CONTRIBUCIÓN CORTA

 

Primer acercamiento a la situación de los catálogos en línea de la red de bibliotecas de la Universidad de La Habana

 

First approach to the situation of online catalogs in the library network of the University of Havana

 

 

Airelys Campos Herrera, Yarenia Chapman Baró, Gabriela Vigo Ortiz

Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana. La Habana, Cuba.

 

 

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RESUMEN

Objetivo: caracterizar el estado actual de los catálogos en línea de la red de bibliotecas de la Universidad de La Habana.
Métodos: se realizó un estudio de tipo descriptivo. Se utilizó el análisis documental clásico para verificar la presencia de variables como: posibilidad de acceso, presencia de sistema de ayuda, forma de presentación de resultados, sistema utilizado, posibilidades de interacción y capacidades del sistema de búsqueda.
Resultados: los catálogos existentes en la red de bibliotecas de la Universidad de La Habana requieren de un trabajo profundo en su mejoramiento, para lo que una evaluación integral de estos sería un ejercicio enriquecedor que develaría con más exactitud los puntos a mejorar dentro de los catálogos.
Conclusiones: aunque los catálogos de la red de bibliotecas de la Universidad de La Habana amplían las posibilidades del catálogo tradicional en cuanto a la cantidad de puntos de acceso que ofrecen, así como en la rapidez con que se recuperan los resultados, distan de las prestaciones que deben ofrecer a los usuarios.

Palabras clave: OPAC, Universidad de La Habana, bibliotecas universitarias, catálogos universitarios en línea.

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ABSTRACT

Objective: characterize the actual situation of online catalogues of the libraries network of the University of Havana.
Method: a descriptive study was conducted. Documental analysis was used and visits to the libraries were organized during may-october 2014 to verify the presence of variables as access possibility, presence of help system, presentation of outputs, system used, interaction possibility of the search system.
Results: the catalogues of the library network of the University of Havana require a deep redimension so an integral evaluation could be of great help for identifying punctual items that should be changed in each one.
Conclusions: although the catalogues of this network give better options than the traditional catalogue concerning principally a better approach in access points as well as the dynamics of the retrieval process, they still could give better options for the users of the organization.

Key words: OPAC, Library network, University of Havana, university libraries, online university catalogues.

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INTRODUCCIÓN

La transformación del catálogo tradicional al catálogo en línea ha sido un gran logro para el desarrollo de las instituciones de información, ya que los catálogos en línea de acceso público (OPAC) constituyen el principal medio con que cuentan las unidades de información para dar acceso a los recursos de información.¹

Los OPAC son la parte visible de los resultados de las tareas de procesamiento de la información, conjugadas con las de automatización de las entidades de información, y tienen un efecto inmediato en las percepciones y satisfacciones o no de los usuarios en cuanto a la búsqueda y recuperación de la información. A partir de los catálogos se brinda acceso no solo a las colecciones propias de las instituciones, sino a recursos de otras colecciones.

Se trata de aprovechar nuevas potencialidades en cuanto a las búsquedas, las posibilidades de browsing, los resultados, su entrega en orden de relevancia y su presentación a partir de clúster, así como el uso de la navegación facetada, como elementos que permiten un rápido reconocimiento de los títulos más relevantes. La inclusión de comentarios, la asignación de etiquetas por parte de los usuarios y las recomendaciones de materiales relacionados, elevarían el valor de los OPAC.²

De forma particular, los OPAC de bibliotecas universitarias son una fuente de apoyo a los procesos esenciales que se desarrollan en las universidades —la docencia y la investigación— y aseguran, además, determinados niveles de calidad de la información que contienen y representan para sustentar estos procesos. El objetivo de este artículo es reconocer en qué estado se encuentran los OPAC de las bibliotecas universitarias de la red de la Universidad de La Habana.

 

MÉTODOS

Como método principal se utilizó el análisis documental clásico, el cual permitió, mediante la revisión de bibliografía, extraer y recopilar la información relevante y necesaria para el abordaje del objeto de estudio. Por otro lado, el análisis de la totalidad de los sitios web o, en el caso de su ausencia, de las Intranets de las Facultades de la Universidad de La Habana, sirvió para la obtención de la información en torno a la presencia y a la calidad de las variables —posibilidad de acceso, presencia de sistema de ayuda, forma de presentación de resultados, sistema utilizado, posibilidades de interacción y capacidades del sistema de búsqueda— en sus bibliotecas.

