ARTÍCULO

Cálculo del valor económico de una muestra de publicaciones seriadas de la Biblioteca Médica Nacional cubana

 

Calculation of the economic value of a sample of serial publications in the National Medical Library of Cuba

Lic. Mirta Cecilia Prendes Guerrero, Lic. Caridad Bárbara Lazo Rodríguez, Lic. Alberto Pedroso García

Biblioteca Médica Nacional. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. La Habana, Cuba.

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RESUMEN

Se realizó una investigación de tipo descriptivo longitudinal prospectivo con el objetivo de elaborar una propuesta metodológica para obtener el valor económico de la colección de publicaciones seriadas impresas como activo fijo tangible de la Biblioteca Médica Nacional cubana, por la prioridad de estos documentos para la difusión del conocimiento científico. Se fundamentó el procedimiento para obtener y calcular los precios de las publicaciones seriadas impresas adquiridas en la institución. Se destacó la importancia de valorar las colecciones para enfrentar auditorías internas y externas en la institución, contratar servicio de seguros, fundamentar programas o proyectos de financiación y para la toma de decisiones en el intercambio y descarte de las colecciones como un bien institucional tangible. La técnica utilizada fue la recopilación documental para la obtención y recolección de los elementos que se van a valorar. Se consultaron fuentes de información documentales primarias y secundarias. Se propuso un método para obtener el valor económico básico anual de las publicaciones seriadas impresas que mide el monto económico desembolsado para adquirir la colección en la institución, así como un método de depreciación acelerada para obtener el valor depreciado anual que expresa el valor actual de la colección en el año que se escoja, ajustado por el factor de depreciación. La metodología propuesta en esta investigación debe ser capaz de estimar los valores actuales de los precios de las publicaciones seriadas.

Palabras clave: publicaciones seriadas, desarrollo de la colección de bibliotecas, bibliotecas médicas.

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ABSTRACT

A investigation of longitudinal prospective descriptive type was carried out with the objective to elaborate a methodological proposal to obtain the economic value of the collection of serial publications printed as fixed tangible asset of the National Cuban Medical Library, for the priority of these documents for the diffusion of the scientific knowledge. The procedure was based to obtain and to calculate the prices of the printed serial publications acquired in the institution. It stood out the importance of valuing the collections to face internal and external audits in the institution, to hire service of sure, to base programs or financing projects and for the decisions in the exchange and discard of the collections like a very institutional one tangible. The used technique was the documental summary for the obtaining and gathering of the elements that will value. Documental primary and secondary sources of information were consulted. It intended a method to obtain the basic annual economic value of the printed serial publications that measures the economic mount paid to acquire the collection in the institution, as well as a method of quick depreciation to obtain the depreciated annual value that expresses the current value of the collection in the year that is chosen, adjusted by the depreciation factor. The methodology proposed in this investigation should be able to estimate the current values of the prices of the serial publications.

Key words: serial publications, development of the collection of libraries, medical libraries.

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INTRODUCCIÓN

La Norma Internacional ISO 9001:2008¹ define que un sistema de gestión de la calidad de una organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar de manera continua su eficacia. A su vez, estos sistemas necesitan un control de registros entre los que se encuentran, a nuestro juicio, los contables, por proporcionar la evidencia de la operación eficiente de la adquisición de la colección.

La valoración de las colecciones no parece ser un tema abordado en profundidad por los administradores de la colección, ni tampoco existe una metodología aceptada para la valoración de las bibliotecas como un activo;² sin embargo, se debe adoptar un enfoque detallado y serio en la valoración de las colecciones de las bibliotecas como un activo, dadas las ventajas de orden práctico que esto representa para enfrentar auditorías y contratar servicios de seguro.

