CONTRIBUCIONES CORTAS

^ILicenciada en Bioquímica. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Ciudad de La Habana, Cuba.
^IIMáster en Psicología de la Salud. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Ciudad de La Habana, Cuba.
^IIIIngeniera en Matemáticas. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Ciudad de La Habana, Cuba.
^IVMáster en Informática de la Salud. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Ciudad de La Habana, Cuba.
^VEspecialista de I Grado en Medicina General Integral. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Ciudad de La Habana, Cuba.
^VITécnico Medio en Informática. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Ciudad de La Habana, Cuba.

Se hace referencia a la celebración del VI Congreso de Informática en Salud, realizado en el año 2007, y su organización a cargo del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Se explican las adaptaciones hechas a la plataforma de Plone para su uso como herramienta para la gestión del evento. A partir de esta experiencia de personalización de un sitio Plone para la gestión de un congreso científico virtual, nos propusimos generar un nuevo producto que abarcara las virtudes de la herramienta para eventos futuros. El nuevo producto creado a partir de esta experiencia se utilizó para la celebración del VII Congreso de Informática en Salud, celebrado en 2009.

Palabras clave: Eventos virtuales, Plone, gestión de información. ]]>

Reference is made to the holding of the Sixth Congress of Health Informatics, made in 2007, and its organization by the National Information Center Science Medical-Infomed. It explains the adaptations made to the platform Plone for use as a tool for managing the event. From this experience customization of a Plone site to manage a scientific conference virtual, we proposed to generate a new product to cover the virtues of tool future events. The new product created from this experience used for the conclusion of the Seventh Congress of Health Informatics, held in 2009.

Key words: Virtual events, Plone, information management.

La primera Convención y Feria Internacional Informática de La Habana se desarrolló en 1988, en el Palacio de las Convenciones, por iniciativa de la Oficina Intergubernamental de Informática (IBI), con la participación de instituciones, universidades y centros de investigación de Iberoamérica. Su objetivo fue estimular y promover el intercambio de experiencias sobre los adelantos científicos y las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, entre profesionales de diversos sectores: salud pública, educación y otros, y afianzar la amistad entre los pueblos. A partir de este encuentro se ha sistematizado su celebración.

El VI Congreso Internacional de Informática en Salud se celebró en el marco de la XII edición de la Convención y Feria Internacional Informática 2007. Esta edición acogió la mayor participación internacional, con la presencia de 46 países. Su organización estuvo a cargo del Centro Nacional de Información en Ciencias Médicas-Infomed y su director, el presidente del evento. El Centro Virtual de Convenciones de Salud (Cencomed) asumió la tarea.

Creado en 1999, Cencomed tiene la función de integrar y brindar un conjunto de servicios que facilitan la promoción y gestión de eventos y actividades científico-académicas, virtuales y presenciales, para los trabajadores y estudiantes del Sistema Nacional de Salud cubano.¹

Uno de los mayores logros de este grupo es la sistemática labor desarrolladora en materia de eventos virtuales. Cencomed trabaja por mejorar cada vez la calidad de sus servicios, así como las herramientas y plataformas informáticas necesarias para su actividad.

Desde inicios de 2006, este grupo comenzó a restructurar sus servicios y alinearlos con Infomed 2.0, al tiempo que decidió organizar el VI Congreso de Informática en Salud en las modalidades presencial y virtual. La recepción de los trabajos y la organización de la delegación que representaría el evento se gestionaron con la plataforma de Plone, que permite al comité organizador del evento disponer de un espacio virtual para almacenar los trabajos científicos para su revisión y evaluación en cualquier momento y desde cualquier ubicación.

La experiencia en el uso de la plataforma Plone en Informática en Salud en 2007, permitió al grupo de Desarrollo de Tecnologías y Cencomed, ambos de Infomed, crear y evaluar el producto Congreso, un producto que realiza modificaciones al sitio original de Plone para facilitar la gestión de un evento virtual.

