ARTÍCULO ORIGINAL

 

El proceso de descripción archivística en el Archivo de la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana

 

Archival description at the Medical Sciences University Archive in Havana

 

O processo de descrição arquivística no Arquivo da Universidade de Ciências Médicas de La Habana

 

 

Adiela Neyda Batista Delgado, Emilio Suárez González, Lisandra Otero Borges

Universidad de La Habana. La Habana, Cuba.  

 

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RESUMEN

El propósito del presente artículo es exponer el proceso de descripción archivística para describir los fondos del Archivo Universitario de Ciencias Médicas de La Habana. Para esto se vincularon y se relacionaron las normas de descripción archivística: ISAD (G), ISDIAH, ISAAR (CPF) e ISDF. Se realizó el análisis documental para la recopilación bibliográfica de las principales categorías, mensajes y elementos conceptuales centrales que sustentan el estudio, lo que permitió un acercamiento a las categorías de análisis desde la perspectiva de entidades reconocidas en el campo de la descripción archivística y la consulta directa de las normas de descripción. Se obtuvo como resultado la descripción de forma gráfica de las relaciones entre los objetos de descripción de las normas estudiadas y se integraron en una propuesta de proceso de descripción basado en las relaciones entre el objeto de descripción de cada una de ellas, para su implementación en el archivo universitario. Se ratifica que la descripción archivística está enfocada a la descripción del documento y su contexto de creación, uso, mantenimiento y acceso. El proceso de descripción que se propone integra las cuatro normas: ISAD (G), ISDF, ISDIAH e ISAAR (CPF), las cuales tienen objetos de descripción relacionados con el contexto de los documentos de archivo.

Palabras clave: archivística, descripción, ISAAR (CPF), ISAD (G), ISDF, ISDIAH, normalización, sistema de descripción.

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ABSTRACT

The paper presents the process of archival description of the funds stored at the Medical Sciences University Archive in Havana. The following archival description standards were applied: ISAD (G), ISDIAH, ISAAR (CPF) and ISDF. Document analysis was performed to collect the main categories, messages and concepts serving as foundation for the study, approaching the categories from the perspective of entities recognized in the field of archival description, as well as direct consultation of description standards. A graphic description was obtained of the relationships between the objects described in the standards studied, which were integrated into a proposal for the process of description based on the links between the objects being described in each of them, with a view to their implementation in the university archive. It was confirmed that archival description is aimed at describing the document and the context of its creation, its use, maintenance and access. The description process proposed integrates the four standards: ISAD (G), ISDF, ISDIAH and ISAAR (CPF), whose description objects are related to the context of archival documents.

Key words: archival, description, ISAAR (CPF), ISAD (G), ISDF, ISDIAH, standardization, description system.

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RESUMO

O presente artigo expõe o proceso de descrição arquivística para descrever os fundos do Arquivo Universitário de Ciências Médicas de La Habana. Para isto se vinculam e se relacionam as normas de descrição arquivística: ISAD (G), ISDIAH, ISAAR (CPF) e ISDF. Realizou-se a análise documental para a angariação bibliográfica das principais categorias, mensagens e elementos conceituais centrais que sustentam o estudo, o que permitiu uma aproximação às categorias de análise desde a perspectiva de entidades reconhecidas no campo da descrição arquivística e a consulta directa das normas de descrição. Obteve-se como resultado a descrição de forma gráfica das relações entre os objetos de descrição das normas estudadas e se integraram em uma proposta de proceso de descrição baseado nas relações entre o objeto de descrição de cada uma delas, para sua implementação no arquivo universitário. Confirma-se que a descrição arquivística está norteada à descrição do documento e seu contexto de criação, uso, manutenção e acesso. O processo de descrição que se propõe integra as quatro normas: ISAD (G), ISDF, ISDIAH e ISAAR (CPF), as quais têm objetos de descrição relacionados com o contexto dos documentos de arquivo.

Palavras chave: arquivística, descrição, ISAAR (CPF), ISAD (G), ISDF, ISDIAH, normalização, sistema de descrição.

