ARTÍCULO ORIGINAL

 

 

Propuesta de un modelo de gestión para el patrimonio fotográfico en las universidades cubanas: una experiencia en la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana

 

 

Proposal of a management model for the photographic heritage of Cuban universities: an experience at the University of Medical Sciences of Havana

 

 

Nancy Hernández Contreras,^I Adiela Neyda Batista Delgado,^II Aleida Ofelia Delgado Varona^III

^I Editorial "José Martí". La Habana, Cuba.
^II Universidad de La Habana. La Habana, Cuba.
^III Centro Universitario "Pepito Tey". La Habana, Cuba.

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RESUMEN

El propósito del presente artículo es exponer un modelo de gestión para el patrimonio fotográfico universitario a partir de los procesos de gestión vinculados a los archivos fotográficos: organización, descripción, valoración, conservación y difusión. En el proceso de organización se aplicó la semiótica como herramienta para el análisis del contenido fotográfico. Se obtuvo como resultado la metodología para leer los signos en la fotografía. En el proceso de descripción se propusieron instrumentos de consulta con el objetivo de proporcionar información detallada sobre los documentos, su contexto y el sistema documental que los ha producido: la propuesta de aplicación de la Norma ISDIAH a nivel de fondo del archivo fotográfico de la Universidad de La Habana y la propuesta de aplicación de la Norma ISAD (G) a nivel de serie y unidad documental. Como resultado del proceso de valoración se obtuvo la metodología para la valoración de las fotografías y la tabla de plazos de transferencia. En el proceso de conservación se elaboraron e implementaron las medidas preventivas que garantizan la adecuada conservación de los materiales fotográficos para la cumplimentación de la función social del archivo universitario. Por último, se propone en el proceso de difusión una serie de actividades realizadas por el archivo para poner al servicio de la sociedad su fondo documental. La aplicación del modelo en todas las dependencias de la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana garantiza la coherencia en la realización de los procesos para el tratamiento de la fotografía.

Palabras clave: semiótica; fotografía; denotación; connotación; gestión, archivo universitario.

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ABSTRACT

The paper presents a proposal of a management model for the photographic heritage for the universities, based on management processes for photographic archives: organization, description, assessment, preservation and dissemination. The organization process makes use of semiotics as a tool for the analysis of photographic content. The result obtained was a methodology to read the signs included in photographs. In the description process, consultation instruments are proposed with the purpose of providing detailed information about documents, their context and the document system producing them: proposal for the application of Standard ISDIAH at background level at the photographic archive of the University of Havana and proposal for the application of Standard ISAD (G) at series and document unit level. As a result of the assessment process a methodology was obtained to assess photographs, as well as the transfer deadlines table. In the preservation process preventive measures were developed and implemented which ensure proper preservation of photographic materials to fulfill the social function of the University Archive. Finally, in the dissemination process a proposal is provided of a number of activities conducted by the archive to make its document stock available for social use. Application of the model in all units of the Medical Sciences University of Havana ensures consistency in the processes related to the treatment of photographs.

Key words: semiotics; photography; denotation; connotation; management; university archive.

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INTRODUCCIÓN

En los últimos años la fotografía ha experimentado una explosión documental tanto en soporte papel como digital, y ha abierto una nueva vía de trasmisión y conservación del conocimiento por medio de las imágenes. Constituye uno de los patrimonios documentales que más se ha difundido y forma parte de la memoria visual de la sociedad.

Hoy la fotografía ha llegado a ser uno de los poderosos medios de comunicación y modo de expresión visual que toca la vida humana de muchas maneras, por lo que se considera como un documento de primer grado para los estudios históricos contemporáneos. La rica y variada información que contienen, de índole social, administrativa e histórica–artística, aporta al investigador una información esencial que no puede ser sustituida por otro tipo de documento; de hecho se dice frecuentemente que una imagen vale más que mil palabras. Su poder reproductor de la realidad permite registrar para la historia los acontecimientos más relevantes.

Son múltiples los temas que han sido abordados acerca de las colecciones fotográficas: el análisis de sus valores artístico, informativo, patrimonial y documental, poniendo especial atención a este último, donde se reflexiona acerca de la gestión de las colecciones; la complejidad inherente a los procesos relacionados con el tratamiento archivístico de materiales fotográficos y la importancia de no desmembrar o desenlazar una fotografía del conjunto orgánico a partir del cual se generó como evidencia de una función o actividad determinada.

