ARTÍCULO ORIGINAL

Plan de acción para la preservación documental en la biblioteca del Policlínico Norte del municipio Florida, Camagüey

 

Action Plan for document preservation at the library of the North Polyclinic in Florida, Camaguey

 

 

MSc. Antonio Obed Tarajano Roselló,^I Lic. Ismael Alejandro Delgado Cruz,^II Lic. Yaniel Lezcano Gutiérrez,^III Lic. Giselle Castillo Valdés, ^IV Lic. Dayamí Bembibre Mozo^V

^I Universidad de Ciencias Médicas de Camagüey. Facultad de Enfermería "Pham Ngoc Tach". Camagüey, Cuba.
^II Policlínico Norte de Florida. Departamento de Biblioteca. Florida, Camagüey, Cuba.
^III Policlínico "Teniente Tomás Rojas". Departamento de Registros Médicos y Estadísticas. Céspedes, Camagüey, Cuba.
^IV Universidad de Ciencias Médicas de Camagüey. Sede Universitaria del municipio Florida. Camagüey, Cuba.
^V Universidad de Ciencias Médicas de Camagüey. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas. Camagüey, Cuba.

 

 

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RESUMEN

Objetivo: elaborar un plan de acción que contribuya a la preservación documental en la biblioteca del Policlínico Norte, de Florida, en Camagüey.
Métodos: se realizó un estudio de evaluación durante los meses de marzo a junio de 2012. Se aplicó el método de análisis documental a una muestra de 325 documentos monográficos, con el propósito de identificar el grado de deterioro físico de la colección.
Resultados: la observación permitió diagnosticar las condiciones de almacenamiento. Se aplicó también una matriz DAFO como instrumento gerencial. El fondo bibliográfico mostró elevados niveles de deterioro. Las condiciones de almacenamiento no propiciaban la preservación documental.
Conclusiones: Se constató el predominio de las debilidades sobre las fortalezas, así como de las amenazas sobre las oportunidades, lo que ubica a la unidad en el cuarto cuadrante de la matriz. De acuerdo con esto, se propone un conjunto de acciones que eviten el incremento del deterioro.

Palabras clave: preservación documental, fondo bibliográfico, documentos, deterioro físico, almacenamiento de documentos, matriz DAFO, plan de acción, estudios de evaluación.

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ABSTRACT

Objective: to develop an action plan that contributes to the documentary preservation at the Library of North Polyclinic in Florida, Camagüey.
Methods: an evaluation study was conducted from March to June 2012. The method of document analysis to a sample of 325 case records was applied in order to identify the degree of physical deterioration of the collection. The observation led to the diagnosis of storage conditions. A SWOT matrix was also applied as a management tool.
Results: the bibliographic showed high levels of impairment. Storage conditions were not conducive to documentary preservation.
The predominance of the weaknesses of the strengths was found, as well as threats of the opportunities, which placed the unit in the fourth quadrant of the matrix. Accordingly a set of actions that prevent increased deterioration is proposed. The bibliographic showed high levels of impairment. Storage conditions were not conducive to preservation documentary.
Conclusions: the predominance of weaknesses over strengths was found, as well as threats over opportunities, which places this unit in the fourth quadrant of the matrix. Accordingly a set of preventing against increased deterioration is proposed.

Key words: document preservation, bibliographic holdings, documents, physical deterioration, document storage, SWOT matrix, action plan, assessment studies.

