Téc. Mirta Cecilia Prendes Guerrero,1 Lic. Bárbara C. Lazo Rodríguez2
Se ofrece una panorámica de la historia del servicio de catálogo colectivo de publicaciones seriadas del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas/Biblioteca Médica Nacional, desde su creación hasta la época actual. Las fuentes de datos para la confección de los apuntes históricos se obtuvieron de testimonios personales y del estudio de la bibliografía sobre el tema. Se aborda el desarrollo y evolución de este servicio y se destacan los períodos que han marcado cambios y retos para su mejor desenvolvimiento, principalmente a partir de la introducción de las nuevas tecnologías en su gestión. El catálogo colectivo constituye una herramienta imprescindible para la localización de las publicaciones seriadas biomédicas en el país y para la obtención de estadísticas sobre su uso, útiles para elaborar los planes de selección y adquisición de fuentes de información en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas.
Descriptores (DeCS): CATALOGOS COLECTIVOS; SERVICIOS DE INFORMACION/historia; CUBA
Descriptores (DeCI): CATALOGOS COLECTIVOS DE PUBLICACIONES SERIADAS/historia; SERVICIOS DE INFORMACIÓN; CUBA
A historical overview of Serial Publication Union Catalogs Service of National Medical Science Information Center/National Library of Medicine was proposed. The data sources for historical notes were obtained using personal testimonies and bibliography review. The development and course of this service was provided with emphasis on the period that marked changes or challenges for the development of this service, mainly from the insertion of new management technologies. The union catalogs is an essential tool to locate biomedical serial publications in the country and also to obtain statistical data on their use, useful for the arrangement of information sources selection and acquisition in the National Medical Sciences Information System.
]]> Subject headings (DeCS): CATALOGS, UNION; INFORMATION SERVICES/history; CUBA
Estimuladas por el propio desarrollo de la humanidad, las bibliotecas se han convertido en un elemento de apoyo indispensable para el avance de la ciencia y la cultura, sobre todo, ante el crecimiento acelerado de la producción científica, en medio de la cual, la utilización racional de las fuentes de información se ha convertido en un aspecto de una gran significación. La literatura seriada constituye una de las fuentes de información más importantes por su actualidad, dinámica y alcance. Sin embargo, sus crecientes costos obligan a realizar un uso más racional de los recursos que se destinan a su adquisición.
Desde hace algunas décadas, las bibliotecas dirigen parte de sus esfuerzos a la colaboración y, entre estos, se destacan los relacionados con los llamados catálogos colectivos, término que designa a un conjunto de descripciones de cualquier tipo de documento , que exista o no en una colección o fondo, confeccionadas según un plan determinado y utilizadas con fines de referencia, propaganda y publicidad.1
Las bibliotecas más representativas en Cuba con catálogos colectivos que atesoran información relacionada con la salud son la Biblioteca Nacional José Martí, la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica (BNCT) del Instituto de Información Científica y Tecnológica (IDICT), la Biblioteca Médica Nacional (BMN) del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas (CNICM) y la Biblioteca Central Rubén Martínez Villena de la Universidad de La Habana. Algunas de estas instituciones presentan actualmente sus catálogos en línea, por ejemplo, la Biblioteca Central, disponible en: http://intranet.dict.uh.cu/ y el IDICT, nombrado CATCOL, disponible en: http://www.idict.cu/avanzada.html.
También existen proyectos de catálogos colectivos regionales, donde se inserta la BMN, cuyo líder es BIREME, y en el que participan además los países miembros del Sistema Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud, conocido como SeCS - Seriados en Ciencias de la Salud, disponible en:http://bases.bireme.br/cgi-in/wxislind.exe/iah/online/?IsisScript=iah/iah.xis&base=SeCS&lang=e
El propósito del presente trabajo es ofrecer una panorámica de la historia del servicio de catálogo colectivo de publicaciones seriadas del CNICM, desde su creación hasta la época actual.
Se realizó un estudio descriptivo de servicio de catálogo colectivo para establecer sus antecedentes y contribuir al conocimiento de sus aspectos más trascendentales, entre los que se destacan los períodos que marcaron sus cambios y retos esenciales. La recopilación de los datos se realizó mediante el análisis documental y la entrevista oral a especialistas y técnicos que laboraron en este departamento.