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INTRODUCCIÓN

En el contexto de la archivística, la descripción está enfocada a describir no solo el documento y la información que contiene, sino su contexto, las entidades o personas responsables de la creación de estos y las funciones que crean la necesidad de documentos que las registren. De ahí la aparición de normas específicas para describir desde el documento y los productores hasta las funciones y el archivo o institución que conserva los documentos. Estas normas, además de describir el contexto del documento, proveen al archivero de un conjunto de elementos de información, los cuales sirven de base para determinar los puntos de acceso al documento y dan un mayor nivel de consistencia y coherencia a las descripciones. La normalización de la descripción produce herramientas descriptivas que representan a la entidad archivística, su estructura y el contexto.

El Archivo de la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana conserva sus fondos desde la creación de la universidad. Teniendo en cuenta que todos los años se produce documentación asociada a las actividades de la universidad, y que esta se ha expandido espacialmente, se puede decir que los fondos del archivo universitario tienen una gran magnitud, pues representan la evidencia de los actos transacciones y actividades de una organización con larga vida activa. Lógicamente, al tratarse de una universidad, la principal función que crea la necesidad de registrar información es la docencia, específicamente el control de esta, por lo cual los principales documentos que forman el fondo del Archivo de la Universidad de Ciencias Médicas son los expedientes docentes de los estudiantes que han cursado estudios en esta institución, lo cual no impide que también se conserven los expedientes laborales de las personas que han trabajado en la universidad.

A pesar de la importancia de los fondos del Archivo de la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana y de la importancia y el valor que estos poseen para la investigación, el archivo no cuenta con herramientas o sistemas descriptivos que permitan organizar y planificar la descripción de sus fondos; solo un pequeño porcentaje de estos ha sido descrito y únicamente utilizando la Norma General de Descripción Archivística ISAD (G), lo cual permite un conocimiento básico sobre los documentos, pero no de su contexto. Los documentos que custodia este archivo son utilizados como fuente de información para la investigación científica, por lo cual se hace necesario obtener datos no solo del documento, sino también de la función o productor responsables de que se originen los documentos que conserva. Además de ofrecer información sobre el propio archivo de modo que las descripciones no permitan el acceso a los documentos solamente, sino que ofrezcan información sobre este. La identificación de las relaciones entre las normas de descripción archivística, ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH es uno de los pasos principales a desarrollar para proponer un sistema de descripción archivística.^1-8

ASPECTOS TEÓRICOS-CONCEPTUALES: LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Según el Consejo Internacional de Archivos, la descripción archivística consiste en la "elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido".⁴ La descripción archivística tiene como fundamento para su aplicación práctica el principio de procedencia. En la posmodernidad se evidencian cambios de paradigma en los procesos archivísticos y fundamentalmente en la descripción de los documentos, orientados al replanteamiento de conceptos teóricos y modelos conceptuales pluridimensionales.

Según Cook,⁷ en la posmodernidad "el principio de procedencia cambia de la relación de un record directamente con un único lugar de origen en una estructura orgánica jerárquica tradicional, a volverse un concepto virtual y más elástico que refleja las funciones y procesos realizados por el creador (...). La procedencia, para abreviar, está relacionada con la función y la actividad, en lugar de con la estructura y lugar. La procedencia se vuelve virtual en lugar de física".

El proceso de descripción archivística está fuertemente condicionado por las características y percepciones sobre el documento de archivo en la posmodernidad. La descripción está marcada por dos elementos esenciales, la presencia de una normalización en las reglas de descripción a nivel regional e internacional, y la creación de instrumentos de descripción que representan las diferentes agrupaciones documentales, autoridades, funciones e instituciones. Cada una de estas agrupaciones documentales representa un nivel de información a describir.