Con vistas a recopilar la información necesaria para la caracterización de las variables mencionadas se analizaron, en el período de mayo a octubre de 2014, los sitios web o las intranet de las siguientes facultades: Artes y Letras, Biología, Colegio San Gerónimo, Comunicación, Contabilidad y Finanzas, Matemática y Computación, Derecho, Economía, Psicología, Turismo, Educación a distancia, Farmacia y Alimentos, Filosofía e Historia, Física, Geografía, Lenguas extranjeras y Química. Posteriormente, los resultados del estudio fueron contrastados con las características generales que deben cumplir los catálogos en línea de acceso público (OPAC's).

MARCO TEÓRICO

Mucho se ha discutido sobre el papel de las bibliotecas en la actualidad; de las causas y de las razones para su existencia. Lo cierto es que las bibliotecas están llamadas a cumplir con la misión de satisfacer las necesidades de sus usuarios, no solo con fines informativos, sino también con fines educativos y de promoción del conocimiento. Resulta evidente su evolución y su diversificación en cuanto a funciones, tipos de colecciones, usuarios y servicios que estas ofrecen.

La biblioteca universitaria es aquella "biblioteca (o sistema de estas) establecida, mantenida y administrada por una universidad para cubrir las necesidades de información de sus estudiantes y apoyar sus programas educativos, de investigación y demás servicios".³ En esta definición hay que considerar el cambio de las universidades y que su concepción en los últimos tiempos ha llevado a repensar también el papel de las bibliotecas universitarias, para hacerlas partícipes de un nuevo modelo de aprendizaje (participativo), con el apoyo imprescindible de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

En tal sentido, se hace necesario lograr una mayor integración de la biblioteca en el marco institucional y un aumento de la preocupación por la calidad en la gestión, por constituir esta última la nota más relevante del nuevo modelo de universidad.⁴ Además, esta tendría que garantizar el acceso permanente a las colecciones básicas de apoyo a la docencia a través de sus productos y servicios, los que son utilizados por personas externas sin vínculos directos con la universidad donde se generan, o sea, que deben estar preparados para el aumento del número y el tipo de usuarios, a partir de que se ofrecen de forma telemática y mediante acceso libre.⁵

Sería más adecuado definir la biblioteca universitaria como "un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia y la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad y de la institución en su conjunto (...)". Tiene como misión facilitar el acceso y la difusión de los recursos de información y colaborar en los procesos de creación del conocimiento, a fin de contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad y los institucionales. Es competencia de la biblioteca seleccionar y gestionar los diferentes recursos de información con independencia del concepto presupuestario, del procedimiento con que hayan sido adquiridos o de su soporte material".²

Las universidades, como centros educacionales y de formación de profesionales desde sus inicios, mantuvieron bibliotecas en sus instituciones para colaborar o apoyar sus procesos clave: docencia e investigación. Ante esta realidad, los OPAC son una de las soluciones que las universidades tienen a la mano para ofrecer los recursos tanto de sus colecciones como el acceso a otras que garanticen el mejor desarrollo de la actividades de docencia e investigación. Este recurso provee, además, el acceso a recursos únicos como las tesis y las disertaciones.

El diseño de los catálogos de bibliotecas en la actualidad necesita insertarse en las normas y reglas que imponen las búsquedas de información en el ambiente de la web. En tal sentido, la búsqueda, la navegación y la presentación de los resultados son las áreas con más dificultades, incluyendo la organización y representación de la información y la normalización de los metadatos.⁶ Los catálogos deben aspirar a tener las siguientes características que los distingan de forma general:

- Interactivos: permiten la comunicación con el usuario de forma dinámica.

- Públicos: se puede acceder a ellos no solo dentro de los límites físicos de las bibliotecas o instituciones de información que los generan, sino que permiten el acceso desde cualquier terminal a través de una red de telecomunicación.

- Amplían las posibilidades del catálogo tradicional: a partir de los OPAC's es posible proporcionar información sobre el estado de los ejemplares que forman parte de la colección y realizar operaciones de reserva y consulta. Desde una misma interfaz pueden proporcionar acceso de forma simultánea a otras bases de datos, catálogos o recursos en línea. Las posibilidades de acceso a los registros son infinitamente más amplias, pues es posible utilizar mayor cantidad de puntos de acceso y herramientas de búsquedas más potentes. Sus interfaces utilizan de forma amplia los entornos gráficos, así como el hipertexto y los hiperenlaces. Posibilitan diferentes formas de presentación de los resultados.⁷ Su forma y sistema de almacenamiento no ocasiona problemas de espacios; no se limita su crecimiento.

