ARTÍCULO ORIGINAL

 

 

Diseño e implementación del procedimiento contable en la Organización Nacional de Bufetes Colectivos

 

Design and Implementation of an Accounting Procedure in Organización Nacional de Bufetes Colectivos (Cuba's National Lawyers Association)

 

 

Carlos Manuel Santos Cid

Dirección Provincial de Bufetes Colectivos de La Habana, Cuba

 

 

 

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RESUMEN

Entender la relación ciencia, tecnología y sociedad genera el rechazo de la imagen de la ciencia como una actividad pura, la crítica a la concepción de la tecnología como ciencia aplicada y neutral y la condena de la tecnocracia. La ciencia es producto del encuentro multidisciplinario que crea conocimientos al servicio de un fenómeno dado. La Contabilidad, en tanto ciencia, no está exenta del comportamiento que producen los fenómenos internos y externos que interactúan con ella y a los cuales debe responder objetivamente a través de la tecnología y el procedimiento contable. El presente trabajo se dedica a estudiar el diseño e implementación de este último en la Organización Nacional de Bufetes Colectivos (ONBC), procesos que deben realizarse sobre un análisis integrador para lograr su eficacia técnica e informativa.

PALABRAS CLAVE: ciencia, contabilidad, procedimiento contable.

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ABSTRACT

Understanding the relation between science, technology, and society causes the idea of science as a pure activity to be rejected, the conception of technology as a neutral and applied science criticized, and technocracy condemned. Science is the result of a multidisciplinary meeting that creates knowledge to be used for a specific goal. Accounting as a science is not without behavior exhibited by internal and external phenomena which interact with it, and it has to respond to them through technology and accounting procedures. This paper is intended to comprehensively examine the design and implementation of an accounting procedure in Organización Nacional de Bufetes Colectivos (Cuba's National Lawyers Association) with the aim of providing the Association with the basic insight into how to effectively record information for internal and external use.

KEYWORDS: Science, Accounting, Accounting Procedure.

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INTRODUCCIÓN

Para comprender el estudio de la ciencia, bajo la perspectiva de los problemas sociales que la involucran, es esencial vislumbrarla como una actividad social dedicada a la producción, distribución y uso del conocimiento, institucionalizada y generadora de su propia cultura, y siempre atendiendo a que cada problema constituye un proceso que solo se puede explicar en relación con el contexto social que lo condiciona.

Con esta visión, la tecnología, desde la segunda mitad del siglo XX, es mucho más que un cúmulo de aparatos sofisticados. Es una práctica social que encierra las dimensiones técnica, organizativa e ideológica-cultural, donde además de las tecnologías físicas (maquinarias y equipos), se incluyen las organizacionales (destrezas, problemáticas, valores e ideologías, políticas administrativas y de gestión), analizables desde una posición holística.

Este enfoque provoca un cambio en el pensamiento, el análisis y el acercamiento a la ciencia y la tecnología en la medida en que transforma su alcance social, lo que las aproxima a la cotidianidad y, en consecuencia, las vuelve más perceptibles. De hecho, las cuestiones relativas a la ciencia y la tecnología y su importancia en la definición de las condiciones de la vida humana, se han convertido en centro de atención y de interés para la sociedad.

Ciencia, tecnología y sociedad conforman un tríptico complejo que va más allá de una simple serie sucesiva y su combinación obliga a analizarlo desde sus relaciones condicionantes, las redes de actores con sus fortalezas y debilidades, las políticas que le agregan o restan valor, entre otras disímiles variables. Debido a esto, sus impactos requieren ser estudiados con previsión.

Según Núñez Jover (1999) "la ciencia y la tecnología son procesos sociales profundamente marcados por la civilización donde han crecido; el desarrollo científico y tecnológico requiere de una estimación cuidadosa de sus fuerzas motrices e impactos, un conocimiento profundo de sus interrelaciones con la sociedad" (p. 6). Por tanto, al pensar en el diseño e implementación de una tecnología, se hace necesaria una valoración detallada de la manera en que los condicionantes sociales y los actores que operan sobre ellos inciden en su desarrollo.

Las ciencias empresariales no están ajenas al progreso que alcanzan la ciencia, la tecnología y la innovación en la actualidad. Su desempeño práctico debe corresponderse con el teórico y es preciso que sus resultados estén en función de las necesidades sociales.