El objetivo fundamental de la presente contribución es mostrar las experiencias de Cencomed en el uso de Plone en los congresos de Informática en Salud 2007 y 2009, las modificaciones realizadas al producto PloneAbstractwork, la aplicación del producto Congreso en Informatica 2009, así como realizar algunas consideraciones y sugerencias para su uso en un congreso.

PLONE Y SUS USUARIOS

Plone es un sistema de gestión de contenidos potente, que funciona sobre la plataforma del servidor de aplicaciones web Zope, y utiliza el modelo de metadatos Dublin Core, que permite que la información se coloque en los primeros lugares en la recuperación que realizan los buscadores en Internet, como Google.²

Plone está construido sobre una arquitectura de componentes reutilizables. Se puede trabajar con independencia del sistema operativo (Windows, Linux, Mac OS X, BSD, Solaris). Todos los elementos del sistema de información presentan flujo de trabajo (workflow), incluso los usuarios.

El usuario del sitio puede inscribirse y, una vez que verifica su autentificación, acceder al conjunto de servicios. La interfaz de Plone es agradable e intuitiva; es compatible con los estándares de las cascadas de estilo (CSS) y códigos de HTML, y esto permite modificar la interfaz con facilidad. La administración de esta herramienta es sencilla posee diferentes niveles de acceso a la información, en dependencia de las funciones de los usuarios. Estas funciones se asignan en la administración de usuarios y grupos en Zope:

• Administrador de Zope: tiene todos los permisos sobre los sitios en la instancia.^*
• Administrador o manager: es aquella persona que designa el comité organizador para administrar el sitio, supervisar la actualización del contenido y el buen funcionamiento del servicio. Tiene los permisos de modificación del contenido del sitio que administra.
• Revisor: revisa los contenidos añadidos por los miembros en el sitio y concede el permiso de publicación. Solo ve el contenido si el miembro envía el trabajo.
• Miembro: es el participante activo del evento, quien envía un trabajo para publicar o participar en las modalidades disponibles en el sitio. Se inscribe en el sitio y se autentica. Solo puede añadir contenido en su carpeta o área de trabajo y puede interactuar con otros miembros por medio de comentarios.
• Revisor: un miembro (o más) del evento que recibe el contenido enviado por los miembros o delegados (en esta ocasión, los trabajos o ponencias que participarán en el evento). Una vez que comprueba que la información cumple los requerimientos para el evento, envía estos trabajos a los miembros del comité científico para su revisión.
]]> Anónimo: tiene acceso a toda la información publicada en el sitio, pero no puede colocar trabajos en él.

MODIFICACIONES A PLONE

NUEVAS FUNCIONES Y FACILIDADES

• Miembro: se le restringió como único tipo de contenido que puede subir: Trabajo. Para que su trabajo pueda ser revisado, debe enviarlo desde la opción Estado disponible en el menú de edición del trabajo. En esta opción solo puede enviar el trabajo o ponerlo privado. Una vez enviado el trabajo, queda pendiente de revisión en el sitio y el autor no lo puede ni editar ni retirar hasta que el revisor o comité científico le permita modificarlo. En el menú de edición de Mi carpeta, el miembro no debe tener acceso a Propiedades, Traducir a, Acciones y Avanzado.
• Comité científico: grupo de administración añadido al Plone, para un grupo de especialistas que revisa, evalúa, aprueba o rechaza el contenido científico de los trabajos que participarán en el evento. En caso de ser aprobado, otorga el permiso para que se publique el trabajo en el sitio y puede proponer la participación presencial de algún delegado, en caso que sea pertinente. Propone los miembros o especialistas que impartirán conferencias en el evento (conferencista).
• Conferencista: nueva función en el sitio para el especialista que imparte conferencias. Tiene la posibilidad de subir la presentación en los tipos de contenido: artículo, página o artículo multipáginas, según convenga. En la práctica, una vez impartida la conferencia, el administrador del sitio la coloca en la carpeta de Conferencias, en el formato entregado por el conferencista.
• Fotógrafo: otra nueva función que solo tiene permiso para subir imágenes relacionadas con el evento, por ejemplo, de la inauguración, de la clausura y de las sesiones de trabajo.