Las investigaciones realizadas han priorizado la identificación de los contenidos de la imagen; no obstante, en su generalidad, las discusiones teóricas archivísticas no profundizan en el procesamiento e identificación de la génesis documental de la producción fotográfica. El objetivo de este artículo es proponer un modelo para la gestión del patrimonio fotográfico en las universidades cubanas, tomando como objeto la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana.

 

LA FOTOGRAFÍA COMO PARTE DEL CONJUNTO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO

Se analizaron los principales documentos y las consideraciones que describen la génesis y la evolución de las temáticas vinculadas con los criterios de organización, descripción, valoración, conservación y difusión de las fotografías para su aplicación en el modelo propuesto. Se desarrollaron razonamientos lógicos que permitieron arribar a conclusiones generales a partir de premisas particulares vinculadas con el tratamiento documental de materiales fotográficos para la gestión del patrimonio. Se concibió el modelo para la gestión del patrimonio y la concepción de su metodología que concibe los procesos del tratamiento de la fotografía de manera sinérgica.

El documento de archivo, independientemente de la información que contiene y su soporte material, debe formar parte del contexto en el cual fue creado con el objetivo de mantener su valor legal, administrativo, fiscal, económico, político, cultural, y además debe ser conservado para prestar servicio de información y prueba a la sociedad. "Un documento de archivo es el eslabón de una cadena; está vinculado con los de antes y después; forma parte de un entramado estructural".¹ La fotografía como documento de archivo significa un testimonio valioso para los investigadores; aún más, cuando forma parte del documento escrito. Este material visual constituye parte insustituible del patrimonio de un país, dada su peculiar forma de comunicar. Su poder de reproducir exactamente la realidad externa le concede un carácter documental mayor que a cualquier otro documento.

Las fotografías son cada vez más empleadas para fundamentar tesis sociales, proyectos científicos, grandes obras, planos de inversión urbanísticos. Son medios únicos de transmisión de ideas. Actualmente, es una de las fuentes de información no textual más frecuentes en las instituciones de información. Constituye un elemento portador de información que, junto al documento escrito y al contexto de creación, recuenta piezas del pasado; expone y describe la existencia de personas, edificios, culturas, prácticas sociales, costumbres; o sea, resume en el plano de lo visual los acontecimientos de la sociedad, las actividades culturales, económicas, sociales y científicas del hombre en su devenir histórico; refleja a través de la imagen su contexto. Son precisamente estos elementos los que ubican a la fotografía como fuente de información para la sociedad formando parte del conjunto documental del archivo universitario.

 

MODELO DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO FOTOGRÁFICO

En algunos archivos universitarios la documentación fotográfica se encuentra amontonada en cajas, sin organización alguna, que dificulta la consulta de este tipo documental de un valor incalculable a investigadores, profesores y estudiantes. Por esta razón, se hace necesario contar con un modelo de gestión del patrimonio fotográfico universitario que posibilite la organización, la descripción, la valoración, la conservación y la difusión de este tipo de documento, que garantice la calidad y la eficiencia en el servicio a los investigadores, profesores y estudiantes, y propicie que la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana (UCMH) sea centro de referencia nacional en estudio del patrimonio fotográfico universitario.

La definición del modelo de gestión del patrimonio fotográfico, propuesto en esta investigación, acude no solo a los basamentos teóricos sobre el tratamiento documental de la fotografía, expresados en sus procesos, sino también se ajusta a las necesidades y a las características del archivo fotográfico de la UCMH.

FUNDAMENTACIÓN DEL MODELO 

El modelo está diseñado para ser aplicado a archivos universitarios que atesoren fotografías en sus fondos. Tiene como objetivo gestionar la documentación fotográfica que la universidad utiliza y genera; la información interna y externa que se evidencia como un recurso estratégico en la universidad.

Un modelo de gestión que tome como base los procesos de forma organizativa y operativa es vital para el diseño de estrategias y políticas exitosas en la universidad. Este modelo se basa en la gestión del patrimonio fotográfico universitario a partir de sus procesos: identificación, descripción, valoración, conservación y difusión. Está concebido por procesos por varias razones:

- Son flexibles.

- Transforman entradas en salidas, a través de momentos de agregación de valor.

- Constituyen la base para cualquier cambio que se realice dentro de la universidad respecto a la documentación fotográfica.

 - Permiten su adaptación a los cambios de entorno.

 - Permiten evaluar y actuar sobre los resultados de la gestión del patrimonio fotográfico de forma sostenida y efectiva.

APORTACIONES DEL MODELO

El modelo de gestión del patrimonio fotográfico surge para dar respuesta a la necesidad de contar con procesos eficaces que contribuyan a la organización y puesta en valor de este patrimonio en los archivos universitarios y así garantizar la calidad y eficiencia en el servicio a los investigadores, profesores y estudiantes. Por lo anterior podemos decir que tiene los siguientes aportes:

- Es un modelo flexible aplicado a todos los archivos fotográficos universitarios.