- Integración: se refiere al hecho de que los catálogos no solo contienen documentos que la biblioteca posee, sino también otros a los que proporcionan el acceso.⁸ Además, están presentes en una misma herramienta las potencialidades de los clásicos catálogo en fichas en sus diferentes variantes y ofrecen una mayor rapidez y efectividad en las búsquedas.

- Diversificación: se refiere a que los recursos a los que brindan acceso pueden alcanzarse a partir de diferentes vías, rutas y sistemas. Pueden ofrecer información en tiempo real de la localización de la información.

- Facilitan el estudio de los usuarios: posibilitan el estudio del comportamiento de los usuarios durante el proceso de búsqueda; es decir, es posible saber con exactitud, no solo mediante encuestas, qué hacen los usuarios durante la búsqueda, pues esto queda registrado; cómo lo hacen; dónde se cometen errores con más frecuencia; qué documentos y secciones son los más consultados.

Las bibliotecas universitarias, con el rol anteriormente definido, están llamadas a explotar al máximo las tecnologías de la información y las comunicaciones. Ante tal situación, los catálogos —y en especial los OPAC— son una de las principales herramientas para la representación y el acceso a las colecciones propias de las bibliotecas universitarias. Además, deben proporcionar el acceso a los diferentes recursos relevantes para los campos de estudio que abarcan las carreras universitarias, en las que las universidades ofrecen formación. Los OPAC deben ser, además, una herramienta de recuperación de recursos con un determinado nivel de calidad, en tanto se analizan y estudian los registros a los cuales se brinda acceso en función de la misión social que debe cumplir la biblioteca universitaria. Por tanto, deben brindar el acceso al menos a la bibliografía básica que respalda los contenidos de cada una de las asignaturas que se cursen en las diferentes especialidades, así como a la literatura gris, que representa el nuevo conocimiento que se genera en las universidades. Debe propiciar e incluir espacios donde se comparta el conocimiento, área que potencian los estudios universitarios.

LA RED DE BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE LA HABANA

La red de bibliotecas de la Universidad de La Habana se define como un grupo de organizaciones de información funcionales, administrativas y de gestión, creado de conformidad con los reglamentos de esta, en la que se conservan, organizan, procesan y ponen a disposición del usuario todos los recursos bibliográficos y documentales, así como otros recursos de información de la Universidad, independientemente del soporte material y del lugar en que estén depositados, para que la comunidad universitaria pueda cumplir sus objetivos en materia de docencia, estudio, aprendizaje, investigación, gestión y extensión universitaria.⁹ Esta red está compuesta por la Biblioteca Central "Rubén Martínez Villena", subordinada administrativa y metodológicamente a la Dirección de Información de la Universidad de La Habana, así como las bibliotecas pertenecientes a las facultades y centros de investigación a la Universidad de La Habana, que solo se subordinan metodológicamente a la Dirección de Información de dicha Universidad y administrativamente a la dirección de las facultades y centros donde se encuentren enclavadas.

 

RESULTADOS

De las 17 facultades analizadas, solo poseen catálogos en línea 8. En otras 3 se puede apreciar la mención del catálogo dentro de su página web, pero no se puede acceder a él desde la red, solo dentro de los límites de la propia institución; en 4 no se puede constatar la existencia de catálogos en línea y 2 presentan los sitios web de sus instituciones en construcción (Fig. 1).

En cuanto a las posibilidades de llegar a interactuar con el catálogo, es decir, a la cantidad de clic necesarios para llegar al catálogo, solo en 1 de los 8 casos que cuentan con los catálogos se puede llegar con 2 clic; en 3 casos con 3 clic, y el resto entre 4 y 5 clic, lo que hace difícil al usuario llegar a acceder a los servicios que prestan dichos catálogos. De acuerdo con el software que utilizan para la creación de dichos catálogos, en la mayoría de los casos (6 de 8) se plantea que utilizan el ABCD^*, apoyado en el Winisis (Fig. 2).

Relativo a los tipos de búsqueda que ofrecen dichos catálogos, el total de los estudiados ofrecen la posibilidad de realizar búsqueda simple y avanzada a través de cajas de búsqueda que permiten combinar hasta 3 elementos de los campos autor, titulo y materia. La búsqueda avanzada ofrece la posibilidad de filtrar a través del uso de operadores booleanos. La búsqueda avanzada presenta una serie de filtros en los campos de título, palabras clave, autor, descriptores, tema geográfico, autor corporativo y por país (Fig. 3).

