Evaluación de los recursos de información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos, Villa Clara
Assessment of information resources in the Center of Study, Documentation and Drug Information in Villa Clara province
MSc. Manuel Osvaldo Machado Rivero,I Dra.C. María Pinto Molina,II Dr.C. Abdel Bermúdez del Sol,III Dr.C. Ramón Alberto Manso,I Lic. Marilyn Lorenzo RodríguezI
I Centro de Documentación e Información Científico-Técnica. Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Villa Clara, Cuba.
II Facultad de Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Granada. España. ]]>
III Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos. Universidad de Ciencias Médicas "Dr. Zerafín Ruiz de Zarate Ruiz". Villa Clara, Cuba.
RESUMEN
Objetivo: evaluar los recursos de información disponibles en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED).
Métodos: se identificaron aquellas fuentes, servicios y sistemas que pudieran llegar a alcanzar la categoría de entidad o recurso de información dentro del CEDIMED, empleando la metodología INFOMAP. Se recolectaron datos sobre el costo de los recursos identificados y se desarrolló un ordenamiento de estos según su característica. Se determinó el índice de valor para cada ERIs y se elaboraron las matrices de usuario, gerente y suministradores, lo que posibilitó conocer el rol de cada miembro de la organización con respecto a los recursos de información. Se analizó la variable fondos de información, en la que se estudiaron un total de 15 indicadores.
Resultados: se identificaron 47 entidades o recursos de información disponibles en el centro; de estas 36 internas y 11 externas. Los fondos documentales con los que cuenta el CEDIMED no presentaron un alto grado de actualización; sin embargo, las temáticas contenidas en estos, resultaron altamente pertinentes a las funciones de este tipo de organización. Alrededor de la mitad de los indicadores analizados fue evaluado de excelente; sin embargo, la variable fondos de información fue regular.
Conclusiones: todo centro o servicio de información sobre medicamentos debe contar con recursos de información de calidad y fácil acceso por los usuarios; así como establecer una política para el desarrollo de los fondos y la realización de estudios sobre el uso de las diversas colecciones disponibles en la institución.
Palabras clave: evaluación, auditoria de información, centro de información de medicamentos, fuentes de información, servicio de información de medicamentos.
ABSTRACT
]]> Objective: to evaluate the information resources available at the Center of Study, Documentation and Information on Drugs (CEDIMED).Keywords: evaluation, information auditing, drug information center, sources of information, drug information service.
INTRODUCCIÓN
Los servicios de información de medicamentos (SIM) surgen con el objetivo de proporcionar a profesionales sanitarios, pacientes y población en general, una información con rapidez, alta calidad y confiabilidad, que coadyuve al empleo racional y seguro de los medicamentos.1-4
]]> El Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED) se ha propuesto como meta el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad total, que le permita la evaluación e incluso aspirar a la certificación de la calidad de sus servicios. Se hace entonces imperativo para esta organización el diagnóstico de su desempeño, identificar fortalezas y debilidades, así como implementar acciones en aquellos procesos susceptibles de mejoras.Pocos son los antecedentes en la evaluación de los SIM a nivel internacional;1-5 generalmente la literatura se ha limitado a difundir los resultados de los SIM en su función principal (respuestas a consultas).3,6-9 Algunos autores reconocen que a pesar de estas iniciativas, no existe una metodología o guía de evaluación para los SIM a nivel internacional.10,11
El presente trabajo se propuso el objetivo de evaluar los recursos de información disponibles en el CEDIMED.
MÉTODOS
Se llevó a cabo la determinación de las entidades o recursos de información (ERIs), siguiendo los pasos establecidos por la metodología INFOMAP.12 Para la identificación de las ERIs se utilizó la hoja de trabajo propuesta en INFOMAP y que ha sido empleada en investigaciones anteriores (Cárdenas Cristiá A. Estudio de los Recursos de información de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana [Trabajo de Diploma en opción al título de Licenciado en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana; 2002).
Tras la identificación de las ERIs, se obtuvo el denominado mapa de recursos de información.13
Se determinó la cantidad de ERIs que existen en el CEDIMED (internas) y aquellos recursos de información que están fuera de este pero que son utilizados por dicha entidad (externas).
Se recolectaron datos sobre el costo de las ERIS identificadas, lo que permitió establecerlo para cada entidad, así como desarrollar su ordenamiento atendiendo a esta característica. Las ERIs se clasificaron atendiendo a su costo, para lo cual se empleó una escala propuesta por los autores:
Se elaboraron las matrices de usuario, gerente y suministradores, lo que posibilitó conocer el rol de cada miembro de la organización con respecto a los recursos de información, para lo que se empleó una encuesta propuesta por Cárdenas Cristiá (Cárdenas Cristiá A. Estudio de los Recursos de información de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana [Trabajo de Diploma en opción al título de Licenciado en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana; 2002).
