Julio Beltrán Hernández1 y María Elena Trujillo Rexach2
Los cambios ocurridos a finales del pasado milenio tanto en Ciencia y Tecnología como en globalización y política económica no excluyen a las ciencias médicas, lo que obliga a una utilización más adecuada de los recursos para satisfacer las expectativas de los usuarios, médicos y pacientes que a la vez son más exigentes. En este artículo, se propone la misión, visión y proyección estratégica del director y su equipo de dirección en su papel de líderes de las entidades objeto del estudio, así como su estrategia para la dirección por objetivos, con el fin de implementar el perfeccionamiento institucional utilizando como herramientas los principios de la gestión por la mejoría continua de la calidad total o excelencia demostrable, la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba y la Ley 187 de agosto de 1998. Lo primordial resulta el cumplimiento de la misión de las instituciones de una manera eficiente, prestando una atención especial a la selección de cuadros de dirección, científicos, técnicos y personal en general, así como su motivación, superación, permanencia, estimulación material y moral, premiando los resultados, lo que permitirá impulsar la innovación tecnológica y dar un mayor valor agregado a los productos y servicios con una disminución de los costos. Se analiza el papel del sindicato y otras organizaciones políticas y de masas en la lucha por la mejoría continua de la calidad sobre las bases del respeto mutuo y la cooperación y el análisis de los problemas con filosofía colectiva, con el fin de lograr una dirección participativa con la intervención activa de los trabajadores en el cumplimiento de la visión y misión de las instituciones. El autofinanciamiento de los proyectos de investigación, producciones, servicios, el control económico de los recursos con implantación de un sistema de costo, la creación de bienes intangibles derivados de la protección intelectual, la gestión de la información inteligente y el desarrollo de la computación y telecomunicaciones serán de importancia vital al igual que la interrelación de toda la estructura organizativa institucional sin perder la división de funciones y fijación de responsabilidades, lo que significa trabajar en equipos.
DeCS: ORGANIZACION Y POLITICAS GUBERNAMENTALES; DIRECCION ADMINISTRATIVA.
Los cambios ocurridos a finales del pasado milenio tanto en Ciencia y Tecnología como en globalización y política económica, no excluyen a las ciencias médicas, lo que obliga a perfeccionar las estructuras organizativas y los procesos para lograr una utilización más adecuada de los recursos y satisfacer las expectativas de los usuarios, médicos y pacientes que a la vez son también más exigentes.1,2
Por otra parte, en nuestro país las bases generales para el perfeccionamiento empresarial (PE) teniendo en cuenta la resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, fueron puestas en vigor por el decreto ley 187 del Consejo de Estado, del 18 de agosto de 1998, con el objetivo central de incrementar al máximo la eficiencia, eficacia y excelencia en el cumplimiento de la misión sobre las bases de otorgarle las facultades y establecer las políticas, principios y procedimientos que propicien el desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y trabajadores.3 En este momento solo hay 6 empresas en el país en que se aplica dicha ley, pero hay cientos de ella que trabajan por lograr ese objetivo.
Las instituciones de salud no están incluidas durante esta etapa dentro del alcance de esta ley, no obstante desde hace algunos años se han logrado introducir algunas herramientas teóricas en relación con la gestión por la calidad total o excelencia (CTE) en algunas áreas más que en otras4 y que sirve de filosofía para ir avanzando, conformando y ejercitando desde el punto de vista teórico y práctico las ideas de perfeccionamiento en el sector.
Es indudable que el director de una entidad que pretende desarrollar este trabajo debe proyectarse en su misión, visión y proyección estratégica para la dirección por objetivos, de una manera particular sin entrar en contradicción con las legislaciones vigentes; precisamente este trabajo tiene como objetivo general contribuir al estudio para la introducción del perfeccionamiento en instituciones de salud y en específico proporcionar al máximo dirigente de la unidad y al equipo de dirección una guía con el fin de promover la gestión por la CT con el impacto y beneficios económicos sociales que de ello se deriva.
Partiendo de la información obtenida en las bases de datos MEDLINE, LISA e INFOMED, así como en la literatura publicada en el país que aparece en la biblioteca de este trabajo, se realizó un análisis de los Laboratorios Beterá y el Banco de Sangre de Marianao, donde la documentación se debatió dentro del Consejo de Dirección, se seleccionaron los aspectos que debían incluirse en la misión, visión y proyección estratégica armónica para la dirección por objetivos de la dirección y su equipo de trabajo, así como experiencias anteriores en la reingenierización de los procesos e implementación de un sistema para la mejoría continua de la calidad en medicina5 [Beltrán Hernández J, Trujillo Rexach ME. Reingeniería de procesos y mejoría continua de la calidad en medicina. Libro de reportes cortos. Biotecnología Habana’99, 28 de noviembre - 3 de diciembre, p. 23 c.].
