Cita (Vancouver): Armenteros Vera I, Alfonso Sánchez IR. Biblioteca Médica Nacional: de los catalogos impresos a los electrónicos. Acimed 2005;13(4). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_4_05/aci09405.htm Consultado: día/mes/año.
En ocasiones, con el transcurso de los años, el origen de los logros actuales se pierde, cuando es precisamente el tiempo el que debe acrecentar el valor de la obra realizada. Esta es una historia que merece escribirse y sus protagonistas revelados, porque su esfuerzo no merece el anonimato eterno.
Corría el año 1995 aproximadamente y la tarea de revitalizar la Biblioteca Médica Nacional (BMN) se hizo imperiosa. La crisis que padecía el país y la falta de una dirección estable habían deteriorado ostensiblemente su desempeño. Nació entonces un equipo de trabajo con estos propósitos y digo equipo de trabajo, porque no era un equipo de dirección sino de trabajo que comprendía directivos, especialistas principales, profesionales y técnicos de información científica y bibliotecología, que asumieron la tarea con muchos deseos de trabajar, procedentes de la propia biblioteca y del antiguo Departamento "Procesamiento de la Información" del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas.
Contar la historia de todo lo sucedido en la BMN en detalles, como resultado de dicho proceso de reorganización, exigiría escribir un libro, pero, en este caso, sólo deseamos abordar uno de sus acápites: la automatización de los catálogos. Por aquellos tiempos, existían catálogos impresos de libros y folletos, tesis, videos e incluso, catálogos de fichas analíticas de las revistas cubanas. Cierto es que se disponía de una base de datos de los registros bibliográficos National Medical Library: from the printed to the electronic catalogs de los trabajos publicados en las revistas cubanas de medicina enviados para su introducción en las base de datos LILACS, producida por Bireme y que además, se había avanzado en la entrada de los registros de los libros a una base de datos. ]]>
Sin embargo, la situación era compleja. Algunos factores concurrían en dicha situación, entre ellos:
Antes del año 1990, la red de bibliotecas médicas de Cuba utilizaba el Medical Subject Headings (MeSH) para la indización de los documentos y los registros, por tanto, estaban contenían sus descriptores en inglés.
No existían bases de datos con los registros de las tesis y videos.
Aunque se había utilizado el formato LiLaCS para el registro de las fuentes, aún no se empleaban los programas DBAC (Descripción Bibliográficas Asistida por Computador) y DCAC (Descripción de Contenido Asistido por Computador), ni el LILDBI (LiLaCS: Descripción Bibliográfica e Indización) para su indización y por ello, los descriptores presentaban errores naturales introducidos en el proceso de captura manual de datos.
Los recursos electrónicos existentes no estaban al alcance de los usuarios de la BMN y sólo se disponía de una computadora 486 en la oficina de Servicios Técnicos.
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La entrada de los datos la realizaba una mecanógrafa, cuando lo ideal era que la descripción bibliográfica e indización la hiciera el propio especialista en procesamiento de la información, porque era una oportunidad más para evitar errores.
Y por último y más complejo, mientras se realizaba la carga en bases de datos, las fichas de los últimos libros procesados no estaban disponibles a los usuarios de los catálogos impresos. La situación era difícil, eran muchos problemas que no solo dependían de los deseos de sus trabajadores sino de la incorporación de equipos de computo. Pero, poco a poco, se pudo avanzar para:
Incorporar una nueva computadora, que propició que, al menos, la persona que procesaba los libros y folletos pudiera incorporar los registros directamente.
Convertir los descriptores existentes en la base, y que se habían asignado por medio del MeSH, en descriptores equivalentes, autorizados por el DeCS (Descriptores en Ciencias de la Salud) con la utilización del aplicativo DCAC (Descripción de Contenido Asistida por Computador) que ya no se empleaba para la indización en el formato LiLaCS, pero que permitía llamar los registros uno a uno y cambiar los descriptores.1
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Posibilitar el uso del programa "Cataloga" en Fox Base para importar los registros en ISIS y poder imprimir las fichas.
Así estuvieron disponibles para los usuarios las fichas catalográficas, al menos, en formato impreso.