1. Matriz de usuario: permite identificar qué unidades dentro de la organización utiliza cada recurso.
2. Matriz de gerente: permite identificar qué unidad gerencia el recurso (planifica, presupuesta, controla, dirige, etcétera).
3. Matriz de suministrador: permite identificar qué unidades actúan como suministrador de cada ERI identificada.
VARIABLE FONDOS DE INFORMACIÓN
Para el estudio de esta variable se combinaron indicadores propuestos por los autores y otros incluidos en el Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba [MIAOIC] (Villardefrancos Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de información en Cuba [Tesis en opción al título de Doctor en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana; 2005).
Dimensión: Fondos de información.
]]> Concepto: Conjunto de recursos que la entidad pone a disposición de sus usuarios para que éstos accedan a la información. Será pues, la suma de los documentos disponibles en la propia organización en los distintos soportes.
SOBRE LOS FONDOS IMPRESOS
Indicador 1. Política de la organización para el desarrollo de colecciones
Este indicador aparece en el MIAOIC (Villardefrancos Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de información en Cuba [Tesis en opción al título de Doctor en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana; 2005). La evaluación de este se llevó a cabo mediante el análisis del documento donde está plasmada la política.
Los criterios de medida para analizar este indicador se presentan a continuación:
.
Indicador 2. Actualización de los fondos impresos (libros)
Este indicador se desarrolló por los autores.
]]> Se determinó el índice de actualización (IA). 
Se tomó como periodo de tiempo 10 años por ser el utilizado en otros estudios para centros de información enmarcados en el sistema de salud cubano.14
Los criterios de medida para este indicador estuvieron en función del valor calculado de IA:
Indicador 3. Pertinencia de los fondos impresos (libros)
A propuesta de los autores se calculó el índice de pertinencia de los fondos para el caso específico de los libros impresos (IPLi).
Los criterios de medida para este indicador estuvieron en función del valor calculado de IPLi:
Para cumplir con los criterios de medida que se corresponden con las puntuaciones de 4 y 5 puntos, se estableció además la condición de que existiese el Formulario Nacional de Medicamentos en su última edición.
]]> Indicador 4. Grado de completamiento de la colección de tesis
El estudio de este indicador es propuesto por los autores, teniendo en cuenta que las tesis constituyen una parte importante de la memoria científica de organizaciones de información que poseen entre sus líneas de trabajo la investigación.
Se determinó el grado de completamiento de la colección de tesis que han sido dirigidas por profesionales del CEDIMED, o que pertenecen al Programa del Diplomado en Información de Medicamentos.
Se determinó el índice de completamiento (IC).
Una vez determinado el valor de IC, se comparó este con los rangos de valores establecidos como criterios de medida:
Este indicador se diseñó a propuesta de los autores, analizándose la pertinencia de los contenidos abordados por las publicaciones seriadas existentes en los fondos impresos para las funciones del CIM. Se consideraron pertinentes para un CIM las mismas temáticas incluidas en el indicador 2.
Se determinó el Índice de Pertinencia de las publicaciones seriadas (IPps).
Criterios de medida:
Este indicador se diseñó a propuesta de los autores, analizándose la calidad de estas publicaciones dentro de la comunidad científica. Se emplearon las 5 principales categorías y 16 criterios utilizados por el equipo de especialistas responsables de seleccionar las publicaciones seriadas que se incorporan a la base de datos Scopus.22
Para determinar el cumplimiento o no de los criterios de calidad establecidos por Scopus por parte de las publicaciones periódicas existentes en los fondos del CEDIMED, se consultó la inclusión o no de cada revista dentro de la base de datos antes mencionada. Esta determinación requirió la realización de consultas al sitio Web del grupo SCImago.23
donde:
TR-InS: total de revistas existentes en los fondos impresos incluidas en Scopus. ]]> TREF: total de revistas existentes en los fondos impresos.
Se emplearon los rangos de porcentaje siguientes como criterios de medida para evaluar el presente indicador:
Indicador 7. Estudios de uso de los fondos impresos
Este indicador se tomó del Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba (Villardefrancos Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de información en Cuba [Tesis en opción al título de Doctor en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana, 2005). Se analizó el nivel de uso que ha tenido la colección constituida por los materiales impresos.
