Reflexiones en torno a la definición de Proyecto

Dra. Jacinta Otero Iglesias,1 Dra.C Irene Barrios Osuna2 y Dra.C Leticia Artiles Visbal3

Resumen

Se analiza un grupo de definiciones de proyecto, expuestas en la literatura especializada, y se extraen conceptos esenciales para la gestión y dirección de proyectos en general y la movilización de recursos en particular, en el contexto de la Universidad médica y los servicios de Salud.

Palabras clave: Proyecto, movilización de recursos, gestión y dirección de proyectos.

La movilización de recursos para la ciencia y la técnica se ha convertido en una tecnología en sí misma, que es necesario dominar y en un proceso complejo, que es necesario estudiar. Su dominio permite desarrollar capacidades para acceder a fuentes, perfeccionar la tecnología de elaboración de proyectos y consecuentemente incrementar la competitividad en los espacios de recursos en general y de financiamiento en particular, así como potenciar la capacidad de gerencia y negociación de los proyectos.1 El proyecto se convierte pues, en la célula fundamental del desarrollo de esta actividad e implica una nueva forma de pensar, accionar y controlar, donde el proceso de integración deja de ser "discurso" para convertirse en la fuerza que le da su razón de existir.

Sin embargo, múltiples han sido las definiciones del término reportadas en la literatura, las que obedecen a diferentes intereses: económicos, políticos, científicos, sociales y otros. Del estudio de ellas se deriva un conjunto de conceptos claves o esenciales, que son necesarios dominar, a juicio de las autoras, para poder adentrarse en el mundo de la gestión y la dirección por proyectos en general, y de la movilización de recursos en particular, si se tiene en cuenta además, de que se trata de una tecnología de incorporación relativamente nueva en el contexto universitario y de los servicios de Salud.

Definiciones de proyecto

¿Qué es un proyecto?

• Es el conjunto de acciones destinadas a resolver o vulnerar un problema ya identificado, priorizado y explicado en el momento de investigación de problemas críticos.
• Es un conjunto autónomo de inversiones, políticas y medidas institucionales y de otra índole, diseñadas para lograr un objetivo específico (o serie de objetivos). Se puede definir como un modelo para las asignaciones de recursos, que tienen un tiempo de ejecución y se logran resultados medibles. También se identifica, como la menor unidad de actividades, que puede ser planificada y ejecutada aisladamente de la planificación de operación y sostenimiento de los servicios de Salud. Constituye la unidad operativa más pequeña que desde el punto de vista lógico, se presta para la planificación, el financiamiento y la ejecución como unidad independiente dentro de un plan o programa de desarrollo local.3
• Es un proceso para obtener recursos destinado a convertir una idea surgida de los planes nacionales, de las necesidades locales e institucionales y de las situaciones de emergencia, con el fin de frenar el deterioro o continuar el desarrollo de los servicios sociales.
• Es un conjunto específico de actividades en las que se invierten escasos recursos con la esperanza de obtener beneficios.
• Es el conjunto de acciones o actividades que se realiza a partir de una situación actual para obtener una situación futura o esperada.
• Es la unidad operativa más pequeña que puede ser ejecutada en forma independiente o autónoma, constituida por un conjunto de actividades o tareas encadenadas en un orden lógico, destinadas a cumplir un fin específico a incidir en la magnitud de una o más variables, determinada por la realidad a la que se orienta.
• Es una información estructurada con valor agregado que permite la articulación de recursos humanos de diferentes estructuras de la organización y de diferentes disciplinas y funciones. (Artiles Visbal L. La movilización de recursos en el INSC H. La Habana: ISCM; 2002).
]]> Es una empresa planificada con un conjunto de actividades para alcanzar un objetivo, con un presupuesto y un tiempo previamente determinado, que como la mayoría de los procesos humanos tiene carácter cíclico, y la clave de su dinámica es la transformación de la realidad y el avanzar hacia un estadio superior del desarrollo.2 Es un proceso cuyo objetivo es transformar una idea en un producto terminado, constituido por bienes o servicios que serán los medios para producir otros bienes o servicios, y consta de 3 características fundamentales:
• Es un proceso finito, es decir, que se cuenta con un período de tiempo determinado para alcanzar el objetivo.
• Cuenta con un presupuesto preestablecido para alcanzar el objetivo.
• Es un proceso único (no repetitivo) en que las actividades van ligadas por requerimientos de secuencias y por tanto en cada etapa las actividades son diferentes.4
• Es un conjunto no vacío de tareas estructuradas, que se desarrollan en un plazo de tiempo finito y acotado, con objetivos bien definidos acordes con su misión y que se alcanzan con la integración de las soluciones parciales de las tareas, a partir de un diseño con enfoque sistémico y en función de la visión, en el que se combinan los recursos con criterios de optimización, de acuerdo con sus requerimientos y restricciones, tomando en cuenta y evaluando los riesgos.
• Es un proceso único, consistente en un conjunto de actividades controladas, con fecha de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluidas las limitaciones de tiempo, costo y recursos. (Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. ISO.9000. Ginebra: Secretaría Central ISO, Suiza).

