Tutorial para los usuarios de la revista MEDISAN

Tutorial for the users of the journal MEDISAN

Lic. Michel Lescay Arias,^I Dra. C. Luisa Acosta Ortega,^I Lic. Xiomara Cascaret Soto ^I e Ing. Luis Alberto Montoya Acosta^II

^I Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas. Universidad de Ciencias Médicas. Santiago de Cuba, Cuba. ]]> ^II Universidad Estatal de Guayaquil, Ecuador.

RESUMEN

Se realizó un estudio descriptivo en una muestra de 58 usuarios de la revista MEDISAN, que carecían de las habilidades básicas en cuanto al procesamiento de esta en la plataforma Open Journal System, desde septiembre de 2014 hasta febrero de 2015, con vistas a contribuir a su alfabetización y a la de todo el personal involucrado en este proceso (revisores, editores y árbitros), para lo cual se elaboró un tutorial en espacios de la intranet e internet, con la utilización de diversas herramientas de software libre. Este se dividió en 5 etapas, y en la segunda fue necesario seguir 5 pasos fundamentales: detalles, políticas, envíos, gestión y apariencia. Mediante dicho tutorial se logró habilidad, adaptación, comprensión y evaluación de la tecnología emergente, demostrado con el incremento cada vez más del número de usuarios. Se concluye que esta plataforma es una contribución de impacto para la comunidad científica tanto de Cuba como de otros países.

Palabras clave: alfabetización, Open Journal System, tutorial, revista electrónica, sistema de información en salud.

ABSTRACT

A descriptive study was carried out in a sample of 58 users of the journal MEDISAN who lacked the basic skills as for its processing in the Open Journal System platform, from September, 2014 to February, 2015, with the objective of contributing to their literacy and that of the whole staff involved in this process (reviewers, editors and referees), for which a tutorial was elaborated in the intranet and internet spaces, with the use of diverse tools of free software. It was divided into 5 stages, and in the second one it was necessary to follow 5 fundamental steps: details, policy, sendings, management and appearance. By means of this tutorial, skills, adaptation, understanding and evaluation of the emergent technology, were achieved, which was demonstrated with the increment of a greater number of users. It is concluded that this platform is an impact contribution for the scientific community either from Cuba or from other countries.

Key words: literacy, Open Journal System, tutorial, electronic journal, health information system.

INTRODUCCIÓN

Desde sus inicios en el siglo XIX, las revistas científicas han sido consideradas el medio de transmisión de conocimientos científicos más importante, especialmente en el ámbito de las ciencias. En el campo de las ciencias sociales, sobre todo en el de humanidades, todavía el libro desempeña una función importante, aunque tienden a usarse más las revistas.

Hasta fechas recientes no se había alterado jamás su estructura ni su medio de distribución, pero con los avances tecnológicos a finales de la década de los 70 surgió una nueva forma: la revista electrónica, aunque de una manera prácticamente experimental. Este medio implica una revolución en el ámbito científico y se le considera el mayor avance en el discurso intelectual desde la invención de la imprenta. Si bien su implantación no es todavía una realidad tan habitual como podría esperarse, el nacimiento de esta modalidad ha seguido unos pasos muy claros.^1,2

Las revistas electrónicas se definen como un conjunto de artículos ordenados, formalizados y publicados a través de redes teleinformáticas, bajo la responsabilidad de una institución científica o técnica que valida, entre otros aspectos, la calidad de la información publicada en esta.³

En las bases de datos referenciales se aprecia el primer intento de acercar al usuario a la información contenida en las revistas electrónicas. En ellas se ofrecían los datos de identificación de los artículos que poco más tarde se fueron completando con descriptores, resúmenes y actualmente con el texto completo y otras informaciones como imágenes y sonidos, lo cual mantiene hoy día una gran importancia.

Por otra parte, la invención del disco compacto para datos (CD-ROM) constituyó un gran avance al permitir el almacenamiento de grandes cantidades de datos, pero quizás el mayor impulso tuvo lugar con la llegada de internet, lo cual hizo posible un acceso en línea más ventajoso que con las redes públicas anteriores (basadas en X.25), así como también facilitó la edición y distribución de la información.⁴

El concepto de información electrónica puede resultar confuso, de hecho algunos autores lo aplican exclusivamente a aquella que se trasmite mediante redes de telecomunicaciones; ³ otros distinguen dentro del concepto electrónica a la que se accede mediante una conexión en línea, como las que se presentan en formato CD-ROM. ⁵