Progresivamente, se automatizó el departamento hasta que cada uno de los especialistas que se dedicaban al procesamiento de la información tuvo acceso a incorporar los registros a cada una de las bases de datos creadas: LIFMED (libros y folletos), TEMED (tesis) y VIMED (videos), tras la creación de dichas bases de datos con formato LiLaCS en MICROISIS y ajustar el LILDBI (LiLaCS: Descripción Bibliográfica e Indización) a ellas, porque el programa tenía implícita sólo una base de datos "draft" referida a LiLaCS.
Una vez creadas y validadas las bases, era necesario centrarse en el acceso el acceso de los usuarios a dichas bases. Aún, no se disponía de la interfase de búsqueda IAH, creada por BIREME, debido a que se encontraba en trámites de adquisición.
Por aquel tiempo, llegó a nuestra institución la primera donación de computadoras y en la biblioteca, se ubicaron un grupo para que sirvieran a la consulta de los catálogos en línea de la biblioteca. Las bases de datos se instalaron en el servidor de la biblioteca y desde allí se accedía a ellas, pero todavía era necesario exportar los registros actualizados de las bases de datos de los especialistas e importarlos en las bases del servidor e invertir los ficheros, antes de poder consultarlas. Pero ya se disponía de catálogos y acceso en línea, aunque limitado. ]]>
Los usuarios podían revisar los registros referidos al fondo documental sentados en una terminal, ya no era necesaria la engorrosa búsqueda manual en los catálogos.
Sólo quedaba enfrentar la tarea de registro del patrimonio nacional y para ello, fue creó Cumed, porque, a pesar de la existencia de esfuerzos para obtener un control de la producción científica del país en el área de las ciencias médicas como los realizados por Cubaciencia del Instituto de Documentación e Información Científica y Tecnológica, los de LILACS de BIREME, así como los de los institutos nacionales de Oncología y Radiobiología, Hematología, Medicina Tropical y Neurología, la cobertura era aún insuficiente.2
Posteriormente, y con origen en CUMED, la BMN, presentó un proyecto dirigido a lograr el registro y control de la bibliografía médica existente en las diferentes instituciones del Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas. Sus beneficios serían disímiles en el ámbito nacional: evitar duplicaciones en el trabajo de los especialistas del sector, difundir entre las nuevas generaciones de médicos los avances que sustentan nuestros logros en la medicina, etcétera. Además: diseminar dichos logros a escala internacional porque, mediante la integración de los centros pertenecientes a la red nacional de información de ciencias médicas, se organizaría un proyecto para alimentar la base referida, a partir del envío sistemático de los registros bibliográficos de los trabajos producidos por autores cubanos en estas instituciones.3
Desarrollada la base de datos institucional se imponía generalizar en el resto del país, la labor realizada por los trabajadores de la biblioteca, dicho trabajo se dividió en tres etapas:
Primera.
Identificación de las bases de datos que registraban la producción de los autores cubanos, y que estaban situadas en diferentes instituciones de salud de la red, porque existían institutos, facultades y hospitales que se habían dedicado a agrupar en bases de datos internas la producción académica de los especialistas de sus centros.
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Reconocer su derecho de autor y propiedad intelectual, porque estas bases fueron habían confeccionadas por estos centros y por lo tanto, tenían derecho a patentarlas como propias.
Convertir estas bases a MICROISIS y en formato LILACS.
Segunda.
Recolectar y procesar los trabajos de los autores cubanos existentes en Cuba o en el extranjero.
Mantener las bases de datos institucionales en MICROISIS y en formato LILACS.
Atesorar los documentos para poder responder a las solicitudes.
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Tercera.
Transferir los registros a CUMED.
Colocar la base de datos CUMED en la Red Telemática de Salud en Cuba. Aunque, se encontraba en la Biblioteca Virtual de Salud de Cuba, requería aún del engorroso proceso de exportación/importación. 4
Ante la dificultad para la entrega de forma voluntaria de los trabajos por parte de los autores, se consideró la creación de un mecanismo de entrega de créditos académicos por medio del Sello Cumed.