FIG.1. Atributos principales asociados a la definición de proyecto.

FIG. 2. Generalización del concepto de Proyecto.

En la Universidad médica y en los servicios de Salud, los problemas que desencadena un proyecto para su solución se encuentran generalmente en la esfera técnica, científica y social.

En la actualidad, los problemas técnicos se conciben como problemas de innovación tecnológica y son los que se refieren a la creación de nuevos o mejorados productos, servicios, procesos, introducción o validación de nuevas o mejoradas técnicas de investigación, gerencia y sistemas organizativos.

Los problemas científicos están vinculados a la creación de nuevos conocimientos y los problemas sociales al freno del deterioro de las entidades, a continuar brindando determinado servicio y al desarrollo de nuevas inversiones en la infraestructura y equipamiento.

Existen problemas referidos a la formación de recursos humanos en pregrado y posgrado que atraviesan, a juicio de las autoras, la esfera técnica, científica y social en el ámbito universitario, por lo que se convierten en temas centrales para la academia; por ejemplo: la obtención de grados científicos, la superación profesional y otros.

En la concepción propia del diseño del proyecto, los términos: objetivo, metas y fines, son categorías que se utilizan indistintamente para alcanzar el estado futuro deseado que sustenta el proyecto, es decir, precisar hasta dónde se quiere llegar o se quiere conocer o hasta dónde se va a dar solución al problema planteado, pues la solución mediante un proyecto puede ser parcial o total.

Para la realización del presupuesto de un proyecto, se calcula el monto de los ingresos y los gastos en un período de tiempo determinado, vinculado a los lugares de realización de las acciones programadas. El incumplimiento de las variables tiempo y espacio conllevan una paralización en el financiamiento.

El conjunto de acciones y actividades diseñadas para la realización de un proyecto deben concebirse en forma de proceso, es decir, estructuradas y relacionadas entre sí, con el objetivo de obtener un resultado concreto.

Finalmente, la introducción de la solución de problemas a partir de proyectos, genera una cultura de trabajo diferente a lo que habitualmente se ha estado acostumbrado, ya que con cierta autonomía del diseño jerárquico existente (decano, vicedecano, jefe de departamento o director, subdirector, jefe de servicio, etc.) surge una figura nueva para liderar la solución del problema planteado: el jefe del proyecto. Dicho en otros términos, el proyecto se presenta como una entidad autónoma, se gobierna a partir de su propio diseño, y depende solamente de su presupuesto.

El uso de la tecnología de proyectos en las instituciones de educación superior, está en dependencia de su forma de organización. Según Tristá,6 existen 2 tipos: organización enfocada a las entradas u organización enfocada a las salidas. En esta última, las personas se separan del departamento y se someten a la dirección de un jefe de proyecto. Para este autor, la organización por proyectos resuelve el problema de la coordinación porque asegura que cada uno comparta la misma responsabilidad. Tristá también se refiere a la organización matricial como desarrollo de la estructura departamental, en la cual los profesores deben someterse a una subordinación múltiple, en dependencia de los proyectos en que participen, aunque el responsable del área del conocimiento es el responsable de su actividad laboral.