]]> FLUJO DE TRABAJO

El flujo de la información en un sitio Web original en Plone es:

En este evento se añadió un nivel intermedio entre el revisor y el administrador y a este se le llamó comité científico, y quedó de la manera siguiente:

Este flujo de información comienza cuando el miembro del sitio (delegado) coloca el trabajo en su carpeta, modifica el estado y lo envía al revisor. Este lo envía al comité científico, quien lo publica o suspende. Los contenidos pueden permanecer en estado privado o en borrador público, y el miembro determinar en qué fecha o rango de fechas lo publica (figura 1), que es cuando la información se puede recuperar.

DISEÑO

Los sitios creados con Plone tienen una apariencia que se puede modificar de manera muy sencilla; aunque para este evento no se trabajó con mucho énfasis en el diseño de la interfaz.

A pesar de las ventajas que ofrece Plone, el grupo Cencomed propuso al grupo Web y de Desarrollo de Tecnologías de Infomed algunas modificaciones, con el fin de lograr una mejor organización del contenido en el sitio Web, y facilitar el trabajo de los organizadores del evento.

Al grupo Web del centro se le solicitó que hiciera algunas variaciones en la apariencia o diseño del sitio: en la combinación de los colores y de las imágenes que identificarían cada tipo de contenido del sitio, para lograr armonía con el diseño del cabezal (figura 2).

El grupo Web confeccionó las imágenes con respeto a las dimensiones en cada caso; pero para el cabezal se diseñó y adaptó una imagen que cubrió el ancho de la página (que difería del original de Plone).

Originalmente, el buscador del Plone se ubica a la derecha del área del cabezal. Se reubicó a la derecha de la barra de tareas por debajo del cabezal, donde también se colocó la opción de entrar al sitio (figura 3). En la parte superior de la columna de la derecha se colocó una caja (o portlet) para entrar al sitio y se creó una nueva para inscribir el trabajo (figura 4).

Se crearon dos nuevas carpetas en la barra de navegación para que se mostraran, por tiempo indefinido, los trabajos y las conferencias publicados en el sitio (figura 2).

En la columna de la izquierda, el nombre de Navegación se sustituyó por el de Esenciales, porque en esta aparecían las principales actividades y la información esencial para el desarrollo del evento.

También se modificó el pie de página (footer): se colocó el copyright, con el nombre del Centro Nacional de Ciencias Médicas y un enlace a Infomed; solo se dejó el icono que identifica a Plone.

Cuando el miembro entra al sitio con su nombre y contraseña aparece modificada la barra de tareas, y en la barra de estado se muestra la opción Mi carpeta (figura 2).

Este flujo es el proceso de creación del contenido en el sitio por un miembro hasta su aprobación para publicar. El contenido creado por él sólo se mostrará en el sitio o recuperará por otros miembros o usuarios cuando el estado sea publicado. Plone también permite que la información en la carpeta del miembro se almacene en estado privado y no se muestre. La forma de manipular la información en Plone, es por medio de los estados y es posible en todos los niveles de administración (figura 1). Todo contenido generado en el espacio de trabajo del miembro del sitio debe ser aprobado para publicación por el administrador o comité científico.

Para este evento, se modificaron también las opciones de estado que ofrecía Plone. Se añadieron estados que respondían al flujo de la información de un evento. Se mantuvieron las opciones enviar, privado, y el estado publicar se renombró por apto. Se añadió el estado pendiente CC, que aparece cuando el revisor envía la ponencia al comité científico para su aprobación.

La acción de devolver el trabajo (reject) en estados pendiente y pendiente CC, se renombró por suspendido. Esto le da la posibilidad al autor del trabajo de modificarlo y reenviarlo para su evaluación (figura 1).