No puede decirse que esta base sea un registro histórico, porque su retrospectividad es aproximadamente de 10 años -aunque contiene referencias a algunos trabajos publicados mucho antes- al igual que la de los demás catálogos electrónicos de la BMN, pero lo que si está claro es que todo este proceso constituyó un paso de avance muy significativo y que se produjo en menos de 5 años. Las bases se han validado y ellas han adquirido otra connotación con los años, están accesibles por medio de Internet y incluso, se alimentan con el LILBI WEB en una sola base, sin necesidad de exportaciones e importaciones.
CUMED, por tanto, es una base de datos joven con la que aún no se ha logrado todo lo deseado:
Aún no se han incorporado todos los centros al proyecto.
Aún no se han logrado controlar los trabajos presentados en eventos y congresos.
Sólo en las provincias se ha podido considerar el Sello "Comed", porque las direcciones provinciales de salud decidieron otorgar cierto número de créditos a los profesionales que obtengan el sello por la entrega de las copias de sus publicaciones a las instituciones de información.
La base cuenta actualmente con 24 812 registros. Los registros más antiguos se remontan al año 1927. Sin conformismos, se puede afirmar que es la fuente que más registros sobre ciencias médicas en Cuba ha logrado acumular. ]]>
Pero su desarrollo no es una tarea de un centro, es una tarea de muchos. Ahora podemos no darnos cuenta, pero cuando pasen los años toda la labor médica escrita por nuestros profesionales en estos años quedará en el olvido, como ha sucedido con nuestro patrimonio prerrevolucionario e incluso del período actual, y sólo un registro como este podrá exponer lo trabajado en el sector en estos años. En el año 1995, la base contenía un total de 5 587 registros, en el 2001, 20 916.
Antes de concluir, y como expresamos al principio, no queremos pasar por alto mencionar los nombres de algunos de estos protagonistas anónimos que participaron en una u otra tarea para el desarrollo de estas bases; si olvidamos alguien no es porque no valoremos su trabajo, sino porque el paso de los años y el número de quienes colaboraron fue muy alto y la memoria traiciona. Nuestro reconocimiento a las licenciadas Bárbara Hernández Arana, Miriam Piedra Piz, María del Carmen González Rivero, Arelys Borrell Saburit, a Mercedes Martínez (Marru), a Selma Ortega, Alier Suárez, Lina María Perdomo y finalmente, al licenciado Alberto Pedroso, que fue la luz informática de los bibliotecarios de este centro.
2. Castillo Leyva YA, Armenteros Vera I, Guerrero Ramos L, Morales Morejón M, Naranjo Fonseca KM. Aproximación al estudio bibliométrico de las recopilaciones médicas cubanas. Acimed 2002;10(1). [Consultado: 2 de junio del 2005].Disponible en: http://eprints.rclis.org/archive/00001860/
3. Armenteros Vera I. Procedimientos de trabajo para Cumed. Acimed 2002;10(3). [Consultado: 1 de junio del 2005]. ]]>
4. ______ . Proyecto de Base de Datos de Bibliografía Médica Cubana (CUMED). En: Proceedings de las IX Jornadas de Información y Documentación en Ciencias de la Salud. Madrid, 24-26 sept 2001. Madrid: Sociedad Española de Información y Documentación Científica (SEDIC); 2002.
Recibido: 27 de junio del 2005 Aprobado: 17 de julio del 2005 Lic. Ileana Armenteros Vera Vicedirección Docencia e Investigaciones. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas/Infomed. Calle 27 No. 110 entre M y N. El Vedado. Ciudad de La Habana. Cuba. Correo electrónico: ily@infomed.sld.cu
Ficha de procesamiento
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Términos sugeridos para la indización
Según DeCS 1
BIBLIOTECAS MEDICAS; CATALOGOS (TIPO DE PUBLICACION); PROCESAMIENTO AUTOMATIZADO DE DATOS; BIBLIOGRAFIA NACIONAL LIBRARIES, MEDICAL; CATALOGS(PUBLICATION TYPES); AUTOMATIC DATA PROCESSING; BIBLIOGRAPHY, NATIONAL
Según DeCI 2
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION/antecedentes; PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION/desarrollo; BIBLIOTECAS MEDICAS; PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS INFORMATION PROCESSING/antecedents; INFORMATION PROCESSING/development; LIBRARIES, MEDICAL; ELECTRONIC DATA PROCESSING
1 BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004. ]]>
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm 2 Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf ]]>19942(2)200210(1)200210(3)2002