La gestión integrada de procesos como plataforma de acreditación de carreras en Ecuador
Integrated process as a platform for accreditation of careers in Ecuador
Walter Roberto Núñez-PilliguaI, Ester Susana Michelena-FernándezII
I Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Manabí, Ecuador ]]>
II Universidad Tecnológica de la Habana José Antonio Echeverría. La Habana, Cuba
RESUMEN
Para abordar la acreditación de carreras de Educación Superior del Ecuador, el presente trabajo propone desarrollar un procedimiento integrado de gestión que facilite a los implicados este proceso a partir de los requisitos generales que se establecen en la Resolución-No.-130-CEAACES-SE-17-201-Formato-autoevalución-IES, basado en un sistema de gestión y aseguramiento de la calidad enfocado en el cumplimiento de los criterios: pertinencia, plan curricular, academia, ambiente institucional y estudiantes, se inicia con el procedimiento de diagnóstico, capacitando a directivos y profesores sobre las normativas para la acreditación, selección de personal y recolección de evidencias, métodos, auditorías internas y documentación, que aseguren sus resultados, unido en un solo bloque brinda un instrumento metodológico para enfrentar este proceso y elementos que proveen al planteamiento de las acciones que constituyen bases para la acreditación, adicionalmente las practicas mencionadas se complementan con la seguridad y salud del trabajo y garantizan un compromiso amigable con el ambiente.
Palabras clave: acreditación de carrera, gestión por procesos, gestión integrada, procedimiento diagnóstico.
ABSTRACT
To address the accreditation of Institutions of Higher Education of Ecuador, this paper aims to develop an integrated management procedure enabling those involved deal with this process from the general requirements set out in Resolution No.-130- -CEAACES-SE-17-201-format-IES-Self-Assessment Self-Assessment or Career Programs for Universities and Polytechnics of Ecuador, based on a management system and quality assurance focus its efforts on meeting the criteria: relevance, curriculum, academia, institutional environment and students by providing relevant training to managers and teachers on standards for accreditation, selection of personnel responsible for the process and collection of evidence, methods, internal audit program and procedures documented , to ensure the quality of their results, which added a single block provides a methodological tool to address this process and elements that provide the approach of the actions that constitute a basis for accreditation, further such practices are complemented by safety and health work and to ensure commitment to the environment friendly.
Key words: accreditation career, process management, integrated management, diagnostic procedure.
]]> INTRODUCCIÓN
Internacionalmente existe una tendencia cada vez mayor de gestionar las organizaciones de producción y/o servicios bajo parámetros de normas internacionales como ISO (International Organization for Standardization), OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series), o normas nacionales como INEN (Instituto Ecuatoriano de Normalización), generando en la última década la integración de diferentes sistemas de gestión dentro de una misma organización. La integración de los diversos sistemas de gestión. [1, 2] permite a los directivos realizar mejores análisis de los objetivos estratégicos de la institución u organización, evitando la duplicidad de documentos y a no desaprovechar el tiempo en la realización separada de las actividades derivadas de las acciones de planificación, ejecución, revisión y control. De la misma forma posibilita demostrar su compromiso con todas las partes interesadas abarcando los aspectos comunes de estos sistemas para mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad. La adopción de un sistema integrado de gestión es una decisión estratégica que toma la Alta Dirección de una organización cuando está influenciada por diferentes necesidades, objetivos particulares, productos que genera, el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño ambiental y de seguridad y salud del trabajo admisibles [3, 4].
El éxito de las organizaciones, depende de la gestión eficiente y eficaz de sus procesos [5], este tema también ha sido abordado en investigaciones regionales [6]. “De ahí, que el enfoque en procesos, constituye actualmente una herramienta de gran utilidad”, ya que representan el hilo conductor dinámico y complejo de toda organización, es por ello que gestionarlos de forma integrada se ha convertido en una necesidad para mejorar el desempeño organizacional [7, 8].
En la actualidad se reconoce por diversos autores, a las universidades y sus carreras como objeto de gestión y la pertinencia del enfoque de procesos para la comprensión de la misma como un sistema. [9, 10,11].