En esta misma línea de pensamiento se inserta la Contabilidad como ciencia generadora de tecnologías que involucran a todas las estructuras económicas de la sociedad y su capital humano. Tiene como objetivo los hechos económicos y, por tanto, una explicación monetaria que constituye una determinada realidad financiera.

En este sentido, el procedimiento contable es la forma de expresión tangible del quehacer científico. Los hechos contables no pertenecen a la naturaleza sino a la cultura del hombre, por lo que se reconocen como sociales, generados de la actividad económica realizada por el individuo cuando vive en sociedad.

Cutcliffe (1990), citado por Núñez Jover (1999) expresó:

Si bien la ciencia y la tecnología nos proporcionan numerosos y positivos beneficios, también traen consigo impactos negativos, de los cuales algunos son imprevisibles, pero todos ellos reflejan los valores, perspectivas y visiones de quienes están en condiciones de tomar decisiones concernientes al conocimiento científico y tecnológico (p. 13).

La contabilidad es proveedora de información para la toma de decisiones que permitan transformar el entorno desde la economía y la eficiencia y eficacia de los procesos organizacionales productores de bienes y servicios, lo que favorece la disciplina y cultura económicas, las buenas prácticas en este campo del conocimiento, y permite minimizar los riesgos que puedan lacerar sus objetivos.

Núñez Jover (1999) entiende que la ciencia se puede analizar como un sistema de saberes que modifica nuestra visión del mundo real y enriquece nuestra imaginación y cultura. Se puede comprender, además, como un proceso de investigación que permite obtener nuevos conocimientos, los que, a su vez, ofrecen mayores posibilidades de manipulación de los fenómenos. Se considera, por ende, una fuerza productiva que propicia la transformación del mundo y es fuente de riqueza.

Ahora bien, en la Actualización de los lineamientos de la política económica y social del Partido y la Revolución (2016), en el lineamiento general n.o 7, se expresa la necesidad de "continuar fortaleciendo la contabilidad para que constituya una herramienta en la toma de decisiones y garantice la fiabilidad de la información financiera y estadística, oportuna y razonablemente" (p. 7). Es en este escenario de importantes desafíos donde la contabilidad y el procedimiento contable afrontan retos al constituir, más que un imperativo legal, una necesidad para la generación de valor agregado a las entidades.

El procedimiento contable se considera como una tecnología generada por el sistema de contabilidad donde queda explícitamente establecido cómo, cuándo, por qué y quién clasifica, registra e interpreta la operación económica o financiera. Este procedimiento es conceptualizado y atemperado por la organización, pero debe respetar la base metodológica establecida por los órganos que determinan la política a seguir.

La ONBC no posee un sistema de contabilidad armónico y adaptado a las exigencias del modelo contable cubano y el ambiente auditor. Por ello, al diseñar el procedimiento contable para su posterior aplicación en la institución, se generan las siguientes interrogantes:

• ¿Posee la ONBC patrimonio humano capacitado para proponer e implementar mejoras continuas al procedimiento contable?
• ¿El procedimiento contable resuelve el desinterés y desconocimiento de directivos y abogados por su incidencia en él?
• ¿Logra el impacto social deseado?
• ¿Responde a la base metodológica impuesta por los órganos reguladores?
• ¿Su consistencia técnica se corresponde con las transformaciones del modelo económico cubano?
  

1. DEL ENTORNO GENERADOR DE LA TECNOLOGÍA

La ONBC es una organización autónoma de interés social y carácter profesional con personalidad jurídica y patrimonio propios, integrada voluntariamente por juristas que se especializan en el asesoramiento y representación de la ciudadanía y las entidades sociales y empresariales en asuntos penales, civiles y de familia, laborales o de la vivienda, así como tributarios, económicos, mercantiles o de seguro, entre otras materias del derecho.

El objetivo fundamental de la institución es prestar un servicio de calidad, pues cuenta con profesionales calificados en todas las ramas del derecho, con una cultura intelectual y ética, y con una eficacia en su gestión reconocida por los clientes en general.

En su estructura organizativa posee una Junta Directiva Nacional (JDN), direcciones provinciales y unidades de bufetes en los municipios, incluyendo la Isla de la Juventud. Excepto los subdirectores económicos, aseguradores, jefes de cuadro, jefes de recursos humanos y jefes de las áreas informáticas, todos los directivos son abogados.

