Empleo de la informática en  rediseño de servicios bibliotecarios. Instituto de Ciencias Básicas y Preclínicas Victoria de Girón

Use of information technology in the redesign of library services. Institute of Basic and Preclinical Sciences Victoria of Girón

MSc. Valia Reyes Candia^I
Lic. Hortensia Cuní Gálvez^II
MSc. Blanca Candia Guada^III
Lic. Silvana Sánchez García^IV

En el presente documento se describe el trabajo realizado en conjunto biblioteca/nodo para el rediseño de los servicios bibliotecarios a partir de la implementación del servidor de la biblioteca universitaria en el Instituto de Ciencias Básicas y Preclínicas Victoria de Girón. La biblioteca, de  tradicional pasó a biblioteca híbrida,  pues se crearon servicios electrónicos a los que se puede acceder de manera  remota o local de forma instantánea, los servicios presenciales con contenidos impresos se mantuvieron. El sitio web  se construyó  en wordpress, el catálogo se automatizó utilizando la metodología LILACS. Para la bibliografía generada en la institución se creó un repositorio institucional, soportado en  una  plataforma de acceso abierto, Eprints. Todo este trabajo realizado por bibliotecarias e informática redundará en mayor visibilidad y citación de los autores; mejorará la gestión técnica bibliotecaria; aumentará la divulgación, difusión y uso de los servicios y recursos de información disponibles través de la biblioteca en la red de salud.

Palabras claves: biblioteca universitaria, servicios de biblioteca,  automatización de bibliotecas.

In this paper the author explains the labor they have been doing about the joint library/node in order to redesign the librarian services, since carryings out the network resources services in the library of Victoria de Giron Basic and Clinic Sciences´ Institute. The traditional library started as a hybrid one, because some electronic services were created and the one who uses those computer system can log-in as a remote user or as an in attendance or present user. The printed documents were kept in existence for being consulted. The web site was constructed in word press; the catalogue list was automated using the LILACS methodology. Institutional repositories were created and hold up in Eprints open access platform. All this work, made by librarians and an informatics technician for they have a desired result or effect of higher visibility as well as a better contact with the authors; also making the library technic management better; increase the divulgation, broadcasting and use of the services and information resources available by the health net library.

Introducción

Según Pinto y Fernández, la biblioteca universitaria es el espacio para la consulta y la búsqueda de información, el aprendizaje y la creación de nuevos conocimientos, a la biblioteca acuden los usuarios en busca de satisfacer sus necesidades informativas. La biblioteca universitaria apoya la docencia, el aprendizaje y la investigación y se convierte en el eje esencial para el desarrollo de los procesos de gestión de información y gestión del conocimiento que soportan estas actividades, sin las cuales la universidad dejaría de existir.
La biblioteca universitaria se constituye en centro para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de las universidades, constituido por los fondos bibliográficos, documentales, audiovisuales y digitales adquiridos por los distintos departamentos, centros y servicios, cualquiera que sea la forma de su adquisición, incluidos los legados, y aquellos donados a favor de la Universidad por otras instituciones.¹
En general, las bibliotecas en cualquier sociedad son las que contribuyen al desarrollo, pues son ellas las que apoyan las actividades académicas, de investigación y extensión en la universidad. ¹
La incorporación de las TICs al entorno bibliotecario posibilitó el desarrollo de nuevos productos y servicios, y nuevas formas de transmisión de información; para Alonso Arévalo, Cordón García y  Gómez Díaz son las nuevas tecnologías las que han fortalecido y han favorecido la capacidad de servicio de las  bibliotecas. Frente a estos avances tecnológicos, cada vez se hace más necesaria la aplicación de herramientas que permitan una mejora en la comunicación con los lectores y mayor difusión de los servicios bibliotecarios, ofrezcan la posibilidad de satisfacer mejor las demandas informativas de los usuarios. ²
En el presente documento se da a conocer el trabajo realizado en la biblioteca del Instituto de Ciencias Básicas y Preclínicas (ICBP) Victoria de Girón en el rediseño de sus servicios. El fondo estaba bien organizado y en buena medida satisfacía las necesidades informativas y formativas de los estudiantes universitarios y de la academia en general; la incorporación de las carreras técnicas a las universidades, cambió notablemente el trabajo de la biblioteca, hoy existen estudiantes de carreras técnicas con noveno y doce grado que demandan de otro tipo de información y de que se les enseñen  hábitos y habilidades en el manejo de la información que no poseen. Por ejemplo, el plan de estudio de estas especialidades técnicas incluyen asignaturas de formación general como español, matemática, historia de Cuba, que diversificaron las colecciones impresas y electrónicas en cuanto a formatos y modos de presentación de la información.

