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Introducción
EL Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) plantea que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que tienen un principio y un final definido. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto 1.
Los proyectos son exitosos o fracasan por diversas razones. Estas varían de acuerdo al tipo de proyecto que se trate y son producidas por varios criterios. Algunos de estos criterios son los costos, cumplimiento de requerimientos y especificaciones, satisfacción de clientes, beneficios que se generan, cumplimiento de normativas o estándares internacionales, entre otros 2,3. El Standish Group se basa en criterios como tiempo, coste y requerimientos para emitir el Chaos Report4,5. Por su parte, el Project Management Institute presenta como factores para lograr el éxito de un proyecto la triangulación del tiempo, costo y alcance; una incorrecta gestión de ellos conlleva a un resultado no deseado (6.
El éxito de los proyectos depende de la sincronización que se pueda tener entre diferentes factores como los humanos, los técnicos, los económicos, tiempo y alcance, entre otros 7,8. Estudios realizados por diferentes organizaciones muestran que la tasa de éxito de los proyectos está alrededor del 32%, mientras que la de los proyectos fallidos por un 24% (4, 5). En este sentido, un proyecto de software es exitoso cuando el presupuesto estimado no es sobrepasado, el tiempo de entrega propuesto se cumple con exactitud y se ha cumplido con los objetivos propuestos 7. Finalmente, todos los autores consultados coinciden en que la determinación y el cumplimiento de los requerimientos constituyen uno de los criterios comunes para el logro del éxito o fracaso de un proyecto 2,4,5,9.
Como plantean los autores anteriores, son diversos los elementos a tener presentes para lograr el éxito de un proyecto, uno de ellos es una correcta determinación del alcance, debido a que permite la reducción de incertidumbres, descomposición del trabajo, coordinación de actividades, impide omisión de tareas y evita su duplicidad. El alcance de un proyecto consiste en definir de forma clara los objetivos que se persiguen, da un destino y pone fronteras al equipo de trabajo. Se presenta como la primera de las dimensiones de éxito, por su naturaleza globalizadora y valor predictivo. En función de su concepción estarán enfocadas todas sus actividades, por lo que los recursos, plazos, costos y tareas que se necesitan considerar en el proyecto dependerán de él 1,10.
Actualmente, los sistemas de tecnología de la información (TI) ocupan un lugar privilegiado en la sociedad, la mayoría de las compañías dependen de ellos para lograr la automatización de sus procesos. En consecuencia, es muy importante para las empresas poder gestionar con éxito sus proyectos de TI 11. Los Sistemas de Información Hospitalaria (HIS) constituyen ejemplos de proyectos TI, los cuales son sistemas informáticos orientados a satisfacer las necesidades de gestión, almacenamiento, procesamiento y análisis de datos médico-administrativos de una institución hospitalaria 12,13. El proceso de informatización hospitalaria debe contribuir a apoyar la gerencia y la administración, agilizar los trámites y atención del paciente, ayudar al diagnóstico, facilitar el control de los procesos y garantizar la calidad del servicio 14,15.
Todo lo anterior evidencia la gran importancia que tienen los HIS en el proceso de atención médica y para el apoyo en la gestión, análisis y toma de decisiones médico-administrativas, sin embargo, por su dimensión y complejidad de operación no están exentos a la presencia de fallos o fracasos en su proceso de implantación, capacitación y puesta a punto para su uso eficiente por el personal asistencial y administrativo 16;17;18;19.
El Centro de Informática Médica (CESIM) de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) tiene entre sus objetivos desarrollar aplicaciones informáticas para el sector de la salud. Uno de los productos que desarrolla es el Sistema de Información Hospitalaria XAVIA HIS, sistema que tiene como objetivo satisfacer las necesidades de generación de información, para almacenar, procesar y reinterpretar datos médico-administrativos de cualquier institución de salud 20,21,22. Como aspectos a mejorar en las implantaciones del sistema XAVIA HIS se encuentran una correcta y detallada determinación del alcance, que minimice la posterior demora de tiempo en los desarrollos y personalizaciones al sistema informático.