La descripción multinivel funciona sobre conceptos teóricamente aceptados para su aplicación al conjunto orgánico de documentos del archivo universitario. En la investigación se reconocen cuatro niveles de agrupaciones jerárquicas específicas para el archivo universitario objeto de estudio, las cuales se determinaron según la cantidad de documentos dentro del fondo y la estructura de la institución. Estas agrupaciones documentales son: fondo, sección, serie y unidades documentales, las cuales desarrollan relaciones de pertenencia entre sí. La descripción multinivel intenta describir el fondo y sus partes. Sus principales reglas son:

- Descripción de lo general a lo específico: representar el contexto del archivo y la estructura jerárquica del fondo y sus partes; además, dar información del fondo y presentar las descripciones resultantes a través de una relación jerárquica de cada nivel con el fondo.

-Información pertinente según el nivel de descripción: representar con precisión el contexto y el contenido de la unidad de descripción; o sea, reseñar solamente la información pertinente al nivel que se está describiendo.

-Interconexión de las descripciones: aclarar la posición de la unidad de descripción dentro de la jerarquía, relacionar cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, y si es posible identificar el nivel de descripción.

- No repetición de la información: evitar la redundancia de la información entre las descripciones archivísticas relacionadas jerárquicamente, no dar información referente a unidades documentales en el nivel más alto.

NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Desde los años ochenta los archiveros han notado la importancia de normalizar la descripción archivística. La producción de descripciones independientes por parte de los archivos trajo como consecuencia incoherencias entre las descripciones, repetición de información y problemas en la comunicación y entendimiento entre los distintos archivos. De modo que los usuarios de productos archivísticos no podían acceder a productos informativos uniformes y entendibles.

La normalización de la descripción archivística tomó experiencia de la normalización de documentos en el campo de la Bibliotecología, ciencia que tenía ya un desarrollo notable. Sin embargo, se percataron de que la descripción archivística presentaba instrumentos específicos, condicionados por la particularidad de las características del documento de archivo.

La normalización de la descripción archivística, como práctica generalizadora, permite un acercamiento más claro, conciso y coherente hacia el objeto de descripción, y logra el entendimiento universal de la estructura y significados de la descripción. Esto favorece la creación de catálogos colectivos a partir de descripciones que no representan solamente el documento, sino el contexto, el productor y la función que condiciona su creación. La normalización de la descripción permite describir y relacionar objetos de descripción relativos a la producción, uso y mantenimiento de los documentos de archivo, para crear así diferentes puntos de acceso a un mismo documento.

El presente artículo se propone exponer el proceso de descripción archivística para describir los fondos del Archivo Universitario de Ciencias Médicas de La Habana, y para esto utilizan como referencia cuatro normas propuestas por el Consejo Internacional de Archivos: la ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística; la ISDF, Norma Internacional para la descripción de funciones; la ISAAR (CPF), Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias; y la ISDIAH, Norma Internacional para describir instituciones que custodian documentos de archivos. Estas normas están interrelacionadas y describen elementos relativos al contexto del documento; es decir, puntos de acceso a los documentos. La identificación y la relación de estos elementos permiten descripciones contextualizadas y multidimensionales. Las contextualizadas identifican al documento y su relación con entidades tales como el productor, la función y el archivo que las custodia; las multidimensionales, al establecer la conexión entre estas entidades, permiten reconocer los diferentes puntos de acceso al documento y sus características. Cada norma remite a un objeto de descripción, por lo cual si las normas están relacionadas, los objetos de descripción también; de hecho, son las relaciones existentes entre los objetos de descripción los que condicionan las relaciones existentes entre las normas.

 

NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

ISAD (G), NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

La ISAD (G) es una guía para la construcción de descripciones archivísticas. Su carácter general le permite ser aplicada en distintas regiones geográficas, por lo cual su estructura es flexible. Fue publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1994 y su segunda edición fue adoptada por el comité de Estocolmo, Suecia, en 1999. El objetivo de esta norma es "garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas, facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo, compartir los datos de autoridad y hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información".⁴ La ISAD (G), como modelo para la descripción archivística, tiene la característica de describir la información contenida en cualquier soporte. No expone reglas específicas por tipos de documento, sino aborda el tema del soporte de forma general.

