1024-9435 1024-9435 S1024-94352000000300003 00 12 2000 00 12 2000 8 3 186 193

Apuntes y reflexiones en torno a una política nacional de información en Cuba Bárbara Susana Sánchez Vignau1 y Elena Graña López2

RESUMEN

Se expone la importancia de la elaboración de políticas en el contexto nacional, con énfasis en los posibles enfoques para el manejo y uso de la información en las organizaciones. Se describe el contenido de cada enfoque y se proponen aspectos a considerar en la elaboración de dichas políticas.

Descriptores: POLÍTICA DE INFORMACIÓN; INSTITUCIONES DE INFORMACIÓN; CUBA.

Cada vez más se reconoce a la información como un recurso de recursos, capaz de permitir, con su justo tratamiento, el desarrollo de las organizaciones. Al mismo tiempo, la sociedad se encuentra inmersa en turbulentos cambios económicos, políticos, sociales y culturales, como consecuencia de la introducción de nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC). Ante esta situación y en consonancia con el proceso de globalización actual, urge a cada país trabajar con seriedad y perspectiva en el desarrollo de una Política Nacional de Información (PNI).

Desde hace algún tiempo, se hacen pronunciamientos a favor de la importancia del uso estratégico de la información y del conocimiento para extender las bases de la democracia mediante sistemas que sean cada vez más creativos y participativos.1

De ahí la necesidad de que cada país tenga una cuota de responsabilidad en esta problemática en atención al grado de desarrollo de cada uno y de la infraestructura tecnológica de la que disponga, aunque disponer de sistemas de información no implica necesariamente disponer de tecnología, es indiscutible el valor de lo segundo sobre lo primero.

Si bien en relación con la tendencia actual orientada hacia la globalización juega un papel muy importante, dentro de los grandes cambios que le son inherentes, el impacto de los avances tecnológicos como recurso indispensable para el desarrollo de las sociedades, no es menos cierto que en medio de estos cambios es necesario asumir que la información es un recurso valioso y de muy alto costo que toda organización debe sistematizar, al igual que hace con el resto de los recursos, sean humanos, financieros o materiales.

"Sin política de información, los delimitadores de políticas (sean sociales o económicas) estarían determinados por un empirismo rampante que afectaría el desarrollo de la necesaria cooperación entre los diversos campos de acción".2

Todo esto implica la necesidad de establecer algunas consideraciones en torno al desarrollo de políticas nacionales que permitan encauzar el uso racional de este recurso de recurso.

¿ Qué es una política de información (pi)?

Según Gloria Ponjuán, "una política de información es un plan para el desarrollo de los datos, recursos y servicios de información y su óptima utilización." Una política dice qué tipo de sociedad debe existir; un plan sólo dice lo que hará durante un tiempo para lograr este objetivo (...) Apunta hacia la esencia (...) tiene que ver con el ¿qué? y el ¿por qué?3.

Según Menou, una política de información "es un conjunto de principios que guían el curso regular de la acción y consiste en:

a) una imagen del estado deseado, como una meta o conjuntos de metas que deben alcanzarse;

b) medios específicos para los cuales se encaminan la realización de las metas; ]]> c) la asignación de las responsabilidades para la implementación de las vías; un conjunto de reglas o lineamientos que regulan la implementación de las vías.

 (Menou M. Information policy and national development: an educational perspective. [trabajo presentado en el Seminario FID/ET], La Habana, Cuba, septiembre 17-18,1990).

A ello debe agregarse que la PI, proporciona mayores niveles de acceso a la información y potencia el desarrollo socioeconómico de los diferentes sectores de la economía, educación, ciencia, tecnología, salud y otros. Hay que considerar además que ¿se requiere de la misma para asegurar la ejecución y funcionamiento armónico de los recursos, servicios y sistemas de información, por ejemplo, el acceso puntual a la información pertinente a las diversas necesidades de los diversos usuarios de toda la sociedad, la coordinación y compatibilidad del sistema global de información, la mejora de la complementariedad y la compatibilidad entre las diversas legislaciones relativas al suministro de información, una mejor reacción a los nuevos progresos en el campo de la información y una participación más efectiva en los sistemas y redes regionales y nacionales de información.1