- Los procesos están definidos para su aplicación en los archivos fotográficos universitarios.

- Cuenta con una metodología para la aplicación de cada proceso.

Se explica en forma de gráfico para su mejor comprensión y fácil aplicación.

DISEÑO DE LA PROPUESTA DEL MODELO 

El modelo consta de cinco etapas fundamentales definidas por los procesos de identificación, descripción, valoración, conservación y difusión, cada uno de ellos con su metodología de trabajo. Para una mejor comprensión se ha elaborado un diagrama del modelo (Fig. 1).

LOS PROCESOS DEL MODELO: SU METODOLOGÍA Y RESULTADOS. PROCESO DE CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL FOTOGRÁFICO

La clasificación es catalogada como el proceso de control intelectual de los fondos; es decir, se realiza una serie de acciones concatenadas y bien pensadas para llevar un seguimiento analítico de la documentación generada. Es, además, un conjunto de actividades relacionadas con el fin de organizar y clasificar un fondo documental. Ofrece conocer de forma exhaustiva la vida administrativa, cultural y social de la institución a través de los documentos fotográficos y textuales generados por ella.

Pasos del proceso de clasificación del material fotográfico:

- Identificación del fondo documental.

- Estudio de la institución productora y del contexto en que se desenvuelve.

- Identificación de las series documentales.

- Elaboración del cuadro de clasificación.

- Ordenación de las series documentales dentro del fondo.

 ANÁLISIS DEL CONTENIDO FOTOGRÁFICO

La lectura de una fotografía es muy diferente a la lectura de un texto, su significación es distinta y muchos aspectos de la semántica de la imagen no pueden traducirse en descriptores típicamente textuales. La descripción y el tratamiento de la fotografía son fundamentales para efectuar un control exhaustivo del contenido y de la forma de las imágenes. Al analizar la fotografía como unidad documental, se deben tener en cuenta tres elementos importantes si estos están presentes: la imagen, el texto que la acompaña y su contexto de creación, pues la fotografía representa un segmento de la realidad, en un momento específico dado en la historia, realizado por una persona en marco de sus funciones específicas o no.

La lectura de la fotografía es parte de una evidencia construida a base de detalles que conexos comprenden un conjunto escenográfico que permite describir con precisión los elementos retratados (Fig. 2). El análisis documental de la fotografía es la descripción de toda evidencia informativa, contextual, cognitiva, técnica, valorativa, denotativa y connotativa tanto del objeto propiamente visible en la imagen, sus detalles, así como del objetivo y de la finalidad de esta, su empleo, su utilización y el testimonio de un hecho, en un lugar, en un momento y en un soporte fijados.²

 

METODOLOGÍA PARA LEER LOS SIGNOS EN LA FOTOGRAFÍA

La metodología para el análisis semiótico de la fotografía ofrece un tratamiento teórico de las categorías semióticas que formarán parte de la identificación e interpretación de los signos en el material fotográfico. Se concibe la presente metodología para los archivos universitarios cubanos que conservan y difunden materiales fotográficos, como es el caso del archivo de la UCMH. Para el estudio se identifican dos etapas: la etapa de preparación archivística y la etapa del análisis semiótico de la fotografía.

Etapa I

Estudio de la documentación oficial que norma la preparación teórica en temas archivísticos y de clasificación de fotografías. El archivero debe conocer los decretos, leyes y circulares que rigen la actividad archivística en el país y disponer de estos materiales reguladores; de las experiencias en cuanto a la clasificación y conservación del material fotográfico en instituciones de información cubanas y de cursos de capacitación en cuanto a manipulación de materiales especiales como la fotografía.

Consulta de fuentes teóricas relacionadas con la semiótica como herramienta para el análisis de la fotografía. El archivero dispone, desde las bases de datos internacionales, de revistas especializadas en el tema; de encuentros académicos con expertos; de los basamentos teóricos de las corrientes principales en el campo de la archivística referidos a la clasificación y descripción del material fotográfico, así como de los procedimientos para la manipulación de materiales especiales como la fotografía.

Etapa II

Análisis semiótico de la fotografía. La clasificación y descripción de la fotografía requiere del archivero una preparación previa que tiene como momento fundamental el análisis de la fotografía. En este sentido el análisis semiótico de la fotografía debe realizarse en primer lugar.

