ARTÍCULO ORIGINAL

Manual de procedimientos para el control de combustibles y lubricantes en la Universidad de Ciencias Médicas de Santiago de Cuba

Manual of procedures for control of fuels and lubricants at the University of Medical Sciences of Santiago de Cuba

MsC. Marcia de la Caridad Proenza Segares, ¹ MsC. Nilia Victoria Escobar Yéndez, ² Dr. Antonio José López Gutiérrez ³ y Lic. Grisell Ileana Oliva Noa ⁴ ]]>  

¹Licenciada en Contabilidad y Finanzas. Máster en Economía de la Salud. Instructora. Universidad de Ciencias Médicas,Santiago de Cuba,Cuba.
²Especialista II Grado en Medicina Interna. Máster en Economía de la Salud. Profesora Titular. Universidad de Ciencias Médicas, Santiago de Cuba, Cuba.
³Especialista de II Grado en Embriología. Profesor Auxiliar. Universidad de Ciencias Médicas, Santiago de Cuba, Cuba.
⁴Licenciada en Administración y Economía. Instructora. Universidad de Ciencias Médicas, Santiago de Cuba, Cuba.

RESUMEN

La investigación se fundamentó en la carencia de un manual de procedimientos para el control de combustibles y lubricantes en la Universidad de Ciencias Médicas de Santiago de Cuba, por lo cual se procedió a la elaboración de uno que permitiera un mayor control de estos portadores energéticos en las áreas de economía y servicios. Se realizó un estudio exploratorio para conocer las funciones ejecutadas por cada funcionario que interviene en el proceso de planificación, compra, uso y control del preciado liquido; para ello se tuvieron en cuenta, además de la Norma ISO 9001:2000, indicaciones, circulares, resoluciones, normativas y lineamientos de carácter obligatorio, emitidos por los ministerios correspondientes, así como también otros materiales de apoyo, incluidas entrevistas personales con trabajadores de experiencia. Se cuidó en todo momento que no se perdiera la interrelación e identificación de los procedimientos para mantener la congruencia entre las partes.

Palabras clave: control de combustibles y lubricantes, manual de procedimientos, áreas de Economía y Servicios, Universidad de Ciencias Médicas

The research was based on the lack of a procedures manual for the control of fuels and lubricants at the University of Medical Sciences in Santiago de Cuba, so that it was proceeded to develop the one providing a greater control of these energetic carriers in the economy and services areas. An exploratory study was carried out to know the functions of each staff member involved in the planning, purchase, use and control of the precious liquid. For this purpose, besides the Norma ISO 9001:2000, indications, circulars, resolutions, regulations and mandatory guidelines issued by relevant ministries were taken into consideration, as well as other supporting materials, including interviews with experienced workers. At all times care was taken not to lose the relationship and identification of procedures to maintain consistency between the parties.

Key words: control of fuels and lubricants, manual of procedures, areas of economy and services, University of Medical Sciences

Recibido: 12 de enero de 2010
Aprobado: 29 de enero de 2010

INTRODUCCIÓN

En Cuba, a partir de los acontecimientos de los primeros años de la década del 70, con la reducción de los suministros de petróleo y la duplicación del precio de los crudos, adquirió un nuevo interés lo que ha dado en llamarse el "análisis energético"; desde entonces, se ha prestado mayor atención a la evaluación de las posibilidades futuras de suministro y la utilización de todos los tipos de energía disponibles. ^{1 - 3} Más recientemente, el desarrollo sostenible, devenido nuevo concepto del desarrollo económico, se presenta como un proceso donde la política energética, entre otras muchas, debe formularse de manera que permita lograr un progreso creciente y mantenido desde los puntos de vista económico, social y ecológico.

Lo anterior repercute en todos los aspectos vinculados con la economía energética y en particular con las estadísticas relativas a esta esfera; por tanto, dominar adecuadamente las principales variables relacionadas con ello, resulta decisivo para enfrentar los retos de hoy y mañana en esa dirección. ^{4 - 6} ]]> De hecho, las características y estructuras del balance energético en Cuba, con su alta dependencia de las importaciones, la trascendente participación de los combustibles fósiles en la oferta energética nacional, los problemas del uso eficiente y la conservación de la energía y otros, acentúan esa importancia. Ahora bien, dada la incidencia de todos esos inconvenientes en las metas de desarrollo, unido a la escalada de los precios en los últimos años — acompañada de la afectación por el paso de huracanes a lo largo del país —, que hizo que comenzara a dejarse atrás la generación centralizada por una distribuida con motores eficientes y trajo aparejado no solo el ahorro, sino también la energía continua, fue preciso acelerar la perforación de pozos exploratorios y trabajar en la educación ciudadana, con vista a elevar la cultura energética y los hábitos ahorrativos de la población, además de sustituir masivamente todos los efectos eléctricos considerados como altos consumidores, tanto en la zona residencial como en el sector estatal, entre otras necesarias acciones que se desarrollan como parte de la denominada Revolución energética. ^{7, 8}

La Universidad de Ciencias Médicas de Santiago de Cuba no ha estado ajena a este proceso, por lo que ha emprendido la ejecución de actividades que garanticen un uso más racional de los portadores energéticos que utiliza, entre las cuales figura la confección de este manual y su posterior puesta en práctica, con el que se aspira a lograr una mayor organización y fiscalización en las áreas de Economía y Servicios.