En el sitio se mantuvo la opción de añadir comentarios al autor del trabajo por el comité científico sobre los cambios que debe realizar o por qué el trabajo no está aprobado para participar en ese evento. Estos comentarios, además, permiten la discusión científica durante el tiempo que está sesionando el evento. Para esto se usó el producto qPloneComments de Plone.

Para este congreso se demandó al grupo de Desarrollo crear un nuevo tipo de contenido que agrupara los campos: título, resumen, autor, coautores, presentación, modalidad y temáticas, y que los ficheros se pudieran adjuntar en formatos de texto e imagen (extensiones .doc, .txt, .ppt) o en un formato no modificable (extensión .pdf), con un límite de capacidad del documento no excediera de 500 kB. En considración a estas demandas, se utilizó el producto Ploneabstractwork, al que se renombró por Trabajo. Para su desarrollo se tomó como base el tipo de contenido PloneArticle de Plone (figuras 8 y 9).

Cuando se comprueba que los campos obligatorios están correctamente llenos, se salva la información. En el menú de edición del trabajo aparece la opción adjuntar trabajo, se hace clic en Subir nuevo trabajo, y en el botón Examinar se despliega un explorador que permite seleccionar el fichero del trabajo completo desde el lugar donde esté almacenado y se adjunta. Si se desea sustituir o modificar el trabajo adjuntado se vuelve a realizar esta última operación tantas veces como sea necesario. Esto puede hacerse siempre que no se accione la opción de Enviar en el menú Estado (figura 10). Este producto se validó para que fuera obligatorio llenar todos los campos.

La organización de los trabajos en el sitio y su integración en el flujo de información se basa fundamentalmente en las temáticas, que deben estar en correspondencia con las temáticas del evento que se está celebrando. Por tanto, este campo es obligatorio y se debe definir para cada evento. Esto implica que se modifique en la configuración de Plone, en la administración de Zope, lo cual solo puede hacerlo el administrador (manager) del sitio, porque es necesario entrar al código de programación.

Una vez que los miembros del sitio comienzan a colocar sus trabajos, no se deben modificar las temáticas, porque de hacerlo, se pierde el contenido subordinado a ellas. La modalidad del evento y la forma de participación se modificaron de la misma forma que las temáticas.

Los trabajos están organizados por carpetas en la caja Esenciales, según su estado (pendiente, pendiente CC, apto, suspendido). Cada carpeta, a su vez, contiene un grupo de «carpetas inteligentes» nombradas con las temáticas, por lo que el tipo de contenido trabajo quedó organizado en: (figura 11).

]]> Trabajos pendientes de revisión: se recuperan trabajos con el estado pendiente.
• Pendientes de revisión por el comité científico: se recuperan trabajos con el estado pendiente CC.
• Trabajos publicados o aprobados: se recuperan trabajos con el estado apto.
• Los trabajos suspendidos vuelven al estado borrador público, que es donde el autor del trabajo puede reeditar y reenviar.

Se preparó una carpeta solo visible para el administrador del sitio, que contenía trabajos en estado publicado, donde el comité científico podía realizar su selección para la participación en el encuentro presencial.

La carpeta que contiene los trabajos aptos para ser publicados y participar en el congreso virtual se muestra en la barra de menú, junto a la carpeta Conferencias. Los contenidos de las conferencias no entran en el flujo de información.

EL PRODUCTO CONGRESO EN INFORMÁTICA EN SALUD 2009

En el año 2009, se celebró el VII Congreso de Informatica en Salud y para esta fecha estaba disponible una primera versión del producto Congreso. La utilización de este producto en la gestión de este evento facilitó a su comité organizador:

1. La organización de los contenidos en el sitio.
2. El control de los miembros inscritos en el sitio.
]]> La recuperación de los datos estadísticos del evento.
3. La recuperación de los miembros que presentan trabajos, organizados por países o provincia según sea el caso.
4. Cantidad de trabajos aprobados, suspendidos, rechazados.
5. Facilidad de comunicación con los miembros del sitio, del comité organizador y del comité científico en el período de organización del evento, durante este y después de él.