La finalidad de una PNI, según el criterio de Montviloff,4 es "el acceso y la utilización óptima de los conocimientos especializados y profesionales, la información científico, técnica, social y económica y las técnicas desarrolladas o disponibles en el país y en otras partes del mundo como recurso destinado a resolver problemas para el desarrollo de todos los sectores de la sociedad". La PNI se caracteriza porque:

Es interesante destacar como, por un lado, Bearman,5 considera que "los profesionales de la información serán convocados a tomar las riendas en estas áreas para desarrollar sus políticas" y, por el otro, Gloria Ponjuán3 plantea que estos "deberán transmitir sus posiciones a aquellos encargados de elaborar las políticas, porque su participación es determinante para que las políticas que se elaboren sean realistas".

Una aproximación a las políticas nacionales de información en cuba

Si bien resulta complejo concertar un conjunto de bases para establecer una PNI en el sentido que obliga el desarrollo, también es muy evidente que se dispone de una rica realidad cambiante que obliga al país al replanteamiento de nuevas posiciones, tanto alrededor de la acumulación, procesamiento, almacenamiento y difusión de la información, como de la producción de conocimientos.

Cuba es un país en vías de desarrollo "con retos, fortalezas y debilidades propias de la coyuntura actual en la cual se desarrolla", (Zarza F. Papel de la información en el desarrollo nacional [trabajo presentado al I Seminario sobre Política Nacional de Información]. La Habana: IDICT, 1992) pero también es una nación que inició una remodelación económica, que ha llevado a sus organizaciones a buscar mayores niveles de eficiencia. Por tanto, la información debe convertirse en un recurso potenciador de otros en un arma, tanto ofensiva como defensiva, que permita abrir paso a los bienes y servicios nacionales con mayor calidad y competitividad.

La experiencia muestra un trabajo riguroso en relación con la PNI, que data de los primeros años de la década del 60. La creación, en febrero de 1962, de la Academia de Ciencias de Cuba, marcó un momento importante para el desarrollo de la actividad de investigación en el país y, por ende, para todo lo relativo a la generación y difusión de la información por diferentes vías. Actualmente, en el Sistema Nacional de Información del Instituto de Documentación e Información Científica y Tecnológica participan especialistas de diferentes subsistemas de información del país, que debaten y presentan propuestas en torno a las posibles áreas a legislar, entre ellas: desarrollo de recursos de información, importancia y función de la información, acceso a la información, uso de la información, desarrollo de servicios y sistemas de información, organización de actividades de información y preparación del personal. Hasta ahora se han desarrollado dos seminarios nacionales en relación con la formulación de la PI.

En la apertura del XLV Congreso de la Federación Internacional de Información y Documentación (FID), Hill expresó: ]]> "Una de las tareas que nosotros como profesionales de la información debemos hacer es usar nuestras habilidades para ayudar a los que están en el gobierno a tomar decisiones informadas (...) debemos recordar todo el tiempo que estamos tratando con seres humanos con sus propias ambiciones, características, sentimientos y capacidades para comprender. La sociedad informativa se compone de seres humanos. Por eso nos denominamos profesionales. Por eso podemos ayudar en programas para usar información como un recurso para el desarrollo".6

En el caso de Cuba, las bases para una PNI están sentadas "porque, ante todo, se trabaja por un desarrollo del país, y existe la voluntad de usar al máximo la información disponible".3

Sin embargo, hasta ahora sólo las unidades de información han reconocido la necesidad de definir una PNI, aunque "el análisis del concepto la identifica como: conocimientos útiles a cualquier tipo de usuario para propósitos industriales, económicos, científicos, tecnológicos, culturales, jurídicos, pedagógicos, etc. desde el momento en que son comunicados a fin de que sean utilizados por los posibles receptores" (Zaldívar M. Consideraciones para la elaboración de una política nacional de información [trabajo presentado al I Seminario sobre Política Nacional de Información]. La Habana: IDICT, 1992). En lo adelante, se deberá atender al desarrollo de PI en consonancia con la gerencia de los sistemas de información en diferentes organizaciones; lo que, según parece, implica atender el fenómeno de la información en dos sentidos:

  1. El enfoque empresarial en las organizaciones de información.
  2. El enfoque de la información como recurso en cualquier otra organización.