PERÍODO 1969- 1987
Durante esta etapa, su principal objetivo fue registrar unificadamente los fondos de publicaciones seriadas de la red de información de ciencias médicas; servir de complemento a las investigaciones bibliográficas que se realizaban y responder a la demanda de usuarios individuales o institucionales.
El catálogo era manual, con fichas en tarjetas almacenadas en archivos metálicos en orden alfabético, que incluían la información existente en todas las unidades de la red desde los años de la década de 1940.2 Cada una de dichas unidades realizaban un informe mensual sobre el ingreso de nuevas publicaciones a sus fondos.
El fondo principal registrado era hemerográfico, y estaba conformado principalmente por los materiales cedidos por la biblioteca de la Escuela de Medicina de la Universidad de La Habana, la Hemeroteca del Colegio Médico Nacional; las bibliotecas de los hospitales Calixto García, Freyre Andrade, Nacional Enrique Cabrera y el Provincial de Santiago de Cuba, 3 a la llamada en aquel entonces, Hemeroteca Médica, hoy Biblioteca Médica Nacional.
El servicio estaba interrelacionado con el frente de investigaciones bibliográficas, perteneciente a la sección de Procesamiento de la Documentación del CNICM, donde se confeccionaban las bibliografías para usuarios individuales y los paquetes informativos. Estas eran enviadas al frente de Catálogo Colectivo para su posterior localización. También la sección de
Servicios Internos enviaba por Telex las solicitudes de localización de títulos procedentes de los centros provinciales de información.2
El volumen de informes registrados en tarjetas y las solicitudes de localización tenía demoras, tanto a la hora de la actualización de los datos como en las respuestas a la localización de las bibliografías. Además, existían dificultades por ausencia de catálogos auxiliares para el registro de los datos estadísticos y otras opciones de búsqueda.
En 1987, en virtud de las limitaciones para responder a las crecientes necesidades de los usuarios, se inició un proceso de perfeccionamiento que incluyó el estudio de normas nacionales e internacionales para catálogos colectivos, las ISO para la codificación de países, frecuencias e idiomas, entre otras, así como la validación de errores en las entradas de títulos y el descarte de aquellos menos representativos o que no estuvieran relacionados con las ciencias médicas o sus disciplinas afines. Este proceso culminó con la propuesta de automatización del catálogo colectivo con vistas a elevar su eficiencia y efectividad en general.
En junio del 1988 (Lazo Rodríguez B. Elaboración, situación actual y perspectivas del catálogo colectivo de publicaciones seriadas en Ciencias Médicas. Primer encuentro de profesionales y usuarios de la información del Polo del Oeste. La Habana, 3-4 marzo, 1994), se introdujo el primer sistema automatizado de catálogo colectivo nombrado CATAL, que suministró el Instituto de Documentación e Información Científica y Técnica (IDICT) de la Academia de Ciencias de Cuba. Este abarcaba las funciones de localización, actualización y elaboración de listas con distintos campos de la base de datos. Elaborado en DBase III, utilizaba un compilador CLIPPER, implementado para computadoras IBM-XT o compatibles y corría sobre el sistema operativo MS-DOS. 4 Diseñado en forma de árbol, aplicaba las técnicas de menús para vincular sus diferentes módulos. Su objetivo era mejorar el procedimiento de localización de la literatura que no se encontraba en las colecciones de la biblioteca, reducir el tiempo necesario para localizar los títulos y posibilitar una utilización más racional de los recursos. ]]>
Este catálogo ofrecía información sobre las colecciones de publicaciones seriadas de 516 bibliotecas especializadas del territorio nacional, ascendente a 2500 títulos y a más de 115 500 fascículos. Sólo se incorporaron a la versión automatizada las publicaciones seriadas de 1980 en adelante y se mantuvo el catálogo manual para las colecciones de los años 1960- 1979 (Lazo Rodríguez B. Catálogo colectivo de publicaciones seriadas del CNICM. Trabajo presentado en la I Jornada Nacional de Información Científico - Técnica y el II Seminario Internacional, MINSAP, mayo 1990).
