La adquisición documental, a través de proyectos internacionales, como elemento estratégico en el desarrollo de colecciones

The documentary acquisition through international projects as a strategic element in the development of collections

MSc. María del C. Hinojosa Álvarez, Lic. Silvia Serra Larín, MSc. Tania Gutiérrez Soto, MSc. Isabel Pilar Luis Gonzalvez

Instituto Nacional de Higiene, Epidemiología y Microbiología (INHEM). La Habana, Cuba.

RESUMEN

La adquisición de literatura científica, especialmente de monografías, constituye una imperiosa necesidad para el desarrollo de colecciones en cualquier organización de información. En tal sentido el objetivo del siguiente artículo es exponer la experiencia de la adquisición de fuentes documentales por medio de proyectos de investigación en el año 2013. Se realizó una revisión documental sobre el tema, desarrollo de colecciones en revistas especializadas en las Bases de datos Scielo y Medline, encontrándose varios artículos que abordan el tema del proceso selección/adquisición documental en salud, los cuales afirman que este es uno procesos más importantes en cualquier organización de información. Por cuanto es instrumento efectivo para adecuar los recursos disponibles a la ingente oferta informativo-documental del mercado y a la satisfacción de las necesidades informativas de los usuarios. No se encontró ningún artículo que hiciera referencia, específicamente, a la gestión documental a través de proyectos internacionales, como elemento estratégico. En cualquier organización de Información, el proceso selección/adquisición documental constituye un elemento fundamental por cuanto, las colecciones son la base de los servicios que dan cobertura a las necesidades informativas de los usuarios. Se ofrece el listado de los 52 títulos de fuentes documentales adquiridas recientemente por esta vía, de las temáticas: Microbiología Sanitaria, Parasitología, Economía de la Salud, Epidemiología, Salud Pública, Salud Internacional, Bioestadística, Salud ambiental, Sociología aplicada a la Medicina, Determinantes Sociales de la Salud, Inmunología y Nutrición, entre otras.

Palabras clave: desarrollo de colecciones, selección/adquisición documental, gestión de proyectos internacionales, gestión de información en salud.

ABSTRACT

Acquisition of scientific literature, mainly monographs is a must for the development of collections in any information organization. In this regard, the objective of the present article was to present the experiences gained in acquiring documentary sources by means of research projects in 2013. A documentary review on the topic ¨development of collections¨ in specialized journals in Scielo and Medline databases was made; the final result was several articles dealing with the process of selection and acquisition of health documents, which stated that this is one of the most important processes in any information organization. This is an effective instrument to adapt the available resources to the immediate informative and documentary offer at the market and to the satisfaction of the information requirements of users. There was no article that made particular reference to the documentary management through international projects as strategic tool. In every information organization, the document selection and acquisition is fundamental because the collections are the basis for services covering the users´ information needs. This paper offered the listing of 52 titles of documentary sources recently acquired through this pathway on the themes: health microbiology, parasitology, health economics, epidemiology, public health, international health, biostatistics, environmental health, sociology applied to medicine, social determinants of health, immunology and nutrition, among others.

Keywords: collection development, documentary selection/acquisition, international project management, health information management.

INTRODUCCIÓN

La actividad de desarrollo de colecciones comprende varias etapas, siendo una de ellas la adquisición. Entendemos por adquisición, el proceso de obtención de fuentes de información identificadas como necesarias y seleccionadas para incorporar a los fondos de una institución.

Magán Wals coincide con otros autores en que el tema de la selección/adquisición es uno de los más delicados dentro de los procesos que se realizan en cualquier organización de información; es un instrumento efectivo para adecuar los recursos disponibles a la ingente oferta informativa del mercado y a las necesidades informativas de los usuarios.²

Sánchez Vignau planteó que el desarrollo de colecciones se encarga de la selección y adquisición de información para las organizaciones de información y que resulta una actividad vital en tanto garantiza, la disponibilidad de fondos documentales pertinentes y de calidad para uso de la comunidad usuaria.³

Si bien la selección de las fuentes de información no implica necesariamente su adquisición, la aspiración de toda organización de información es adquirir a corto, medio y largo plazo lo seleccionado, sin perder de vista la perspectiva de lo que es prioritario, lo que es necesario o complementario. Tradicionalmente las principales vías de adquisición son la compra, el canje y las donaciones.

