Recursos de información corporativos en las áreas de servicios de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología*
Roberto Guerrero Argaín1* Versión del trabajo presentado en el Congreso Internacional de Información INFO'95. La Habana, 25 al 29 de septiembre de 1995.
Licenciado en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Departamento de Desarrollo. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas.
En la era de la información, crece el reconocimiento del valor económico del recurso información y de la necesidad de establecer una adecuada gestión por lo que significa para la planificación estratégica, el análisis del entorno, la articulación de las acciones internas y el aumento de la calidad en los procesos investigativos para la toma de decisiones; elementos que inciden en el aumento de la productividad y la eficiencia de las organizaciones. El recurso información incluye la información en sí misma y las entidades de recursos de información (ERI). Las ERI son configuraciones con la capacidad de crear, adquirir, suministrar, procesar, almacenar o diseminar información y que contienen los acervos y las funciones manipuladoras de ésta. Incluyen todas las fuentes, servicios, sistemas y tecnologías asociadas a la satisfacción de las necesidades de información de contenido y medio/conducto.
La gerencia de recursos de información es el segmento de la gerencia de información encargado de la explotación, desarrollo y optimización de los recursos de información en beneficio de las metas y objetivos organizacionales.1 En la literatura, numerosos autores2-5 coinciden en asociar esta función con el éxito en los negocios, la obtención de ventajas competitivas o el ejercicio de un liderazgo en el mercado. Si se analiza lo anterior, puede pensarse que dicha función sólo se asocia a empresas privadas o dedicadas a obtener benefi cios financieros, pero en la práctica la gerencia de recursos de información puede contribuir a aumentar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad de cualquier organización en el cumplimiento de su misión social.6
En este sentido, las instituciones de información, que tienen la importante misión de brindar servicios y productos para satisfacer las necesidades de información,7 deben planificar, organizar, controlar y dirigir ("gerenciar") el uso de sus recursos de información que, al igual que la mano de obra, las materias primas y el capital, son de gran significación para su desempeño.
Para la aplicación de estos procesos gerenciales en una organización se debe identificar los recursos de información corporativos, es decir, los recursos estratégicos para satisfacer las necesidades internas de suministro, adquisición, procesamiento, manipulación o almacenamiento de la información.
Este trabajo tiene como propósito presentar los principales resultados de la aplicación de la metodología diseñada por Burk y Horton,1 en la identificación de los recursos de información corporativos de las áreas destinadas a los servicios en la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología (BNCT).
IDENTIFICACION DE LOS RE CURSOS DE INFORMACIÓN CORPORATIVOS
La metodología diseñada por Burk y Horton1 consta de los cuatro pasos siguientes:
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Confección de un inventario de los recursos potenciales de información de esas áreas.
Medición y establecimiento de relaciones entre los costos y los valores de estos recursos.
Elaboración y análisis de un mapa y de matrices para mostrar la distribución, localización, significación e interrelaciones de dichos recursos.
Identificación de los recursos de información corporativos y la determinación de las ventajas y desventajas en cuanto a los acervos y funciones de información, gerencia de recursos de información y de contabilidad y presupuesto.
En el primer paso de esta investigación, se identificaron 90 recursos potenciales de información y se recogieron datos asociados a ellos, como su ubicación, gerente, contacto operacional, beneficiarios, cobertura temática, propósito operacional, funciones que apoya y medios de almacenamiento.
Las fuentes utilizadas para la obtención de los datos fueron la entre vista a gerentes y especialistas de las áreas, consultas a las instituciones que suministran recursos a la biblioteca y la revisión de los planes de trabajo de las áreas.
Luego de identificar los recursos potenciales y de compilar sus datos, se confeccionó un esquema de clasificación donde se agruparon las ERIs en las categorías de fuentes, servicios, sistemas y tecnologías y se definieron 33 tipos, de acuerdo con sus características comunes.