Con la introducción del primer sistema automatizado CATAL,5 se obtuvieron logros significativos en el servicio de localización: aumentó la rapidez en la actualización de la base de datos, la respuesta a la demanda de localización se hizo inmediata y apareció la posibilidad de copiar el catálogo en disco a las instituciones que tenían los requerimientos técnicos computacionales para su instalación. No obstante existían ineficiencias en la validación de errores.
A finales de la década de los años 1980, BIREME - Centro Regional Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud - convocó, con el patrocinio de la Fundación Kellogg y como parte del Proyecto Piloto, Registro de Publicaciones Seriadas en Ciencias de la Salud (SeCS),6 al Primer Curso Taller celebrado en el local de la Escuela Paulista de Medicina , entre el 18 y 22 de septiembre de 1989, con representantes de Cuba, Costa Rica, Chile, México, Uruguay y Venezuela. El propósito de ese evento era perfeccionar el flujo de información en la región, a partir del desarrollo de capacidades locales y de la atención a las necesidades de información de la comunidad de profesionales de la salud, bajo los principios de cooperación, participación y uso compartido de recursos. Se inició así la participación del CNICM como centro coordinador nacional del proyecto SeCS. Sin embargo, por aquel entonces el sistema CATAL frenaba la colaboración, al no considerarse en su diseño los formatos internacionales que permitían el intercambio con otros sistemas similares.
En abril de 1990,7 se realizó la primera y única impresión hasta la fecha del catálogo colectivo de publicaciones seriadas, que se distribuyó en toda la red de bibliotecas y centros de información del sector de la salud.
La explotación de bases de datos bibliográficas en disco compacto aumentó considerablemente la demanda de localización de las fuentes primarias. En 1990, se le asignó al Departamento de Cómputo del CNICM la tarea de crear un programa que, interrelacionado con el Sistema CATAL, permitiera una mayor velocidad de localización y una mejor presentación del producto final. Así, en 1991, surgió CORRELA, que posibilitó la localización automática de las salidas bibliográficas MEDLINE y la inserción en ellas de los datos de localización resultantes, como son: TÍTULO Y EJEMPLAR EXISTENTE LOCALIZADO EN..., TÍTULO EXISTENTE, EJEMPLAR NO DISPONIBLE Y TÍTULO INEXISTENTE.
En enero del 1997, se introdujo un segundo sistema automatizado de catálogo colectivo denominado SeCiMed, que abarcaba las funciones de localización, búsqueda, correlacionador y estadísticas. Elaborado en lenguaje de programación C con uso de la biblioteca de funciones CODEBASE, implementado para computadoras IBM-XT o compatibles con 640 kbytes de memoria RAM, corría sobre el sistema operativo MS-DOS 3.3 o superior y estaba implementado en régimen multiusuario. Diseñado a partir de la experiencia acumulada hasta entonces y de las limitaciones observadas en otros sistemas, aplicaba las técnicas de menús desplegables que se abrían para ampliar las posibilidades de búsqueda.8
]]> Entonces, se transfirió a SeCiMed la información registrada en el sistema CATAL, siempre previa a la validación de errores y al completamiento de información. El nuevo sistema ofrecía información sobre 3 110 títulos y más de 435 103 fascículos de las colecciones de 516 bibliotecas especializadas del territorio nacional.Se eliminó el catálogo manual debido al grado de obsolescencia que presentaba su información y se incorporaron a la versión automatizada las colecciones de la BMN correspondientes al período 1960-1979, después de realizado un inventario en sus fondos.
La introducción de este nuevo sistema automatizado, SeCiMed, constituyó rápidamente una valiosa herramienta de consulta,9 imprescindible para la prestación de muchos de los servicios que brindan las unidades de información vinculadas con la salud en Cuba. Sus logros más significativos son: el uso de normas y estándares internacionales compatibles con el catálogo SeCS, que facilita el intercambio y la transferencia de información a este; la existencia de un correlacionador como herramienta de localización automática de las referencias bibliográficas obtenidas a partir de la base de datos MEDLINE en disco compacto; el análisis estadístico del uso de las colecciones; la máxima flexibilidad en la consulta y recuperación de la información por títulos, materias, países, ciudades, editoriales e instituciones, el servicio a las bibliotecas participantes y la copia del banco de datos a partir de determinado año.