Estos aspectos se evidencian en la implantación realizada en el Centro Nacional de Cirugía de Mínimo Acceso (CNCMA). La implantación estuvo dividida en dos fases, donde en la primera fase se implantaron un total de siete módulos. Se realizó un levantamiento de información donde se identificaron un total de 76 cambios a realizar en el sistema, de ellos 35 de complejidad alta, a ser implementados con 15 especialistas, en un tiempo de 11 meses. Como resultado, se realizaron 264 cambios, 68 de ellos de complejidad alta, con la misma cantidad de especialistas y el tiempo de implantación fue de 36 meses.
En este proceso, la correcta determinación del alcance se ha visto incidida por diversas razones, las mismas son:
Existencia de alta variabilidad de los procesos ejecutados en cada institución hospitalaria, provocando diferencias de los procesos entre las instituciones hospitalarias.
En los servicios y áreas de las instituciones se realizan intentos aislados, y no siempre institucionales, de informatizar sus procesos, lo que implica modificaciones del sistema y demora en el tiempo de implantación.
La incorrecta identificación y definición de los procesos a informatizar, por parte de los proveedores válidos de requisitos de la institución de salud y los especialistas informáticos, lo que provoca una definición errónea del alcance real del proyecto en las etapas iniciales.
No todas las instituciones de salud tienen normados los procedimientos de sus diferentes servicios o áreas y no siempre cuentan con especialistas que los conozcan en su totalidad, lo que hace engorrosa la definición del flujo de información.
Teniendo en cuenta los elementos anteriores, el objetivo de la investigación es desarrollar una estrategia para la implantación del Sistema de Información Hospitalaria XAVIA HIS, que permita una mayor exactitud en la definición del alcance de los proyectos de implantación en instituciones de salud.
Métodos
La investigación se realizó en el periodo comprendido de abril de 2015 a diciembre de 2017, utilizando como escenario de aplicación el Centro Nacional de Cirugía de Mínimo Acceso (CNCMA). El desarrollo de la Estrategia para la implantación del Sistema de Información Hospitalaria XAVIA HIS en instituciones hospitalarias estuvo compuesto por tres fases:
Fase 1. Estudio de los principales referentes teóricos para la implementación de estrategias de implantación en el ámbito de la salud. Aplicación de entrevistas y encuestas al personal asistencial y personal informático para su adecuación.
Fase 2. Desarrollo de la estrategia para la implantación del sistema XAVIA HIS en instituciones hospitalarias.
Fase 3. Validación de la estrategia desarrollada a través de un proceso experimental en el Centro Nacional de Cirugía de Mínimo Acceso en el periodo antes presentado.
Para el desarrollo del proceso experimental se operacionalizaron las variables dependientes y la variable independiente, como se muestra en la (Tabla).
Tabla 1- Operacionalización de las variables dependientes e independientes. Fuente: Elaboración propia.
Los métodos científicos utilizados para el desarrollo de la investigación fueron:
La entrevista: mediante su aplicación a expertos y alta gerencia del CESIM, así como al personal asistencial del CNCMA, se obtuvo información necesaria para un correcto desarrollo de la estrategia para la implantación del sistema XAVIA HIS en instituciones de salud. Se utilizó para ello una guía de desarrollo. Ver Anexo 1.
La encuesta: se aplicó al personal de mayor experiencia en el CESIM. Se obtuvo criterios de gran importancia, que constituyen los constructos y bases de la estrategia a desarrollar, tales son los casos de la homologación de los procesos del sistema informático y confección del diseño del proyecto a implantar. Ver Anexo 2.
El análisis documental: se empleó para el estudio de los referentes teóricos de la investigación, en el desarrollo de estrategias de implantación de sistemas de información. Se realizó consulta de libros y de artículos científicos digitales.
Métodos estadísticos: se aplicó la prueba Shapiro-Wilk para determinar si los datos utilizados en el experimento, para cada una de las muestras, se ajustaban a una distribución normal. Posteriormente, se empleó la distribución t-student para comparar las medias de las muestras, con el propósito de validar estadísticamente la relevancia de la aplicación de la estrategia desarrollada. Para el análisis estadístico se empleó el paquete de estadístico Statgraphics Centurion 18.
