Los catálogos colectivos y en sala como instrumentos en la selección de fuentes y canales de información

Lic. Rubén Cañedo Andalia¹

Licenciado en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Departamento Recursos Informativos. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas.

Los catálogos colectivos constituyen instrumentos de referencia de carácter topográfico que posibilitan, a partir del registro sistemático de la adquisición de las fuentes y canales de información -libros, revistas, bases de datos y otros-, que como recursos comparten dos o más entidades de información entre sí.

Los catálogos en sala conforman, por su parte, una herramienta para la búsqueda y recuperación de las fuentes y canales de información necesarios que posee una entidad de información en particular.

Las funciones que en el sector de la información se atribuyen con más frecuencia a estos catálogos, están relacionadas con la gestión de referencia. Sin embargo, tales funciones, aunque son las más comunes, no son las únicas.

El auxilio que pueden prestar tales catálogos a la gestión de selección es de gran importancia. Los catálogos, sobre todo los automatizados, permiten, a partir de la implementación de un subsistema de control estadístico de los procesos de búsqueda, recuperación y localización, suministrar informes periódicos útiles a la gestión del área de recursos informacionales.

Con la posibilidad de generar índices de frecuencia ordenados según el nivel de utilización que presentan las distintas fuentes y canales en el fondo; series cronológicas de utilización de los fondos según años; distribuciones geográficas e idiomáticas de la demanda, incluso según especialidades, afiliaciones y categorías (laborales, docentes, científicas y otras) de los usuarios, los catálogos colectivos y en sala se convierten en un subsistema de información y retroalimentación de importancia vital para la gestión de los recursos de información.

Tales estadísticas permiten tomar decisiones tan relevantes como:

Qué títulos de publicaciones seriadas deben priorizarse para su adquisición, procesamiento y ubicación física !en sistemas donde las colecciones se ordenan según su nivel de utilización! en los fondos.
Qué títulos resultan potencialmente descartables.
Cuál es el índice de obsolescencia promedio de las fuentes y canales de información de los que se dispone en una institución.
Cuál es el índice de demanda insatisfecha y cuáles son los títulos que más inciden en ella.
Cuáles son los títulos que más se solicitan según especialidades de los usuarios, entre otros muchos.

Estos índices y estadísticas se ubican generalmente en los llamados estudios de utilización de fondos y posibilitan a las instituciones de información garantizar el enlace vital que debe existir entre los servicios y la selección, adquisición y organización de los recursos como engranaje necesario que posibilita tanto el desarrollo de la colección como el de la entidad en general, en correspondencia con la satisfacción de las necesidades de quienes por responsabilidad constituyen sus usuarios.

Recibido: 1ro. de abril de 1996.
Aprobado: 6 de abril de 1996.

Lic. Rubén Cañedo Andalia. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Calle E No. 454, entre 19 y 21, El Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba. CP. 10400.

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