Con el surgimiento y potencialidades de Internet el concepto de desarrollo de colecciones ha variado sustancialmente. Ya no se trata solo, como en el pasado, de la compra individual por una organización de información para satisfacer a sus usuarios. Cada vez más se impone el criterio de suscripciones o compras colectivas, por determinados periodos de tiempo, a fuentes y recursos de información electrónicos mucho menos costosos que los tradicionales libros impresos. Además, en algunas instituciones, durante los últimos años la crisis económica mundial ha propiciado una disminución de los presupuestos destinados a la adquisición de fuentes de información por la vía de la compra. Este hecho ha obligado a los técnicos y dirigentes de las organizaciones de información a la búsqueda de nuevas vías de financiamiento que permitan gestionar los fondos monetarios necesarios por obtener los recursos de información identificados.

Cuba no escapa a este fenómeno. Siendo un país en vías de desarrollo, con limitaciones financieras, necesita realizar una adecuada planificación de los recursos económicos de los cuales dispone. En el caso del proceso de adquisición de fuentes documentales, para el Ministerio Nacional de Salud Pública (MINSAP), resulta imprescindible maximizar el uso del presupuesto destinado a este fin. Para esto se hace imprescindible la utilización de criterios de selección lógicos entre los que se encuentra el alcance, contenido, autoridad, calidad técnica, actualidad y demanda de las fuentes seleccionadas. Cuando estas se encuentran en soporte electrónico se valora además, la perspectiva sobre permanencia de la fuente, calidad del diseño, facilidad para el uso, requerimientos de software adicional para consulta y calidad de los enlaces que contiene⁴. Esto propiciará la adquisición de documentos idóneos para lograr la satisfacción de las necesidades informativas de la comunidad de usuarios de que se trate.

Otro aspecto a tener en cuenta es la búsqueda de vías alternativas de financiamiento, especialmente para la obtención de monografías que sean de especial interés para grupos de investigación en temáticas especializadas. Para esto resulta recomendable que los especialistas de gestión de la información se inserten como investigadores en los proyectos y desarrollen, dentro de estos, tareas específicas de gestión de la información y el conocimiento y velen por la inclusión, dentro de sus presupuestos, de recursos económicos dedicados a la adquisición de fuentes de información previamente seleccionadas.

El Departamento de Información Científica en Higiene y Epidemiología del Instituto Nacional de Higiene, Epidemiología y Microbiología (INHEM) subordinado metodológicamente al Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas/INFOMED funge como organización rectora dentro del Sistema Nacional de Información de Ciencias Medicas de Cuba para las temáticas de la Higiene, la Epidemiología y la Seguridad Alimentaria, afines con la misión y encargo social del INHEM tanto en la investigación, la docencia, los servicios y la toma de decisión, así como otras actividades científico-técnicas que generan esta institución y la red de unidades de Higiene, Epidemiología y Microbiología en el resto del país.

Entre los objetivos generales de esta organización de información se encuentran:

— Brindar servicios a todos los usuarios: dirigentes, investigadores, técnicos alumnos, profesores, necesitados de la información científica especializada.

— Introducir nuevas tecnologías que garanticen elevar los niveles de aseguramiento informativo con productos y servicios de alto valor añadido.

— Capacitar a los usuarios en la utilización de las nuevas tecnologías y el aprovechamiento de las potencialidades de los productos y servicios informativos.

— Desarrollar investigaciones que permitan el perfeccionamiento de la actividad que realizan.

El Departamento de Información Científica en Higiene y Epidemiología del INHEM, desde su creación, ha desarrollado todas las formas de adquisición encaminadas al desarrollo de sus colecciones, a saber: el canje, las donaciones y en algunos casos la compra de literatura científica especializada, sobre la base de las prioridades del Sistema Nacional de Salud de Cuba; las líneas de investigación que se trabajaban en el Instituto, las necesidades informativas de alumnos y profesores así como también de los decisores y además, se toma en consideración aquellas necesidades informativas que generan los servicios científico-técnicos.