Por muchos años, estas entidades no le ofrecieron el debido cuidado profesional al proceso contable-financiero. Entre las causas que provocaron este fenómeno se encuentran las siguientes:

• Poco conocimiento e insuficiente percepción de la importancia de la contabilidad para reconocer, procesar, analizar, controlar e indicar las ventajas y limitantes de las operaciones económicas y financieras, y ofrecer información para tomar decisiones.
• Escaso conocimiento y motivación del personal de las áreas económicas que no contribuyó a potenciar la necesidad de la contabilidad ni a educar a los directivos en estos temas.
  

Teniendo en cuenta el escenario descrito, el proceso contable-financiero se diseñó independientemente de las regulaciones contables, financieras y de control interno establecidas por los actores generadores de políticas, debido a que no incluyen a este tipo de entidad y su aplicabilidad se ve limitada por su carácter autónomo.

Las actividades de registro contable se realizaban entonces en un sistema informático no certificado, a pesar de los riesgos que ello generaba para el procesamiento y emisión de información con oportunidad y fiabilidad. Por otra parte, no estaban estandarizados los procedimientos contables para cada subsistema y no existía la cultura organizacional del control interno integrado a todas las actividades y operaciones con incidencia en el ambiente contable y financiero.

En el año 2011, la ONBC, que nunca había sido auditada, fue objeto de un control gubernamental dirigido por la Contraloría General de la República (CGR). Esto la obligó a revisar y cambiar su estrategia de pensamiento hacia los temas de contabilidad y control interno, a diseñar nuevos enfoques y a comenzar la capacitación de sus directivos en estas temáticas e incluso considerarlas de manera significativa en sus agendas de dirección y monitoreo.

Bajo esta condicionante social, la organización identificó la ausencia de un sistema de contabilidad que integrara las exigencias técnicas de esta ciencia y el control interno como soporte para la ejecución y monitoreo del proceso contable-financiero, la emisión de información con seguridad razonable a los usuarios, y la satisfacción de las expectativas del ambiente auditor.

La implementación del procedimiento contable, como herramienta tecnológica esencial para la creación del sistema de contabilidad, es demandada por la sociedad pues ofrece información sobre las operaciones económicas y financieras de la organización con sus clientes y proveedores, y acerca de su impacto en los ingresos, gastos, costos, resultados, generación de valor social en los servicios jurídicos, consumo material, posibilidad de irradiar bienestar informativo y/o material a grupos sociales como el Estado, la población, el sector no estatal, las entidades estatales y los clientes del servicio.

El diseño de esta tecnología resulta muy complejo desde sus ambientes técnicos y sociales, ya que atraviesa transversalmente la estructura organizativa de la ONBC y todas las áreas y procesos interactúan con él, incluidos los clientes (personas jurídicas y naturales). Debido a esta situación, el grado de conocimiento, formación, interés, y la percepción del valor agregado o no que cada actor social pueda tener, contribuyen a su impacto positivo o negativo.

El procedimiento contable se concibe como generador de una disciplina tecnológica y social. Además, fomenta el control interno y un pensamiento técnico armónico que logra homogeneizar actividades y operaciones, establecer buenas prácticas de registro y análisis de los hechos, proveer información oportuna y útil, y mostrar una visión económica y financiera de la organización con seguridad razonable.

2. DE LOS ACTORES SOCIALES RELEVANTES

Existen diferentes actores sociales que inciden en el diseño e implementación de la tecnología:

• JDN.
• Área económica de la JDN.
• Área de supervisión y control de la JDN.
• Director provincial.
• Director del bufete.
• Abogado.
• Trabajador no abogado.
• Consejo de Estado.
• Ministerio de Economía y Planificación (MEP).
• Ministerio de Finanzas y Precios (MFP).
• Ministerio de Justicia (MINJUS).
• CGR.
• Banco comercial.
• Oficina Nacional de la Administración Tributaria (ONAT).
• Oficina Nacional de Estadística e Información (ONEI).
  