El producto Congreso debe instalarse en el sitio en Plone. Al ser instalado realiza cambios al sitio para facilitar la gestión del contenido del evento. En Informática 2007, las carpetas que organizan los trabajos según el estado en que se encuentran se crearon una a una por el administrador del sitio y estas se mantenían visibles siempre, aunque en ellas mismas no hubiera contenidos. En Informática 2009 se instalan automáticamente al instalar el producto Congreso en el sitio. Se genera una carpeta por cada estado del trabajo en el flujo de información; dentro de ellas se crean tantas carpetas inteligentes como temáticas tenga el evento. Además se intala una carpeta adicional llamada carpeta de recuperación.

La carpeta de recuperación permite que el administrador del sitio actualize periódicamente el contenido de las carpetas que contienen los trabajos organizados en una tematicas. Estos trabajos, mientras están en el proceso de revisión y aprobación, cambian constantemente de estado, por lo que se mueven de una carpeta a otra. Puede que en deteminados momentos se queden algunas de estas carpetas vacías. De esta forma se garantiza que solo estén visibles para los miembros del comité científico las carpetas inteligentes que contengan el trabajo. Si la carpeta correpondiente a una temática y estado del trabajo se encuentra vacía no se mostrará.

El hecho de acceder al código del sitio para modificar estos campos hace que cada vez que se celebre un evento se requiera de la participación de un programador para ajustar estos campos a las necesidades del comité organizador. Eso hizo que se pidiera como requerimiento que se confeccionara una facilidad para la modificación de estos campos de forma sencilla.

El producto Congreso instala en los contenidos del inicio del sitio una carpeta que permite la modificación de las temáticas, modalidad y presentación de los trabajos. Esta carpeta se nombra vocabularylibrary.

La carpeta vocaburalylibrary se confecciona a partir del producto ATVocabulary Manager. Se instala en los contenidos del inicio del sitio dentro de la opción contenido y solo es visible para el administrador. Cuando el comité cientifico define las temáticas se las da al administrador del sitio y este las va añadiendo. Esta carpeta permite que se actualicen las listas temáticas en cualquier parte del sitio; lo mismo sucede con la presentación y formas de participación de los trabajos. Además, esta carpeta se debe usar si es necesario añadir una nueva forma de participación o modificar las modalidades de presentación.

En Informática 2009 se mantuvo la misma planilla de inscripción, pero el producto permite, a partir de esta, recuperar en la búsqueda avanzada los miembros inscritos en el sitio combinando los campos. Lo novedoso de este producto en este punto es que si desea solo encontrar la lista de miembros que no sean cubanos, se añadió un campo de miembros extranjeros. Si se desea saber cuántos cubanos existen inscritos en el sitio, se seleciona Cuba como país, se activa el campo provincia y se recuperan los miembros inscritos por cada provincia.

El producto instala, además, una caja de estadísticas en la página incial del sitio, que solo se mostrará para los administradores de este, y brinda los datos en cantidades de cuantos miembros están inscritos en él, cantidad de trabajos que se han enviado, en qué estado se encuentran estos y comentarios a los trabajos. Esto facilita una visión general del estado o comportamiento del flujo de los trabajo en el proceso de revisión de estos en el sitio y además se puede acceder a la lista de ellos con solo dar un clic.

En Informatica 2007 se podía eliminar un trabajo que estuviera en proceso de revisión, con el producto Congreso. Una vez que el miembro envía el trabajo para ser evaluado no lo puede ni modificar ni eliminar y si por algún motivo es rechazado por el comité cientifico, revisor o por el comité organizador entonces se mantiene en una carpeta de trabajos rechazados, y solo el administrador del sitio puede recuperarlo para que vuelva al flujo de información.