Como elemento distintivo referido, este Departamento de Información Científico Técnica y Bibliotecología ha trabajado sistemáticamente en la inserción de sus especialistas y técnicos como miembros de los equipos de investigación en proyectos nacionales e internacionales con vistas a la alfabetización informacional de los investigadores, el intercambio de criterios y experiencias con colegas de otras latitudes y también, muy especialmente en el caso que nos ocupa, como una vía de gestionar financiamiento dirigido al fortalecimiento de la infraestructura, a la informatización de procesos y servicios, al desarrollo de los recursos humanos y de las colecciones documentales.

Resulta importante destacar que en toda la adquisición realizada por esta vía se respetan siempre los principios éticos relacionados con el uso de la información protegida por derechos de autor. Además, las fuentes documentales adquiridas tienen como objetivo primordial el apoyo a los procesos de desarrollo de capacidades docentes e investigativas, pero nunca con fines lucrativos.

Los resultados que se presentan se limitan a los obtenidos en el año 2013 en lo referido a la adquisición de literatura científica, específicamente de monografías, por medio de la gestión de proyectos internacionales, como un elemento estratégico para el desarrollo de las colecciones.

En tal sentido el siguiente artículo pretende exponer la experiencia del Departamento de Información Científica Técnica y Bibliotecología del INHEM, en el desarrollo de políticas de desarrollo de colecciones, que incluyen la adquisición de fuentes documentales por medio de recursos económicos provenientes de proyectos de investigación.

DESARROLLO

La selección y adquisición de monografías resulta muy importante para cualquier institución y mucho más si se trata de una organización de información que debe dar respuesta a las necesidades informativas de los usuarios de un instituto de investigaciones con altas responsabilidades docentes.

Una selección es el resultado de una evaluación. Una evaluación busca un equilibrio entre tres valores fundamentales: la utilidad, la calidad y el costo. En la evaluación de un recurso de información que pretende incluirse en los fondos de una entidad de información, se requiere del concurso de dos expertos: uno en la materia de la que trata el documento y otro en información. Sin la cooperación de ambas en la toma de las decisiones de selección es imposible adecuar colecciones a las necesidades informativas, un principio básico del quehacer informacional.⁶

La adquisición de monografías en especial, se dificulta debido a su alto costo y su poca accesibilidad en Internet, todo esto, unido a las limitaciones económicas, hace necesario que se busquen vías alternativas de adquirir fondos económicos para desarrollar esta importante actividad y en este caso la vía alternativa que se ha seguido es la gestión de proyectos internacionales como elemento estratégico para el desarrollo de las colecciones documentales.

El Departamento de Información Científica en Higiene y Epidemiología del INHEM se ha vinculado a proyectos de investigación desde su propia creación; primero con Canadá y desde hace más de 10 años participa en el proyecto conjunto del INHEM, con el Instituto de Medicina Tropical Príncipe Leopoldo de Amberes en Bélgica, el cual es un prestigioso centro europeo que se especializa en las siguientes temáticas: Medicina Tropical, Salud Pública e Internacional, Epidemiología, Microbiología, Bacteriología, Virología, Parasitología, Protozoología, Helmintología, Entomología Médica, Nutrición, Medicina Veterinaria. En tal sentido se ha desarrollado algunos servicios y productos informativos de alto valor añadido en coordinación con la Biblioteca de ese prestigioso instituto europeo⁷. En este caso lo que se presenta es el resultado de la adquisición de literatura por medio del presupuesto de este proyecto internacional y se ofrece un listado con el resultado de la compra de 55 títulos de las monografías adquiridas a finales del año 2013.

La estrategia seguida para realizar esta adquisición, fue la siguiente: se trabajó durante meses, en la selección de las fuentes documentales de manera de encontrar un equilibrio entre sus tres valores fundamentales: la utilidad, la calidad y el costo. Se procedió a la actualización de las desideratas sobre la base de las necesidades informativas de los usuarios. Se exploró en las principales bases de datos especializadas en Ciencias de la Salud existentes en Internet, para ver la disponibilidad de los textos completos, se escogieron las más importantes y serias editoriales, se cotejaron los precios de cada una de ellas, así como la fecha de publicación comprendida en los últimos cinco años y las características de las distintas ediciones, corregidas y ampliadas, preferentemente, todo eso encaminado a lograr fondos documentales pertinentes y de calidad para uso de la comunidad científica del área de la Higiene, la Epidemiología y del Sistema Nacional de Salud en general.