Objeto de descripción

La ISAD (G) está diseñada para la descripción de documentos archivísticos en sus distintos niveles. Su aplicación es posible al nivel de fondo, serie, unidad documental compleja y unidad documental simple.⁴ El documento de archivo, como objeto de la descripción o unidad de descripción, no escapa de la generalidad de ser un objeto, ya sea físico o no, contenedor de información; pero su naturaleza y contexto de surgimiento lo hacen poseedor de características específicas. El documento de archivo "es el eslabón de una cadena, está vinculado con los de antes y después, forma parte de un entramado estructural".^8,10 Es decir, surge en un entramado legal que condiciona las características formales de este, tanto como los niveles de información e información que estos registran, y mantiene la relación del documento con los producidos anteriormente y los que creará la organización. El documento de archivo se crea con el objetivo de ser evidencia de los actos y acciones de la administración. De este modo garantiza la rendición de cuentas clara y transparente de las organizaciones, y como responde a la veracidad, sus características formales y de contenido están determinadas por reglas que normalizan su estructura y, por lo tanto, la veracidad de su contenido.

El documento de archivo es un objeto informativo que representa y registra la evidencia sobre una acción o hecho, desarrollada por personas jurídicas y naturales en virtud del cumplimiento de sus funciones y que se custodia y conserva en determinados tipos de archivos con el objetivo de hacerlos accesibles de acuerdo con su valor o función en el transcurso del tiempo.

ISDIAH, NORMA INTERNACIONAL PARA DESCRIBIR INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN DOCUMENTOS DE ARCHIVO

La ISDIAH es una norma que se utiliza para describir instituciones que custodian documentos de archivo. Esto permite "vincular la descripción de los documentos con la información relativa a los productores y detentores de estos; es esencial para proporcionar a los usuarios una comprensión completa de los recursos archivísticos descritos".⁶ Además, vincula la descripción de los documentos con los archivos y bibliotecas como instituciones de custodia, lo que posibilita el diseño de un sistema de información archivística más viable.

La ISDIAH no describe solamente el archivo; hace referencia también a los modos de acceso a este, servicios y contacto. La descripción producto de esta norma contribuye a sistemas de descripción más manejables y orientadores para los usuarios, pues se enfoca en describir el archivo no como institución, sino como vía de acceso a los documentos que custodia. Esta norma puede ser utilizada para crear directorios y/o listas autorizadas de instituciones que custodian documentos de archivo, desarrollar enlaces con otras instituciones que custodian el patrimonio cultural y producir estadísticas sobre este tipo de institución. Además, documenta las relaciones entre las instituciones que custodian documentos de archivo y entre los documentos y estas instituciones. "Como instituciones, personas o familias, los detentores de documentos de archivo, pueden ser descritos en registros de autoridad conforme a la norma ISAAR (CPF) incluyendo los elementos adecuados de descripción indicados en la norma ISDIAH. Por otra parte, la descripción de los detentores de fondos de archivo puede figurar en ficheros de autoridad separados. En este caso, deben establecerse relaciones entre los registros de autoridad pertinentes".⁷

La ISDIAH está formada por seis áreas de información que suman 31 elementos descriptivos enfocados en la descripción e identificación de la entidad detentora de fondos archivísticos. Estos elementos describen desde las características físicas de la entidad hasta las vías de acceso, los servicios y los modos de contactar con la entidad, tanto como las personas que pertenecen a esta. 

Objeto de descripción de la ISDIAH 

La ISDIAH está diseñada para describir entidades que detentan fondos o colecciones de documentos archivísticos, entendido esto como organización, que custodia y preserva documentos de archivo y los hace accesibles al público. Dentro de esta categoría se encuentran todas las tipologías de archivo, de gestión, centrales, intermedios, e históricos. No obstante, la realidad indica que estas instituciones no son las únicas que custodian este tipo de documentos, bibliotecas, centros de información, familias y museos; son instituciones que pueden conservar también documentos de archivo. La diferencia está en que los archivos conservan fondos documentales, conjuntos de documentos que son transferidos a estos mediante procedimientos establecidos que regulan el estadio de los documentos en diferentes estados de un sistema archivístico, mientras que los museos, bibliotecas y familias generalmente desarrollan colecciones; o sea, conjuntos de documentos agrupados por un interés o temática común.