Enfoque empresarial en las organizaciones de información

Este enfoque no implica que la organización de información tenga que estar vinculada necesariamente con la rentabilidad y las ganancias, sino con la eficiencia y la productividad, lo cual depende del carácter lucrativo o no de este.

Las organizaciones de información son generalmente "instituciones públicas no lucrativas, por lo que este enfoque estará dirigido a conseguir cambios estructurales y funcionales que impliquen la descentralización, horizontalización y desjerarquización de procesos y estructuras, cambios conceptuales y filosóficos, cambios en ambientales de trabajo en general sobre la base de una continua superación y desarrollo de los recursos humanos y la aplicación de nuevos estilos y técnicas en su gestión".7

Todo ello permitirá establecer políticas y estrategias que permitirán fortalecer la actividad de los servicios de información, buscar alianzas con otras organizaciones del sector, negociar nuevas fuentes de financiamiento y obtener ventajas del manejo de la información para producir bienes y servicios diferenciados con un alto valor. En otras palabras: tomar como referencia la filosofía empresarial en las organizaciones de información "en aras de lograr un reposicionamiento e inserción de las mismas en los escenarios actuales y futuros".7

Lograr un reposicionamiento efectivo implica una nueva forma de comprender el proceso de gestión de la información, "con capacidad para articular un conjunto de acciones de ajustes a los procesos productivos, análisis del entorno de la información, mejoramiento de las tecnologías de información en uso, etcétera".8

Todas las organizaciones, cualquiera que sea su naturaleza, están llamadas al proceso de transformación en forma prolongada y profunda, mediante procesos de reingienería o de mejoramiento continuo (calidad total), para lograr la competitividad que exige el desarrollo.

Escenarios para un reposicionamiento efectivo en las organizaciones de información

    ]]> Producción de bases de datos: desarrollar bases de datos especializadas de alto valor agregado que le permitan a la organización ubicarse ventajosamente en algún servicio de difusión masivo de información dentro del mercado.
  1. Servicio integrado de información-telecomunicaciones: lograr la capacidad tecnológica y financiera que permite en una organización de información ofrecer un conjunto de servicios, tales como correo electrónico, pedido de copias de documentos primarios, teleconferencias, entre otros a sus usuarios-generadores de información y líderes de las organizaciones.
  2. Consorcios con otras instancias de información: constituir alianzas para lograr la integración vertical a partir de las capacidades existentes en unidades y sistemas de información.
  3. "Tanques pensantes", "unidades de inteligencia" y otras modalidades: Encaminar el trabajo hacia un marco del flujo informacional que integre procesos tales como: monitoreo de información, procesos documentales, análisis de información y consolidación de la misma.
De lo anteriormente expresado, se puede concluir que las unidades de información consideradas, tanto individualmente como participantes en sistemas y redes, deberían revisar la opción de desempeñar alguna función en estos procesos integradores.

Enfoque de la información como recurso en cualquier otra organización

En virtud del criterio de que las industrias, desde la propia creación del concepto negocio, se mueven por medio de la información, la cual no puede ser un hecho aislado, sino un sistema que funcione automáticamente, es evidente que la introducción de estos sistemas adecuados a sus necesidades constituye una herramienta para apoyar la estrategia global, un medio de control en la evaluación de los objetivos y un recurso indispensable para el éxito de cualquier organización.

En 1985 Garnet,9 apuntó que "tanto la creación como la supervivencia de una nueva empresa, entendiéndose esta como una organización, resulta del aprovechamiento de una oportunidad; es decir, de una información captada antes de los otros referida a una localización, producto, proceso o mezcla de algunas de estas razones". Esto implica una ventaja competitiva para la organización; es decir, las características presentes en una organización que explican desde como mínimo su supervivencia hasta su éxito.