En Ecuador, la educación superior estuvo exenta de estas influencias de gestión en los anteriores gobiernos, el actual régimen político del país en la última década ha venido proponiendo y estimulado continuamente la implementación de instrumentos y herramientas que puedan ser utilizadas para la producción académica en las universidades ecuatorianas, generando políticas de evaluación y aseguramiento de la calidad de la educación superior, por medio de las instituciones creadas para el efecto como son: CES (Consejo de Educación Superior), SENESCYT (Secretaria Nacional de Educación Superior, Ciencia Tecnología e Innovación) y CEAACES (Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior). [12, 13]
El CEAACES propone el modelo para realizar las evaluaciones de acreditación institucional y de carreras, los cuales están estructurados en una serie de criterios, subcriterios e indicadores, que permiten calificar a las instituciones para encontrar su plan de mejoras y vencer sus dificultades [14, 15, 16,17].
El presente artículo tiene como objetivo proponer un procedimiento para evaluar la integración de los procesos en las carreras y programas de las universidades y escuelas politécnicas del Ecuador, partiendo de los resultados obtenidos en la aplicación piloto en la carrera de Ingeniería Agrícola de la Universidad Técnica de Manabí, donde se determinó la fiabilidad y el nivel de integración percibido y real de los procesos.
Al respecto, es válido precisar que con la acreditación de carrera se garantiza la satisfacción de los requisitos del sistema de gestión propuestos por el CEAACES y adicionalmente la acreditación permite demostrar la competencia técnica de las partes interesadas, lo cual constituye, según Sosa (2008), una necesidad, respecto a que terceras partes reconozcan de forma transparente su competencia para realizar determinados procesos.
MÉTODOS
]]> Para el desarrollo de esta investigación se establecieron los niveles de responsabilidad y se designó el equipo de expertos, que garanticen lograr el objetivo del diagnóstico que permita evidenciar el cumplimiento de los criterios, subcriterios e indicadores bajo la matriz para la evaluación de carreras y escuelas politécnicas creada por el CEAACES, tomando en cuenta el tipo de variables en que se mide el cumplimiento de cada indicador, en paralelo se evalúan los niveles de integración de los procesos así como sus relaciones.2.1 Niveles de responsabilidad
La responsabilidad de la acreditación de las carreras, no es un factor individual o aislado que recae en un directivo, corresponde al esfuerzo armónico de un equipo de trabajo que realiza actividades sincronizadas que abonan y responden a un objetivo común, mejorar la gestión de calidad y asegurar sus índices con el propósito de acreditar la carrera como objetivo inicial y aplicar la mejora continua como proyecto a largo plazo. Los niveles de responsabilidad se establecen de la forma siguiente: Vicedecano, Comisiones de Facultad y Comisiones de Departamento.
2.2 Matriz de evaluación
Las tablas 1 , 2, 3, 4 y 5 representan cada criterio por separado, los colores sirven como códigos que identifican al (los) responsables de liderar la gestión, administración y auditoria de calidad de acuerdo a la codificación siguiente:
La evaluación comprende 37 indicadores que deben ser evidenciados con todo el soporte que garantice su cumplimiento, de los cuales veinte indicadores se miden de manera cualitativa y el valor a obtener se asigna de acuerdo al cumplimiento de las evidencias presentadas, el nivel por cumplimiento se realiza con la escala siguiente:
Los restantes diecisiete indicadores son de variable cuantitativa, la expresión para el respectivo cálculo obedece a una formula estadístico – matemático, propuesta por el CEAACES, que permite cuantificar el cumplimiento en la gestiónenla carrera, los criterios que intervienen se exponen a continuación por cada indicador:
Criterio Academia
o Calidad
o Dedicación
o Producción Académica
Criterio Ambiente Institucional
o Gestión Académica
o Fondo Bibliográfico
o Laboratorios / Centros de simulación / Talleres
Criterio Estudiantes
o Eficiencia
Según Ortiz (2014),Las relaciones externas se establecen entre los procesos sustantivos y entre los procesos estratégicos y de apoyo con los procesos sustantivos, para ello se confeccionan varias matrices, debido a que cada proceso es evaluado por los demás y después se convierten evaluador de los otros(desempeña ambas funciones). Previo a la aplicación de la evaluación de la integración de los procesos, es necesario identificar los procesos sustantivos, de apoyo y estratégicos, que permitan diseñar el mapa general de procesos, cuya propuesta integra tres indicadores que permiten evaluar los niveles de integración tanto el percibido como el real, así como su fiabilidad. Según Medina et al. (2011) el uso de indicadores integrales o sintéticos para evaluar la eficiencia y eficacia del sistema, se ha difundido debido a las ventajas que representan [12], con estos antecedentes se propone el proceso expresado en la figura 1.