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INTRODUCCIÓN

La creación de los documentos escritos determinó el surgimiento de entidades dedicadas al almacenamiento y preservación de estos, dentro de las que se encuentran los archivos y las bibliotecas. Desde la antigüedad es conocida la voluntad del hombre por proteger este tipo de materiales. Grecia y Roma, por ejemplo, sentaron las bases de la preservación documental, actividad que luego de la Revolución Francesa de 1789, contó con un mayor respaldo gubernamental para su desarrollo en el mundo contemporáneo.¹

Particularmente, la preservación de los documentos en el ámbito bibliotecológico tiene gran importancia en relación con el estudio de los más disímiles aspectos vinculados con el desenvolvimiento de la humanidad en campos, tales como la innovación científica y tecnológica, la historia, las artes, la literatura, la cultura de forma general, las ciencias médicas, entre muchos otros. De ahí, que comprenda el conjunto de actividades económicas y administrativas encaminadas a la organización y programación de todos los aspectos relacionados con la salvaguarda de las colecciones en el sentido más amplio, lo que incluye el depósito, la manipulación de los documentos, la formación de los recursos humanos, los planes de acción, así como los métodos y técnicas referentes a la protección de los materiales y de la información contenida en los mismos.^1,2

La preservación documental guarda una estrecha relación con los procesos de planificación y establecimiento de prioridades para el cuidado de las colecciones, que se materializa a través de la elaboración y la aplicación de programas que aseguren la durabilidad de los fondos de las bibliotecas.³

Las metas y las prioridades de un programa de preservación deben estar en concordancia con la misión de la institución. Por esto los planes establecidos a tal efecto reflejan no solo las necesidades de la entidad, sino también el conjunto de acciones que permitan resolverlas, de acuerdo con las líneas institucionales establecidas para la salvaguarda documental.⁴

Un plan de acción para la preservación de los documentos constituye, por lo tanto, una herramienta de trabajo redactada con un lenguaje claro y sencillo, que contiene una evaluación de las necesidades, la identificación de los peligros del edificio y de los métodos de almacenamiento, las condiciones de seguridad y el cceso a las colecciones, entre otros aspectos.^2,5,6

Cabe destacar que a nivel internacional países como España, Francia, Estados Unidos, Alemania, Inglaterra, Italia, Rusia y Canadá, han llevado durante décadas la delantera en lo que atañe a la preservación de los fondos documentales a partir de la definición y consecuente establecimiento de políticas estatales e institucionales, así como de la aplicación de técnicas novedosas.

Por otra parte, la preservación del patrimonio documental no constituye hasta el momento una prioridad para los programas gubernamentales vigentes en la mayoría de los países del Tercer Mundo, situación que determina los elevados índices de deterioro que exhiben los fondos documentales bibliotecológicos de estos países.

Las desfavorables condiciones climáticas, dadas por la excesiva humedad medioambiental, la frecuente aparición de fenómenos meteorológicos y las elevadas temperaturas, así como la falta de personal capacitado, la precaria situación socioeconómica —que no propicia la existencia de instalaciones, infraestructura y equipamiento tecnológico de calidad— inciden fuertemente sobre esto.

En el caso de Cuba, es preciso señalar que luego del triunfo de la Revolución se tomaron importantes acciones en este sentido. Lamentablemente, la labor de preservación bibliotecológica se ha visto seriamente afectada a partir de la última década del siglo pasado dada la situación económica que atraviesa el país.

No obstante, la preocupación sobre el tema se ha mantenido como una constante a lo largo de los años en la totalidad de las instituciones especializadas en la gestión y el procesamiento de la información en el país, ya que, independientemente del sistema al que pertenezcan, el soporte material de esta, o sea, el documento como objeto físico, tiende a su envejecimiento y deterioro con el paso del tiempo.

De acuerdo con esto, sobresalen las investigaciones realizadas por Gómez^,7 Rodríguez,⁸ y Yantá,⁹ quienes representan a entidades tales como el Instituto de Historia de Cuba, la Oficina Cubana de la Propiedad Industrial, el Centro Nacional de Documentación e Información Judicial y el Archivo Histórico Provincial de Las Tunas, a las que se suman la Biblioteca Nacional "José Martí"¹⁰ y el propio Consejo de Estado.¹¹

Por su parte, en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas se han establecido al respecto una serie de lineamientos durante los últimos años. Estudiosos tales como Borrel^,3,6,12 Someillán,⁴ Cruz,⁵ y otros, han abordado ampliamente este tópico.