El estudio permitió elaborar la misión y visión del director para ambas instituciones y sobre la base de estas, la proyección para la dirección por objetivos tanto estratégicos como normativos y que a continuación detallaremos:
]]> En el anexo 1 se puede observar que el cumplimiento eficiente y eficaz de la misión de las instituciones implicadas, es el primer punto de la misión del director, como es natural empleando para ello un sistema propio de la gestión por la mejoría con cambios metódicos y sin fin de la CTE demostrable y certificada por los organismos regulatorios correspondiente de cada actividad.El anexo 2 muestra los aspectos que se deben tener en cuenta en la visión realizable, no muy lejana de las posibilidades donde lo primordial es el cumplimiento de las misiones, reingenierizando los procesos para lograr la eficiencia y eficacia de la gestión para lo cual los cuadros de dirección complementarán los requisitos establecidos para su cargo e incrementarán sus habilidades para lograr el trabajo en equipo con responsabilidad colectiva en el proceso por la excelencia y eficiencia económica.
A nuestro recurso más valioso, la fuerza laboral, se le prestará especial atención fundamentalmente en su selección, motivación, superación, permanencia y estimulación material y moral premiando los resultados al tener en cuenta el principio socialista “De a cada cual según su capacidad a cada cual según su trabajo”, principio que permitirá impulsar la innovación tecnológica para dar mayor valor agregado a los productos con disminución de los costos.
El desarrollo de la computación e información científico-técnica, comercial y económica, así como las telecomunicaciones y bienes intangibles producto de patentes, propiedad intelectual, registros y otros, serán aspectos prioritarios.
Un rol muy importante lo jugará el sindicato y otras organizaciones políticas y de masas que en sus acciones brindarán el apoyo necesario en la lucha por la mejoría continua de la calidad demostrable sin dejar de jugar su papel sobre las bases del respeto mutuo, la cooperación y análisis de los problemas con filosofía colectiva.
La movilización de recursos para lograr el autofinanciamiento de producciones, servicios especializados, proyectos científicos y de innovación tecnológica, además de la implantación de todos los subsistemas contables incluyendo el de costeo y la demostración de su confiabilidad para el control de los recursos, será la base del éxito.
El primer objetivo estratégico que es trabajar para lograr una dirección participativa que incluya la intervención activa de los trabajadores con el fin de cumplimentar la misión y visión de la institución y los objetivos normativos que se derivan de este, se pueden observar en el anexo 3, entre los que se destacan el dirigir y controlar el cumplimiento de las misiones y proyectarse según la visión. Reingenierizar los procesos y lograr su perfeccionamiento es vital para establecer una adecuada comunicación entre la dirección, subdivisiones estructurales y los trabajadores, creando así las condiciones necesarias para su participación en la dirección de la organización al descentralizar la administración de los recursos, pero asegurando que se eleve la eficiencia en la gestión económica. El principio de responder ante un solo jefe por las decisiones tomadas no estará reñido con la dirección participativa y la discusión de los problemas en colectivo. Seleccionar y preparar los temas que se van a discutir en el consejo de dirección y dar participación a todos sus integrantes, trabajadores, sindicato y la UJC, teniendo presente cumplir y hacer cumplir en su esfera de competencia las legislaciones vigentes, además de dirigir, coordinar y controlar el proceso de elaboración del plan de innovación tecnológica, de producción, de servicios, el económico y de negocios así como los presupuestos en correspondencia con los lineamientos emitidos por el nivel superior.
Rendir cuenta periódicamente y cuando sea solicitado a la instancia correspondiente sobre el desempeño de toda la organización y del resultado de la gestión, para lo cual debe evaluar y responder por los resultados obtenidos en el cumplimiento del plan de innovación tecnológica, el de producción y servicios, el económico, además de los presupuestos de ingresos y gastos.
Otros objetivos normativos dentro de la estratégica son:
También debe crear las comisiones asesoras para el análisis de la admisión, permanencia y promoción de los trabajadores de la entidad y reconocer o retirar la condición de idoneidad demostrada de los trabajadores de la entidad. Dar por terminada la relación laboral o aplicar según las regulaciones establecidas las medidas disciplinarias que corresponda a los trabajadores de la entidad.
