Entonces, si nos ajustamos a esa definición, para que un sistema de información pueda cumplir con su cometido, todas las etapas y tareas de la actividad científico-informativa (ACI) recolección de los documentos, procesamiento analítico sintético de la información (PAS), almacenamiento y búsqueda, reproducción y diseminación de la información deben estar concatenadas, estrechamente relacionadas.
Dentro de la ACI, el PAS es la etapa más compleja. Y como el proceso de indización forma parte de él, por ende, no puede considerársele aislada mente, sino como uno de los campos de acción de la ACI y entre los procesos fundamentales de los sistemas de información.
La fuente anterior también expresa que "la mayoría de los avances científico-técnicos y los logros intelectuales de la sociedad existen en diversidades de documentos. De aquí se deriva la importancia de la indización que, en su contenido más amplio, es un proceso que se realiza con la finalidad de proporcionar un acceso eficiente y efectivo a la información contenida en los documentos.1De acuerdo con esto, el indizador puede considerarse el factor de mayor importancia en este proceso. Su trabajo consiste en distinguir, de la información contenida en un documento, cuál es la principal y cuál la secundaria, separar la fundamental y asignarle un epígrafe (materia) que resuma su contenido.
Para ejecutar tan importante proceso se utilizan los lenguajes de búsqueda informativa (LBI), que consisten en "lenguaje[s] artificial[es] destinado[s] a la descripción y búsqueda de la información".<3> Son lenguajes depurados que establecen un vocabulario normalizado que ofrece un grado suficiente de representatividad y seguridad para la recuperación de la información.
Como es sabido, un LBI "lo constituyen los listados de encabezamientos de materia, esquemas de clasificación y los tesauros".<4>
Para llevar a cabo el proceso de indización de documentos, dar respuesta a las solicitudes bibliográficas y trazar estrategias de búsqueda en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas (SNICM) se utiliza el DeCS, que es el vocabulario utilizado por la Red del Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (BIREME) para la descripción del contenido y recuperación de los documentos ingresados a la base de datos LILACS (Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud). Para su elaboración, se tomó como base el MeSH (Medical Subject Heading), edición de 1987, de la U.S. National Library of Medicine (NLM), por lo que uno no excluye al otro; ambos se complementan. No obstante, debe respetarse la uniformidad de criterios en el uso de dichos lenguajes.
La versión del DeCS contiene, además de la lista alfabética de los descriptores autorizados y de la lista jerárquica, otras informaciones de interés, como descriptores relacionados, notas explicativas, de coordinación, de alcance de los calificadores, y otras; las de alcance aparecen en el Manual de indización del DeCS. ]]>
Es oportuno destacar que, a pesar de los esfuerzos realizados por los especialistas de BIREME en la adapta ción, traducción y elaboración de las notas de interés, éstas todavía presentan algunas deficiencias que deben ser resueltas con la contribución de los especialistas que utilizan este lenguaje de búsqueda. Por este motivo, el Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas creó un Comité de Indización que se propone dar a conocer, regla mentar y exigir el cumplimiento de la actual política de indización del SNICM.Todo calificador tiene reglas de uso y notas de alcance que facilitan su empleo con un descriptor dado. Estas reglas son de obligatorio cumplimiento y desconocerlas conduce a cometer errores irreparables en la indización y luego, por consiguiente en la recuperación de la información.
Por otra parte, el Manual de indización precisa que "los calificadores se agrupan en las categorías en que se divide el DeCS. El indizador podrá utilizarlos con los descriptores de la Categoría a la que están adscritos".4
Para mostrar las particularidades e importancia del empleo de las notas de alcance en algunos casos específicos, se presentan a continuación ejemplos que evidencian la necesidad de conocer y utilizar adecuadamente tanto las notas de alcance como las reglas de uso de los calificadores.<6><7>
De lo anteriormente expuesto se infiere que es de extraordinaria importancia la aparición de las notas de alcance de los calificadores en la introducción del DeCS, pues ellas facilitan la manipulación del tesauro y permiten al indizador emplearlo con más efectividad.
No disponer de las notas de alcance reviste una connotación especial para los indizadores del SNICM que ejecutan este procesamiento en forma manual, y que no cuentan con el Manual de indización, puesto que se enfrentan a una dificultad que no afecta a los técnicos que realizan la estrategia de búsqueda en las bases de datos en CD- ROM de BIREME o de la NLM, ya que éstos tienen la facilidad de obtener estas notas de alcance mediante el Tesauro automatizado, donde se definen los descriptores, así como se indican los términos relacionados, las referencias cruzadas y el árbol jerárquico. Allí también se aclaran o definen los subepígrafes o calificadores y se puntualiza la forma de utilización de estos últimos. Además, el DeCS automatizado también brinda facilidades que optimizan y agilizan el proceso de indización.
Las notas de alcance de los califica dores actualmente aparecen reflejadas en el Manual de indización del DeCS y contienen el significado (definición), interpretaciones, restricciones, categorías y subcategorías permitidas para cada calificador, e incluso las notas históricas en los casos necesarios. Pero no todos los indizadores del SNICM pueden tener a su disposición ese manual tan necesario. Lo impiden las dificultades que afronta nuestro SNICM para reproducir materiales de trabajo y poder dar así cobertura a las más de 504 unidades de información de la red.
Por las razones expuestas, es necesario analizar la conveniencia de incluir las notas de alcance de los calificadores que aparecen en el Manual de indización en el propio tesauro DeCS, es decir, en la introducción de su lista alfabética, o incluirlas en un suplemento breve o en un anexo al capítulo dedicado a la indización, de forma tal que sea más fácil su manipulación por los indizado res.
Por otro lado, en algunos casos se hace necesario enriquecer y aclarar mucho más estas notas de alcance, tomando en cuenta la complejidad de los calificadores, lo que los haría más comprensibles y más efectivo su uso. No obstante, esta consideración debe ser objeto de un análisis más detallado y exhaustivo que argumente con mayor claridad esta propuesta.
En las notas de alcance de los calificadores se detallará el significado (definición), interpretaciones, restricciones, categorías y subcategorías permitidas con cada calificador. Las notas históricas también revisten especial importancia. Estas notas tienen un extraordinario valor para los indizado res.
Lic. Manuela de la C. Valdés Abreu. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Calle E No. 452, e/ 19 y 21, El Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba. CP 10400. ]]>