ARTÍCULO ORIGINAL

                                                                                                                             

Proceso de Gestión de Recursos Humanos en un ámbito universitario

 

Process Management Human Resources at university level

 

 

Anaisa Hernández-González, Reynier Gómez-González

Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, La Habana, Cuba

 

 

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RESUMEN

El presente trabajo fue desarrollado en la Dirección de Recursos Humanos del Instituto Superior Politécnico “José Antonio Echeverría” (Cujae). Con la finalidad  de lograr una gestión y  control eficiente y eficaz del proceso, se trazó como objetivo general de la investigación: “Diseñar el Proceso de Recursos Humanos de la universidad”, basándose en el enfoque a procesos.  Se realizan varias tareas organizadas en un procedimiento general para el rediseño éste proceso estratégico. Además,  se utilizaron herramientas como la lista de Chequeo, el Diagrama Causa-Efecto, la  Matriz de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades y técnicas y métodos como la entrevista, análisis y síntesis de la información, recopilación bibliográfica, consulta de las regulaciones que rigen los procedimientos del proceso en cuestión y la observación directa.  Al finalizar el estudio se obtuvo la descripción del proceso y de los 12 subprocesos que contiene.

Palabras clave: Capital Humano, Gestión de Recursos Humanos, diseño de procesos.

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ABSTRACT

This work was developed in the Humans Resources Management of the Instituto Superior Politécnico "José Antonio Echeverría" (Cujae). In order to achieve efficient management and effective control of the process, outlined the general objective of the research: "Designing the Process of Human Resources of the university," based on the process approach. To complete this objective they were carried out several tasks organized in a general procedure for the redraw this strategic process. Specific tools were also used as the Checklist, Cause-Effect Diagram, Matrix  of weaknesses, threats, strengths and opportunities and investigative techniques and methods as interviewing workers in the area, analysis and synthesis of information, collecting literature, consults of the regulations that govern the procedures of the process in question and direct observation. When concluding the study was obtained the description of the processes and of the 12 sub processes that contains.

 Key words: Human capital, Management of human resources, design of processes.

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INTRODUCCIÓN

En las organizaciones el área de Recursos Humanos es vital para su desarrollo; debido a que es la responsable de captar, desarrollar y mantener el talento que hace posible producir los bienes y servicios, producir ingresos y generar utilidades [1] .

La gestión estratégica de los recursos humanos según Cuesta (2009, 17) ¨consiste en el conjunto de decisiones y acciones directivas en el ámbito organizacional que influyen en las personas, que busquen el mejoramiento continuo, durante la planeación, implantación y control de las estrategias organizacionales, teniendo en cuenta las interacciones con el entorno¨  [2].

En el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (Cujae) se sigue un enfoque basado en procesos [3]. En la universidad se consideran procesos estratégicos a aquellos trascendentales para guiar al resto de los procesos de la organización [4].  Los claves los que están relacionados directamente con los resultados a alcanzar y los de apoyo o soporte a los responsables de proveer a la organización de los recursos necesarios [4].

La Gestión de Recursos Humanos ha sido considerada como un proceso estratégico al ser un recurso esencial para cumplir el objeto social de la universidad vinculado con las áreas de resultado claves. Estas áreas son definidas como los  procesos claves: formación, extensión universitaria y ciencia y técnica y postgrado.

El Ministerio de Educación Superior ha trabajado en la implantación de un nuevo modelo de Gestión Económico Financiero en todos los Centros de Educación Superior del país,  donde el control interno ejerce un papel trascendental.  Este control es un instrumento gerencial por excelencia, que permite a las instituciones alcanzar sus objetivos e identificar aquellos cambios internos o externos que pudieran afectar el logro de los mismos. En esta línea, resulta imprescindible diseñar y aplicar un instrumento que permita cumplir con la Resolución No.60 de la Contraloría General de la República. Esta resolución dicta las normas de control interno en nuestro país  y los cambios que se han producido a partir de lo establecido en el nuevo Código del Trabajo y Reglamento del Código del trabajo; puestos en vigor en Julio de 2014 [5-7].

Esta resolución confiere una gran importancia al cumplimiento de las políticas y prácticas de la Gestión de los Recursos Humanos. Se diseñan procedimientos para la selección y aprobación del personal, capacitación, formación de valores, evaluación y promoción de los recursos humanos. Se relacionan las acciones a desarrollar en cumplimiento de las disposiciones legales establecidas en las entidades.