Técnica Iadov: se aplicó para evaluar el nivel de satisfacción percibido por los usuarios en la ejecución de la estrategia propuesta.
Ética: la investigación es de conocimiento del CNCMA, ya que forma parte del proyecto de implantación del Sistema de Información Hospitalaria XAVIA HIS en la institución. Resultó de vital importancia el intercambio con los especialistas de la salud, los cuales cooperaron en todo momento para que los aspectos medulares para el desarrollo de una estrategia de implantación robusta fueran recogidos.
Resultados y Discusión
Una estrategia se define como un procedimiento adaptativo o conjuntos de ellos, por el que se organizan secuencialmente acciones con el objetivo de conseguir las metas previstas 23. Según otros autores constituye la compilación de acciones conscientes, adaptativas y condicionales, combinando medios, recursos y métodos, que permitan el logro de los objetivos propuestos 24. Una estrategia bien formulada ayuda a ordenar y asignar los recursos de una organización de una forma viable, basada en sus capacidades y carencias internas, así como en la posible anticipación a los cambios del entorno 25.
La estrategia propuesta para la implantación del sistema XAVIA HIS está compuesta por tres etapas. Dentro de las etapas se establecen una secuencia de acciones a realizar, que contribuyen a la toma de decisiones de la alta gerencia de CESIM. Con la aplicación de la estrategia se puede determinar el cubrimiento del sistema con respecto a los procesos que se ejecutan en la institución de salud. Dicho cubrimiento permite ubicar la institución en unos de los diferentes escenarios de despliegues definidos en la estrategia, con el fin de conocer el alcance del proyecto y el tipo de proyecto a realizar, que puede ser de implantación o personalización. Cada etapa de la estrategia se encuentra compuesta por una o varias actividades donde se analizan sus resultados, con el objetivo de determinar si se puede continuar con la aplicación de la estrategia. A continuación, se aborda en la Tabla 2 cómo queda estructurada la estrategia propuesta.
Para validar la estrategia desarrollada se realizó un experimento, que consistió en evaluar el proceso de implantación del Sistema de Información Hospitalaria XAVIA HIS.
En el grupo de control se sitúan cuatro módulos desplegados en una primera etapa, a partir de los resultados arrojados en un diagnóstico preliminar realizado. En el grupo experimental se encuentran otros cuatro módulos desplegados en una segunda etapa, luego de aplicada la estrategia desarrollada. En la definición de ambos grupos, los módulos tienen características similares en cuanto a cantidad y complejidad de requisitos identificados, así como en el tiempo de desarrollo/implantación de los mismos, para minimizar el sesgo.
Tanto el diagnóstico preliminar como la estrategia tienen como objetivo un correcto levantamiento de la información, sobre los requisitos a adicionar y modificar, la complejidad de los mismos y el tiempo que demorarán. Teniendo en cuenta los elementos anteriores se lleva a cabo la implantación y son tenidos en cuenta para determinar el costo del proyecto.
En la Tabla 4 se presentan los resultados evidenciados en el proceso de implantación del sistema XAVIA HIS, para sus dos etapas de despliegue, en consecuencia, con los datos que fueron entregados, luego de realizados el diagnóstico preliminar y la estrategia, respectivamente. Las variables que se evalúan constituyen las adiciones a la información entregada y no planificada, en cuanto a Requisitos Nuevos a realizar (RN), nuevos Requisitos a Modificar (RM) y Tiempo adicional de ejecución (T). A continuación, se presenta la tabla 3.
Para comprender mejor los resultados mostrados se aplican técnicas estadísticas, las cuales permitirán demostrar si la aplicación de la estrategia en la segunda etapa de implantación evidencia datos estadísticamente significativos respecto a la primera etapa. La misma se aplicará a los grupos de variables Requisitos Modificados (RM) y T (Tiempo), si bien se puede evidenciar el bajo número de Requisitos Nuevos adicionales a desarrollar (RN) para ambas etapas.