La actividad normativa concerniente a la preservación documental en el sector se concreta principalmente a través de la labor desarrollada por los Centros Provinciales de Información de Ciencias Médicas. Estas instituciones tienen como misión la de contribuir a la formación de profesionales a través de la gestión de información científico médica, por lo que la preservación documental constituye un aspecto de suma importancia en relación con el logro de sus objetivos.

Sin embargo, en la provincia de Camagüey no se constata la definición de una política encaminada a la preservación documental por parte del organismo metodológico rector, lo que incide negativamente en el desenvolvimiento de las actividades efectuadas por las bibliotecas médicas del territorio con respecto a este tema. Esto abarca el accionar de la biblioteca del Policlínico Norte del municipio Florida.

Esta institución lleva en funcionamiento más de dos décadas. No obstante, en ella nunca se ha realizado una investigación en este sentido, a pesar de que la mayoría de los documentos bibliográficos de la unidad están compuestos fundamentalmente por materia orgánica, lo que los hace perecederos, razón por la que se hace imprescindible determinar el estado físico del fondo y de las condiciones de almacenamiento. De ahí, que el objetivo del presente estudio sea el de elaborar un plan de acción que contribuya a la preservación de los documentos de esta entidad, lo que permitirá al personal que labora en ella, así como a los administrativos y dirigentes pertinentes, poseer una visión integradora de las fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades que inciden sobre la preservación de la colección, con vistas a la erradicación de situaciones desfavorables.

 

MÉTODOS

Se realizó un estudio de evaluación en la biblioteca del Policlínico Norte del municipio Florida, durante los meses de marzo a junio de 2012. El universo estuvo constituido por 1 285 documentos, de los que se escogió de forma aleatoria una muestra representativa del 25 %, que estuvo conformada por 325 documentos monográficos de la colección. Se excluyeron del estudio las publicaciones seriadas, las videocintas y los CD. Los métodos empleados fueron los siguientes:

• Análisis documental y observación: permitieron diagnosticar el estado de la colección en relación con el deterioro físico y las condiciones de almacenamiento. En el caso de la observación se elaboró una guía que resume los principales aspectos refrendados en DIAGNOS, como método para el diagnóstico del estado de conservación de las colecciones de archivos y bibliotecas⁷ (anexo 1).
  
  
• Matriz DAFO: posibilitó identificar el balance de las fuerzas tanto internas como externas que inciden sobre la preservación del fondo bibliográfico.

Se analizaron como variables el estado físico de los documentos y las condiciones de almacenamiento. En el caso de esta última se procedió a otorgar a cada indicador establecido el valor de 1, si se manifiesta de forma óptima, y 0 en caso contrario. La evaluación se estableció en función del análisis porcentual efectuado en relación con la cantidad de elementos evaluados positivamente.

En este caso se estableció una escala según la cual excelente se ubica entre el 90 y el 100 % de aspectos positivos; bien entre el 80 y el 89 %, regular entre el 60 y el 79 %, en tanto mal se ubica entre el 1 y el 59 %.

El acceso al local se realizó previa autorización del Vicedirector de Docencia del policlínico, así como de la responsable de la biblioteca, como principio ético. La información se presenta en tablas para su mejor comprensión.

 

 

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

Según refiere León^,13,14 el diagnóstico constituye una herramienta de primer orden para establecer programas de prevención documental de carácter sistémico y gerencial, que involucren tanto a la administración como a los demás integrantes del colectivo laboral, ya que refleja el estado de deterioro de una determinada colección.

Esta autora recalca el hecho de que la política preventiva establecida por la institución de información debe de estar en consonancia con la misión trazada por esta para dar cumplimiento a su encargo social. Por esta razón, los resultados del diagnóstico serán indicativos de las deficiencias en la definición de la misión institucional con relación al tema de la prevención documental.