Las temáticas principales que cubren los libros adquiridos son: Microbiología Sanitaria, Parasitología, Economía de la Salud, Epidemiología, Salud Pública, Salud Internacional, Bioestadística, Salud ambiental, Sociología aplicada a la Medicina, Determinantes Sociales de la Salud, Inmunología, Seguridad alimentaria y Nutrición, entre otras.

Los títulos de las monografías adquiridas se presentan en el anexo y los documentos están disponibles en el Departamento Información Científica y Bibliotecología del INHEM, ubicado en Calle Infanta No. 1158 e/ Clavel y Llinás. Centro Habana. La Habana, Cuba.

En cualquier organización de Información es imprescindible desarrollar los procesos de selección y adquisición. Una selección, es el resultado de una evaluación. Una evaluación busca un equilibrio entre tres valores fundamentales: la utilidad, la calidad y el costo.

En la evaluación de un recurso de información que pretende incluirse en los fondos de una entidad de información, se requiere del concurso de dos expertos: uno en la materia de la que trata el documento y otro en información. Sin la cooperación de ambas partes, en la toma de las decisiones se haría casi imposible adecuar colecciones a las necesidades, un principio básico del quehacer informacional.

Todas las formas de adquisición encaminadas al desarrollo de las colecciones, a saber: el canje, las donaciones y la compra constituyen elementos fundamentales por cuanto las colecciones son la base de los servicios que dan cobertura a las necesidades informativas de los usuarios.

En el sector de la Salud en Cuba, estos procesos se desarrollan sobre la base de las prioridades del Sistema Nacional de Salud, las líneas de investigación que se trabajaban en los centros e Institutos, las necesidades informativas de alumnos y profesores, así como también, de los decisores y además, se toma en consideración aquellas necesidades informativas que generan los servicios científico-técnicos.

La adquisición de documentos, en especial de monografías, por medio de la gestión de proyectos internacionales constituye una importante vía para el desarrollo de colecciones debido a su alto costo y su poca accesibilidad en Internet, todo esto, unido a las limitaciones económicas que vive la sociedad cubana en la actualidad; hace recomendable que se utilice esta vía alternativa, para desarrollar esta importante actividad.

Resulta importante destacar que las fuentes documentales adquiridas tienen como objetivo primordial el apoyo a los procesos de desarrollo de capacidades docentes e investigativas, pero nunca con fines lucrativos y se respetan siempre los principios éticos relacionados con el uso de la información protegida por derechos de autor.

Anexo. Listado de los títulos de las monografías adquiridas por el Centro Nacional de
Información Científica del INHEM en noviembre de 2013

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Cárdenas Izquierdo L. Propuesta de la Política de Desarrollo de Colecciones. Bibliotecas, Anales de Investigación [Internet]. 2012 ene.-dic. [citado 28 feb. 2013];(2). Disponible en: http://anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/2006/art_7_2006.zip

2. Magán Wals JA. Los procesos técnicos. En: Vizcaya Alonso D. Fundamentos de la organización de la información: selección de lecturas. La Habana: Servigraf, 2002. p. 23-9.

3. Sánchez Vignau BS. Desarrollo de colecciones. La Habana: Editorial Félix Varela; 2004.

4. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Instrucción metodológica Nº 1/2012. Desarrollo de las colecciones en las bibliotecas del SNICS [Internet]. La Habana: Infomed; 2012. [citado 28 feb. 2013]. Disponible en:http://files.sld.cu/nuestrared/files/2012/10/im-nc2ba-1-2012-desarrollo-colecciones2.pdf

5. Aguado de Costa A. Adquisición de materiales documentales. En: Aguado de Costa A. Gestión de colecciones. Buenos Aires: Alfagrama; 2011. p. 65-9

6. Cañedo Andalia R, Viera Vidal L. Propuesta de política para el desarrollo de las colecciones de recursos informacionales en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas. ACIMED [Internet]. Abr 2001 [citado 28 feb. 2013]; 9(1):130-4. Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352001000100011&lng=es

7. Institute of Tropical Medicine (ITM) in Antwerp. The ITM Library website. [Internet]. Antwerp (Belgium): ITM; c2014 [about.7p.].[cited 2013 Feb. 22]. Available from: http://lib.itg.be/library

Recibido: 18 marzo de 2013.
Aprobado: 16 septiembre de 2013.