Cada uno proporciona oportunidades y limitantes al procedimiento contable y recibe de él algún resultado, todo ello condicionado por el hecho de que el ejecutor de la tecnología debe poseer conocimientos, habilidades y un sentido transformador que le permita los mejores resultados. Asimismo, el destinatario debe tener la capacidad intelectual para comprender, interpretar, analizar y aprovechar correctamente la información que se le brinda e incluso actuar como contrapartida.

Por otro lado, existe un grupo de condicionantes sociales que incide en el éxito o fracaso de la tecnología a aplicar. Independientemente de su devenir histórico y su capacidad probada durante años, el procedimiento contable por sí mismo no logra sus objetivos, por eso es necesario, desde su concepción, analizarlo como parte del entramado social desde donde se genera y en el que participa.

Como sección directiva y metodológica de primer nivel dentro de la estructura organizativa, la JDN establece las políticas organizacionales y focaliza la estrategia de trabajo en el ambiente contable y financiero a través de la dirección económica de la tesorería, que es la encargada de proponer las metodologías y supervisar su cumplimiento. Existe, por otra parte, la voluntad política de este órgano de potenciar una cultura y conocimientos sobre los aspectos contables, financieros y de control interno, desarrollar el sistema de contabilidad y, dentro de él, el diseño e implementación del procedimiento contable.

La tecnología es diseñada por la dirección económica de la tesorería después de hacer un estudio y adecuación de los aspectos políticos que inciden sobre ella e interrelacionan las normas emitidas por otras áreas internas. Este proceso persigue la comunidad de intereses y que la contabilidad sea el reflejo fiel de las operaciones efectuadas.

En ocasiones, no existen indicaciones para las características de este tipo de organización y las consultas con los órganos reguladores no satisfacen las necesidades para tener seguridad razonable sobre la conveniencia metodológica de lo que se está delineando y saber si constituye un riesgo organizativo. Aquí aparece una complicación que perjudica el desarrollo del procedimiento contable desde su concepción: un órgano emisor de política no puede indicar cómo hacerlo, pero sí controlar como si lo hubiera hecho. Cabe, entonces, preguntarse:

• ¿Sobre qué base se debe diseñar el procedimiento contable si no existe un estándar metodológico para esta organización que es única en el país?
• ¿Hasta dónde es conveniente utilizar los estándares de las entidades estatales cuando la ONBC no es empresa, unidad presupuestada o una cooperativa?
• ¿Esta afiliación obligatoria puede contribuir a la decadente imagen e información que muchos actores sociales relevantes tienen de la organización?
  

No obstante, el procedimiento contable se diseña con apego a la base metodológica de los entes reguladores y se armonizan aquellos aspectos que permita la normativa.

En el área económica existen profesionales técnicamente preparados para la actividad de diseño de la tecnología y con una visión específica y general de los objetivos a alcanzar, el conocimiento del ambiente organizacional donde esta se desarrollará, y las necesidades de información que debe satisfacer. Sin embargo, no todo el personal de las áreas económicas a nivel de las direcciones provinciales posee las habilidades necesarias para comprender y aceptar la tecnología, por lo que se ven restringidos el alcance y la profundidad con que esta se puede utilizar y, por ende, el impacto social que se desea.

Otra mirada para el éxito del procedimiento contable la proporciona el área de supervisión y control. Esta área diseña la estrategia de control sobre la tecnología aplicada y, aunque su objetivo fundamental es ofrecer seguridad razonable a la JDN del desarrollo del procedimiento contable y su impacto en la información económica, también desarrolla una actividad educativa. Desde la educación, la supervisión debe dirigirse hacia la necesidad de que el capital humano interiorice que el éxito del procedimiento contable no es solo responsabilidad del área económica, pues el resto del personal también incide en él. Para ello se precisa transitar de una supervisión dividida por temas a una supervisión por procesos, donde la entrada del proceso es cualquier arista no contable hasta llegar, por trazabilidad, a la expresión de esta situación en el procedimiento contable. Si la filosofía de pensamiento no cambia, los directivos y trabajadores de la organización seguirán visualizando ambos procesos separados y sin relación dentro de la estructura organizativa.