En Cuba la contabilidad es una especialidad que puede contribuir al desarrollo de las organizaciones. Desde el punto de vista contable, según Villa y otros autores,^3,4 los activos de una empresa son bienes y derechos propiedad de esta. Los activos se clasifican en circulantes y fijos. Los circulantes son aquellos que están en rotación o movimiento constante y son fáciles de convertir en efectivo, y los fijos son aquellos que se han adquirido con el propósito de usarlos y no de venderlos. A su vez, los activos se clasifican en intangibles y tangibles. Los intangibles carecen de sustancia física, mientras que los tangibles están representados por un objeto con sustancia física que puede verse y tocarse.

Villa y otros autores^3,4 hacen referencia a la norma cubana de contabilidad, que establece que los activos fijos tangibles incluyen el precio de adquisición pagado por los bienes y representan el monto de efectivo entregado o su equivalente, más todos los gastos necesarios para colocarlos en el lugar y condiciones de uso. Los recibidos en donación, sin que exista un valor de origen, deben ser contabilizados a un valor estimado que represente el desembolso que hubiera sido necesario efectuar para adquirirlos.

Escobar⁵ resalta la importancia de las colecciones patrimoniales y afirma que constituyen la memoria documental del entorno de la biblioteca y el capital que representa a la entidad, y llama producto tangible a lo que percibe el usuario de inmediato, que puede ser un libro, una publicación seriada, o cualquier otro tipo de documento, y como tal deben ser preservadas.

Spinak⁶ plantea que el acervo bibliográfico es una inversión y no un gasto, con un período de amortización a los efectos fiscales, que depende de la obsolescencia del uso del material y no de un tiempo fijo.

El Ministerio de Justicia publicó recientemente en la Gaceta Oficial cubana el "Decreto-Ley de las Bibliotecas de La República de Cuba",⁷ en el que precisa el concepto de patrimonio bibliográfico propio como la colección o serie de colecciones pertenecientes al patrimonio bibliográfico de una biblioteca, adquirido por compra o intercambio, donación, dejación, herencia, legado o cualquier otro trámite de adquisición legal, que es de interés particular del territorio, centro de estudio, campo concreto del conocimiento o de alguna actividad determinada. Igualmente define al documento como el medio en que se registra o por el que se transmite información en cualquier soporte y que en sentido general contiene la expresión de la creación humana en formato impreso o no impreso.

En sus estudios, Cruz-Paz y otros en la Gaceta Oficial cubana⁸ definen como fuente de información documental, todo objeto que genere, contenga, suministre o transfiera información y sea, además, considerado documento, así como otros aspectos teóricos sobre los tipos y clasificación actual de las fuentes de información.

Los análisis desarrollados en Cuba por Cañedo^9,10, Sánchez^11,12 y Escobar⁵ refieren el complejo proceso de evolución de la actividad de selección y adquisición «hoy denominada como desarrollo de las colecciones» para la administración bibliotecaria a escala mundial, lo que responde a factores económicos, aumento considerable de las publicaciones, nuevas formas de presentación de la información y al avance de la tecnología.

Cañedo^9,10,13,14 justifica la prioridad dada a las publicaciones seriadas como una fuente de información, por ser de apoyo en la actualización, la formación permanente y el adiestramiento de médicos en los nuevos conocimientos. La lectura de revistas es la forma más popular de informarse en términos de preferencia, frecuencia de utilización y tiempo que se le dedica a esto, lo que justifica la prioridad de este tipo de documento en las colecciones para la difusión del conocimiento científico. Se ratifica la teoría de la utilización de expertos para la evaluación de la literatura científica porque es vital para la actividad de selección poder adquirir las idóneas, dado el alto número de revistas que existen y el número de artículos publicados, y que los médicos no tendrían tiempo real para poder leerlos.

Los activos fijos tangibles pueden clasificarse en no depreciables, que son aquellos cuya vida útil es ilimitada y depreciable, y que son los de vida útil limitada.^3,4,15 El valor del conocimiento contenido en las publicaciones seriadas disminuye con el paso del tiempo, y como están sujetas además a un deterioro físico progresivo, podemos considerarlas como activos fijos tangibles depreciables.