ISAAR (CPF), NORMA INTERNACIONAL SOBRE LOS ENCABEZAMIENTOS AUTORIZADOS ARCHIVÍSTICOS RELATIVOS A ENTIDADES, PERSONAS Y FAMILIAS

La ISAAR (CPF) provee las directrices para la descripción de encabezamientos autorizados relativos a entidades, personas y familias que producen documentos de archivo durante el cumplimiento de sus funciones. El productor de los documentos de archivo forma parte del contexto de este, por lo cual al describirlo se describe una parte del contexto del documento. Esta norma permite relacionar la información contextual de un productor con las descripciones de documentos que se conserven en más de un archivo, y con las descripciones de archivos y obras bibliográficas de un mismo productor que se conserven por separado. Además, permite relacionar los registros de autoridades con otros registros de autoridades. La ISAAR (CPF) contiene cuatro áreas de descripción y además un capítulo con elementos de información que establecen las relaciones de las autoridades con documentos de archivos y otros recursos de información. Esta norma, como base para normalizar la descripción de encabezamientos autorizados relacionados con productores de documentos "debe fomentar la preparación de unas descripciones coherentes, pertinentes y explícitas aplicables a las entidades, personas y familias que sean entes productores. Esto es perfectamente coherente con una normalización más general de la información contenida en los puntos de acceso de las descripciones archivísticas o bibliográficas (…). La importancia de normalizar esta descripción reside en que generalmente "el nombre del productor de la unidad de descripción puede considerarse el principal punto de acceso en la descripción archivística".³

Los encabezamientos producto de esta norma permiten describir todos los atributos necesarios para entender el contexto de producción de un conjunto de documentos, además de servir para controlar la forma e identidad de cualquier entidad, persona o familia existente en cualquiera de los puntos de acceso de una unidad de descripción. La ISAAR (CPF) cuenta con cuatro áreas de información que suman 27 elementos descriptivos, los cuales describen desde la propia entidad o encabezamiento hasta las relaciones y contexto de la familia, persona o entidad.

Objeto de descripción de la ISAAR (CPF)

El productor de un documento puede estar representado por familias, personas o entidades corporativas que producen documentos como prueba o evidencia de las acciones o transacciones que realizan en virtud del cumplimiento de sus funciones. El productor de los documentos es generalmente el punto de acceso más utilizado con respecto a un documento, pues refleja el contexto de creación de este.

ISDF, NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

La ISDF provee las pautas para la elaboración de descripciones archivísticas de las funciones de instituciones vinculadas a la producción y conservación de documentos.⁵ La norma no hace diferencias entre una función y los elementos que la conforman, ya que usa el término función para referirse a subfunciones, procesos, tareas y acciones. Las descripciones de esta norma pueden ser utilizadas para describir las funciones como entidades dentro de un sistema de descripción archivística, para controlar la creación y la utilización de puntos de acceso en las descripciones archivísticas y documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre las funciones y las instituciones responsables de estas, y entre los documentos y las funciones que los produjeron.⁵

Esta norma complementa las descripciones basadas en la ISAAR (CPF) y la ISAD (G), lo cual permite una flexibilización de los sistemas de descripción y evita la repetición de información en las descripciones. La ISDF está estructurada en cuatro áreas de información que suman 23 elementos descriptivos que identifican la función, su contexto y relaciones con otras funciones. Contiene un capítulo con elementos de información que establecen las relaciones de las funciones con las instituciones, documentos de archivos y otros recursos de información.

Objeto de descripción de la ISDF

Una función es el conjunto de actividades que desarrolla una institución o persona con el fin de cumplir sus objetivos; estas se desglosan en subfunciones, procesos, actividades y acciones. Las funciones suelen ser más estables que las estructuras administrativas, razón por la cual su identificación permite que sean usadas como criterio para la clasificación de los documentos y su debida descripción, además de funcionar como punto de acceso a los documentos. Igualmente, las funciones, al crear la necesidad de documentos que registren la evidencia sobre estas, forman parte del contexto de creación y uso de los documentos.

