cada tipo de usuario y los mecanismos para satisfacerlas: los estudiantes deben aprender a acceder a la información pertinente en cada instancia de su preparación profesional; los docentes e investigadores deben saber buscar la información necesaria para desarrollar su actividad, los responsables de la gestión interna de la UPR deben poder disponer de la información para la toma de decisiones, etcétera.
- Establecer los diferentes flujos de información y el tratamiento adecuado para su gestión.
- Promover la aplicación de las nuevas tecnologías para la automatización de los procesos de gestión universitaria, el procesamiento y el almacenamiento del material bibliográfico, la circulación de toda la información interna que genera la UPR.
- Incorporar al proceso docente-educativo, las TICs que permitan el acceso a la información necesaria para lograr el cumplimiento de los objetivos.
- Utilizar los medios de comunicación de masas para la difusión del conocimiento científico y la información que genera la universidad.
- Establecer un sistema de vigilancia e inteligencia tecnológica que permita conocer el entorno que rodea a la UPR.
- Apoyar y desarrollar el sistema interno de propiedad intelectual.

Esta propuesta se sustenta en la PNI y la Política territorial de información, y establece las siguientes áreas de acción:

- Organización y coordinación.
- Papel de la información, la gestión de la información y el conocimiento; así como de la vigilancia e inteligencia tecnológica en el desarrollo de la UPR.
- Desarrollo de los recursos, servicios y sistemas de información sobre la base de la adecuada organización y coordinación de las actividades territoriales de información.
- Uso eficiente de la información, preparación del personal y el amplio acceso a la información.
- Medición de los resultados e impactos.

Para cada una de estas áreas de acción, se han identificado diferentes problemas y a tenor con lo cual, se proponen líneas de acción a desarrollar para solucionar las deficiencias detectadas en el contexto universitario. Este análisis es objeto de estudio de diferentes investigaciones relacionadas con el tema y estas áreas de acción se estudian y profundizan en trabajos de investigación en curso y de próxima terminación.

 

CONSIDERACIONES FINALES

A partir de la implementación de una PI en la UPR, se logrará asegurar la ejecución y el funcionamiento armoniosos de los recursos, servicios y sistemas de información en esta institución. Además, favorecerá el desarrollo y aprovechamiento racional de la infraestructura de información en su conjunto; sobre la base de un enfoque de integración.

La aprobación de esta propuesta de política institucional de información como instrumento rector a favor de convertir la información, el conocimiento y la inteligencia en recursos estratégicos, permitirá establecer estrategias y líneas de acción para el desarrollo de los servicios de información en la UPR, la formación de los recursos humanos en materia de información y conocimiento; así como en el desarrollo de una cultura informacional y el uso eficiente de la información y el conocimiento en la toma de decisiones, en el desarrollo del proceso docente educativo y la investigación científico-técnica.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Ponjuán Dante G. Las políticas nacionales de información en el contexto latinoamericano. El caso de Cuba. Cienc Inform 1993;24(1):43-7.

2. Sánchez Díaz M. Vega Valdés J.C. Consideraciones teóricas y estado actual de la implementación de las políticas de información en América Latina. Acimed 2003; 11(3). Disponible en
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024 -94352003000300005&lng=es&nrm=iso&tlng=es#cargo [Consultado: 6 de marzo de 2008].

3. Ministerio de Ciencia tecnología y Medio Ambiente (CITMA). Cuba. Política nacional de información. La Habana: CITMA; 2002.

4. Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. Lineamientos estratégicos para la informatización de la sociedad cubana. La Habana: Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros; 1997.

5. Ministerio de Ciencia tecnología y Medio Ambiente (CITMA). Cuba. Delegación Territorial Pinar del Río. Política Territorial de Información. Pinar del Río: CITMA; 2003.

6. Ministerio de Ciencia tecnología y Medio Ambiente (CITMA). Cuba Bases para la introducción de la gestión del conocimiento en Cuba. La Habana: CITMA; 2003.

7. Díaz Pérez M, González Pérez M. Propuesta de un sistema interno de propiedad intelectual como política institucional de información de las universidades cubanas. Estudio de un caso: la Universidad de Pinar del Río. Acimed 2007;15(6). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol15_5_07/aci02507.htm [Consultado: 4 de marzo de 2008].

 

 

Recibido: 21 de abril de 2008.
Aprobado: 25 de abril de 2008.

MSc. Maidelyn Díaz Pérez. Departamento de Gestión de Información y Conocimiento. Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca". Avenida José Martí No. 270, esquina a 27 de Noviembre. Pinar del Río. CP 20100. Cuba. Correo electrónico: [e-mail]

 

 

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

Según DeCS¹

POLÍTICA DE INFORMACIÓN; UNIVERSIDADES; CUBA.

INFORMATION POLICY; UNIVERSITIES; CUBA.

Según DeCI²

POLÍTICA DE INFORMACIÓN; UNIVERSIDADES; CUBA.

INFORMATION POLICY; UNIVERSITIES; CUBA.

¹BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.

Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm

²Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf

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Cita (Vancouver): Rivero Amador S, Díaz Pérez M. Propuesta de acciones para el establecimiento de una política de gestión de información en la Universidad de Pinar del Río. Acimed 2008;17(5). Disponible en: Disponible en: Dirección electrónica de la contribución [Consultado: día/mes/año].