La Biblioteca Médica Nacional cubana (BMN) es parte de Infomed - Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas, y es referente por sus colecciones adquiridas mediante el desarrollo de colecciones y los servicios que brinda para la red del Sistema Nacional de Información en Ciencias de la Salud. Su misión es garantizar la prestación de servicios científico-tecnológicos a la comunidad de profesionales que conforman el sector de la salud en el país.

EL PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO DE LA BIBLIOTECA MÉDICA NACIONAL

La BMN cuenta, entre otros, con el Departamento de Servicios Técnicos, al que se le incorporan diferentes grupos para realizar las siguientes actividades: desarrollo de colecciones, procesamiento técnico (catalogación, clasificación e indización y organización de sus catálogos), conservación preventiva, taller de encuadernación y digitalización. En la BMN se atesoran colecciones que abarcan temas relacionados con la literatura biomédica y ciencias afines, y existe una cobertura que contiene al menos un título de todas las especialidades médicas.

Sus colecciones fundamentan la existencia de la biblioteca como su patrimonio bibliográfico propio tangible, lo que en términos económicos se traduce en bienes materiales o en el capital de la institución. Este patrimonio se ha desarrollado a lo largo de más de cuatro décadas de existencia y entre las principales funciones de la biblioteca se encuentra incrementar, actualizar y mantener sus colecciones bibliográficas en diferentes soportes.

La selección de las colecciones en la BMN se realiza acorde con sus políticas y procedimientos, dirigida a satisfacer las necesidades de los usuarios potenciales del centro y teniendo en cuenta las limitaciones de espacio de su sede. Hasta el momento no se beneficia con el Decreto Ley sobre depósito legal de la bibliografía cubana,¹⁶ derecho que se le adjudicó a la Biblioteca Nacional de Cuba "José Martí", pero sí gestionamos que se realice el depósito de tres ejemplares de todos los documentos producidos por la Editorial de Ciencias Médicas, al ser otra vicedirección de Infomed/CNICM, por el interés particular de reunir las obras de autores cubanos en el área de las ciencias médicas y afines.

La institución cuenta con un fondo bibliográfico principal que está integrado por fuentes de información documental, textual, primarias, publicadas, impresas en papel, microficha y electrónicas (discos compactos y en línea).

Las publicaciones de soporte papel promedian 10 000 títulos de libros y folletos, 2 093 títulos de publicaciones seriadas en formato impreso con un cuarto de millón de fascículos y centenares de videos científicos. Además, cuenta con fuentes de información documental primaria, no publicada, impresa en papel, integradas por 4 190 títulos de tesis de especialistas y centenares de traducciones. En menor medida tiene fuentes documentales secundarias, conformadas principalmente por obras de referencia de índices y compilaciones bibliográficas, enciclopedias, hojas informativas, información señal y catálogos, entre otros.

Los especialistas de la BMN realizan la suscripción de servicios para acceder a bases de datos de documentos textuales (Ebsco^17,18 desde el año 2005 e Hinari^18,19 en el 2007) contratados por medio de agentes intermediarios. Por estas acciones es posible la consulta de 19 276 títulos de revistas científicas «con menos del 40 por ciento de duplicación (solapamiento) de títulos entre ellas» publicadas en línea, disponibles para los profesionales y técnicos del sector de la salud cubano, que se conectan por el dominio: sld.cu. Estas consultas tienen la ventaja de lo virtual por no tener límite de tiempo y espacio y de reducir los costos de inversión. La desventaja es que si no se mantiene anualmente el pago de la suscripción, se pierde el acceso completo a estas.

El sistema nacional de información en ciencias de la salud (SNICS) ha obtenido avances indudables en gestionar recursos financieros destinados a la suscripción de literatura científica necesarios para el desarrollo de la investigación, la docencia, la asistencia y la toma de decisiones acertadas en salud, ya que en la década de 1990, producto de la crisis económica, se redujeron drásticamente los presupuestos para la adquisición de publicaciones.

El centro no considera las colecciones de esta institución como activos fijos tangibles, sino como fondo bibliotecario de rotación no contable.