En el ámbito nacional son muchas las revistas electrónicas que por la calidad de sus artículos y el valor agregado que estos poseen para la comunidad médica y profesional, contienen alto impacto y prestigio. En ese sentido, la Editorial Ciencias Médicas ha tenido a su cargo la dirección y reconocimiento legal de las revistas de las ciencias de la salud en el país. Con el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones, las revistas han podido propagar el acervo científico al cumplir con el sistema de acceso abierto (open access, en inglés), es decir, que puede ser consultada por el lector, sin costo alguno, desde cualquier lugar del mundo. Así, dicho sistema ha ganado simpatizantes en los últimos años y permite una mayor divulgación de conocimientos científicos. En el sentido más amplio de la expresión, y con respecto a las ediciones científicas, el open access está vinculado a las iniciativas o proyectos que favorezcan y promuevan el acceso abierto, libre y sin restricciones a los trabajos publicados por la comunidad científica.⁶

El Open Journal System, más conocido por sus siglas OJS, es una aplicación de software libre que permite la gestión de todo el flujo editorial de una revista. El sistema fue presentado por primera vez en el 2002, luego surgió una segunda versión (2.4.2) y actualmente se encuentra en desarrollo la tercera. La aplicación está escrita en el lenguaje de programación PHP,  necesita una base de datos para almacenar la información que puede ser MySQL o PostgreSQL y se puede ejecutar tanto en servidores Unix (Linux o Mac) como en Windows.⁷ ]]> El Open Journal System es una iniciativa de investigación y desarrollo del Public Knowledge Project de la University of British Columbia (UBC). El sistema fue presentado por primera vez en el año 2002, con el apoyo del Consejo de Investigación de Ciencias Sociales y Humanidades de Canadá, la Fundación Max Bell, la Donación del Pacific Press y la Fundación MacArthur; actualmente, una sociedad formada por el Proyecto de Conocimiento Público de la UBC, el Centro de Estudios en Publicación Canadiense y la Biblioteca.⁸

Actualmente, esta plataforma se emplea en los 5 continentes, lo cual refleja la eficacia que supone esta herramienta para las editoriales que intentan iniciar una revista electrónica, o para llevar a cabo una migración de formato impreso a electrónico (figura).

La revista MEDISAN es una publicación seriada de la República de Cuba (ISSN 1029-3019), fundada en 1996 y puesta en circulación con su primer número en 1997. Se edita en los formatos electrónicos HTML y PDF, con una frecuencia mensual. Está dirigida a profesionales y técnicos de todas las disciplinas médicas o ramas afines y tiene como misión divulgar las experiencias más relevantes del polo científico, de los centros de investigación más importantes, las instituciones de salud y los profesionales de la atención primaria del territorio, aunque es justo señalar que progresivamente se ha incrementado el número de publicaciones de autores de otras provincias y del extranjero.⁶

MEDISAN, con la certificación del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, se encuentra en estos momentos en el grupo I, según las normativas para registrar e informar las publicaciones científicas, y está indizada en prestigiosas bases de datos, tales como: Cumed, Latindex, Imbiomed, Lilacs y SciELO; asimismo, puntea entre las revistas aceptadas como requisito de publicaciones, por la Comisión Nacional de Grados Científicos, para las defensas de las tesis doctorales en ciencias de determinadas especialidades. ⁶

A mediados de la pasada década el Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas, dio la posibilidad de migrar las revistas nacionales de ciencias de la salud a la plataforma Open Journal System. La revista MEDISAN no estuvo fuera de esta posibilidad, pero el hecho de no contar con el personal capacitado a los efectos lo impidió.

Más adelante, a partir del segundo semestre del 2013 el Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Santiago de Cuba, envió a un especialista en formación a recibir un taller impartido para tales fines en el Instituto de Desarrollo y de Información Científica y Tecnológica (IDICT), de manera que a partir de septiembre de 2014 comenzó a trabajar en la migración de la revista.

A medida que este proceso avanza supone retos, pues el OJS posee las herramientas necesarias en una sola aplicación informática para gestionar el proceso editorial de la revista, minimizar el tiempo de respuesta a los autores e informarles sobre el estado de sus artículos.

Teniendo en cuenta la necesidad de alfabetizar a los usuarios para el funcionamiento de la revista MEDISAN en la plataforma Open Journal System, los autores se sintieron motivados a elaborar un tutorial a fin de que estos pudieran apropiarse fácilmente de los conocimientos y habilidades necesarios para ejercer con efectividad el rol de usuarios.