 

RELACIONES DOCUMENTO-PRODUCTOR-FUNCIÓN-ARCHIVO 

El documento de archivo como parte de un entramado legal responsable de su producción se organiza en conjuntos documentales estructurados según el principio de procedencia. Esta estructura documental registra información a distintos niveles como: fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compleja y unidad documental simple. Cada nivel de información puede ser identificado por la función o productor que es garante de la creación del documento. Por ejemplo, en el Archivo Central de la Universidad de La Habana la misma universidad figura como el productor de todos los documentos a nivel de fondo, pues a un nivel macro todos los documentos producidos por entidades subordinadas a la Universidad de La Habana se consideran creados por la universidad, mientras que a nivel de serie, los expedientes creados por una facultad en específico tienen a esta como su productor, y de este modo ocurre con los diferentes niveles que le siguen. Estas entidades reconocidas como productores de los documentos representan el objeto de descripción de la ISAAR (CPF), elaborada para la descripción de los registros de autoridad. Cada productor representa un registro de autoridad en un nivel determinado.

Uno de los principales puntos de acceso al documento es el productor, pues un gran porcentaje de las características e información de los documentos está condicionada por el organismo responsable de su creación; de ahí que en el área de contexto de la ISAD (G) se declare el nombre de la entidad productora del documento (en su forma autorizada) y una reseña sobre la historia de esta entidad. De este modo se referencian las descripciones hechas por la ISAAR (CPF) de esta entidad. Sin embargo, las entidades productoras de documentos no lo son por el simple hecho de crearlos. Estas entidades en la práctica desarrollan actividades que necesitan documentar (tener en cuenta que con actividades se hace referencia a: funciones, subfunciones, procesos, subprocesos, actividades, acciones y tareas) para la posteridad. Cada organización, en su práctica administrativa, necesita registrar información que evidencie su actuar de un modo confiable y que le permita garantizar la rendición de cuentas clara y transparente. Es decir, las funciones que desarrolla una organización crean la necesidad de documentos que las registren y evidencien. Las funciones son el objeto de descripción de la ISDF; mientras que la ISAAR (CPF) describe al responsable de la creación del documento (punto de vista orgánico) la ISDF describe el proceso, la función, la tarea, la acción, de la cual se desprende el documento.

La ISAAR (CPF) permite saber quién es o fue el creador del documento; la ISDF permite un mejor entendimiento de su razón de vida; es otro segmento de información contextual del documento. Las funciones, al igual que los niveles de información en que se estructuran los documentos, pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones (función). Cada uno de estos elementos crea la necesidad de documentos para su registro, y crea así una red de documentos relacionados ya no solamente por un productor en común, sino por responder a funciones que desarrollan estos productores. De hecho, varios productores pueden desarrollar una misma función, por lo cual se puede decir que estas constituyen un punto de acceso más genérico que el productor en sí. La ISDF describe al objeto que crea a los productores la necesidad de documentos de archivo que registren sus actividades. La función es un importante descriptor de materia al igual que el objeto productor, pues el contenido del documento depende tanto del productor que lo crea como de la acción que registra, y esta acción es una función propia de los productores. Llegado a este punto podemos decir que el documento de archivo es un objeto informativo que registra evidencia sobre las funciones desarrolladas por una entidad específica en virtud del cumplimiento de sus funciones y que sus características formales y de contenido están condicionadas por las especificidades de las entidades responsables de su creación (el productor del documento y la función que lo genera); sin embargo, el documento de archivo, más allá de su creación, se organiza y estructura en fondos, series documentales, unidades documentales simples y complejas, a partir del principio de procedencia. El objetivo de esto es mantener el vínculo del documento con su unidad productora y, dentro de esta, con la función que lo generó, de modo que se respete el principio de procedencia, manteniendo así estructuras documentales que faciliten la búsqueda de información e informen sobre el contexto de creación y uso del documento. Estas estructuras documentales se encuentran generalmente en instituciones que custodian documentos de archivo y que por lo tanto son garantes también del acceso y difusión de estos.