No ha sido posible la contratación de la Agencia de Seguro para la protección de las colecciones ante situaciones de riesgo porque no se dispone de la valoración económica de las publicaciones adquiridas.

El objetivo de esta investigación es realizar una propuesta metodológica para obtener el valor económico de la colección impresa de las publicaciones seriadas como activo fijo tangible de la Biblioteca Médica Nacional cubana.

En el SNICS no se han reportado estudios para considerar el valor económico del patrimonio bibliográfico propio como un activo fijo tangible, por lo que esta investigación constituye una novedad.

Con esta propuesta se beneficia el centro y será una guía para otras bibliotecas de la red del SNICS interesadas en obtener los registros económicos de la colección de las publicaciones seriadas que posean.

MÉTODOS

Se propuso un método para obtener el valor económico básico anual de las publicaciones seriadas impresas, que expresa el monto económico desembolsado para adquirir la colección en la institución por año, y se aplicó un método de depreciación acelerada basado en la Ley de Brookes^20,21 para obtener el valor económico depreciado anual que expresa el valor actual de la colección para los años que se escoja ajustado por el factor de envejecimiento. En el primer caso se desarrolló un método a partir de literatura encontrada que se adecuó a nuestras condiciones, y en el segundo caso se partió de la Ley de Brookes por ser el autor más citado internacionalmente entre los artículos leídos. La metodología propuesta debe ser capaz de estimar los valores económicos básicos y actuales de los precios de la colección de publicaciones seriadas adquiridas en la BMN.

Los métodos fueron de carácter teórico, con el fin de profundizar y reconocer el desarrollo y tendencias actuales en la valoración económica de colecciones: el analítico-sintético, que posibilitó realizar un análisis documental acerca del valor económico de la colección de publicaciones seriadas impresas, y el inductivo-deductivo, que facilitó el cálculo, partiendo de lo general a lo particular.

Las variables utilizadas fueron: precio de adquisición de la suscripción institucional anual (PASIA), precio unitario por fascículo (PUF), valor económico básico anual (VEBA) y valor económico depreciado anual (VEDA).

Los precios de adquisiciones originales de las suscripciones institucionales internacionales se buscaron directamente en las revistas.

RESULTADOS

Se realizó una propuesta metodológica para obtener el valor económico básico de la colección de publicaciones seriadas impresas adquiridas por la biblioteca.

Primer paso:

De la propia revista se tomó el precio de la suscripción institucional internacional anual y el total de fascículos publicados por el editor y se estableció como moneda única el dólar estadounidense y la paridad de su tasa de cambio, para convertir los precios de todas las publicaciones a una misma moneda.

La tabla 1 muestra un ejemplo de un título adquirido en biblioteca, al que se le tomó el precio de adquisición de la suscripción institucional y el total anual de fascículos publicados por el editor directamente de la publicación seriada para la serie de años escogidos, lo que demostró que es posible obtener los precios originales de los títulos por el método propuesto y se logra un registro de los precios que pueden ser un referente a otras instituciones de la red.

Los precios tienden a aumentar anualmente, lo que se corresponde con lo descrito en la literatura internacional consultada, que evidencia que las revistas científicas médicas han subido de precio en un 51,90 % de 1996 a 1999 y han sufrido un incremento de un 32 % entre 1999 y 2002 sobre el anterior.²² El precio de suscripción se cotiza a precios institucionales²³ y se pueden obtener por varias vías, entre ellas de la propia revista.²²

Segundo paso:

Como muestra la tabla 2, ell precio unitario por fascículo (PUF) se obtuvo al dividir el precio de adquisición de la suscripción institucional anual (PASIA) entre el total de fascículos publicados anualmente por el editor (TFPA).

El precio unitario por fascículo (PUF) se calculará como:

donde,

PUF= precio unitario por fascículo.

PASIA= precio de adquisición de la suscripción institucional anual.

TFPA= total de fascículos publicados anualmente.

Tercer paso:

EL valor económico básico anual (VEBA) se obtuvo al multiplicar el precio unitario de un fascículo por el total de fascículos adquiridos en la biblioteca en el año escogido.