De acuerdo con este criterio, en un primer momento se procedió a determinar las condiciones físicas de la colección. Según se aprecia en la tabla 1, los indicadores referentes a este acápite manifiestan un elevado porcentaje de deterioro, comparados con los resultados expuestos por Cruz.⁵ Esto no permite a la biblioteca analizada cumplir con efectividad su misión en relación con la docencia, la investigación y la asistencia médica en el municipio, ya que el deterioro documental repercute negativamente en el servicio de préstamo. Esta situación se agrava dado el hecho de que la unidad no posee una política trazada para la digitalización de las colecciones con vistas a su preservación, lo cual constituye un problema generalizado en las bibliotecas de presupuesto reducido.¹⁵ Varios autores, tanto del ámbito nacional como internacional, han destacado la importancia del empleo de las nuevas tecnologías en función de la preservación documental y la creación de repositorios digitales de acuerdo con los requerimientos legales establecidos al respecto.^16-22

 

 

El deterioro físico de los documentos se encuentra estrechamente relacionado con las condiciones de almacenamiento. Este hecho queda claramente establecido al analizar los resultados expuestos en la tabla 2. Según se observa, de 8 elementos sometidos a escrutinio, solamente 2 recibieron calificación positiva, lo que representa un 25,0 %, en tanto 6 se evaluaron negativamente, para un 75,0 %. Este aspecto se califica de mal, lo cual resulta en extremo alarmante dados los planteamientos antes mencionados.

MATRIZ DAFO

Con el propósito de valorar el comportamiento de las fuerzas negativas y positivas que influyen sobre la preservación de los documentos en la unidad, se aplicó una matriz DAFO. Su comportamiento se reproduce a continuación:

Fortalezas

1. Formar parte del Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas.

2. Estar insertada en un Policlínico Universitario.

3. Voluntad de preservar el fondo documental por parte del personal bibliotecario.

4. Contar con la supervisión periódica del Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas a través de las visitas de inspección y ayuda metodológica.

5. Contar con la asesoría técnica metodológica de la Directora del Centro Municipal de Información.

6. Correspondencia entre el fondo activo y el pasivo.

7. Realización anual del inventario.

8. Existencia del registro de documentos actualizado.

9. No se permite fumar ni ingerir alimentos o bebidas en el área de la biblioteca.

10. Contar con excelentes relaciones de trabajo con las restantes bibliotecas de la red.

11. Participar con regularidad en las reuniones y cursos programados para la capacitación técnica del personal, ya sea por el Centro Provincial de Información o por la especialista que supervisa el municipio.

12. Contar con las posibilidades que ofrece el Programa de Informatización de las Unidades del Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas.

 

Debilidades

1. Inadecuada planificación y organización de la preservación documental con relación a la misión de la institución.

2. Deficiente conocimiento por parte de las trabajadoras de la actividad preventiva de carácter documental.

3. Utilización de la biblioteca para actividades ajenas a su encargo social.

4. Dificultades con la habilitación física, los métodos de almacenamiento y la manipulación de los documentos.

5. Obsolescencia y deterioro de la colección.

6. Escasa disponibilidad documental.

7. Inexistencia de bases de datos generadas por la unidad que propicien la disminución del contacto físico entre el usuario y el documento.

8. Escasa utilización de las colecciones disponibles a través de la BVS Cuba.

9. Deficiente labor de Educación de Usuarios con respecto a la preservación documental.

10. Plazas no cubiertas en su totalidad por personal con capacitación técnica profesional como especialistas en bibliotecología.

11. Deficiente estado de la infraestructura.

12. Escasez y deterioro del equipamiento que propicia el acceso a Internet.

13. Inexistencia de equipamiento tecnológico que propicie la digitalización de los documentos con vistas a su preservación y conservación.