Al igual que en Informática 2007 se mantuvo la comunicación entre los miembros del sitio y los organizadores del evento por medio de las posibilidades de comentar los contenidos. Estos comentarios se pueden contabilizar a partir de la caja de estadisticas.

Informatica en Salud 2009 tuvo éxito; se publicaron en la versión virtual 221 trabajos, con la participación de 1 208 delegados inscritos en el sitio. Se destacó la presencia de los siguientes países: Venezuela, Costa rica. Chile, Colombia, México, Argentina, Uruguay, Bolivia, Honduras, Nicaragua, Guatemala, España, Noruega, Bielorrusia, Canadá y Turquía. Se inscribieron en el sitio 1 029 cubanos, lo que permitió que el evento llegara a todas las provincias del país con una buena representación.

CONCLUSIONES

El VI y VII Congresos Internacionales de Informática en Salud se desarrollaron con éxito. Sus comités organizador y científico gestionaron el evento en un sitio Web donde se organizó y compartió la información sin límites de tiempo y lugar. Plone brindó la posibilidad de intercambiar información con los autores de los trabajos, y facilitó la participación de especialistas cubanos y extranjeros en el evento.

Las principales dificultades presentadas en el VI Congreso de Informática en Salud se presentaron en la estadística de los contenidos y comentarios, así como en la clasificación de los miembros (en cubanos o extranjeros, en autores de los trabajos o no).

La personalización del sitio y la definición de las temáticas solo se podian modificar en la administración de Zope. Plone no ofrece una interfaz que facilite estas modificaciones sin entrar al código de programación. Estas dificultades fueron resueltas en el VII Congreso de Informática en Salud, con la instalación del producto Congreso.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Díaz Martínez AG. Sobre la necesidad de una plataforma para los servicios del Centro Virtual de Convenciones en Salud de Infomed. Acimed. 2007;15(5). Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024 -94352007000500010&lng=es&nrm=iso&tlng=es [Consultado: 5 de octubbre de 2009].

2. McKay A. The definitive guide to Plone. Disponible en: http://plone.org/documentation/manual/definitive-guide/definitive_guide_to_plone.pdf/at_download /file [Consultado: 7 de octubre de 2009].

Recibido: 18 de octubre de 2009. ]]> Aprobado: 2 de noviembre de 2009.

Lic. Ana Gloria Díaz Martínez. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Calle 27 No. 110 e/ N y M, El Vedado. Plaza de la Revolución. Ciudad de La Habana. Cuba. Correo electrónico: agdiaz@infomed.sld.cu

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

Según DeCS¹

CONGRESOS; INTERNET; PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN.
CONGRESSES; INTERNET; SOFTWARE.

Según DeCI²

¹BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004. Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
²Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf

Copyright: © ECIMED. Contribución de acceso abierto, distribuida bajo los términos de la Licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.0, que permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar públicamente y utilizar los resultados del trabajo en la práctica, así como todos sus derivados, sin propósitos comerciales y con licencia idéntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los autores y su fuente original.

Cita (Vancouver): Díaz Martínez AG, Abreu García MT, Vega Vázquez H, Ramos Pérez L, Alberto Santamaría C, Rivero Pérez E. Congreso virtual de Informática en Salud: experiencias con la herramienta Plone. Acimed. 2009;20(6). Disponible en: Dirección electrónica de la contribución. [Consultado: día/mes/año].

*Instancia. Copia de una versión ejecutable de un programa. En programación, una instancia se produce con la creación de un objeto perteneciente a una clase («instanciar una clase»), que hereda entonces sus atributos, propiedades y métodos para ser utilizados dentro de un programa, sea como contenedores de datos o como partes funcionales del programa, al contener en su interior funcionalidades de tratamiento de datos y procesamiento de la información que ha sido programada con anterioridad en la clase a la que pertenece. Wikipedia. Instancia. http://es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(programaci%C3%B3n