No se concibe la elaboración de una metodología y a partir de ella un sistema de preguntas para la comprensión y el análisis de la fotografía, sin antes determinar: conocimiento cultural y teórico del analista, contexto de creación de la fotografía, estado de conservación del material, productor (ya sea institucional o fotógrafo), los signos en la imagen, las relaciones entre pensamiento-experiencia-objeto sensible. Todo método o procedimiento de análisis de la fotografía precisa de acciones específicas. El análisis semiótico de la fotografía parte del análisis socio-psicológico, pues el conocimiento de su creación y los motivos de su uso en el contexto no son posibles en toda la extensión del término si no se toman como base los estudios de la determinación social e histórica de la fotografía.

Resulta funcional, en algunos momentos del análisis semiótico de la fotografía, el modelo de Joly, quien toma como base los postulados de Pierce y Barthes.3 Este modelo se orienta hacia la descripción de los diferentes signos en la fotografía, sus significados y su organización.

PASOS METODOLÓGICOS PARA EL ANÁLISIS SEMIÓTICO DE LA FOTOGRAFÍA

1. Crear un equipo de trabajo integrado por los trabajadores más antiguos de la institución o aquellos que estén directamente vinculados con las funciones principales. En el caso de la UCMH serían los profesores o trabajadores más antiguos de las diferentes estructuras o los administrativos vinculados directamente con las funciones sustantivas: extensión universitaria, docencia e investigación.

2. Observar la fotografía las veces que sean necesarias para ir reconociendo los personajes, el lugar y la acción. Además, realizar como mínimo, los acercamientos sociológicos y psicológicos. Estos acercamientos se realizan para buscar en los contextos culturales de codificación (objetivos y subjetivos) algunas claves para el análisis pragmático del contenido del material fotográfico.

3. Describir la imagen fotográfica a partir de los elementos connotativos identificados en la imagen. Este paso es importante para el análisis porque se identifican los significantes en la fotografía, las apreciaciones y las valoraciones por parte del analista, estados de ánimo, nivel social, entre otras.

4. Analizar el contexto de creación de la fotografía a partir de los conocimientos históricos y de las vivencias culturales.

5. Consultar con las personas más antiguas en la universidad o con aquellas personas identificadas en la fotografía acerca de los elementos denotativos no identificados en la primera lectura.

6. Consultar en las fuentes bibliográficas históricas sobre la información relacionada con el contexto de creación de la fotografía, los personajes y el fotógrafo.

7. Identificar en el fondo fotográfico otras fotografías que puedan apoyar los procesos de clasificación y descripción en cuanto a personajes, contextos y temática de investigación del fotógrafo.

8. Identificar los signos por planos visuales en la fotografía para reconocer el centro de atención (primer plano) y cuáles son los referentes (segundo, tercer y cuarto plano).

9. Explicar las relaciones que se presentan con mayor regularidad entre la fotografía y su contexto.

10. Diseñar equipos de trabajo para el proceso de análisis semiótico de la fotografía.

11. Identificar el soporte de información y su estado de conservación.

12. Describir la fotografía a partir de su análisis semiótico.

En el análisis documental de la fotografía se asume la responsabilidad por la gestión y la preservación de un valioso patrimonio documental en tanto útil e informativo. La inclusión de elementos estéticos y comunicativos en el análisis documental de materiales fotográficos facilita la comprensión del funcionamiento de su mensaje visual. Como instrumento metodológico, el análisis documental no solo tiene una utilidad práctica, sino también contribuye al conocimiento y la valoración social y académica de los materiales fotográficos. Analizados los signos en la fotografía, según la información que estos aportan, se procede a su clasificación.

PROPUESTA DE ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN PARA LAS FOTOGRAFÍAS DE LA UNIVERSIDAD DE CIENCIAS MÉDICAS DE LA HABANA

Las fotografías referidas a los estudios médicos desde el surgimiento en la colonia de las carreras de Medicina, Cirugía y Cirugía Dental y aquellas conservadas en la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana, según lo planteado por Gastaminza,4 son tipos de fotografías con referente identificable sin texto aclaratorio, lo cual se les aplicó a la metodología propuesta para el análisis semiótico del contenido fotográfico. Para su clasificación se divide en secciones, que abarcan lo correspondiente a la vida administrativa y académica de la universidad:

- Sección Rectores. Incluye las fotografías de los rectores de la universidad con un vínculo al expediente administrativo. Son fotografías de formatos entre 5x7, 6x8 respectivamente y predominan las en blanco y negro.

- Sección Actos académicos. Se refiere a aquellas fotografías tomadas a la apertura del curso académico de cada año lectivo. Son fotografías en blanco y negro.

- Sección Facultades universitarias. Es la más voluminosa porque abarca todas las fotografías de las facultades de la universidad en los cursos académicos estudiados.