Para lograr encausar esta estrategia, el área de supervisión debe mantener una estrecha relación metodológica con la económica para que, desde sus visiones distintivas pero enfocadas a lograr un objetivo común, consigan ofrecer al usuario de la tecnología una perspectiva holística de su comportamiento y generar una nueva cultura organizacional. Además, el cambio de estrategia minimiza el riesgo de proporcionar a la JDN una visión errónea o sesgada sobre el tema supervisado. El proceso de supervisión, en su alcance, busca la seguridad razonable de que el diseño del procedimiento contable se ha realizado sobre la base metodológica de los órganos reguladores de las políticas y de que cada mejora responde a necesidades contables e informativas del entorno.

Por otra parte, el director provincial y el del bufete merecen especial atención en la implementación y monitoreo de la tecnología, ya que son los máximos responsables de los procesos en sus estructuras. Es muy importante que estos directivos logren asumir y priorizar una cultura económica útil para tomar decisiones con impactos positivos en los procesos que administran. Pero si no demuestran interés por la importancia del procedimiento contable y lo perciben como algo poco trascendente en su escala de prioridades, difícilmente la tecnología pueda avanzar, y lo más preocupante es que transmitan esa visión al resto de los directivos y trabajadores, lo que inmovilizaría el impacto de la tecnología, desestimularía a las personas encargadas de ejecutarlas y mantendría una cultura organizacional segmentada e improductiva.

En este sentido, no es suficiente que estos actores reciban capacitación e información, deben preocuparse por entender, visualizar y aprehender la tecnología desde una visión abarcadora que involucre a todas las áreas de su entorno, pero habría que cuestionarse:

• ¿Cómo puede el directivo monitorear una tecnología con la que no está familiarizado?
• ¿Cómo puede proponer mejoras continuas?
• ¿Cómo puede aportar ideas para el diseño de otras tecnologías si no es capaz de comprender como un todo el ambiente que dirige?
  

Estos son los riesgos a los que se enfrentan aquellos que aún no han cambiado su mentalidad. Cada dirección provincial y bufete posee particularidades dadas por las características individuales de sus trabajadores, el entorno, los clientes, los proveedores y las capacidades directivas para movilizar y diseñar estrategias. Debido a esto, el éxito de la tecnología, por muy bien diseñada que esté desde la ciencia, no logrará siempre el nivel de impacto deseado. El directivo no debe estar pendiente de cómo funciona en otro entorno, debe concentrarse en apropiarse de ella y sacarle el mejor provecho en función de sus necesidades informativas y de control. El procedimiento contable por sí mismo no resolverá el desinterés de algunos directivos por su utilización e interacción con el entorno que dirige, ello solo podrá solucionarse con un cambio de mentalidad generada desde la capacitación inducida, la exigencia explícita y el análisis crítico de su idoneidad para el cargo teniendo en cuenta las necesidades actuales del país.

Los directivos reciben del procedimiento contable toda la información y las combinaciones de esta que hacen posible trazar estrategias a corto y mediano plazos sobre todas las áreas de su estructura organizativa. Los trabajadores, a su vez, obtienen información sobre sus derechos y deberes financieros y sobre la situación económica y financiera de la organización.

Debido a que el personal del bufete (abogados, cajeros, mensajeros, administrativos y demás) no está familiarizado con el procedimiento contable, corresponde a los directivos y legisladores establecer y monitorear las responsabilidades individuales de cada trabajador, su participación en la tecnología y la calidad de cada acción para no lacerar su eficacia. De lo contrario, se vería perjudicada la explotación de la tecnología pues se podría incurrir en interpretaciones erróneas, desconocimiento, falta de análisis, e incumplimiento de actividades.

Para los contadores todo esto acarrearía consecuencias adversas porque ellos son los encargados directos de ofrecer visiones estratégicas acerca de la tecnología a los directores provinciales, de bufete y trabajadores en general. Asimismo, son los responsables de interpretar la información que brinda el procedimiento contable, combinarla con otra, y ofrecer a los directivos, a los trabajadores y a la sociedad, miradas críticas sobre el comportamiento de su estructura que posibiliten definir tácticas y estrategias eficaces. Ante esta situación, desde el propio diseño de la tecnología es preciso tener en cuenta las características del grupo social encargado de implementarla, con la perspectiva de que no variará a corto plazo.

Por otro lado, existe un grupo de órganos hacedores de política que incide en el diseño, implementación y mejora continua del procedimiento contable en la ONBC y está compuesto por actores relevantes que limitan la eficacia de la tecnología.