Otros aspectos serían responder por la calidad de las actividades científico-tecnológicas, producciones y servicios de la entidad y el servicio posgarantía y posventa. Autorizar al personal del aseguramiento de la calidad, técnico de protección e higiene del trabajo y otros, a paralizar los trabajos de investigación, producción o servicios ante graves violaciones de la disciplina tecnológica.
Un importante objetivo estratégico es “prestar especial atención al desarrollo de los cuadros de dirección y científicos con el fin de incrementar sus habilidades y preparación para impulsar el proceso de perfeccionamiento por la excelencia y eficiencia económica”. Para lo cual se deberán tener en cuenta los objetivos normativos desarrollados en el anexo 4.
Dotar a los jefes de las facultades necesarias y exigirle las correspondientes responsabilidades. Potenciar el papel del jefe como eslabón primario de la investigación, producción o servicios. Ser exigente en el cumplimiento de los deberes funcionales y tareas asignadas a cada cuadro. Evaluar el desempeño de los cuadros de dirección y científicos según lo normado. Promover y aprobar los planes de capacitación gerencial de los cuadros y trabajadores, además de aprobar y poner en vigor según lo establecido los reglamentos internos que rigen el trabajo en todas las esferas. Se tendrá en cuenta el principio de la descentralización en la toma de decisiones. El personal dirigente deberá participar activamente en la elaboración de los manuales de procedimientos de manera que se garantice la eficacia, eficiencia y mejoría continua de la actividad. La capacidad de los cuadros y personal dirigente se deberá valorar periódicamente sobre la base de los resultados de su gestión y no al esfuerzo. La gestión por la CTE demostrable y certificada de todas las actividades y área será la razón fundamental en la que deben basar su proyección todos los cuadros para perfeccionar de forma continua la institución. “Fortalecer las relaciones de la dirección, el sindicato, to, el PCC y la UJC” es un objetivo estratégico para lo cual el director incluirá en sus objetivos (anexo 5) el poner en vigor los reglamentos que rigen el trabajo en todas las esferas de la entidad en coordinación con las organizaciones. Cumplimentar los convenios colectivos de trabajo conjuntamente con el sindicato en los aspectos que le competen. Aprobar de conjunto con el sindicato, el horario de trabajo y descanso según lo establecido y exigir por su cumplimiento, además de los reglamentos para la distribución de la estimulación, teniendo en cuenta las orientaciones establecidas, y la proforma de contrato de la fuerza laboral de acuerdo con lo instaurado.
]]> Especial atención se prestará al autofinanciamiento de los proyectos de investigación, producciones, servicios, mediante los controles establecidos en todos los subsistemas contables (anexo 6), para lo que deberá organizar, dirigir y controlar la actividad contable y financiera de la institución estableciendo los procedimientos para este fin, desarrollando las funciones relacionadas con el manejo de las finanzas en su conjunto, y una efectiva gestión de cobros y pagos que permitirá lograr la liquidez necesaria para cumplir las obligaciones económicas además de emitir periódicamente los estados y balances establecidos. El orientar, organizar y ejecutar la creación de las condiciones para reducir los costos y gastos es una prioridad, además deberá solicitar según los procedimientos instituidos, créditos en moneda nacional y divisas, también le corresponde presentar y defender en el nivel que corresponda los distintos planes además del económico y del presupuesto, así como aprobar los balances financieros de la unidad ajustándose a las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados y responder por los resultados financieros, la utilización de los activos disponibles, la venta de los activos fijos tangibles ociosos, la aprobación de las solicitudes de crédito en moneda nacional o divisas y el sistema de costo que debe emplear, así como la aprobación de los precios que le corresponda a los productos y servicios externos e internos de la entidad según lo establecido.Como estrategia se prestará particular atención a la selección, motivación, permanencia y estimulación material y moral de la fuerza laboral (anexo 7). El establecer el sistema para la selección e ingreso de la fuerza laboral, tener en cuenta la proyección estratégica para garantizar el cumplimiento de la misión y garantizar la superación y desarrollo en correspondencia con esta, además de la aplicación de medidas dirigidas a la estimulación con la finalidad de incrementar la eficiencia y eficacia son objetivos normativos que responden al estratégico antes señalado. También se debe tener en cuenta la obtención de grados científicos y académicos.