- Sección Profesores. Se refiere a aquellas fotografías donde aparecen solamente los profesores en sus cátedras o en actos solemnes.

- Sección Profesores y alumnos. Incluye aquellas fotografías donde aparecen los profesores con los grupos de estudiantes en las aulas y de estudiantes realizando sus prácticas en las salas de los hospitales.

- Sección Biblioteca. Incluye las fotografías del edificio de la biblioteca y de sus trabajadores realizando diferentes actividades, así como a estudiantes en la sala de lectura consultando documentos.

- Sección Archivo. Se trata de las fotografías de los trabajadores del archivo y sus fondos documentales.

- Sección Laboratorios. Incluye las fotografías de los instrumentos de los laboratorios y de sus edificaciones, así como las actividades docentes.

- Sección Edificio. Trata de aquellas fotografías que se refieren a las salas y despachos de los edificios del campus universitario.

- Sección Personalidades. Incluye las fotografías de aquellas personas que pertenecían a la política, la cultura y el arte en el país.

ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE LAS SECCIONES

1. Rectores.

1.1. Relaciones Internacionales.

2. Actos.

2.1. Académicos.

2.2. Apertura del curso.

2.3. Políticos.

3. Facultades.

3.1 Facultad de Medicina.

3.2 Facultad de Estomatología.

3.3 Facultad de Tecnología de la Salud.

3.4 Facultad de Medicina Veterinaria.

3.5 Facultad de Enfermería. 
                                                                    

4. Profesores.

5. Profesores y Alumnos.

6. Biblioteca.

7. Archivo.

8. Laboratorios.

10. Personalidades.

PROCESO DE DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL FOTOGRÁFICO

La normalización de la descripción archivística, como práctica generalizadora, permite un acercamiento más claro, conciso y coherente hacia el objeto de descripción, para lograr el entendimiento universal de la estructura y de los significados de la descripción. Esto favorece la creación de sistemas de información archivística a partir de descripciones que no representan solamente el documento sino el contexto, el productor y la función que condiciona su creación. La normalización de la descripción permite describir y relacionar objetos de descripción relativos a la producción uso y mantenimiento de los documentos de archivo, para crear así diferentes puntos de acceso a un mismo documento.

En el artículo se utilizan como referencia dos de las normas propuestas por el Consejo Internacional de Archivos: la ISAD (G)⁵ y la Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo, la ISDIAH.⁶ Estas normas están interrelacionadas y describen elementos relativos al contexto del documento; es decir, puntos de acceso a los documentos. La identificación y la relación de estos elementos permiten descripciones contextualizadas y multidimensionales. Las descripciones contextualizadas identifican al documento y su relación con entidades tales como el productor, la función y el archivo que las custodia; y las multidimensionales, al establecer la conexión entre estas entidades, permiten reconocer los diferentes puntos de acceso al documento y sus características. Cada norma remite a un objeto de descripción, por lo cual si las normas están relacionadas, los objetos de descripción también; de hecho, son las relaciones existentes entre los objetos de descripción las que condicionan las relaciones existentes entre las normas.

La ISDIAH no describe solamente el archivo; hace referencia también a los modos de acceso a este, a los servicios y al contacto. La descripción producto de esta norma contribuye a sistemas de descripción más manejables y orientadores para los usuarios, pues se enfoca en describir el archivo no como institución, sino como vía de acceso a los documentos que custodia.

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE LA NORMA ISDIAH A NIVEL DE FONDO DE LAS FOTOGRAFÍAS CONSERVADAS EN LA UNIVERSIDAD DE CIENCIAS MÉDICAS DE LA HABANA

1. Área de identificación.

1.1. Identificador.
CU 101 UCMH.

1.2. Forma(s) autorizada(s) del nombre.
Archivo Fotográfico de la Universidad de Ciencias Médicas de La Habana.

1.3. Otras forma(s) del nombre.
Archivo Fotográfico de la UCMH.

1.4. Tipo de institución que conserva los fondos de archivo.
Archivo.

2. Área de contexto.

2.1. Localización y direccione(s).
El archivo se encuentra en Calle 146 Número 2504 entre 25 y 31, Cubanacán, Playa.
 
2.2. Teléfono, fax, correo electrónico.
Teléfono (537) 2725427.

2.3. Personas de contacto.
Edelmira Hernández González.

3. Área de descripción.