La idea anterior se perfiló cuando en 1994 Naffziger, Hornsby y Kuratko10 afirmaron que "la creación y supervivencia de una empresa depende de la capacidad de enlazar una idea con la gestión de los recursos necesarios, lo que supone, además del factor creativo, capacidades de conocer recursos a los que acceder y saber gestionar".

El enfoque de la información como recurso de cualquier otra organización, identifica, en primera instancia, todas las fortalezas de las empresas productoras de bienes y servicios a partir de las prácticas de trabajo adquiridas, que han permitido a estas organizaciones crecerse ante situaciones turbulentas. Ello ha demostrado, una vez más, la valía del conocimiento económico y gerencial. Pero esto no basta para lograr una organización de éxito.

La actividad de las organizaciones (públicas o privadas) deberá centrarse en lo adelante en el intercambio de información para poder atender posteriormente a la obtención de ganancias; lo primero conducirá inevitablemente a lo segundo. Por ello es emergente establecer sistemas de información que permitan disponer de información organizada y normalizada sobre el estado de datos, información sobre mercados y competidores, estadísticas de proyectos, proveedores, etcétera. Con esto se facilita la toma de decisiones en los niveles establecidos para cada organización. En otras palabras sería: establecer un control de la información, tanto como forma en que una entidad colectiva capta, selecciona, procesa, almacena y utiliza la información de naturaleza estratégica, como de producción de nuevos conocimientos para conseguir ventajas competitivas.

Hasta ahora las organizaciones han concedido, en alguna medida, gran importancia a la información y no a los medios (léase sistemas) que se deben emplear para gestionarla. De ahí que tengan grandes volúmenes de datos y de información técnica (en ocasiones dispersa, no normalizada), y un mal sistema de gestión, que trae como consecuencia un rendimiento muy bajo. ]]> ¿Qué hacer para lograr que la información se convierta en un recurso para el desarrollo de una organización?

Una vez establecida la tecnología, es importante determinar "los puntos críticos" en relación con la mayor demanda de información para realizar ajustes futuros al sistema.

Una forma de agilizar la gestión es a través de las llamadas redes locales de gran rapidez de enlace.

Propuesta de aspectos a considerar para reflexionar en torno a la elaboración de políticas de información

No es objetivo de este trabajo suplir las acciones que sobre PNI se han venido desarrollando, gracias a los esfuerzos realizados por la UNESCO en diferentes países para su elaboración y su utilización óptima, sino exponer de forma objetiva otros elementos a considerarse para la "realización con urgencia de esta política".2 Para ello se han considerado la necesidad y la importancia de la misma para el desarrollo socioeconómico de Cuba, así como los limitados recursos disponibles para abastecer de información a la cada vez mayor población que la consume y demanda. Uno de los objetivos fundamentales de la PNI es la optimización de recursos financieros, materiales y humanos para obtener la máxima racionalidad y efectividad económica en su empleo, lo cual sólo se puede materializar mediante la cooperación entre los miembros cubanos del sector de la información.

La PNI cubana, en correspondencia con el criterio de Montviloff relacionado con la finalidad de las PNI,4 deberán abarcar todos los sectores de la sociedad y la economía, que de una forma u otra estén vinculados a la investigación, innovación, producción, tecnología, docencia, comer-cialización, etcétera.

Entre los aspectos a considerar están:

  1. La información es un recurso estratégico en el desarrollo de las organizaciones a nivel nacional.
    2. ]]> Esto implica el desarrollo de una nueva cultura informacional dentro de las organizaciones, que alcance desde el nivel gubernamental hasta el ciudadano en sus niveles de base; y la preparación de programas de orientación que permitan concientizar los conceptos de dato e información como recursos fundamentales, tanto para sus áreas de actividades, como para su incidencia en el desarrollo nacional.
  2. Papel del profesional de la información