14. No se encuentra restringido el acceso a la colección por parte de personal no autorizado.

 

Amenazas

1. Recrudecimiento del bloqueo económico, político y financiero impuesto por EE.UU. al país, lo que dificulta la compra de equipamiento y materiales con vistas a la preservación de los documentos.

2. Crisis económica internacional.

3. No asignación a la biblioteca de presupuesto suficiente para la compra de documentos y materiales para la preservación documental.

4. Inadecuados vínculos de trabajo con organismos y empresas suministradores.

5. Inadecuados vínculos de trabajo con organismos y empresas que garanticen la reparación y mantenimiento del equipamiento tecnológico.

 

Oportunidades

1. Voluntad política del Estado en relación con la gestión de información.

2. Contar con excelentes vínculos de trabajo con bibliotecas pertenecientes a los Ministerio de Educación y Cultura.

3. Contar con las posibilidades de capacitación sobre preservación documental que brinda el Archivo Municipal.

4. Contar con excelentes relaciones laborales con organismos tales como la Academia de Ciencias.

La representación gráfica de la matriz permite ubicar a la institución en el cuarto cuadrante (Fig.). Se hace imprescindible, por lo tanto, la elaboración de una estrategia de supervivencia que permita resistir al máximo las amenazas y atenuar rápidamente las debilidades.

 

 

Una vez que los problemas fueron identificados se estableció un Plan de Acción con el que se pretendió erradicar las deficiencias detectadas. Esta herramienta delimita no solo las acciones a realizar, sino también los responsables y fechas de cumplimiento.

El plan abarca cuestiones relacionadas con la planificación y organización del trabajo, la gestión y capacitación de los recursos humanos, el desarrollo de la colección, la habilitación física, almacenamiento y manipulación documental, el estado de la infraestructura y el equipamiento tecnológico y la educación de usuarios (anexo 2).

La ejecución de las acciones previstas, tanto a corto como a largo plazo, implicaría la salvaguarda de valiosa información, a la vez que la mejora de los servicios bibliotecológicos brindados por la institución en apoyo a la docencia, la asistencia y la investigación.

 

 

CONCLUSIONES

El estado físico de la colección de la biblioteca del Policlínico Norte de Florida, así como las condiciones de almacenamiento existentes en la unidad, no son adecuadas para garantizar la preservación del fondo bibliográfico. Esto dificulta a la institución analizada cumplir su misión en relación con la docencia, la investigación y la asistencia médica en el municipio, ya que el deterioro documental repercute negativamente en la prestación de los servicios de préstamo.

El análisis del balance de fuerzas indica el predominio de las debilidades sobre las fortalezas, así como de las amenazas sobre las oportunidades, lo que ubica a la unidad en el cuarto cuadrante de la matriz DAFO. A partir de esto se elaboró un plan de acción con el que se pretende garantizar la preservación documental en la entidad, lo que implica, a su vez, la mejora de los servicios bibliotecológicos brindados por la institución.

 

Anexo 1: Guía de observación

Objetivo: Diagnosticar el estado físico de los documentos, así como las condiciones ambientales y de organización del fondo bibliográfico, en la biblioteca del Policlínico Norte de Florida, Camagüey.

Elementos a observar:

1. Estado físico de la colección:

- Desgaste
- Manchas
- Decoloración
- Encuadernación defectuosa

2. Condiciones de almacenamiento:

- Humedad
- Limpieza del local y los documentos
- Iluminación
- Temperatura
- Ventilación
- Estado de la estantería
- Actividad biológica:

• Insectos
• Hongos
• Roedores

- Organización

 

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Recibido: 18 de abril de 2013.
Aprobado: 6 de septiembre de 2013.

 

MSc. Antonio Obed Tarajano Roselló. Universidad de Ciencias Médicas de Camagüey. Facultad de Enfermería "Pham Ngoc Tach". Departamento de Posgrado, Ciencia e Innovación Tecnológica, Carretera Central Oeste Km. 4 ½, Camagüey, Cuba, CP. 70700. Correo eletrónico: [e-mail]