Estas motivaciones propiciaron el diagnóstico y análisis de la situación actual de este proceso en la universidad utilizando diferentes instrumentos y técnicas. En este trabajo se presentan la matriz DAFO, el diagrama causa-efecto y los resultados de la lista de chequeo para verificar el nivel de cumplimiento en la organización de las NC 3000-3002:2007 [8-10]. Todas estas técnicas permitieron identificar las deficiencias y proporcionaron los insumos necesarios para obtener la planeación estratégica del proceso.

Además, con estos elementos y a tenor de las regulaciones vigentes vinculadas a la Gestión de Recursos Humanos, se identificaron los subprocesos en los que se descompone este proceso, se diseñó el Manual de Procedimientos que describe a cada uno y se ha comenzado a implantar los subprocesos.

 

MÉTODOS

Con el objetivo de diseñar el proceso de Gestión de Recursos Humanos se realizaron de un grupo de pasos. Estos pasos permitieron a partir de la caracterización de la situación actual: identificar, describir e implantar los subprocesos requeridos para brindar una mayor calidad en los servicios que se ofrecen en esta área estratégica.           

En la figura 1 se muestran las fases del procedimiento para el diseño de este proceso.

En la definición del procedimiento a seguir se tomó como referencia:

• La metodología propuesta por el grupo de investigaciones de Logística y Gestión de la Producción (LOGESPRO) de la Facultad de Ingeniería Industrial de la Cujae [11]. Esta propuesta se basa en la utilización y completamiento de un conjunto de plantillas que constituyen los documentos de diseño.
• La tecnología para el diagnóstico, proyección y control de la Gestión de Recursos Humanos propuesta por Cuesta [2]
• La experiencia práctica de los autores en investigaciones de campo.

Fase I Caracterización de la Gestión de Recursos Humanos de la Cujae

En esta fase de realizaron las tareas siguientes:

• Estudio de los subprocesos que componen la Gestión de los Recursos Humanos así como sus interrelaciones.
• Diagnóstico estratégico.
• Determinación de los aspectos que afectan el proceso de gestión del capital humano.
• Caracterización de los recursos humanos disponibles.
• Aplicación de listas de chequeo sobre nivel de aplicación de las NC 3000:2007.

Como parte del diagnóstico estratégico se identificaron las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que afectan el proceso. Las técnicas usada en este diagnóstico fueron la observación directa, de consultas a especialistas y técnicos del área y a los usuarios de los servicios que en ella se ofrecen y de las sesiones de planeación estratégica del Instituto con el consejo universitario ampliado, que en el último año ha dedicado tres momentos a la Gestión de Recursos Humanos;

En esta fase se tomó como punto de partida los análisis realizados como parte de dos trabajos de diploma en opción al título de Ingeniero Industrial en el período de 2009 a 2011 y una tesis de maestría realizada entre 2013-2014. El primero de estos trabajos realizó un diagnóstico de la organización del trabajo como parte de la acreditación por las Normas Cubanas 3000-3002:2007 [12]. En el segundo, se trabajó en la propuesta del diseño del proceso obteniéndose una versión inicial [1]. La tesis de maestría se centró en las áreas no docentes [13]. 

Para la caracterización de los aspectos que afectan el proceso de gestión del capital humano, también se realizaron sesiones de  trabajo en el área para la implementación de la Resolución No. 60 de la Contralaría como parte de la Actualización del Plan de prevención, que implicó la realización de las tareas siguientes:

1.  Identificación de los riesgos.

2.  Análisis de los riesgos (Determinación la probabilidad de ocurrencia y Cuantificación el valor de la pérdida).

3.  Determinación de los objetivos de control (Definición de las medidas o procedimientos de control a aplicar en el área y Aprobación en reuniones).

4.  Ejecución de la prevención de riesgos (Definición e Implementación de las acciones y procedimientos desarrollados para reducir la causa de los riesgos).

Los instrumentos de recolección de datos utilizados en esta etapa fueron [4, 14]:

•   Listas de chequeo para evaluar el nivel de cumplimiento de las NC 3000-3002:2007.
•   Cuadernos de notas.
•   Listas de frecuencia para estudiar la cantidad de veces que se realizan tareas específicas en el área.
•   Escalas de estimación para medir la calidad de los servicios que se ofrecen.