En el bienio 1997-1998, se realizó un estudio del análisis de la demanda de información en la BMN, a partir de la opción del correlacionador de SeCiMed , que permitió reorientar sus planes de selección y adquisición hacia los títulos más solicitados sin respaldo en el SNICM, completar colecciones y efectuar descartes de títulos no demandados.
Hacia el año 2000, SeCiMed comenzó a manifestar síntomas de obsolescencia, a partir de la generalización de Windows como sistema operativo, el WWW como interface de navegación, el acceso en línea a PubMed y la aparición de las publicaciones seriadas en formato electrónico.
En abril del año 2003, se introdujo una segunda versión del sistema SeCiMed, para la web que se encuentra disponible en: http://bmn.sld.cu/secimed/secimed.php?page=home, y abarca las funciones de búsqueda rápida y avanzada, localización de bibliografías, estadísticas y el acceso a otros catálogos. Programado en lenguaje PHP para web, con MYSQL como sistema de base de datos y XML y XSLT para la interface web, está diseñado para resolver los problemas de obsolescencia de la versión anterior; incorpora nuevos valores agregados, como son el acceso a tablas de contenido y el registro a los artículos completos de colecciones en formato no sólo impreso sino también electrónico, disponibles de forma estable en Internet; la localización automática de las referencias bibliográficas recuperadas a partir de la base de datos MEDLINE /PubMed en línea, mediante la opción de bibliografías. Con este sistema, se perfeccionan además, las opciones de búsqueda y de estadísticas. Incluye una versión en idioma inglés.
Para los bibliotecarios o especialistas en información representa la eliminación del informe mensual (manual o automatizado) de catálogo colectivo al Centro Coordinador Nacional (CNICM/BMN) de aquellas instituciones que están conectadas a la Red Telemática de Salud (INFOMED), y el fortalecimiento de la responsabilidad del registro directo de sus colecciones desde su propia organización.
En el presente trabajo se ha tratado de recorrer, en apretada síntesis, la trayectoria histórica de la actividad del catálogo colectivo del CNICM/BMN. No se debe pasar por alto el reconocimiento a varias generaciones de colegas que durante mucho tiempo contribuyeron con su esfuerzo, dedicación y experiencia a lograr en los 34 años de su existencia los objetivos propuestos. Ellos son: Ana Baliño, Hilcia Reyes López, Natalia Rondón, Elia Abréu Hernández, Ileana Luis Viart, Liliam García Temblón, Elizabeth Ortega Monzón, Aracelis Hernández San Juan, Vivian Céspedes Mora, Bárbara Lazo Rodríguez, María del Carmen González Martínez, Aleida López Álvarez, Gipci Castro Hannot, Moraima Blanco Bulnes, Soledad Díaz del Campo, Pedro Urra González, Alberto Pedroso García, Mirta Prendes Guerrero, Jorge Luis Pérez Subirat.
El servicio de catálogo colectivo de publicaciones seriadas de Ciencias de la Salud de Cuba se ha fortalecido en el transcurso de los últimos años con la incorporación de las nuevas tecnologías en su gestión; todo lo cual ha permitido cumplir sus objetivos y funciones con calidad.
Intensificar el uso del catálogo colectivo SeCiMed como herramienta no sólo de localización, sino también de gestión para la selección y adquisición de fuentes de información en el SNICM.
Estimular la cooperación y el intercambio entre organismos nacionales e internacionales con SeCiMed, un baluarte de su proyección estratégica.
Velar porque las bibliotecas participantes cumplan los compromisos de cooperar y registrar sus colecciones hemerográficas.
Contribuir, como órgano coordinador, a la promoción y divulgación de las ventajas del sistema con vistas a generalizar su uso en el país, de acuerdo con su nueva proyección de acceso en línea.
Recibido: 10 de septiembre del 2003. Aprobado: 8 de octubre del 2003.
Lic. Bárbara C. Lazo Rodríguez. Directora. Biblioteca Médica Nacional. Biblioteca Médica Nacional
Calle 23 No. 177 esq. N, El Vedado, Plaza de la Revolución. Ciudad de La Habana. Habana 4, Cuba.
CP 10 400 AP 6520 Correo electrónico: blazo@bmn.sld.cu