3.1. Historia de la institución que custodia los fondos de archivo. Desde el año 1959, una de las tareas principales de la Revolución fue la transformación radical en la Medicina, incluida la enseñanza. En 1960 se inició la "Reforma Universitaria", la cual estableció para la enseñanza de la Medicina dos escuelas: la de Medicina y la de Estomatología; así se formó la Facultad de Ciencias Médicas, que exitosamente comenzó a preparar masivamente médicos y estomatólogos que satisficieran las crecientes necesidades del sistema de salud que se iniciaba. El claustro docente fue incrementándose a partir de 14 profesores, quienes constituyeron el núcleo inicial que formó lo que es hoy un numeroso y experimentado profesorado del área básica y clínica.

En los inicios del triunfo revolucionario no estaban incluidas las asignaturas de Histología, Bioquímica, Física Biológica, Anatomía Patológica y Anatomía Topográfica. Hasta mediados de los años sesenta las Escuelas de Medicina y Estomatología de la Universidad de La Habana fueron los únicos centros del país que formaban médicos y estomatólogos. Luego comenzaron a formarse otras escuelas en Santa Clara, dentro de la Universidad Central de Las Villas (UCLV), y en Santiago de Cuba, dentro de la Universidad de Oriente.

En 1976 se creó el Instituto Superior de Ciencias Médicas de La Habana (ISCMH), como una universidad independiente de la Universidad de La Habana, que se encargaría de la formación de pregrado y posgrado de los especialistas del campo médico.

3.2. Contexto cultural y geográfico. La UCMH donde se encuentra el archivo, está rodeada de centros de investigaciones científicas. Tiene un alto desarrollo gracias a la interacción dinámica con la sociedad en los ámbitos de la docencia, de la investigación, la labor asistencial y las actividades de extensión universitaria que propician la formación integral de médicos generales con un alto nivel altruista, ético, humanitario y solidario,  preparación científica, conciencia social y  excelencia que tributan a la solución de las necesidades más perentorias y al desarrollo humano sostenible de la comunidad y el fortalecimiento de su vinculación con la comunidad.

3.3. Atribuciones/fuentes legales. El Decreto ley No. 265 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba, las Resoluciones No. 60/02, No. 3/03 y No. 41/09 del CITMA conforman el marco regulatorio del archivo.

3.4. Estructura administrativa. El archivo está conformado por un Jefe de Departamento y especialistas.

3.5. Gestión de documentos y política de ingresos. Los expedientes docentes son transferidos anualmente al archivo, mientras que los expedientes de las bajas cada dos. Las oficinas administrativas transfieren sus documentos de acuerdo con las tablas de transferencia establecidas.

3.6. Edificio(s). El archivo está ubicado en una casa de vivienda.

3.7. Fondos y otras colecciones custodiadas. El archivo custodia la colección de fotografías.

3.8. Instrumentos de descripción, guías y publicaciones. El archivo cuenta con el cuadro de clasificación de toda la documentación.

 4. Área de acceso.

4.1. Horarios de apertura. Lunes, martes y miércoles de 09:00 am a 12:00 pm y de 01:00 pm a 04:00 pm.

4.2. Condiciones y requisitos para el uso y el acceso. Regulación de la UCMH donde se establece que para el acceso a cualquier documentación que forme parte de este fondo debe presentarse una carta en la que el director del centro al que pertenece el usuario autorice a este a realizar la solicitud del documento. Esta carta es revisada por el director de este archivo, quien autoriza o no la investigación.

4.3. Accesibilidad. La entrada al archivo se realiza desde la calle. Las personas con discapacidades motoras también podrían acceder.

 5. Área de servicios.

5.1. Servicios de ayuda a la investigación. El archivo cuenta en su colectivo de trabajo con un historiador quien es el responsable de orientar al usuario en cuestiones referentes a la historia de Cuba, la historia de la universidad y el vínculo de las dos.

5.2. Servicios de reproducción. Para acceder al servicio de reproducción de documentos es necesario presentar una carta de solicitud al Rector de la UCMH, donde se explique la necesidad de la reproducción del documento, la cantidad de folios en el caso de los expedientes y la cantidad de fotografías. Luego de ser tramitada la carta, se le informa al solicitante sobre la aprobación de la solicitud y se procede a la reproducción.

 6. Áreas de control.

6.1. Identificador de la descripción.
CU 101 UCMH.

6.2. Identificador de la institución.
CU 101 UCMH.

6.3. Reglas y/o convenciones.
ISO 639-2.
 
6.4. Estado de elaboración.
Oficial.

6.5 Nivel de detalle.
Parcial.

6.6. Fechas de creación, revisión o eliminación.
10 de diciembre del 2015.

6.7. Lengua(s) y escritura(s).
ISO 639-2 Español: spa.

6.8. Fuentes:

- Manual de Descripción Multinivel: propuesta de adaptación de las normas internacionales de descripción archivística/José l. Bonal Zazo, Juan J. Generalo Lanaspa, Carlos Travesi de Diego. España: Junta de Castilla y León, Consejería de Educación y Cultura, 2001.

- ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias. Preparada por la Comisión ad hoc de Normas de Descripción, París, Francia, 15-20 noviembre 1995 (versión definitiva aprobada por la CIA), Madrid, 1997. 36 p.

- ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2da ed. Adoptada por el Comité de Normas de Descripción, Suecia, 19-22 septiembre 1999. Madrid, 2000.

- ISDAH: Norma Internacional Para describir Instituciones que custodian fondos de archivo. España: Ministerio de Educación y Cultura, Madrid, 2008.

6.9. Notas de mantenimiento.
Revisar periódicamente y comparar con la situación de la institución, de modo que esté acorde con el funcionamiento de esta.

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE LA NORMA ISAD (G) A NIVEL DE SERIE Y UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE DE LAS FOTOGRAFÍAS CONSERVADAS EN LA UNIVERSIDAD DE CIENCIAS MÉDICAS DE LA HABANA

 Serie

 1. Área de identificación.

Signatura: Sección fotográfica Laboratorios.

Título: Fotografías sobre los laboratorios de la Universidad de La Habana.

Fecha(s): 1900-1910.

Nivel de descripción: Serie.

Extensión y soporte de la unidad de descripción: 56 fotografías.

2. Área de contenido y estructura.

Alcance y contenido: Las fotografías constituyen una muestra de los distintos laboratorios que existían en la Universidad de La Habana en los primeros años del siglo XX, de sus materiales de laboratorios y de sus estudiantes.

Organización: 9 laboratorios.

- Fotografías del Laboratorio "General Word".

- Fotografías del patio del Laboratorio "General Word".

- Fotografías de las aulas del Laboratorio "General Word".

- Fotografías del Laboratorio de Bacteriología.

- Fotografías del cuarto de estufas del Laboratorio de Bacteriología.

- Fotografías del cuarto de animales para experimentación.

- Fotografías del Laboratorio de Microscopia y Química Clínica.

- Notas.

FOTOGRAFÍAS QUE CONTIENEN EN LA PARTE INFERIOR LA IDENTIFICACIÓN DE LA IMAGEN (Fig. 3)

1. Área de identificación.

Signatura: Serie Fotográfica Laboratorios.

Título: Fotografía del laboratorio de Bacteriología.

Fecha: 1902.

Nivel de descripción: Unidad documental.

Volumen de la unidad de descripción: Positivo en papel, b/n.

 2. Área de contenido y estructura.

Alcance y contenido: La fotografía representa el local del laboratorio de Bacteriología con estudiantes en la clase práctica correspondiente a ese día. Tiene cuatro mesas centrales y una mesa larga con banquetas, esta última pegada a la pared de la derecha del local con materiales específicos de la asignatura para las prácticas y ensayos de experimentos de los estudiantes. En la pared de la izquierda se encuentra un colgadero de madera para depositar en él los sombreros y sacos de los estudiantes además de un banco de madera.

Características físicas: Conservación regular.

Existencia y localización de originales: El original de la fotografía se encuentra en el departamento de Libros raros y valiosos ubicado en el 5to. piso de la Biblioteca Central de la universidad.

Notas: La fotografía ha sido publicada en la memoria anuario de los cursos 1901-1902 y 1902-1903. Se ha tomado como título el que acompaña a la fotografía.

3. Área de control de la descripción.

Descripción realizada por: MSc. Adiela Batista Delgado.

Fecha de la descripción: 10 de diciembre de 2015.

METODOLOGÍA PARA LA VALORACIÓN DE LAS FOTOGRAFÍAS EN LA UNIVERSIDAD DE CIENCIAS MÉDICAS DE LA HABANA

- Familiarizarse con las funciones y objetivos de la universidad, así como con los documentos que genera.

- Identificar las funciones y actividades de la universidad.

- Identificar sujeto productor de la fotografía.

- Identificar las funciones o actividades que le da origen al documento fotográfico.

- Comprobar que los descriptores de los documentos que aparecen bajo cada función o actividad sean válidos para la universidad y describan detalladamente la función que los originó.

- Identificar los valores primarios, secundarios, evidenciales e informativos de las fotografías.

- Identificar originalidad, autenticidad, antigüedad e importancia de la fotografía.

- Identificar el período de conservación: permanente o no.