    3. El desarrollo de políticas en este sentido deberá "contar con dos niveles cuya ejecución se sustentará con una definición racionalmente estructurada de los objetivos a alcanzar en pre y posgrado",2 que permita lograr la formación de un nuevo profesional de la información con las siguientes aptitudes: a) conocer y saber aplicar las tecnologías de la información y la comunicación; b) conocer el esquema de la organización empresarial y los recursos humanos; c) saber diseñar sistemas de información, con inclusión de la legislación; d) hacer marketing de los servicios de información. Esta última aptitud se incluye al considerar que el usuario actual requiere "una información filtrada y analizada en detalles, que debe empaquetarse en una forma fácil de entender, y finalmente fácil de aplicar",11 y que el nuevo profesional de la información "tiene que conocer el negocio (la actividad, el medio profesional en el cual se desarrolla, quiénes son sus usuarios, para qué fin está destinada la información o los servicios de información que él ofrece, cuál es su ambiente comercial regular, social y político), porque el profesional hoy día es un agente de cambio, tiene un papel muy horizontal dentro de cada una de las organizaciones en que participa".12 En fin, el nuevo profesional de la información debe ser, más que un bibliotecario pasivo que custodie grandes volúmenes de información, un verdadero gestor de información para poder ocupar "el gran espacio en que no estamos"13 dentro de cualquier tipo de organización.

  3. Tratamiento de la información en las organizaciones en consonancia con la gerencia de sistemas de información.

    4. Se logrará de antemano una descentralización en las estructuras organizacionales, mediante la planeación estratégica, la estrategia de proyectos, la reingeniería de procesos y la calidad total, con el objetivo de fortalecer su desarrollo horizontal con el trabajo en grupos multidisciplinarios para ganar en acciones y lograr una mejor gestión de la información. Desarrollar habilidades gerenciales en torno a la información en las organizaciones, es particularmente importante en la dirección de sistemas.

  4. Desarrollo de una infraestructura tecnológica en las organizaciones.

    5. Atender a este aspecto garantizaría a las organizaciones disponer de una infraestructura tecnológica adecuada que permita el acceso directo, racional y pertinente a los productos y servicios de información.

    En conclusión el desarrollo de la información como recurso, conlleva trazar políticas y estrategias para su uso más efectivo por toda la comunidad de usuarios de las distintas organizaciones, sean o no especializadas en información.

    Las políticas tienen que estar encaminadas a lograr mayores niveles de optimización en la gestión y el uso de los recursos, de ahí la importancia de considerar dentro de ellas el papel del profesional de la información en su más estrecha relación con las tecnologías y los sistemas.

    Una vez concluido el proyecto de trabajo para el desarrollo de la PNI, corresponde entonces, divulgar su contenido y hacer cumplir sus consideraciones. Su estricto cumplimiento garantizará un mejor uso de la información y abrirá nuevas puertas a la cooperación entre las organizaciones en el nuevo milenio.

    ABSTRACT

    Approaches and reflections on the Cuban National Information Policy

    The importance of working out policies in the national context is set forth, making emphasis on the likely approaches on the use and handling of information within organizations. The contents of each approach is described as well as aspects to be considered in the working-out of such policies. ]]>

    Subject headings: INFORMATION POLICY; INFORMATIONS INSTITUTIONS; CUBA

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Recibido: 17 de diciembre de 1999
Aprobado: 18 de febrero del 2000
Lic. Bárbara Susana Sánchez Vignau. Dirección de Información Científico Técnica. Universidad de La Habana. Calle San Lázaro y L. Ciudad de La Habana, Cuba. CP 10400.

1 Licenciada en Información Científico Técnica y Bibliotecología. Master en Gestión de Información en las Organizaciones. Profesora Asistente de Bibliotecología y Ciencias de la Información. Directora de la  Dirección de Información Científico Técnica de la Universidad de La Habana. Universidad de La Habana.
2 Licenciada en Información Científico Técnica y Bibliotecología. Master en Gestión de Información en las Organizaciones. Profesora adjunta de la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana. Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología. Capitolio Nacional.
  ]]> 1990 424 1993 24 1 1 22-8 1993 24 1 1 43-7 1990 169 1986 35 1 1 105-18 1989 1996 27 2 2 89-94 1995:1-39. 1985 10 4 4 596-606 1994 18 3 3 29-42 27 4 4 1996213-8 1996 27 4 4 227-37 1996 27 4 4 219-26