El documento de archivo, al registrar información y evidencia a lo largo de su ciclo de vida, funciona como un poderoso instrumento informativo para la historia. Por lo tanto, instituciones como archivos, museos, bibliotecas, centros de información e incluso familias y personas que conserven documentos de archivo forman parte del contexto del documento, pues representan el acceso a estos. Estas entidades responsables de la conservación de documentos de archivo son el objeto de descripción de la ISDIAH. Esta norma provee información sobre el contexto del documento en las diferentes etapas de su ciclo de vida, específicamente de aquellas en las que el documento comienza a custodiarse para su consulta; o sea, para servir de fuente de información tanto para la toma de decisiones como para la investigación histórica (Fig.).

Para la elaboración de la representación gráfica no se utilizaron flechas, ya que puede ser entendida en cualquier dirección. Las relaciones fluyen desde el productor hacia el archivo y viceversa; incluso pueden ser entendidas desde las normas hasta los objetos. Gráficos similares aparecen publicados en artículos especializados que trabajan el tema de la descripción archivística o en universidades que imparten cursos de esta ciencia. Estos gráficos fueron estudiados como base para la confección de la figura. En la investigación se propone la vinculación de un cuarto elemento, la institución (archivo) como custodia. La norma de descripción ISDH refleja las relaciones del objeto a la norma vinculando tres elementos: función, productor y documento. El Modelo Conceptual de Descripción Archivística y los requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones (NEDA), vincula específicamente estos tres últimos elementos mencionados.

  

CONCLUSIONES

La descripción archivística está enfocada en la descripción del documento y su contexto de creación, uso, mantenimiento y acceso. Describe, además, las entidades responsables de la creación de los documentos, las funciones que los generan, el propio documento y las entidades responsables de su conservación, custodia y difusión. En la actualidad está fuertemente marcada por una normalización en las reglas de descripción a nivel internacional y nacional. La normalización de la descripción produce descripciones más coherentes y concisas, lo que permite un mejor entendimiento de la estructura y de los significados de la descripción y la creación de sistemas de descripción archivística que representan tanto el documento como su contexto. Las normas de descripción archivística ISAD (G), ISDF, ISDIAH e ISAAR (CPF) son propuestas del Consejo Internacional de Archivos como respuesta a la necesidad de una normalización en la descripción archivística. Un sistema de descripción archivística que integre estas cuatro normas debe comprender las relaciones existentes entre los objetos de descripción relativos a cada norma y los distintos niveles de información que los componen.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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2. Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística Archivo General de Indias (CNEDA). Modelo Conceptual de Descripción Archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. Madrid: Ministerio de Educación y Cultura; 2012.  

3. Consejo Internacional de Archivos. ISAAR (CPF), Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias. Madrid: Ministerio de Educación y Cultura; 1997. p. 8.

4. Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid: Ministerio de Educación y Cultura; 2000. p. 13-9.

5. Consejo Internacional de Archivos. ISDF, Norma Internacional para la descripción de funciones. Madrid: Ministerio de Cultura y Educación; 2007. p. 7.

6. Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH, Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Madrid: Ministerio de Educación y Cultura; 2008. p. 5-9.

7. Cook T. Archival science and postmodernism: new formulations for old concepts. Archival Science. 2001;3:24.  

8. Gómez AD. Normalización de la Descripción Archivística: Introducción a Encoded Archival Description (EAD). Cartagena: Archivo Municipal 3000 Informática;  2004.

9. Heredia Herrera A. Archivística General: teoría y práctica. Sevilla: Servicio de publicaciones de la diputación de Sevilla; 1991.  

10. Mena Mugica M, Muriel Hernández S. Curso de descripción archivística normalizada. Antigua Guatemala: Guatemala; 2014.

 

 

Recibido: 9 de junio de 2015.
Aprobado: 27 de julio de 2015.

 

 

Adiela Neyda Batista Delgado. Universidad de La Habana. La Habana, Cuba. Correo electrónico: [e-mail]