Referido al formato de visualización de la salidas o resultados, 6 de los 8 catálogos presentan los resultados con el formato de ficha catalográfica. Solo 2 lo hacen identificando cada uno de los metadatos con su resultado. Por otra parte, no se ofrece en ninguno de los casos la posibilidad al usuario de escoger si quiere visualizar el registro de forma abreviada o el registro completo (Fig. 4).

Respecto a la inclusión de sistemas de ayuda que guíen al usuario en su interacción con el catálogo, no se puede constatar su existencia en ninguno de los casos. No existe tampoco la posibilidad de interacción y de retroalimentación, al estilo bibliotecario en línea, con los especialistas que manejan los sistemas, y no están incorporadas en ninguno de los casos las posibilidades de interacción de la web 2.0 (etiquetado, comentarios, asignación de puntuaciones, sugerencias).

 

CONCLUSIONES

Los catálogos existentes en la red de bibliotecas de la Universidad de La Habana requieren de un trabajo más profundo en su mejoramiento, por lo que una evaluación de estos sería un ejercicio enriquecedor que develaría con más exactitud los puntos a mejorar en los catálogos, los cuales aún son accesibles dentro de la propia red de la Universidad y algunos solo dentro de sus instalaciones.

Aunque los catálogos de la red de bibliotecas de la Universidad de La Habana amplían las posibilidades del catálogo tradicional en cuanto a la cantidad de puntos de acceso que ofrecen, así como en la rapidez con que se recuperan los resultados, no permiten hacer operaciones de reserva y no proporcionan acceso de forma simultánea a otros recursos; no es posible la presentación de los resultados en la forma que los usuarios eligen, y solo se representa la información de descripción bibliográfica. Además, no cuentan con herramientas que registren la información del comportamiento de los usuarios, ni presentan ayuda visible para guiar a los usuarios.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Barber E, Pisano S, Gregui C, De Pedro G, D´Alessandro S, Romagnoli S, Parsiale V. Los catálogos en línea de acceso público del Mercosur en el entorno digital: aspectos teórico-metodológicos del Proyecto UBACYT-F 0541. Actas del XIV Encontro de Informação em Ciências da Comuniçacão; 2004.

2. Mercun T, Žumer M. New generation of catalogues for the new generation of users: a comparison of six library catalogues. Program: Electr Libr Inform Syst. 2008;42(3):243-61.

3. American Library Association. ALA Standards Manual. American Library Association: Standards Review Comitee; 2001.

4. Melo J. Servicios bibliotecarios para la comunidad universitaria. En: Orera Orera L. editor. La biblioteca universitaria: un análisis en su entorno híbrido. Madrid: Síntesis. 2005. p. 445-77.

5. Red de Bibliotecas Universitarias Españolas. Ciencia 2.0: aplicación de la web social a la investigación [Internet]. 2010 [citado 8 de enero de 2013]. Disponible en http://eprints.rclis.org/handle/10760/3867

6. Játiva MV. Indicadores de calidad aplicables al análisis, evaluación y comparación de OPAC. El profesional de la Información. 2004;13(1):28-46.

7. Delsey T. The library catalogue in a Network environment. Proceedings of the Bicentennial Conference on Bibliographic Control for the New Millenium; 2001.

8. Orera L. La Biblioteca 2.0. Una cara más de la biblioteca [Internet]. 2010 [citado 8 de enero de 2013]. Disponible en: http://iibi.unam.mx/publicaciones/269/bibliotecologia_documentacion_inter nacionalizacion_luisa_orera_orera.html

9. Universidad de La Habana: Reglamento de la Red de Bibliotecas de la Universidad de La Habana. Dirección de Información Cientifico-Técnica; 2013.

 

 

Recibido: 13 de diciembre de 2014.
Aprobado: 15 de abril de 2015.

 

 

Airelys Campos Herrera. Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana. La Habana, Cuba. Correo electrónico: [e-mail]

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* ABCD (Automatización de Bibliotecas y Centros de Documentación): es una aplicación Web, Open Source y multilingüe, de gestión de bibliotecas. Es un desarrollo promovido y coordinado por BIREME/OPS/OMS y con el apoyo de VLIR/UOS (Consejo Interuniversitario de Flandes), que cuenta con la colaboración de diversas personas de varias instituciones y países.