No se debe olvidar la organización y control de salud en el trabajo y medidas de seguridad, en especial las biológicas y del medio ambiente. Se debe asegurar que el personal de la entidad desempeñe y desarrolle sus actividades de acuerdo con las exigencias de sus funciones y contenido de trabajo. Un aspecto de suma importancia que hay que tener en cuenta es el sistema de estimulación a los trabajadores que se organizará con el sindicato, siempre en correspondencia con los resultados del trabajo, respetando por sobre todo el principio “De cada cual según su capacidad a cada cual según su trabajo” que es necesario reiterar porque es la base sobre la cual descansa la rentabilidad del capital laboral, por lo cual se debe vigilar y exigir por las evaluaciones de la cual depende el estímulo. Otras actividades que se deben realizar es la de solicitar al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, el pago de condiciones anormales si se requiere, también aprobar el grupo y salario que corresponde a los nuevos puestos de trabajo que sean creados, como resultado de los cambios técnicos y organizativos que se produzcan, sobre las bases del procedimiento para la evaluación de puestos establecidos. Los procedimientos para determinar la magnitud del estímulo laboral a los dirigentes y trabajadores además de los que establece el organismo superior debe ser aprobado por el director. También propiciará la mayor participación posible de los trabajadores en el proceso de perfeccionamiento para el cumplimiento de la misión y desarrollo de la visión de manera que la dirección y trabajadores en general formen un grupo que tienen como fin ese objetivo.
No menos importante como estrategia es la gestión de la información inteligente, tanto científica, comercial y económica, interna o externa y que permitirá dar un valor agregado a los proyectos de investigación, innovación y servicios especializados y crear nuevos bienes intangibles, productos de patentes, propiedad industrial, intelectual, registros y otros (anexo 8), para lo cual el director establecerá las normativas para definir el sistema informativo de los organismos superiores orientando la creación o búsqueda de bases de datos especializados, además de gestionar la información necesaria para la planificación estratégica, táctica y operacional para la mejoría continua de la dirección por objetivos de las actividades científicas y tecnológicas, productivas y de servicios, su ejecución y control, estudios de demandas de productos y servicios, de nuevos productos, etc. La dirección desarrollará acciones que permitan el conocimiento de las demandas de investigaciones, innovaciones, productos o servicios especializados que puedan ser financiados externamente por organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, con el fin de orientar su estrategia para ese objetivo y gestionar y captar recursos materiales y financieros, así como la formación de una fuerza laboral de alta calificación.
Desarrollo especial tendrá la propiedad intelectual, por lo que deben abordar las medidas y procedimientos internos que garanticen la protección del patrimonio intelectual creado.
También organizará lo relacionado con la captación, procesamiento y análisis de la información científico-técnica y comercial requerida.
Además de dirigir y controlar la actividad de mercadotecnia y comercialización de los productos y servicios especializados, así como responder por la calidad, pertinencia y/o competitividad de las investigaciones, producciones, servicios y las exigencias regulatorias para los productos especializados, entre ellos las buenas prácticas de laboratorios y producción, también establecerá el procedimiento interno para la proposición de los negocios y asociaciones, así como relaciones de colaboración entre instituciones nacionales y extranjeras en correspondencia con lo decretado.
Hace algo más de 2 años fue promulgado el decreto Ley 187 y a pesar de lo mucho que se ha publicado y hablado sobre su aplicación, el tratamiento de algunos temas relacionados con su adecuación a las empresas y su repercusión sobre las instituciones de prestación social o presupuestada, aunque no es aplicable en estos momentos en este sector, ha sido considerado como insuficiente por algunos autores,6 sobre todo lo relacionado con el papel del máximo dirigente, al que no solo le corresponde con los mecanismos administrativos asegurar el cumplimiento de la misión institucional eficientemente, sino también ocupar el liderazgo7 en la introducción de nuevos elementos en la cultura de trabajo y organización,8,9 teniendo en cuenta que el Perfeccionamiento Institucional (PI), no es un proceso administrativo, porque de lo contrario no habría desarrollo de la iniciativa, creatividad y transformaciones que fortalezcan la dirección participativa y la gestión por la mejoría continua de una calidad demostrable.10 El PI, es primero que todo un proceso político, que se proyecta de la base hacia arriba de manera que se garantice su continuidad, pero además es un proceso técnico al establecer la estrategia de dirección, controles, estimulación, creación de valores, cultura organizacional y tratamiento de la fuerza laboral.