Para evaluar la posibilidad de comparar los datos entre el grupo de control y el grupo experimental, se aplicó la prueba de normalidad Shapiro-Wilk, para comprobar que los datos se ajustan a una distribución normal. El valor p >0.05, lo que indica que no existe problema con la normalidad de los datos. Seguidamente, se aplicó la prueba estadística paramétrica t-student, con el objetivo de comparar dos muestras, a partir de sus medias, para comprobar si los resultados son estadísticamente diferentes. Se aplicó al juego de datos de la variable RM, donde el valor 𝑝 =0.00148508. Como el valor 𝑝<0.5 se rechaza la 𝐻 0 con un 95% de confianza, lo que indica que hay diferencia significativa entre las medias de las muestras analizadas. A continuación, se aplicó al juego de datos de la variable T, donde el valor 𝑝 =0.00032152. Como el valor 𝑝<0.5 se rechaza la 𝐻 0 con un 95% de confianza, lo que indica que hay diferencia significativa entre las medias de las muestras analizadas.
Por tanto, el análisis estadístico anterior da cumplimiento al objetivo definido en la investigación, ya que la estrategia desarrollada para la implantación del Sistema de Información Hospitalaria XAVIA HIS permite una mayor exactitud en la definición del alcance de los proyectos de implantación en instituciones de salud.
Finalmente, se aplicó la técnica Iadov para evaluar el nivel de satisfacción percibido por los usuarios en la ejecución de la estrategia, a través de la aplicación de un cuestionario. Las tres preguntas cerradas del cuestionario se muestran en el Cuadro Lógico de Iadov (Tab.4), mediante el cual se puede determinar el nivel de satisfacción del usuario y del grupo 26.
Se aplicó el instrumento a 21 usuarios y usuarios potenciales, los cuales son del Centro de Informática Médica (CESIM) de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) y del Centro Nacional de Cirugía de Mínimo Acceso (CNCMA). Estos usuarios tienen una media de experiencia de 12 años y sus perfiles de trabajo son: subdirector, jefe de departamento, especialistas informáticos y médicos. Se tuvo en cuenta los años de experiencia laboral, el reconocimiento de cada usuario o potencial usuario en su colectivo de trabajo, así como la implicación que tiene en los procesos de implantación de sistemas de información en salud en instituciones hospitalarias. El Índice de Satisfacción Grupal (ISG) obtenido al aplicar la técnica fue 0.88, el cual se encuentra en un intervalo de satisfacción, por lo que se puede concluir que existe un alto grado de satisfacción con la estrategia desarrollada.
(1)
En la figura 1 se representan los porcientos de satisfacción obtenidos luego de calculado el ISG.
Como complemento del instrumento, se plantearon un conjunto de sugerencias, todas de gran utilidad para la correcta aplicación y aceptación de la estrategia desarrollada.
Entre las principales cuestiones abordadas por los usuarios se enunciaron:
Factibilidad de la estrategia desarrollada para aumentar el éxito en la definición del alcance de los proyectos de implantación en instituciones de salud.
Propicia y facilita la toma de decisiones administrativas.
La estrategia contribuye a elevar la rapidez y calidad de los procesos de implantación del Sistema XAVIA HIS en instituciones de salud.
Conclusiones
La aplicación de la estrategia para la implantación del sistema XAVIA HIS en instituciones de salud permite la identificación de los principales cambios a realizar, acorde a los procesos que se ejecutan en la institución, evitando de esta manera que una vez implantado se determine que algún proceso del sistema informático no cumpla en su totalidad con el definido en la institución.
La aplicación de la estrategia permite la obtención de un alcance más preciso de las implantaciones del Sistema de Información Hospitalaria XAVIA HIS.
La estrategia para la implantación del sistema XAVIA HIS constituye una guía para la ejecución de proyectos de servicios o personalización, ante oportunidades de negocios en instituciones de salud. Permite minimizar el impacto ante los cambios identificados y poder lograr el éxito en la implantación del mismo.