En cuanto a las técnicas que se han  utilizado para obtener datos o información, que permitieron conocer la naturaleza de las personas involucradas con este proceso e identificar, los problemasque se destacan son [4, 14]:

• La observación  simple o no participante, en una etapa inicial, y la observación participante.
•   Las encuestas orales y escritas al personal del área de recursos humanos y a las personas del resto de las áreas del Instituto que atienden esta actividad.
•   Las entrevistas para indagar sobre aspectos específicos del área de conocimientos de los especialistas y técnicos encargados de las actividades y tareas que se realizan vinculadas al campo de acción en el Instituto y con expertos en la materia que laboran en otros centros. Se realizaron preguntas estructuras, semi-estructuradas y no estructuradas.
•   Construcción del diagrama causa-efecto.
•   Cuestionarios con preguntas cerradas y abiertas a los usuarios de los servicios que se ofrecen para que valoren la calidad en la atención de los técnicos del Grupo de Recursos Laborales.
•   Cuestionarios que permiten evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las 3000-3002:2007 y en el sistema de control interno.
•   Revisión bibliográfica de las regulaciones vigentes en el país vinculadas con el tema.

Al diagrama causa-efecto se llegó a partir de varios encuentros con los trabajadores del área, los especialistas principales de los grupos de trabajo de la Dirección de Recursos Humanos y el personal que atiende la gestión de recursos humanos en las diferentes áreas del Instituto. Este diagnóstico, por su enfoque participativo, permitió implicar a los trabajadores en la identificación de los problemas y en la búsqueda de soluciones.  Se pudo aprovechar para conocer a la fuerza laboral del área.

 Fase II Diseño de los subprocesos del proceso Gestión de Recursos Humanos

En esta fase se acometieron las tareas:

•   Proyección de los subprocesos.
•   Elaboración de las guías de auditoría que permitirán verificar el grado de cumplimiento de las regulaciones vigentes y de los procedimientos incorporados a los subprocesos identificados.

 Fase III Implantación de los subprocesos del proceso Gestión de Recursos Humanos

Las tareas realizadas fueron:

•    Ejecución de lo proyectado
•    Divulgación de los procedimientos vinculados a cada uno de los subprocesos en el sitio Web del área.
•    Capacitación al personal que trabaja en la gestión de recursos humanos, así como a los directivos.
•    Seguimiento de lo proyectado

Fase IV Seguimiento y control de los subprocesos del proceso Gestión de Recursos Humanos

En este momento se ejecutan las tareas siguientes: la aplicación de las guías de auditoría y la realización de muestreos aleatorios y sistemáticos de los documentos primarios.

 

RESULTADOS

La Dirección de Recursos Humanos (DRH) en el instituto tiene la misión de garantizar la aplicación de la Política de los Recursos Humanos aprobada por los Organismos Superiores y brindar a los trabajadores un servicio eficiente, responsable y profesional. Para ellos sus trabajadores se organizan en tres grupos de trabajo: grupo de selección, promoción y estimulación, grupo de organización-protección del trabajo, y grupo de  recursos laborales. En las áreas las funciones vinculadas a este proceso las realizan los trabajadores que ocupan cargos de administradores, vicedecanos que atienden las áreas de economía, administración, servicios y recursos humanos, auxiliares de recursos humanos y técnicos en recursos humanos.

En la tabla 1 se presentan las cuatro debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que se identificaron como las que más inciden e incidirán.

De la caracterización del personal que tanto en la DRH como en las áreas se encargan de este proceso, los aspectos más relevantes que se pueden señalar son los siguientes:

• Un grupo de personas se caracterizan por su cordialidad, apoyo a otros miembros en determinados períodos de ejecución crítica de determinadas tareas, encauzan sus energías en la resolución de conflictos  y en laborar como un equipo. Sin embargo, otras personas tratan de cumplir con lo que les toca sin preocuparse por los demás y la eficiencia de la organización como un todo o que presentan bajos índices de calidad en los servicios que brindan.
• En sentido general, el personal requiere capacitación para un mejor desempeño de las funciones de su puesto de trabajo, sobre todo en lo relacionado a los Recursos Laborales.
• La calificación formal del personal que trabaja tanto en la DRH como en las áreas, no está en correspondencia con las funciones que tienen que realizar. Recientemente se incorporaron adiestrados técnicos medios en Gestión de Capital Humano y graduados universitarios en Ingeniería Industrial.
• Problemas materiales, sobre todo de medios técnicos, que afectan el tiempo de respuesta a la solicitud de servicios.
• No están documentados los procedimientos de trabajo y las situaciones que se presentan; lo que afecta a las personas que ocupan por primera vez los cargos asociados y al personal que ya se le presentó una situación similar para que pueda aplicar la solución ya probada.

Al aplicar una lista de chequeo para conocer el nivel de implementación de las NC3000-3002:2007, se valora que hay un nivel de implementación de los requisitos establecidos para el diseño y aplicación del Sistema de Gestión Integrada del Capital Humano, según se aprecia en la tabla 2.