MÉTODOS

Se realizó un estudio preliminar exploratorio para conocer las funciones y actividades que se ejecutan en la Vicerrectoría de Economía y Servicios de Universidad de Ciencias Médicas de Santiago de Cuba, pues teniendo en cuenta que los departamentos que intervienen en el proceso, pertenecen a estas áreas administrativas o son atendidos metodológicamente por personal que labora en ellas, se escogió como grupo de estudio a la Dirección de Contabilidad y Finanzas, a los departamentos de Planificación, Transporte y contables de las Facultades, las filiales y las áreas de las calderas.

Los datos indispensables fueron obtenidos a través de indicaciones, circulares, resoluciones, normativas y lineamientos de carácter obligatorio, emitidos por los ministerios que de una forma u otra controlan o asignan combustibles; pero también se consideraron aspectos éticos vertidos en las opiniones y comentarios de personal directivo y operarios, que sirvieron de gran ayuda, por cuanto aportaron la valiosa experiencia de su trabajo.

Posteriormente se presentaron el proyecto investigativo y sus objetivos, con la finalidad de escuchar criterios, determinar la viabilidad operativa del producto, depurar contenidos y proporcionar conocimientos a las áreas escogidas como universo de trabajo.

RESULTADOS

Se elaboró el Manual de procedimientos para el control de combustibles y lubricantes en la Universidad de Ciencias Médicas de Santiago de Cuba, que contribuye a organizar razonablemente el uso de las mencionadas sustancias. ]]> El texto contempla 5 procedimientos:

• Aspectos generales: Incluye los antecedentes históricos de la institución docente, su misión y visión, caracterización del trabajo, objetivo del manual, su alcance, referencias, definiciones, responsabilidades e instrucciones para posibles modificaciones, necesarias en un momento determinado.
• Documentación y planificación: Constituye un tema primordial, pues deja claro el proceso de planificación sobre la demanda de combustible y el plan operativo, el modelo 5073, así como la distribución de combustible y su adquisición.
• Control de combustibles y lubricantes: Abarca indicaciones para controlar las tarjetas magnéticas en Caja y Contabilidad, así como los lubricantes.
• Control de las existencias físicas de los combustibles almacenados: Orienta acerca de cómo conciliar, en contabilidad, la recepción y salida diaria del combustible de las calderas, además de certificar la cantidad existente de líquidos inflamables en almacén.
• Equipos de transporte: Indica cómo controlar, desde el departamento, los equipos, las entregas, la confección de hojas de rutas y el resumen operacional, cada uno de los cuales acompañado de los modelos establecidos (con sus instructivos) para una adecuada regulación de estos recursos.

DISCUSIÓN

El citado manual representa un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma apropiada y ordenada, desde el 2008, el desarrollo de las actividades relacionadas con el control de combustibles y lubricantes en la Universidad de Ciencias Médicas de Santiago de Cuba, de manera que además de evitarse duplicar esfuerzos, se logra:

• Optimizar el aprovechamiento de los recursos.
• Agilizar los trámites en el área de Servicios.
• Conocer el funcionamiento interno del área (al describir tareas, ubicaciones, requerimientos y puestos claves para su ejecución).
• Analizar la revisión de mecanismos en el sistema.
• Intervenir en la capacitación de todo el personal.
• Simplificar, uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas del trabajo.
• Facilitar las labores de auditorías.
• Evaluar la eficacia del control interno y aumentar la de los trabajadores(al indicarles qué deben hacer y cómo).
• Ayudar a la coordinación de actividades.
• Constituir la base para una valoración posterior del trabajo en relación con el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Puesto en vigor en la institución, debe garantizarse su control sistemático a través de evaluaciones periódicas, que permitan medir el impacto de los resultados.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ]]> 1. Tipos de energía. <http://www.familia.cl/naturaleza/energia/energia2.htm> [consulta: 20 abril 2009].

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3. Tipos de gasolina. El plomo en la gasolina. <http://www.gratiszona.com/motor/tipos_gasolina.htm> [consulta: 29 enero 2009].

4. Política energética. <http://www.swissworld.org/es/economia/energia/politica_energetica/> [consulta: 20 diciembre 2009].

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6. Castro Ruz F. Habrá un antes y un después de la Revolución Energética de Cuba. <http://www.granma.cu/espanol/2006/enero/mier18/discurso.html> [consulta: 25 diciembre 2009].

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