Criterios de medida:
Indicador 8. Idioma
Este indicador se tomó del Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba (Villardefrancos Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de información en Cuba [Tesis en opción al título de Doctor en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana, 2005).
Se analizó el idioma en el que están editados los documentos disponibles en el centro (impresos); se consideraron además de los libros, las tesis y publicaciones seriadas.
donde:
%: porcentaje de documentos en idioma inglés.
CDI: cantidad de documentos en idioma ingles.
TD: total de documentos.
Para establecer la puntuación del indicador, a propuesta de los autores se establecieron rangos de valores para el porcentaje (%) de documentos editados en idioma inglés:
]]>
SOBRE LOS FONDOS ELECTRÓNICOS
Indicador 9. Actualización de los fondos electrónicos (libros)
Este indicador se desarrolló por los autores. Se calculó el índice de actualización de los libros electrónicos (IALe).
A partir del valor calculado para IALe se determinó la puntuación alcanzada para el indicador, teniendo en cuenta rangos de valores para IALe:
A propuesta de los autores se calculó el Índice de Pertinencia de los fondos (IPe) para los libros electrónicos. Como temáticas pertinentes se tomaron las mismas empleadas en el indicador 2.
Criterios de medida:
]]> Indicador 11. Acceso en línea a bases de datos con revistas pertinentes
Este indicador se desarrolló a propuesta de los autores, su función es determinar el nivel de acceso a bases de datos que contengan publicaciones seriadas cuyos contenidos resulten pertinentes para las actividades que desarrolla la organización. Como temáticas pertinentes se tomaron las mismas empleadas para el indicador 2.
Criterios de medida:
Indicador 12. Pertinencia de la colección de CD-ROM
Este indicador se desarrolló a propuesta de los autores; se analizaron solo aquellos CD-ROM que contenían materiales no considerados como libros (ejemplo: memorias de eventos, material audiovisual). Se estudió la pertinencia de los contenidos de estos CD-ROM en relación con las funciones y objetivos del CIM.
]]> Este indicador recibió una puntuación entre 0 a 5 puntos, la cual estuvo determinada por el valor del Índice de pertinencia de los CD-ROM (IPcd) propuesto por el autor. 
donde:
IPcd: índice de pertinencia de los CD-ROM.
CDP: cantidad de CD-ROM pertinentes.
TCD: total de CD-ROM.
Este indicador se desarrolló a propuesta de los autores. Se emplearon las mismas consideraciones definidas en el indicador 5 para evaluar la calidad de las publicaciones seriadas existentes en los fondos impresos.
Indicador 14. Estudios de uso
Este indicador se tomó del modelo propuesto por Villardefrancos (Villardefrancos Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de información en Cuba [Tesis en opción al título de Doctor en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana, 2005). Se aplicó igual procedimiento que en el indicador 7.
Indicador 15. Idioma de los documentos electrónicos existentes
Este indicador se tomó del Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba (Villardefrancos Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de información en Cuba [Tesis en opción al título de Doctor en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana, 2005). Se siguieron los mismos principios definidos para la evaluación del indicador Idioma en el caso de los fondos impresos.
]]> EVALUACIÓN FINAL DE LA VARIABLE
La evaluación final de la variable estuvo dada por la media de las puntuaciones alcanzadas en cada uno de los indicadores estudiados (MI); se expresó de manera cualitativa empleando las categorías siguientes: excelente, muy bien, bien, regular y mal. Para determinar cuál de estas categorías asignar se empleó la escala de conversión siguiente:
RESULTADOS
Tras los resultados relevantes alcanzados por la organización, en el 2003 se le asigna al centro el carácter de unidad territorial y se subordina directamente a la Dirección Provincial de Salud Pública de la región. Por decisiones del nivel superior, el CEDIMED pasó a formar parte del Vicerrectorado de Investigaciones de la Universidad de Ciencias Médicas (UCM) de Villa Clara.1 En estos momentos y debido a cambios realizados en la infraestructura de dirección de esta universidad, el CEDIMED se subordina a la Dirección de Ciencia y Técnica, la que responde al Vicerrectorado Académico. Este centro ejecuta tres actividades fundamentales, el Servicio de Información de Medicamentos, la Investigación y la Docencia.
