Norma Eneida Ríos Massabot,1 Aida Esther Plasencia Iglesias,2 Luis Alfonso Senra Armas3 e Isidoro Páez Prats4
Profesionales y técnicos en Registros Médicos han realizado grandes esfuerzos para resolver la falta de espacio donde incluir más historias clínicas. Múltiples han sido las soluciones que se han dado a este problema. El presente trabajo propone para el archivo activo recuperar el 75 % del espacio que ocupan los documentos originados en cada hospitalización a los 2 años del egreso del paciente y la creación de un archivo pasivo en discos ópticos.
DeCS: REGISTROS MEDICOS/normas; ESTADISTICAS HOSPITALARIAS/normas; ARCHIVO/normas; HOSPITALIZACION.
La necesidad de archivar mas historias clínicas (HC) en el espacio asignado es un problema de los hospitales de la mayoría de los países y las soluciones propuestas a este problema están relacionadas con la microfilmación o la digitalización,1-4 pero los resultados de estas técnicas no están aun lo suficientemente medidos.5 Además, cualquiera de ellas que se utilice, por su alto costo, no impiden enfrentar la decisión de cuáles documentos de la HC conservar y cuáles eliminar.
Los pacientes atendidos en el hospital “Hermanos Ameijeiras” tienen 2 HC, una para su atención ambulatoria propiedad del paciente, y otra para los servicios de hospitalización propiedad del hospital. El archivo de HC de hospitalización es centralizado y estas se ordenan según el método dígito terminal. La información de cada hospitalización debe permanecer completa según las normas nacionales para los departamentos de Registros Médicos por un período de 7 años.6 Aunque al iniciar sus actividades este hospital realizó un estudio de las historias clínicas que incluía la reducción de su volumen, su resultado no fue aplicado.7
Transcurridos 16 años el local asignado para archivar es insuficiente. Con el objetivo de elaborar un conjunto de procedimientos que permitan conservar el mayor número posible de historias clínicas con información útil en el espacio destinado para el archivo, se inició un estudio, el cual una vez concluido propone realizar reducción de los documentos de cada hospitalización a los 2 años del egreso del paciente y la creación de un archivo pasivo en disco óptico con los documentos seleccionados de cada hospitalización.
Compartimos las mismas preocupaciones y coincidimos con Maza Cunill y colaboradores cuando expresan: “estas soluciones pueden ser arriesgadas, pero en algunos casos es la única solución a los problemas actuales de los archivos de HC.1
Se analizaron los documentos que se originan en una hospitalización. Para ello se estudiaron 180 HC correspondientes a diferentes servicios. Para lograr reducir el número de hojas de cada hospitalización se determinó que:
Se elaboró un formulario para realizar un resumen de la hospitalización, al que se le nombró Informe de Alta (IA), y los procedimientos de trabajo que se debían seguir para la extracción de los documentos de esa hospitalización no seleccionados para permanecer en la HC. Estos fueron discutidos con los jefes de servicios del hospital y se le realizaron los ajustes necesarios para la prueba en 5 servicios en los meses de septiembre a diciembre de 1997.
Se realizó la evaluación de los IA, confeccionados durante la prueba y se efectuaron reuniones con los colectivos médicos que participaron en ella; se analizaron con detalle las deficiencias del formulario, los incumplimientos a las instrucciones y se atendieron las sugerencias brindadas. La información obtenida permitió mejorar el formato e incorporar instrucciones en el formulario.
La prueba arrojó: no incremento del trabajo médico, la documentación de cada hospitalización se redujo de un promedio de 20 a 5 hojas, la necesidad de algunas modificaciones al IA, para lograr que fuera más autoexplicativo, y la necesidad de establecer las evaluaciones y normas de trabajo siguientes:
La utilización de discos ópticos para almacenar información de las HC aun activas obliga, para los reingresos, a imprimir en papel la documentación en ellos almacenada de las hospitalizaciones anteriores y destruirla al egreso del paciente.
La utilización de los procedimientos propuestos permite destruir aproximadamente el 75 % de la documentación de cada hospitalización. Estos procedimientos comparados con los utilizados en el país presentan las ventajas y desventajas siguientes:
Se incrementa el trabajo del personal de archivo; al establecer como tareas sistemáticas la extracción y destrucción de los documentos no seleccionados e incorporación de la HC nuevamente a la estantería.
Por todo lo anterior se concluye que el IA y los procedimientos de trabajos propuestos permiten aumentar el número de HC que se pueden almacenar en el espacio asignado para el archivo y que al utilizar discos ópticos para organizar el archivo pasivo con los documentos seleccionados de las historias clínicas no facilita este trabajo.
Utilizar los procedimientos para ahorrar espacio en el archivo activo siempre que se cumpla con las evaluaciones propuestas.
No utilizar discos ópticos para almacenar HC aún activas.
Professionals and technicians in Medical Registries have made great efforts to solve the lack of space to include more medical histories. Many have been the solutions given to this problem. The present paper suggests to recover 75 % of the space occupied in the active archive by the documents originated in every hospitalization 2 years after the patient’s discharge and the creation of a passive archive in video disks.
Subject headings: MEDICAL RECORDS/standards; HOSPITAL STATISTICS/standards; FILING/standards
Recibido: 11 de noviembre de 1999. Aprobado: 16 de noviembre de 1999.
Lic. Norma Eneida Ríos Massabot. Hospital Clinicoquirúrgico “Hermanos Ameijeiras”. Ciudad de La Habana, Cuba.
1 Doctor en Ciencias Médicas. Bioestadístico.
2 Jefe Sección de Estadísticas del Hospital.
3 Especialista en Medicina Interna. Vicedirector Área de Atención Ambulatoria. ]]>
4 Especialista en Neumología.