El valor económico básico anual (VEBA) se calculará como:

VEBA = PUF x TFAI

donde,

PUF = precio unitario por fascículo.

TFAI = total de fascículos adquiridos en la institución.

VEBA = precio de adquisición de la suscripción anual, expresa el precio histórico de la colección (tabla 3).

Se obtuvo el valor económico básico anual al aplicar el método de cálculo propuesto. El valor total de adquisición desembolsado en la institución para obtener la publicación seriada fue $ 4 588,92 en la serie de años escogidos. También se pueden apreciar los máximos valores de la adquisición por año en la institución.

Faltaría agregar al valor económico básico anual valores complementarios por gastos ajenos a la suscripción en los que incurre la institución, como son el costo de trabajo bibiotecario por el procesamiento del documento desde que llega hasta que está disponible para el usuario, y el de almacenamiento, preservación y encuadernación. Según Escobar⁵ estos son otros elementos que agregan valor. También Cram² considera que los documentos de la biblioteca no llegan a los estantes sin realizarse un número de procesos de valor añadido que debe incrementar su valor.

La incorporación de un módulo de valor de la colección en la base de datos contribuye a mejorar la eficacia de la gestión en la base, al documentar el control de registro para proporcionar evidencia del precio de adquisición anual de los títulos e incorporar los cálculos del valor económico básico y de depreciación de la colección, lo cual se corresponde con los estándares de calidad que debe tener una biblioteca. Además, simplifica los procesos de consulta, facilita la labor de recuperación de la información y aumenta las probabilidades de localización, así como de optimizar recursos y tiempo, no solo en la institución sino como referencia para otras bibliotecas de la red.

 

PROPUESTA DE MÉTODO PARA OBTENER EL VALOR ECONÓMICO DEPRECIADO ANUAL DE LA COLECCIÓN IMPRESA DE PUBLICACIONES SERIADAS ADQUIRIDAS POR LA BIBLIOTECA

Los activos fijos tangibles que tienen vida limitada aplican una metodología contable de linea recta. Las publicaciones seriadas son activos fijos tangibles depreciables, que a diferencia de otros tienen vida ilimitada y su envejecimiento es exponencial y no lineal, por lo que el método lineal no es apropiado para aplicar a ellas.

El método de depreciación propuesto es acelerado, basado en el patrón de envejecimiento de las publicaciones seriadas propuesto por Brookes.

Se calculará el valor económico depreciado anual (VEDA) como:

VEDA = VEBA x a^{t (año actual - año de publicación del volumen)}

donde,

VEDA = expresa el valor actual del título para el conjunto de años que se escoja ajustado por el factor de envejecimiento anual.

VEBA = precio de adquisición de la suscripción anual.

a = 0,9 factor de envejecimiento anual, que al aplicar el cálculo siempre dará un número menor que uno. Según Spinak, el factor de envejecimiento anual tiene un valor de 0,9 para la literatura biomédica.

t= calcula la edad actual de la publicación, restándole al año actual el año de publicación del volumen.

La tabla 4 muestra un ejemplo de un título adquirido en la biblioteca en el que se emplearon los cálculos del valor económico depreciado anual propuesto. Obsérvese que de un valor económico básico de $ 4 588,92 para la serie de años escogidos. Al tener en cuenta el valor depreciado se obtuvo el valor actual de la publicación seriada en la institución de $ 2 398,71. También se puede ver el valor residual de los años adquiridos.

CONCLUSIONES

La metodología propuesta permite en la Biblioteca Médica nacional cubana estimar el valor económico básico anual de la colección impresa de publicaciones seriadas, cuantificando el dinero invertido en el bien adquirido y su depreciación.

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Recibido: 6 de marzo de 2012.
Aprobado: 22 de junio de 2012.

Lic. Mirta Cecilia Prendes Guerrero. Biblioteca Médica Nacional. Calle 23 No. 162 esq. N, Vedado. La Habana. Cuba. Correo electrónico: [e-mail]