El Servicio de Información de Medicamentos posee un amplio mercado o usuarios potenciales. Según estudios anteriores,24,25 existen tres grandes grupos de usuarios para este SIM:
1. Profesionales de la salud.
3. Estudiantes de carreras vinculadas directamente al desarrollo y uso racional de los medicamentos.
2. Pacientes. ]]>
El estudio de las consultas solicitadas al SIM desde 1999 hasta el 2009 (Machado Rivero MO. Evaluación de las actividades desarrolladas por el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED) [Tesis en opción al título de Master Bibliotecología y Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana; 2011), indicó que estas han sido formuladas esencialmente por los usuarios potenciales en base a los cuales se diseñó el servicio; por lo que el grupo de profesionales sanitarios constituye el que con mayor frecuencia demanda información al servicio. Este resultado resulta semejante al manifestado por otros SIM.7,9,26-28
Al culminar el inventario de recursos se identificaron un total de 47 ERIs, de las cuales 36 resultaron internas y 11 externas. El análisis de los costos reveló la existencia de 1 ERIs altamente costosa, 2 medianamente costosas, 12 con costos bajos y 32 de costos nulos. Como se puede observar la mayoría de las ERIs se consideraron como de costos nulos, ya que bajo esta clasificación se agrupó el 68,09 % del total de recursos de información identificados. Una situación semejante dentro del territorio nacional es informada por la literatura, donde el 88,57 % de los ERIs identificados resultaron clasificados como de Costo Bajo y Nulo (Cárdenas Cristiá A. Estudio de los Recursos de información de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana [Trabajo de Diploma en opción al título de Licenciado en Ciencias de la Información]. La Habana: Universidad de La Habana; 2002).
La determinación del índice de valor posibilitó clasificar a 24 ERIs como de Índice de valor muy alto, 2 de valor alto, 9 de valor medio y 12 de valor bajo.
La dirección del centro resultó ser quien gerencia la mayor cantidad de ERIs (23), de ellas 15 (65,22 %) son internas y 8 (34,78 %) son externas. En el caso de los especialistas, juegan el rol de gerente para 24 ERIs, 21 de ellas (87,50 %) son internas.
La figura 1 muestra el mapa de recursos elaborado a partir de las ERIs identificadas, las que se relacionan a continuación (la numeración presente en este listado se corresponde con la utilizada en el mapa):
VARIABLE FONDOS DE INFORMACIÓN
]]> Indicador 1. Política de la organización para el desarrollo de colecciones
El centro no cuenta con una política para el desarrollo de colecciones.
Evaluación del indicador: 0 puntos
SOBRE LOS FONDOS IMPRESOS
Indicador 2. Actualización de los fondos impresos (libros)
Los resultados de este indicador son:
Este resultado es superior al informado para otros centros de información (bibliotecas), insertadas dentro de la red nacional de bibliotecas universitarias.14
]]>La figura 2 muestra la representatividad de las distintas temáticas dentro del total de títulos existentes.
Algunas fuentes a nivel internacional, además de recomendar temáticas, son un poco más específicas sugiriendo títulos que por el prestigio de sus autores o editores, así como la calidad de sus contenidos, han devenido en obras de obligatoria consulta. Tal es el caso del Manual Merck, Las Bases Farmacológicas de la Terapéutica de Goodman y Gilman, Remington Pharmaceutical Sciences.17 Aunque no en su última edición, todos los textos mencionados están presentes dentro de los fondos impresos del CEDIMED.
El índice de pertinencia (IPLi) para estos materiales resultó ser igual a 98,23 %.
Evaluación del indicador: 5 puntos.
Indicador 4. Grado de completamiento de la colección de tesis
El CEDIMED como parte de su labor docente y educativa ha dirigido un total de 72 tesis, las cuales constituyen una importante fuente de información. El índice de completamiento IC resultó ser igual a 1.
]]> Evaluación del indicador: 5 puntos
Indicador 5. Pertinencia de las publicaciones seriadas
Al analizar las publicaciones seriadas impresas existentes en los fondos, se detectó la existencia de 5 revistas en dicho formato: Sexología y Sociedad, Revista de la OFIL, Revista Panamericana de Salud Pública, Revista Cubana de Farmacia y VacciMotor. De estas 5 publicaciones, con la excepción de la primera, el resto abordan temáticas afines a las Ciencias Farmacéuticas, por lo que pueden considerarse como pertinentes. Se calculó el índice de pertinencia de las publicaciones seriadas, siendo IPps igual a 0,8.
Evaluación del indicador: 4 puntos.
Indicador 6. Calidad de las revistas existentes en los fondos
De las 5 publicaciones relacionadas en el acápite anterior, solo 1 aparece incluida en la base de datos Scopus, siendo esta la Revista Panamericana de Salud Pública. Se determinó entonces que el 20 % de estas revistas cumplen con los requisitos de calidad exigidos por Scopus.
Evaluación del indicador: 2 puntos.