En la organización de la Universidad Médica de La Habana, la forma de organización por proyectos es aún incipiente, tradicionalmente la cultura de proyectos ha estado vinculada primero al protocolo, que se utiliza tanto para la preparación metodológica en las tesis de los residentes de Medicina como en trabajos de diplomado, maestría y doctorado. La tecnología de proyectos comenzó a instrumentarse a partir de que el Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) introdujo el formato de proyecto para la tramitación correspondiente en el Sistema de Ciencia y Técnica, a quien se subordina la Universidad Médica, y en estos casos, estuvieron vinculados estrechamente a los proyectos de investigación, cuya coordinación la tiene un investigador con un grupo de colaboradores. Cada proyecto debe ser aprobado por el consejo científico de la facultad, y se le da seguimiento y evaluación por el jefe del departamento docente y nominativamente, en presentaciones en las denominadas secciones científicas departamentales.

Al considerar la definición que hace Tristá, el Instituto Superior de Ciencias Médicas es una Universidad cuya organización está orientada sobre la base de las entradas. A partir del año 2002, en que se realiza una investigación (Proyecto Tocororo) dirigida al análisis de la gestión universitaria, comenzaron a definirse, tareas priorizadas de gestión docente, instrumentadas como proyectos por la dirección universitaria (Proyecto Revolución y Proyecto Magisterio), los que no se estructuraron según la organización académica tradicional por departamentos docentes, sino que se creó un grupo para su ejecución del proyecto, en este caso se ha ampliado su instrumentación como herramienta de la gerencia. Los resultados han sido satisfactorios.

Consideraciones finales

La solución de problemas en el ámbito de la universidad médica y de los servicios de salud a partir de proyectos, constituye una vía alternativa para obtener fondos suplementarios y para el perfeccionamiento de la su gestión.

Con independencia de las formas que adopten las guías para la elaboración de proyectos, existe un conjunto de conceptos básicos que es necesario dominar al incorporarse al quehacer profesional, la solución de problemas mediante proyectos. Este dominio permitirá adaptarse con mayor ductilidad a las exigencias de las instancias que lo aprueban.

El desarrollar una cultura de gestión en las instituciones de educación médica superior puede favorecer la optimización de la gestión de algunos procesos que en el ámbito académico facilitan la ejecución y obtención de resultados en acciones específicas.

Summary

A group of project definitons exposed in the specialized literature is analyzed and essential concepts for the project management, in general, and for the mobilizaiton of resources, in particular, in the context of the medical university and of the health services, are extracted.

Key words: PROJECT; RESOURCES MOBILIZATION; PROJECT MANAGEMENT.

Referencias bibliográficas

1. Núñez Sellés AJ. Planteamiento estratégico de los proyectos de investigación-desarrollo (IED). (Folleto). La Habana: Centro de Química Farmacéutica; 2000.
2. Vigil Taquechel CA. Algunas ideas clave para la gestión de proyectos internacionales en las universidades cubanas. La Habana: Edit "Félix Varela"; 2001.
3. Castell-Florit Serrano P, Ariosa Abreu V. Temas de Gerencia para la dirección por proyectos. La Habana: MINSAP/ ENSAP; 2000 p. 130.
4. Córdova, Melgar, Genero, Fuentes, Rey. Información y control de la administración por proyectos. La Habana: ICAP; 1998.
5. Víctores Delgado R, Pérez García MA. La gestión de proyectos en los centros de educación superior. Rev Cubana Educ Sup 1999;XIX(3):98-9.
6. Tristá Pérez B. Organización de las Instituciones de Educación Superior. Rev Cub Educ Super 2000; XX (1): 17-32.

Recibido: 30 de enero de 2004. Aprobado: 5 de febrero de 2004.
Dra. Jacinta Otero Iglesias. Escuela Nacional de Salud Pública. Calle I esq a Línea. El Vedado, Plaza. Ciudad de La Habana, Cuba.

1 MsC en Salud Pública. MsC Educación Médica Superior.
2 Dra. en Ciencias Filosóficas.
3 Dra. en Ciencias de la Salud. MsC Antropología Social.