MÉTODOS ]]> Se realizó un estudio descriptivo con 58 usuarios de la revista MEDISAN, que carecían de las habilidades básicas para trabajar con la plataforma Open Journal System, desde septiembre de 2014 hasta febrero de 2015, con vistas a contribuir a su alfabetización y a la de todo el personal involucrado en este proceso.

La elaboración y publicación del tutorial se dividió en 5 etapas:

1. Preparación del capital humano: se comenzó a preparar un posible el gestor para la revista, quien cursaba en ese momento el tercer año de la carrera Sistema de Información en Salud. Más tarde, al concluir sus estudios fue designado como tal y comenzó a desempeñar su función.

2. Configuración de la plataforma OJS: este es un paso esencial para que una revista electrónica funcione en dicha plataforma. Se inscribió a los editores, revisores o árbitros, correctores de estilo, maquetistas, así como a usuarios de interés para la revista. Por otra parte, se crearon las secciones, se editaron las plantillas de correo electrónico, se manejaron las herramientas de lectura disponibles para la revista y se editaron las estadísticas que proporciona el OJS. Esta constó de 5 pasos:

• Paso 1. Detalles: se procedió a declarar el nombre de la revista, ISSN (número internacional que permite identificar de manera única una publicación), contacto principal, contacto de soporte técnico, editor, patrocinadores y palabras clave para facilitar la búsqueda de la revista mediante buscadores.

• Paso 2. Políticas: se brindó una explicación detallada de las políticas y directrices de revisión, elección del modo de revisión estándar al OJS o mediante ficheros adjuntos al correo, opciones de revisión (tiempo máximo de revisión para los revisores, puntuación del artículo por parte de estos, acceso a los archivos adjuntos tras confirmar o no el proceso de revisión), declaración de privacidad para con los usuarios de la revista y activación de archivado de esta. Este es uno de los aspectos más importantes para el funcionamiento del proceso de revisión de los artículos, pues en él se determina la relación editor-revisor-autor.

• Paso 3. Envíos: se introdujo la configuración de los envíos y se proporcionaron directrices para los autores, edición de las notas de copyright, proposición a los autores de diferentes métodos para indexar los artículos enviados y notificación por correo electrónico de dichos artículos.

• Paso 4. Gestión: se configuraron las opciones de acceso y seguridad, agenda de publicación, identificación del contenido de la revista, anuncios, correctores, correctores de pruebas y editores de composición o maquetación.

• Paso 5. Apariencia: se configuró el aspecto de las páginas web de la revista.

3. Presentación de la revista y adiestramiento de su comité editorial: al finalizar la configuración se procedió a presentarla al consejo académico, a algunos revisores y al departamento de Editorial, pilar indispensable para lograr la calidad de los artículos publicados. Para ello se realizaron actividades prácticas, de modo que cada uno de los participantes pudiera observar el proceso editorial de la plataforma Open Journal System, así como el rol de usuario que se necesita para su funcionamiento. ]]> 4. Creación del tutorial para autores/revisores: antes de comenzar la creación del tutorial fue necesario probar el funcionamiento del proceso editorial de la plataforma, desde el envío de artículos, revisión de los árbitros, corrección de estilo, maquetación, hasta la publicación final de un número hipotético. Al comprobar el correcto funcionamiento de la plataforma, se procedió a realizar el tutorial.

Entre las herramientas de software libre utilizadas figuraron: el open office, para el procesamiento de textos; el Prtsrc, para la captura de imágenes; el GIMP y el Corel Draw X6, para el procesamiento de imágenes y el diseño gráfico del tutorial. Para publicar el tutorial en PDF se utilizó el software Save as PDF.

5. Publicación del tutorial: la publicación y divulgación fue hecha a través de distintos espacios de la intranet e internet, desde enero del presente año, entre los que se encuentra la propia revista MEDISAN, el portal de Infomed Santiago, así como las listas de distribución de MEDIRED.

RESULTADOS

En la tabla 1 se muestra el predominio del bajo nivel de conocimientos de los integrantes del estudio antes de la publicación del tutorial (62,1 %).

Luego de publicado el tutorial (tabla 2), se observó un incremento en cuanto al uso de la plataforma, pues todos los usuarios accedieron a la revista MEDISAN: 34 refirieron que utilizaban el OJS para gestionar sus publicaciones científicas con una frecuencia diaria (59,0 %); 14 lo hacían semanalmente (24,0 %) y 10 mensual (17,0 %).