Como se observa los requisitos se encuentran a diferentes niveles de aplicación; siendo los más críticos los vinculados con las competencias laborales, la organización del trabajo, la capacitación y desarrollo y el autocontrol del propio sistema.

El análisis integral de toda la información permitió identificar como problema estratégico fundamental las ¨deficiencias en el proceso de Gestión de Recursos Humanos¨. Como resultado de la evaluación de los principales problemas que generan el problema estratégico anterior, se utilizó el diagrama de Ishikawa para determinar la relación causa-efecto de los diferentes aspectos que afectan a este proceso. En la figura 2 se presenta el diagrama resultante con las fuentes de las deficiencias detectadas y en la tabla 3 algunas manifestaciones de las mismas.

 

 

Es válido señalar, que los problemas que se incluyen se han dado al menos una vez, por eso se consideró pertinente identificarlos ya que los subprocesos que se definieran tenían que prever cómo atacar las causas para mitigar o erradicar los efectos que producen su ocurrencia.

En la tabla 3 se presentan algunas manifestaciones de las deficiencias detectadas.

El diseño del proceso se realizó siguiendo la metodología propuesta por el Grupo LOGESPRO, por ser la utilizada en la institución para el diseño de los procesos que aseguran los procesos sustantivos de la universidad. La documentación es extensa, por lo que en este trabajo solo incluimos en la tabla 4 los elementos generales vinculados con el proceso de Gestión de Recursos Humanos.

Los subprocesos definidos responden a la misión del área de Recursos Humanos en el Instituto y toman en consideración las funciones que realizan sus áreas funcionales. En la tabla 5 se describe el objetivo fundamental de cada uno de los subprocesos:

Como se aprecia en las tablas anteriores, se menciona en varias oportunidades el sistema Assets NS. Módulo de Recursos Humanos. Esta aplicación informática facilita el proceso de gerencia del capital humano al complementar la arquitectura que posibilita la gestión de la información cada vez con mayor eficiencia en la búsqueda del conocimiento necesario. Esto implica la  capacidad para la acción como se plantea  por Cuesta, Acaide y López [15].

 

DISCUSIÓN

Los subprocesos identificados se fundamentan en las prácticas de trabajo en la Dirección de Recursos Humanos del Instituto y toma como referencia el análisis realizado sobre las interrelaciones de los componentes del SGICH de las NC 3000:3002:2007 y otros modelos conceptuales descritos [2, 16].

Explícitamente no se han definido subprocesos que respondan a las competencias laborales, comunicación institucional y autocontrol. Se valoró que dentro de los subprocesos descritos se deben incorporar los elementos que se requieren para cumplir los requisitos de la norma cubana. Por ejemplo, en el caso de la comunicación institucional, los requisitos incumplidos están asociados con el plan de inducción de los nuevos trabajadores. Por lo que en los subprocesos de Contratación y alta de trabajadores y el de Adiestramiento laboral; se especifican los elementos que tienen que conocer y dominar los trabajadores. Esto no implica que solo se tuviese en cuenta el tema de la inducción, los requisitos se incorporaron en el lugar que se valoró correspondía. La comunicación es transversal a todos los procesos de la organización (claves, estratégicos y de apoyo) y debe incorporarse los elementos que se requieran para que sea efectiva.

Se identificó como subprocesos el Adiestramiento laboral por la importancia que brinda el país a los recién graduados. En las regulaciones vigentes  hay aspectos específicos sobra la selección de la fuerza de trabajo calificada, la capacitación y el tratamiento cuando termina el  período de adiestramiento [5, 7]. Estas razones aconsejan la necesidad de que exista un subproceso para atender a estos trabajadores.

Se están rediseñando los puestos de trabajo para identificar las competencias laborales de los perfiles de los diferentes cargos. El rediseño de los diseños de puestos de trabajo impacta en la evaluación del desempeño; por lo que en los subprocesos Organización del trabajo y Evaluación del desempeño se han incorporado actividades y tareas que permiten cumplir los requisitos vinculados a las competencias laborales del SGICH.

Durante la implantación de estos subprocesos, se ha detectado la necesidad de realizar mejoras a los subprocesos de Confección de nóminas y nominillas, Capacitación y desarrollo, Categorización, ratificación y grado científico y Evaluación del desempeño. Al momento de la investigación, se trabaja con estudiantes de pregrado y maestría en el mejoramiento.