En el segundo paso, se clasificaron las ERIs en los rangos de costo medio, bajo y nulo o mínimo. Para los dos primeros rangos se tomaron los datos de la ficha de costo de un estudio realizado en la BNCT, para lo que se tuvieron en cuenta elementos como los costos de salarios, seguridad social, insumos, electricidad y amortización. Para las tecnologías y bases de datos se consideró el costo de su adquisición y para los servicios y tecnologías de comunicación se tomaron los datos de la gerencia de finanzas del IDICT.
En el rango de costo nulo o mínimo se incluyeron las entidades externas de las que se obtiene información gratuita; recursos obtenidos por donativos, tecnologías descontinuadas y productos cuyo costo ya ha sido amortizado.
Para la asignación de valores a los recursos se tomaron como base el método diseñado por Bedell7 y algunos criterios de Taylor4 referentes a la naturaleza del valor. Las tasas y rangos propuestos permiten la medición de la efectividad de las ERIs, su valor de uso y la importancia de las actividades que apoyan. Del producto de las tres tasas, se obtuvo un índice de valor, a partir del cual se establecieron las categorías de valor alto, medio y bajo, índice que oscila entre 0 y 1 000. ]]>
Para relacionar los costos y valores, se utilizó la proporción orden de rango, que permite medir la efectividad de las ERIs en cuanto a su costo.
En el tercer paso, se relacionaron las ERIs identificadas con la estructura, funciones y gerencia de la organización mediante las matrices y el mapa.
Las matrices están compuestas por filas y columnas. En las filas se ubicaron los tipos de ERI y en las columnas las áreas de servicio y cuatro columnas para reflejar características de las entidades (internas, externas, manuales y basadas en tecnología). Su uso posibilitó determinar dónde aparecen localizadas las ERI a partir del rol de usuario, suministrador o gerente que se desempeñe con respecto a ellas. De su análisis se obtuvo que:
Los tipos de fuente usados por la organización son internos en su mayor parte.
El número mayor de servicios se localiza en el exterior.
Todos los sistemas utilizados son internos.
Todas las tecnologías son internas, excepto el fax, que está ubicado en la Dirección del IDICT.
Los tipos de fuentes son mayormente manuales.
Los servicios se basan en medios manuales y tecnológicos.
Los sistemas están basados en tecnología, excepto el de descripción bibliográfica y el estadístico, en los que se combinan los medios manuales y tecnológicos.
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Se evidenció que el rol que predomina es el de usuario. Son pocas las ERIs suministradas por las áreas de servicios o cuya gerencia corre a cargo de éstas, debido a que estas funciones corresponden a las áreas de la dirección, selección y adquisición y procesos técnicos. Además, en el caso de los recursos externos, estas funciones están asociadas a organizaciones externas.
En el mapa se ubicaron las ERI en relación con dos espectros de características de estos recursos: en la dirección norte-sur, las funciones manipuladoras de información (norte) y los fondos de información (sur), y en la dirección este-oeste, el contenido de información (este) y los medios/conductos de información (oeste). De su análisis se obtuvieron los resultados siguientes:
Los fondos más relevantes para satisfacer las necesidades de información de contenido están ubicados en la parte inferior derecha y se utilizan para actividades estratégicas: servicio de referencia, servicio de búsqueda auto matizada, servicios SADOC y SELAD QUI y la elaboración de productos de información.
Las necesidades de información de contenido, relacionadas con la preparación profesional de los especia listas, se satisfacen con entidades que tienen características de funciones: seminarios de servicios bibliotecarios, cursos de PROINFO y eventos).
Las necesidades de información de medio/conducto se satisfacen con entidades con características de funciones -todos los servicios, sistemas y tecnologías (excepto los sistemas estadísticos y de descripción bibliográfica)- y que están vinculadas a la adquisición, procesa miento y almacenamiento de la información.
En el último paso, se identificaron 59 recursos de información corporativos mediante la combinación de tres criterios:
La entidad que, por su ubicación e interrelación con otras entidades en el mapa, puede considerarse como relevante para satisfacer necesidades de información de contenido y medio/conducto.