La dualidad monetaria en la práctica contable distorsiona la información que el procedimiento contable emite pues imposibilita tener seguridad razonable sobre el costo y el valor real de los activos, las obligaciones financieras y el patrimonio. Los recursos financieros que se reciben en moneda libremente convertible son canjeados a pesos cubanos convertibles (CUC) a partir de la misma tasa de cambio, lo que deforma la capacidad financiera de la organización. Esta limitante destruye la función social de la tecnología y provoca que el resto de los actores sociales tenga información poco confiable y se tomen decisiones sobre bases económicas y financieras con fisuras. Este fenómeno ha encerrado a la organización en una burbuja económica que inmoviliza el desarrollo de sus fuerzas productivas y la generación de valor.

Por otra parte, la organización no es una entidad priorizada en cuanto a abastecimiento técnico y material, incremento salarial u otras formas de retribución. Asimismo, no se permite que busque fuentes alternativas de desarrollo y la categoría autónoma no se percibe más allá del Decreto Ley fundacional.

No existen normas contables específicas para la actividad de la abogacía, y en las políticas cubanas u otras estrategias contables no se tienen en cuenta las características únicas de la organización. Hoy, a pesar de su autonomía, la ONBC trabaja con el formato contable de una empresa estatal y con los mismos requerimientos informativos que a esta se le demandan, lo que perjudica la mejora continua de la tecnología.

En otro ámbito, los actores sociales transfieren al procedimiento contable el beneficio de la eficiencia y el costo de la ineficiencia con que desarrollan las acciones financieras registradas por la tecnología. La llamada burocracia del control, instalada en la sociedad, se hace tangible al llevar a cabo distintos trámites para poder ejecutar operaciones que ya tienen la aprobación del órgano competente, situación que perjudica y demora el cumplimiento de objetivos previstos mediante el procedimiento contable.

Asimismo, la mayoría de las veces el cliente (persona natural o jurídica) no tiene la percepción de cómo tributa al procedimiento contable. Corresponde entonces a los trabajadores de la organización que interactúan con él transmitirles esta apreciación. Por esta razón, desde el diseño de la tecnología deben quedar claramente establecidas las acciones de control para cada actividad del procedimiento, de manera que se minimice la posibilidad de que el cliente viole aspectos financieros que repercutan negativamente en la organización. En el caso de las personas jurídicas, el abogado debe interiorizar que es el máximo responsable de hacer una gestión de cobro eficaz y reconocer cómo el costo de su proceder erróneo impacta en el procedimiento contable.

Otra arista la aporta el proveedor. Al igual que el cliente, es actor y contrapartida, pero en su caso ese contrapeso tiene una particularidad y es que su procedimiento contable interactúa con el de la organización. Esta interrelación es un ejercicio de control muy beneficioso porque permite conocer si ambas tecnologías, cada una en su ambiente y con sus características, están reconociendo correctamente los hechos económicos y financieros que se han establecido entre ellas. El procedimiento contable debe tener como característica la oportunidad que haga posible en cualquier momento el monitoreo de similitudes y discrepancias entre homólogos y, en base a los desacuerdos, tomar las medidas correctivas. No siempre el proveedor tiene una tecnología con seguridad razonable, por lo que la de la ONBC debe considerar ese riesgo y diseñar actividades de control que se integren al procedimiento contable desde su diseño.

CONCLUSIONES

La filosofía de pensamiento que emana de la convergencia entre ciencia, tecnología y sociedad y su percepción holística es la estrategia que debe asumir la ONBC para procesar el diseño e implementación del procedimiento contable dentro de su sistema de contabilidad. Para ello, debe aunar las complejidades e intereses de todos los actores sociales relevantes y generar acciones para que sus limitantes vulneren lo menos posible la tecnología, de manera que se logre el impacto social deseado.

El procedimiento contable, partiendo de su finalidad técnica y social, debe atemperarse constantemente a los requerimientos informativos del entorno y sus actores y asumir los cambios que se promueven en el modelo contable cubano, con el objetivo de impedir que la tecnología no genere valor agregado producto de una descontextualización u obsolescencia.

 

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Recibido: 30/10/2015
Aceptado: 28/4/2017

 

 

Carlos Manuel Santos Cid, Dirección Provincial de Bufetes Colectivos de La Habana, Cuba, Correo electrónico: [e-mail]