Cada subproceso está acompañado de guías de control, que no son más que listas de chequeo sobre el cumplimiento o no de actividades y tareas definidas en los subprocesos. En particular, se ha dado prioridad a la aplicación de las vinculadas con la confección de nóminas y nominillas, la evaluación del desempeño y el adiestramiento laboral. Su implantación ha permitido verificar la ocurrencia o no de las posibles manifestaciones que generan riesgos en los diferentes subprocesos y que afectan  a los servicios que se ofrecen y que constituyen violaciones de las regulaciones vigentes. En cada caso se han tomando las medidas pertinentes cuando se ha detectado algún problema.

 

CONCLUSIONES

1.  El diseño del proceso de Gestión de Recursos Humanos permitió definir de manera sistemática las actividades y tareas que componen a los subprocesos que lo conforman y definir las responsabilidades respecto al mismo.

2.  El  uso del enfoque basado en procesos propició la identificación de los problemas que en concreto afectan esta área, así como la búsqueda de las soluciones concretas para atenderlos; sin que se afectaran el resto de los procesos de la organización.

3.  La identificación de las causas que originan las deficiencias en el proceso de Gestión de los Recursos Humanos, permiten aplicar las medidas precisas para controlar o atenuar el efecto que originan en la eficiencia y eficacia del proceso.

4.  El nivel de cumplimiento de los requisitos vinculados a la implantación del SGICH, sirvió de punto de referencia para profundizar en las causas que motivaron su bajo cumplimiento: de esta forma fue posible incorporar a los subprocesos diseñados aquellos aspectos que permitirán satisfacer los requisitos de la NC 3000-3002:2007.

5.  La confección y aplicación de listas de chequeo para cada uno de los subprocesos permite su mejoramiento continuo.

 

REFERENCIAS

1.Cisneros M. Diagnóstico del proceso de Recursos Humanos de la Cujae. La Habana: Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría; 2011.

2. Cuesta A. Tecnología de Gestión de Recursos Humanos. La Habana: Editorial Félix Varela; 2009. ISBN 9-789590-713415.

3. Pires M. Gestión por proceso en el diseño de las organizaciones. Revista Chilena Tecnológica. 2011;17(1):10-20. ISSN 016-8756.

4. Alonso A, García V, Udgarteche E, Díaz Y. Introducción a la Ingenieróa. Materiales auxiliares compilados. La Habana: Editorial Félix Varela; 2007. ISBN 978-959-07-0375-1.

5. Asamblea Nacional. Ley No. 116 Código de Trabajo. Gaceta Oficial de la República de Cuba. 2014;(29):453-83. ISSN 0864-0793.

6. Contraloría General de la República De Cuba. Resolución No 60 Normas de Control Interno. Gaceta Oficial de la República de Cuba 2011;13 (Extraordinaria). ISSN 1682-7511.

7. Consejo de Ministros. Decreto No. 326 Reglamento del Código de Trabajo. Gaceta Oficial de la República de Cuba. 2014;(29):483-523. ISSN 0864-0793.

8. Oficina Nacional de Normalización. Normas Cubanas 3000:2007 Sistemas de Gestión Integrada del Capital Humano- Implementación. La Habana: ONN; 2007.

9. Oficina Nacional de Normalización. Normas Cubanas 3001:2007 Sistemas de Gestión Integrada del Capital Humano-Requisitos. La Habana: ONN; 2007.

10. Oficina Nacional de Normalización. Normas Cubana 3002:2007 Sistema de gestión Integrada del Capital Humano-Vocabulario. La Habana: ONN; 2007.

11. Acevedo J, Gomez MI. Documentación de Diseño de procesos. 2009 Date Aclcessed [cited 19 de abril de 2012]. Available from: http://economia.cujae.edu.cu/control/.

12. Dixon R. Diagnóstico de la Organización del Trabajo en la Oficina de Recursos Humanos de la Cujae, con vísoeras a la acreditación de las normas NC 3000:2007. La Habana: Institituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría; 2009.

13. Gómez R. La Gestión de la Idoneidad del Capital Humano en el Área de Alimentación de la CUJAE. La Habana: Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría; 2014.

14. Arias FG. El proyecto de investigación: introducción a la metodología científica. Caracas: Editorial Episteme; 2006. ISBN 9-789800-785294.

15. Cuesta A, Alcaide I, Lopez C. Capital humano y e-RRHH. Revista Cubana de Ingeniería. 2010;1(1):49-55. ISSN 2223 -1781.

16. Hernández I, Fleitas S y Salazar D. Inventario de conocimientos del Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano referencia en las Normas cubanas 3000:2007. Revista Ingeniería Industrial 2011;2(XXXII):132-40. ISSN 1815-5936. 

 

 

Recibido: 19 de julio de 2012.
Aprobado: 11 de junio de 2014.

 

 

Anaisa Hernández-González. Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, La Habana, Cuba
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