Pasos para evaluar el nivel de integración de los procesos de la carrera
El procedimiento se realiza simultáneamente en los tres niveles de decisión, la planificación se va desarrollando desde el más alto nivel académico, y la integración en sentido inverso. Para determinar el nivel de integración de la carrera, se integran los resultados de su (sus) departamento (s), como se muestra en la figura 2.
2.5 Competencia de responsables de los procesos de evaluación e integración.
La estructura funcional de las carreras con relación a la acreditación, está compuesta por los parámetros de la evaluación propuesta por el CEAACES, que deberá ser atendida por el vicedecano de carrera que es quien garantiza la formación y participación de los estudiantes en los diferentes procesos, el coordinador departamental que como autoridad de los profesores garantiza los procesos ya sea desde la docencia o desde las diferentes coordinaciones existentes en la facultad, actividades que en su conjunto pueden ser integradas en un solo sistema de gestión, como se expone en la figura 3.
]]> 2.6 Selección y competencia del equipo de expertos.Para realizar la evaluación de los niveles de integración, se debe contar con un equipo de expertos, que basados en los amplios conocimientos de gestión y experiencia desarrollada en el campo, permitan obtener los criterios que posteriormente se tabularán para comparar los niveles de integración real y percibida.
La selección de los expertos se basa principalmente en:
El equipo de expertos debe garantizar representatividad en los niveles de decisión y estará formado por:
Por la Universidad:
Por la Facultad:
2.7 Relaciones entre los procesos de integración.
Las relaciones entre los procesos internos de la carrera se determinan a través de matrices que reflejan por filas la participación académica junto a los resultados de permanencia y titulación de los estudiantes que demuestren los objetivos de eficacia y eficiencia para medir sus resultados y por columnas las gestiones de cada proceso, en las celdas se evalúa la importancia y el desempeño de la relación en una escala de uno a cinco. Se determinan las relaciones internas de los procesos sustantivos, estratégicos y de apoyo y las relaciones externas.
Las relaciones externas son las que se establecen entre los procesos sustantivos y entre los procesos y entre los procesos estratégicos y de apoyo con los procesos sustantivos, para ello se confeccionan varias matrices, debido a que cada proceso es evaluado por los demás y después se convierten evaluador de los otros (desempeña ambas funciones). Los modelos de matrices son los siguientes:
En la tabla 6 se muestra un ejemplo para evaluar las relaciones internas del proceso de formación pregrado, en la tabla 7 las relaciones externas de este con investigación y en la tabla 8 el proceso de integración con la vinculación, las otras matrices son similares a estas.
En las matrices los expertos valoran la importancia de la relación en una escala de uno a cinco. En la tabulación se utiliza el criterio de la moda para determinar el resultado final de la importancia.
Con el objetivo de mostrar de forma gráfica las relaciones entre los subprocesos se sugiere utilizar el software UCINET, para ello se procesa toda la información del análisis de expertos. Para introducir los datos en el software se tiene en cuenta el valor asignado de acuerdo a su relación. Las relaciones que poseen alta importancia son aquellas que enlazan varios terminales de relación.
Se realiza el análisis de la estructura de la red a través de los indicadores de centralidad, intermediación y cercanía [14, 15, 16]. A través del indicador de centralidad se obtiene el grado de conectividad de la red, así como los subprocesos con un mayor y menor número de relaciones; se puede determinar la intermediación de algunos actores en las relaciones entre subprocesos y su cercanía a través de sus interrelaciones.
Para el estudio que se realiza, el indicador de centralidad es fundamental, debido a que permite identificar los subprocesos para establecer prioridades para asignar recursos, que son comunes para la ejecución de los procesos, lo que favorece el desarrollo de la integración así como para diseñar las estrategias de integración para aquellos subprocesos que tienen un mayor número de relaciones importantes, ya que la mejora en sus resultados provocará un efecto de reacción en cadena en el desempeño con todos los procesos que están relacionados, la tabla 9 permite resumir los procesos para establecer los niveles de integración.