- Realizar estas actividades junto a las personas más antiguas de la universidad o con el órgano de dirección; es decir, consultar aquellas personas que conozcan la historia de la universidad y ayuden a identificar aquellas fotografías que servirán de evidencia de las funciones realizadas para la historia.

- Elaborar la tabla de plazos de transferencia donde se visualicen las funciones, series documentales y el período de conservación, de estas últimas, en cada uno de los estadios del ciclo de vida del documento de archivo.

 La tabla de plazos de transferencia que se muestra es solo un ejemplo formado por tres series documentales (tabla).

PROCESO DE CONSERVACIÓN DEL MATERIAL FOTOGRÁFICO

Luego de realizar un exhaustivo proceso de diagnóstico de conservación a través del cual se identificaron los factores de deterioro que incidían directamente en el material fotográfico, se proponen las medidas preventivas que garantizan la adecuada conservación de estos materiales.

- Programa sistemático de limpieza y mantenimiento a la colección.

- Creación de un plan de medidas de preservación para frenar el deterioro del documento, tanto en el uso diario del investigador como en la manipulación del archivero.

- Elaboración y aplicación de un programa: "Educación de usuario", para la manipulación correcta de los materiales fotográficos.

- Uso obligatorio de guantes para la manipulación de materiales fotográficos.

- Verificación periódica del estado de los soportes de almacenamiento de las imágenes.

- Los álbumes se conservarán en cajas de cartón libre de ácido o de polipropileno, o cuando menos elaborándole una guarda de cartulina calidad de archivo y, de ser necesario, a las hojas se les insertarán separaciones de papel tissue para evitar el roce de una imagen con otra.

- Evaluación exhaustiva de los daños (pérdida de emulsión, desgaste, roturas, ralladuras) para su posterior restauración de la superficie.

- Digitalización general del fondo fotográfico, priorizando las imágenes que presentan mayores niveles de afectaciones.

- Mantener la edificación en correctas condiciones de construcción, sin filtraciones, exceso de humedad y afectación por insectos y microrganismos. 

PROCESO DE DIFUSIÓN DEL MATERIAL FOTOGRÁFICO

- Ubicación de las fotografías en la red médica universitaria, Intranet e Infomed.

- Completamiento con fondos personales de profesores ilustres que poseen valor para la consulta de investigadores.

- Exposiciones documentales y fotográficas.

- Visitas escolares para potenciar el estudio de la Medicina en Cuba.

- Jornada de Puertas Abiertas para la orientación profesional de los escolares.

 

CONSIDERACIONES FINALES

La organización en los archivos fotográficos es posible cuando se tiene en cuenta sus particularidades, hacer un profundo proceso de identificación del formador del fondo y analizar el contexto histórico-administrativo en que fueron creados los documentos fotográficos. El análisis semiótico de la fotografía, como componente estructurante del contenido fotográfico y eje articulador de los procesos de identificación y descripción en el tratamiento archivístico, aporta un nuevo criterio para el análisis documental de la fotografía en los archivos universitarios. A través del análisis de la fotografía se ha demostrado que la semiótica constituye una herramienta adecuada para la identificación de los signos en la fotografía. El modelo de gestión del patrimonio presentado es una propuesta que permite la organización del archivo fotográfico de la UCMH a partir de los cuatro procesos propuestos: clasificación, descripción, valoración, conservación y difusión, donde su metodología es flexible; por lo tanto, posible de modificar. La aplicación del modelo en todas las dependencias de la UCMH garantiza la coherencia en la realización de los procesos para el tratamiento de la fotografía.

 

Contribución de los autores

Todos los autores contribuyeron en la concepción, diseño y redacción del estudio y aprueban la versión final.

Conflicto de intereses

Los autores no declaran conflicto de intereses.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Heredia A. Archivística General: teoría y práctica. Sevilla: Servicio de publicaciones de la diputación de Sevilla; 1993.

2. Ochando MB. Desarrollo de un sistema de catalogación y gestión de fotografías. PHOTON. SCIRE. 2012;18(2):99-108.

3. Barthes R. Elementos de semiología. Monografía. 1961 [citado 5 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.avizora.com/publicaciones/textos_historicos/roland_barthes/0000_roland_barthes_catalogo_textos.htm

4. Gastaminza F. Perspectivas sobre el tratamiento documental de la fotografía. 2013 [citado 5 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/principal.htm

5. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid: ISAD; 2000.

6. ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Madrid: Ministerio de Educación y Cultura; 2008.

 

 

Recibido: 1ro. de abril de 2016.
Aprobado: 8 de junio de 2016.

 

 

Nancy Hernández Contreras. Editorial "José Martí". La Habana, Cuba. Correo electrónico: [e-mail]