]]> Indicador 7. Estudios de uso de los fondos impresos
No se han desarrollado estudios que revelen datos sobre la utilización de los fondos impresos.
Evaluación del indicador: 0 puntos
Indicador 8. Idioma
Los resultados de este indicador son los siguientes:
La comunicación científica internacional se realiza fundamentalmente en idioma inglés, la inmensa mayoría de las publicaciones de alto impacto son publicadas en este idioma especialmente en las ciencias exactas y las tecnologías.16,29
SOBRE LOS FONDOS ELECTRÓNICOS
Los resultados de este indicador son:
Indicador 10. Pertinencia de los fondos electrónicos (libros)
La cifra de textos considerados pertinentes ascendió a 145; se calculó el índice de pertinencia de los fondos, siendo IPe igual a 0,97.
Evaluación del indicador: 5 puntos.
Indicador 11. Acceso en línea a bases de datos con revistas pertinentes
Evaluación del indicador: 5 puntos.
]]> Indicador 12. Pertinencia de la colección de CD-ROM
Se identificaron 38 CD-ROM dentro de los fondos de la organización, ninguno de los cuales contenían libros. Todas las temáticas incluidas en los materiales analizados resultaron pertinentes para la organización. Se calculó el índice de pertinencia de los CD, siendo IPcd= 1.
Evaluación del indicador: 5 puntos.
Indicador 13. Calidad de las publicaciones seriadas disponibles en-línea
Se analizó la cantidad de revistas incluidas en Scopus a partir de aquellas que por diversas vías son accesibles para el CEDIMED.
Teniendo en cuenta que:
Evaluación del indicador: 5 puntos.
Indicador 14. Estudios de uso
No existen estudios que describan la utilización de los recursos electrónicos disponibles dentro de la organización.
Evaluación del indicador: 0 puntos.
Indicador 15: Idioma de los documentos electrónicos existentes
De los 38 CD-ROM existentes, 17 (44,74 %) contienen documentos en idioma inglés.
]]> El análisis de las publicaciones indexadas por Scopus permitió determinar que más del 50 % de estas se encuentran editadas en inglés a texto completo.Evaluación del indicador: 5 puntos
La tabla muestra los resultados de los distintos indicadores analizados en el presente estudio, atendiendo a lo cual la variable fondos de información se evaluó de regular.
DISCUSIÓN
La presencia de un significativo porcentaje de ERIs con costos bajos resulta algo positivo, ya que esto contribuye a una reducción de los necesarios costos para el funcionamiento del servicio.5,12,13
Las mayores dificultades se concentraron en la ausencia de una política para el desarrollo de colecciones, el grado de completamiento de las publicaciones seriadas y los estudios de uso de los fondos (tanto impresos como electrónicos), seguidas del grado de actualización de los fondos impresos.
La política de desarrollo de colecciones sienta pautas para la realización de los procesos de selección y adquisición, completamiento y descarte de estas. En tiempos actuales, en que el recurso información, indistintamente del formato o fuente ha incrementado su costo, es preciso identificar dentro de la amplia y variada gama de ofertas, cuáles son aquellas que en mayor grado pueden satisfacer las necesidades de información de los usuarios potenciales.24
El grado de actualización de los fondos se ve limitado principalmente por la escasa adquisición de literatura científica, dada a su vez por la falta de presupuesto para este fin. Esta deficiencia puede solventarse mediante la gestión de canjes y donaciones de documentos por parte de los especialistas del centro con autores y editoriales nacionales y extranjeras.14
Los estudios de uso son investigaciones que permiten determinar el nivel de utilización de los documentos que existen en los fondos, lo que posibilita un acercamiento al valor de uso que han ido adquiriendo dichos materiales.13 También resultan herramientas útiles a la hora de determinar la realización del descarte. Para esta clase de investigaciones se prepara normalmente a especialistas en el campo de las ciencias de la información (bibliotecarios), no así a farmacéuticos, quienes representan el 100 % de los trabajadores de este centro, por lo que requieren adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para ejecutar tales investigaciones
]]> El análisis de los recursos de información existentes en el CEDIMED, posibilitó identificar las tipologías de estos, así como el grado de actualización y pertinencia que tales entidades de información tienen con respecto a las funciones de una organización de este tipo.El centro cuenta con recursos de información suficientes para desarrollar los SIM, aunque debe ejecutar acciones para mantener un nivel aceptable de actualización de la información contenida en ellos.
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Aprobado: 12 de agosto de 2014.
Manuel Osvaldo Machado Rivero. Centro de Documentación e Información Científico-Técnica. Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Cuba. Correo electrónico: mosvaldo@uclv.edu.cu
]]>