2.8 Comparación de la fiabilidad y los indicadores de integración
]]> En este paso se unifican los resultados obtenidos en los pasos anteriores, para evaluar si existe correspondencia entre la fiabilidad y los niveles de integración, con este objetivo se determina la fiabilidad y el nivel de integración percibido y real del sistema, y luego se analizan las posibles combinaciones de valores altos, medios y bajos. De esta forma se puede conocer en qué posición se encuentra la carrera como sistema de procesos para satisfacer las demandas de la sociedad, que depende en gran medida de la fiabilidad y del nivel de integración de los procesos sustantivos y a su vez estos del nivel de integración de los procesos estratégicos y de apoyo para con ellos. Para la evaluación cualitativa de la fiabilidad y los niveles de integración se proponen los rangos que se muestran en la tabla 10.
RESULTADOS
3.1 Resultados en las Autoevaluaciones
Los datos que se obtuvieron a partir de las autoevaluaciones en la carrera de Ingeniería Agrícola realizadas en los años 2013, 2014 y 2015, sirvieron para diagnosticar la situación actual, la información reflexiva permitió conjeturar debilidades y fortalezas, los resultados se grafican en las siguientes tablas y figuras expuestas a continuación.
3.2 Evolución de valoración en los criterios.
Los pesos de los criterios variaron entre una autoevaluación y otra, así como los indicadores y las evidencias, como lo muestra la tabla 11. Situación que no permitió realizar un análisis lineal de la situación. En la figura 4 se representa en un diagrama de barras la evolución que han tenido estos indicadores desde el año 2012 hasta el año 2014.
3.3 Porcentuales alcanzados
]]> Con el objeto de dinamizar la comprensión de los resultados, matemáticamente se los transformo en resultados lineales, ponderando de forma porcentual los criterios para igualar su valor, logrando de esta manera establecer las diferencias existentes en cada año.3.4 Situación actual con relación a la evaluación de carrera
La tabla 12, contiene el valor medio obtenido en cada criterio de las autoevaluaciones en los últimos tres años, el valor faltante para ubicarse en nivel de acreditación y el nivel de excelencia. Estos resultados se representan en la figura 5 para su mejor visualización.
En la tabla 13 se expresan la media de los valores obtenidos para cada uno de los criterios y lo que le falta para alcanzar el valor mínimo requerido para lograr la acreditación de la carrera. Se observa que el criterio que alcanza esta categoría es el de Estudiantes, el resto debe mejorar el cumplimiento de los indicadores asociados a cada criterio para poder lograr el mínimo requerido para acreditar la carrera. En la figura 6 se visualiza esta situación de manera gráfica.
A partir del análisis de los resultados en los gráficos anteriores se puede concluir que lo referente a la gestión integral de la Facultad de Ingeniería Agrícola se encuentra limitada por las siguientes causas:
Las autoevaluaciones permiten conocer los resultados e impactos de las gestiones que se realizan en las carreras, la gestión no integrada dificulta o requiere más recursos para su ejecución y auditoria, por tanto, se propone como gestión estratégica, la gestión de los profesores y la gestión de la calidad direccionada hacia las demandas de la sociedad que deben ser procesadas en los componentes de la docencia universitaria (vinculación e investigación), que contando estratégicamente con una logística clara y definida permitirán obtener como producto final la satisfacción de las demandas de la sociedad como se muestra en la figura 7.
La propuesta piloto se realizó en la carrera de ingeniería Agrícola de la Universidad Técnica de Manabí, como se baja en el cumplimiento de los estándares de calidad que deben tener los centros de educación superior en el Ecuador bajo una normativa única propuesta por el CEACCES, puede ser replicada en las demás carreras del país que son evaluadas para su acreditación bajo la misma matriz, Ortiz P. A. (2014) realizó un procedimiento que permite calcular el nivel de integración, partiendo de la identificación y clasificación de los procesos en la carrera, adaptados en este trabajo con el mismo fin.
Partiendo de la identificación de las relaciones entre los subprocesos de los procesos sustantivos, estratégicos y de apoyo se establece la importancia y el funcionamiento de cada relación, lo que permite determinar las diferentes relaciones existentes, sean estas críticas o importantes, necesarias para la evaluación de fiabilidad y percibir el nivel de integración.
La red de relaciones importantes entre los Criterios de Evaluación, el Sistema de Integración y las Coordinaciones de la Carrera se muestra en la figura 8, se observa que es una red bien conectada, por lo que se constata que los procesos sustantivos están estrechamente relacionados entre sí.
Se determinó que el criterio de evaluación más fuerte en relaciones importantes es el de Estudiantes, seguido por el Ambiente Institucional y Pertinencia, de la misma manera el gráfico de relación permite identificar a la Comisión Académica con más relaciones importantes dentro de los procesos de evaluación, seguido de la Comisión de Investigación. Los sistemas de gestión por separado, están relacionados en el siguiente orden: Sistema de gestión de calidad (SGC), Sistema de gestión ambiental (SGA) y Sistema de gestión de seguridad y salud laboral (SSL).