Como se puede apreciar en los resultados la “fuerza laboral” se transforma en el “Capital laboral” en el mejor sentido de la expresión y constituye el mayor valor del capital total de la institución solo cuando está dispuesta a alcanzar lo trazado en la proyección estratégica en forma participativa, sin perder la individualidad en cuanto a sus conocimientos, capacidades, habilidades, valores y motivaciones, pero algo importante es que todos deberán tener como tarea, el estudio y comprensión de las fuerzas externas que influyen en su actividad, tanto las que tienen que ver con su entorno interno como el externo, sobre todo los elementos que coadyuvan a la creación del ambiente y cultura de trabajo tanto desde el punto de vista negativo para detectar amenazas y debilidades como positivos para identificar fortalezas y oportunidades, sin olvidar que lo mejor siempre se puede hacer mejor. Resulta importante la gestión de información interna y externa, reflexionada, elaborada e inteligente para ser utilizada en la comunicación, utilizando como medio no solo los consejos de dirección, científicos, asesores y comerciales sino también los círculos de calidad donde no deben de faltar los especialistas y técnicos de los controles financieros con el fin de lograr una cultura de la exactitud y confiabilidad en todos los aspectos. Estos proporcionan la posibilidad de estrechar los nexos o interrelación de toda la estructura organizativa institucional con el sistema de control de la gestión administrativa y contable sin perder la división de funciones y fijación de responsabilidades; es indudable que lo anterior significa “trabajar en equipos” pero para lograr esto el director debe “trabajar el equipo”, para lo cual hay que aprender a dejar de lado muchas pasiones personales con el fin de lograr una comprensión grupal de los problemas, pues la opinión individual sobre cualquier problema siempre se perfecciona si uno entiende las opiniones de los demás y es lo que podemos llamar la esencia del trabajo en equipos.11
La proyección estratégica para la dirección por objetivos elaborados durante la confección de esta artículo con el fin de lograr el PI de las entidades que son objeto de este trabajo, pueden aplicarse a otras instituciones de salud y quizás podemos aventurarnos a decir que deben aplicarse con el fin de ir avanzando en algunos conceptos relacionados con esta nueva cultura organizacional. Esperamos que este artículo sirva para que los que estén trabajando en el tema puedan corroborar o mejorar sus puntos de vista, y para motivar a aquellos profesionales que tienen a su cargo la difícil tarea de dirigir una institución de salud.
Changes occurred at the end of the last millenium both in Science and Technology and in globalization and economic policy do not exclude medical sciences, which leads to a more adequate utilization of resources to meet the expectations of users, physicians and patients who are more and more demanding. This article suggests the mission, vision and strategic projection of the director and his administrative team in their roles as leaders of the entities included in the study as well as their strategy for the management by objectives, with the aim of carrying out the institutional improvement by using as tools the principles of management for the permanent improvement of overall quality or excellency, the Economic Resolution of the 5th Congress of the Cuban Communist Party and Law 187 of August, 1998. The most essential aspect is the efficient fulfillment of the mission of the institutions, paying special attention to the selection of managing cadres, scientists, technicians and staff in general as well as their motivation, training, permanence, material and moral incentive, the granting of awards for good results, all of which will allow to encourage technological innovation and give a higher added value to products and services at lower cost. This paper also analyzes the roles of the trade-union and other political and mass organizations in their struggle for the permanent improvement of quality on the basis of mutual respect and cooperation, and the analysis of problems with a team philosophy to achieve a participatory management with the active involvement of the workers in the fulfillment of the vision and mission of institutions. Self-financing of research projects, productions, services; the economic control of resources with the implementation of a cost system; the creation of intangible goods derived from copyright protection; the management of intelligent information and the development of the computer science and of telecommunications are of vital importance. Also, the interrelation of the whole institutional organizational structure without ignoring the determination of functions and assignment of responsibilities, which means teamwork, is fundamental.
Subject headings: GOVERNMENT POLICIES AND ORGANIZATION; ADMINISTRATIVE BORAD.
Recibido: 10 de noviembre del 2000. Aprobado 3 de mayo del 2001.
Dr. Julio Beltrán Hernández. Laboratorios BETERÁ. Calle 102 e/ 31 y 31B, Marianao. Ciudad de La Habana, Cuba.
1 Especialista de II Grado en Hematología. Director de los Laboratorios BETERÁ.
2 Licenciada en Información Cientificotécnica y Bibliotecología. Diplomada en Marketing. Responsable del Grupo Comercialización. Laboratorios BETERÁ.