Publicar en una revista científica es una de las mejores formas que tiene el investigador de poner a consideración sus puntos de vista y resultados; por ello, es que también se desea motivar a los lectores a polemizar, criticar y comentar sobre los artículos.⁶

Open Journal System es una solución de código abierto para la gestión y publicación de revistas académicas en línea, que ofrece un sistema de gran flexibilidad para la gestión y publicación de revistas académicas, el cual puede descargarse sin costo e instalarse en un servidor local, y su funcionamiento queda en manos del equipo editorial de cada institución. El objetivo es mejorar la calidad general y el rigor académico de la publicación de revistas especializadas mediante diversas innovaciones, como una mayor transparencia de las políticas que rigen dichas publicaciones y el perfeccionamiento de la indexación.⁸

Los resultados alcanzados en esta investigación son similares a los de otros autores con respecto a la alfabetización en tecnologías emergentes (habilidad para adaptarse, comprender, evaluar dicha tecnología y no ser prisionero de herramientas o recursos obsoletos)⁹ y en la potenciación de las capacidades de la población para generar y utilizar información y sus medios en todas las esferas de actuación. Esta constituye el factor determinante que permitirá contar con naciones no solo ricas en información, sino capaces de emplearlas en su desarrollo.¹⁰

El hombre debe ser capaz de enfrentar la demanda de estos tiempos. Solo dominando elementos informacionales, mediante una alfabetización integral, será capaz de desempeñar la función que asegure la verdadera sociedad de la información.¹⁰

El acceso a la información no es disponer o no de esta; es estar preparado para llegar a la información donde quiera que esté; es desarrollar canales y capacidades para transitar por dichos canales.¹⁰

En el presente estudio se observó el poco conocimiento que poseían los usuarios sobre la plataforma Open Journal System en cuanto a su existencia, función, propósito, utilización e impacto en la comunidad científica y en el desarrollo de esta, lo cual se fue modificando positivamente a través de la alfabetización concebida.

Este tutorial permite a los usuarios de la revista MEDISAN poner en práctica sus habilidades en la plataforma ya mencionada, pues en este se explica con un lenguaje claro cada paso a seguir.

Mediante este se logró habilidad, adaptación, comprensión y evaluación de la tecnología emergente, demostrado con el incremento cada vez más del número de usuarios. Se concluye que esta plataforma es una contribución de impacto para la comunidad científica tanto de Cuba como de otros países.

1. Valauskas E. Electronic journals and their roles on the internet. Theserials Librarian. 1998;33(1-2):45-54.

2. Turoff M, Hiltz SR. The electronic Journal: a progress report. J Am Soc Informat Science. 1982;33(4):195-202.

3. Barrueco JM, García Testal C. Panorama actual y posibilidades futuras en revistas electrónicas. Rev Internac Científ Prof. 1997 [citado 19 Nov 2014];6(3). Disponible en: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1997/marzo/panorama_actual_y_posibilidades_futuras_en_revistas_electrnicas.html

4. Marcos MC. La revista electrónica y su aceptación en la comunidad científica. El Profesional de la Información. 2000;9(5): 4-14.

5. Edwards J. Electronic journals: problem or Panacea? Ariadna. 1997 [citado 19 Nov 2014];10. Disponible en : http://www.ariadne.ac.uk/issue10/journals

6. Hodelín Tablada R. "Publicar o perecer". Memorias del III Taller del Consejo Asesor de la revista MEDISAN. MEDISAN. 2013 [citado 19 Nov 2014];17(6). Disponible en: http://www.bvs.sld.cu/revistas/san/vol17_6_13/san01176.htm

7. Public Knowledge Project. ¿Qué es OJS? [citado 19 de Nov 2014]. Disponible en: http://ayudaojs.com/que-es-open-journal-system-ojs/

8. Willinsky J, Stranack K, Smecher J, MacGregor J, Acevedo A. Open Journal System: Una guía completa para la edición de publicaciones en línea. Vancouver, BC: Public Knowledge Project [citado 19 Nov 2014]. Disponible en: http://pkp.sfu.ca/ojs/docs/userguide/2.3.3/es/

9. Shapiro J, Hughes S. Information literacy as a liberal art [citado 20 Nov 2014]. Disponible en: https://net.educause.edu/apps/er/review/reviewarticles/31231.html

10. Ponjuan G. De la alfabetización a la cultura informacional: rol del profesional de la información, 2002 [citado 19 Nov 2014]. Disponible en: http://biblioreflexion.blogspot.com/2009/10/de-la-alfabetizacion-la -cultura.html

Recibido: 15 de abril de 2015.
Aprobado: 27 de abril de 2015.