En la tabla 14 se muestra la fiabilidad y los niveles de integración internos de los procesos sustantivos. Se evidencia que la percepción de los niveles de integración internos de los procesos sustantivos en todos los casos es inferior al NIR. Excepto en los procesos de docencia e investigación en el año 2014 que en docencia tiene el NIP y el NIR medio, lo que no ocurre en investigación que tiene el NIP y el NIR bajo en los años evaluados (2012, 2013 y 2014). En la evaluación del 2014 existe correspondencia entre ambos indicadores. La fiabilidad de los procesos de formación pregrado es media, lo cual indica un buen desempeño de las relaciones importantes; en vinculación e investigación media y baja respectivamente existiendo relaciones críticas, en docencia la fiabilidad es alto y el nivel de percepción medio, no así el nivel de integración real.
Como se puede apreciar en la tabla 14, los tres componentes de la formación de pregrado han evolucionado favorablemente según los indicadores de las autoevaluaciones de carrera, es necesario aclarar que los niveles de fiabilidad e integración percibido y real deben ser medios y altos, para garantizar que los procesos estén integrados y relacionados entre sí, permitiendo que la mejora de cualquier componente sea directamente proporcional al objetivo de la carrera y a las exigencias del ente evaluador.
]]>DISCUSIÓN
El procedimiento propuesto para la evaluación del nivel de integración de los procesos en universidades constituye una guía metodológica para el trabajo de los directivos. Esto contribuye a lograr mayor efectividad en el proceso de toma de decisiones al realizar un análisis integrado de la carrera.
Las herramientas propuestas posibilitan la evaluación de los niveles de integración y la fiabilidad de los procesos, así como determinar las relaciones críticas y las que poseen alta importancia para trazar estrategias de integración y acciones de mejora.
El procedimiento no posee restricciones para la generalización de otras carreras o programas de educación superior, por lo que puede ser utilizado para análisis de integración en otras universidades o escuelas politécnicas del Ecuador. Es útil para el perfeccionamiento de la gestión universitaria elevar el nivel de integración de los procesos, en correspondencia con los objetivos establecidos en la planeación estratégica del Consejo de Educación Superior (CES) y el Consejo de evaluación y aseguramiento de la calidad (CEAACES).
Se realizó la evaluación de la fiabilidad y el nivel de integración en los años2014 y 2015 con respecto al año2013, 2014, con la aplicación del procedimiento de Autoevaluación de carrera, en la facultad de Ingeniería Agrícola de la Universidad Técnica de Manabí.
CONCLUSIONES
1. La gestión por procesos en la facultad de Ingeniería Agrícola ha llegado a un nivel de alta necesidad, la misma que una vez concebida, debe ser mejorada continuamente, lo que se permitirá dinamizar la actualización de las caracterizaciones de los procesos, procedimientos, instructivos y formatos para registro de datos.
2. En lo concerniente al procedimiento propuesto constituye una guía metodológica para evaluar el nivel de integración de los procesos, con relación a las comisiones que conforman la carrera y los criterios de evaluación propuestos por el CEACCES, cada etapa contribuye al incrementode la eficiencia y eficacia de la gestión en las carreras y propone permanentemente la mejora continua.
]]> 3. Las herramientas diseñadas para evaluar la fiabilidad y nivel de integración de los procesos, permiten medir los resultados de forma integrada. Esto favorece la toma de decisiones efectivas a corto, mediano y largo plazo y la evaluación del desempeño de los procesos que se desarrollan en las universidades.4. La necesidad de trazar estrategias para perfeccionar las actividades más relacionadas y lograr, en la práctica, mayor nivel de integración entre los procesos; se evidenció con el análisis de expertos. En la Facultad de Ingeniería Agrícola de la Universidad Técnica de Manabí, dichas actividades se encuentran un tanto de sincronizado por la falta de liderazgo entre las diversas comisiones que manejan criterios diferentes con relación a la gestión de la actividad científico estudiantil, el trabajo docente y la formación académica.
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]]> Recibido: 5 de septiembre de 2016.
Walter Roberto Núñez-Pilligua. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Manabí, Ecuador
Correo electrónico: wrnunez@utm.edu.ec