La entidad cuyo orden de rango en la proporción costo-valor es mayor que 2.
La entidad con un índice de valor mayor que 200.
En cuanto a las ventajas y desventajas, en los aspectos de acervos y funciones de información, se analizó la accesibilidad de los recursos, costo, calidad de la información y su efectividad para satisfacer necesidades de información. En lo referente a la gerencia de recursos de información, se determinó que en algunas áreas se reconoce la importancia de contar con una administración adecuada de los recursos de información, pero no existe una política gerencial ni una planificación estratégica para dichos recursos. En lo que respecta a la contabilidad y el presupuesto, se determinó que se están midiendo los costos de algunos productos y servicios y se está comenzando a controlar el exceso de costos y los gastos innecesarios. Pero la biblioteca no cuenta con un control económico propio de los recursos de información.
CONCLUSIONES
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Al concluir el paso 1, se cuenta con un inventario completo de todos los recursos de información que se explotan en las áreas de servicios de la BNCT. El Inventario incluye 90 ERIs, tanto internas como externas y recoge datos en 15 campos.
En el esquema de clasificación se agruparon las entidades en 33 tipos, 14 en la categoría de fuentes, 6 en la de servicios, 8 en la de sistemas y 5 en la de tecnología.
Se obtuvieron los costos y valores de las ERI, los que fueron agrupados en diferentes rangos.
Por medio de la proporción orden de rango se estableció una proporción costo-valor, la que refleja el nivel de efectividad de las entidades en cuanto a su costo.
Con la utilización de las matrices y el mapa se muestran las ERIs en su relación con la estructura, funciones y gerencia de la organización y se aprecian los roles e interrelaciones y su significación estratégica.
De 90 ERIs potenciales, se identifica ron 59 como recursos corporativos, a partir de criterios basados en la naturaleza de las entidades, en la proporción costo-valor y en los rangos de valor.
Las ventajas y desventajas identifica das permitirán desarrollar una planificación estratégica para los recursos de información y facilitarán el desarrollo de una política de GRI, así como el reconocimiento de la necesidad de contar con datos de los costos y controles financieros asociados a las ERI.
RECOMENDACIONES
Continuar la actualización del inven tario de recursos potenciales de información.
Continuar la medición de los costos y valores de las ERI.
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Continuar midiendo el nivel de efectividad de las entidades en cuanto a su costo.
Continuar actualizando las matrices y el mapa.
Desarrollar planes estratégicos a partir de las ventajas y desventajas relativas a los recursos corporativos identificados.
Contar con un especialista que se encargue de la contabilización y el presupuesto de las ERI.
Desarrollar una política de GRI, partiendo de la premisa de que la información propiamente dicha, así como los fondos y funciones manipuladoras de la información, deben ser considerados y administrados como recursos por su valor económico en las organizaciones.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Burk C, Horton FW. Infomap: a complete guide to discovering corporate information resources. NJ: Prentince Hall, 1988:245.
Marchand DA, Horton FW. Infotrends: profiting from your information resources. Nueva York: John Wiley, 1986:116.
Cronin B. Information management from strategies to action. Londres: ASLIB, 1986:189.
Horton FW. Infomapping: discovering your organization's hidden information resources and assets. Nueva York: Information Management Press, 1991:43-67.
Taylor RS. Value-added processes in the information systems. NJ: Ablex Publishing, 1986:257.
Páez Urdaneta I. Información para el progreso de América Latina. Caracas: Congreso de la República, 1990:245.
Atherton P. Manual para sistemas y servicios de información. Programa General de Información y UNISIST. París: UNESCO, 1985:1-3.
Bedell, EF. The computer solution: strategies for success in the information age. Dow Jones-Irving, 1985:110-31.
Recibido: 22 de marzo de 1996. Aprobado: 12 de abril de 1996.
Lic. Roberto Guerrero Argaín. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Calle E No. 454, entre 19 y 21. El Vedado, Ciudad de La Habana. CP 10400.