Desarrollo

Una biblioteca digital es un servicio de información en el cual todos los recursos informativos están disponibles en formato electrónico y las funciones de adquisición, almacenamiento, preservación, recuperación, acceso y comunicación del documento se llevan a cabo usando tecnología digital. ³
Pero además de estos nuevos conceptos que surgen, encontramos uno más, el de biblioteca hibrida, esto es, la reunión de tecnologías electrónica, digital o virtual más los productos impresos y servicios en espacio físico y las funciones históricas de ésta. Uno de los mayores problemas que debe resolver actualmente el bibliotecario es cómo navegar en un espacio documental híbrido, que incluye tanto el formato impreso como el digital. ³
La biblioteca es una herramienta clave para el cumplimiento de la misión de la universidad en cuanto a docencia, investigación y actividades de extensión. La biblioteca  del ICBP "Victoria de Girón" se creó en 1962 con el propósito de brindar servicios a estudiantes profesores, investigadores y técnicos docentes de las ciencias médicas. Abarca una superficie de 600m2 en el ala derecha del edificio central. 
Cuenta con dos salas de navegación, una destinada a profesores e investigadores y otra para estudiantes, ambas con acceso a Internet desde donde se puede acceder a los recursos de la red de salud Infomed en virtud de dar respuesta a las necesidades informativas y formativas de los usuarios, sala de lectura con capacidad para 140 usuarios, y nueve cubículos para el estudio individual o en grupo.
El fondo bibliográfico impreso está constituido por 3250 documentos publicados y no publicados, así como varias colecciones de documentos digitales. ]]> Todo este cúmulo de documentos en formato impreso estaba organizado en los estantes por el sistema de clasificación de la NLM y LC utilizados en bibliotecas de salud pero, las dificultades con la reproducción de los juegos de fichas catalográficas, pensar en cómo resolver este problema.
Desde el 2007  se dieron los primeros pasos para automatizar para automatizar el catálogo, que una vez puesto en funcionamiento agilizó la labor técnica de procesamiento de documentos y facilitó la búsqueda y recuperación de información del fondo. Este fue el primer servicio en línea que se ofreció.
Los materiales académicos preparados por los profesores para apoyar el proceso docente reclamaban su espacio; las publicaciones de los académicos, así como materiales de trabajo que se encontraban dispersos también fue necesario reunirlos para ponerlos a disposición del público.
La capacidad que alcanzó la biblioteca para prestar servicios en línea a partir de las tecnologías adquiridas fue la que se quiso potenciar para llegar a mayor cantidad de usuarios donde quiera que estos estuvieran sin importar el horario; para ello se tuvo en cuenta las categorías de usuarios definidas según el tipo de actividad que estos desarrollan, las temáticas o líneas de investigación y el uso que hacen de la información.
Se diseñó y elaboró una página web que con el tiempo evolucionó hacia sitio web al incorporarle nuevas páginas según fueron creciendo las necesidades de los usuarios y mejorando la tecnología.
Actualmente, la publicidad electrónica es un medio idóneo para la difusión de servicios ya que se puede llegar más fácil y rápidamente a muchas más personas. Debemos aprovechar las posibilidades de promoción a través de las nuevas tecnologías y las posibilidades que actualmente nos brinda la red internet.

 Para elaborar el sitio web de la biblioteca se tuvieron en cuenta los siguientes requisitos:

a)   A nivel de contenido

- Presentación del Sitio Web

- Información general sobre la biblioteca

- Recursos documentales e instrucción sobre los procesos de búsqueda en bases de datos en línea, revistas electrónicas, otros.

b)   A nivel formal

- Presentación atractiva.

- Actualización periódica

- Estructura sencilla y clara de contenidos

- Iconos señalizadores que faciliten y agilicen las consultas.

Por tanto nos trazamos el siguiente objetivo:

Crear un sitio web para la biblioteca universitaria que permita llevar la información a estudiantes y académicos de manera rápida y actualizada.

Para el cumplimiento de los objetivos trazados se tuvieron en cuenta los objetivos estratégicos y de trabajo de la biblioteca, se estudiaron los medios tecnológicos, servicios y la distribución de tareas entre los trabajadores.

Objetivos estratégicos de la biblioteca

a) Mejorar la calidad de los servicios que brinda la biblioteca a sus usuarios.

b) Fomentar las capacidades, conocimientos y habilidades de los trabajadores del   departamento, que permitan la plena satisfacción de las necesidades informativas de los lectores.

c) Desarrollar el control bibliográfico de las obras publicadas en el país y en el extranjero por los académicos de la institución.

d) Aumentar el uso de la biblioteca virtual de salud de Cuba (BVSCuba) y el aula virtual del ICBP Victoria de Girón con la implementación del programa de Alfabetización Informacional (ALFI).

Objetivos de trabajo del año de la biblioteca

a)     Consolidar el sitio web como espacio de acceso e integración de recursos de información.

b)     Implementar el repositorio institucional: compilar, organizar y difundir la producción científica académica.

c)     Recolectar el 80% de las publicaciones producidas en los años 2015-17.

d)     Mejorar servicio de DSI para las áreas académica e investigativa.

e)     Planificar e impartir cursos de formación de usuarios/Alfi durante todo el curso académico.

f)     Elaborar objetos de aprendizaje y materiales docentes para la Alfi.

g)    Elaborar manuales de procedimiento de los procesos clave: servicios y productos, procesos técnicos y recursos humanos.

h)    Realizar encuesta anual de uso y satisfacción de usuarios con los servicios de la biblioteca.

Servicios Bibliotecarios

Los servicios son todas las actividades que realiza la biblioteca para llevar a buen fin sus objetivos de difusión de la información y fomento de la lectura y escritura, para las cuales utiliza todas sus zonas o ambientes de acuerdo a las necesidades y niveles de enseñanza.
Es necesario que la biblioteca lleve a cabo una política de cooperación que puede darse tanto en lo interno como en lo externo con otros centros educativos, bibliotecas de la red de salud, organismos gubernamentales y no gubernamentales.
Para ofrecer un buen servicio, el punto de partida ha de consistir en determinar quiénes son nuestros usuarios, cuáles sus necesidades informativas y formativas, y establecer categorías de lectores con el fin de mejorar los servicios, ampliar su cobertura y aumentar el aprovechamiento de los recursos disponibles, que fue lo que se hizo.⁴
Desde el año 2007 se inició el proyecto de construcción de la Web de la biblioteca universitaria,  con la automatización del catálogo, para el cual se utilizó la metodología LILACS -Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud, coordinado por BIREME, con una interfaz de búsqueda llamada iAH.⁵
La Biblioteca del ICBP Victoria de Girón presta a estudiantes de pre y postgrado, profesores e investigadores principalmente los siguientes servicios: ]]>
Préstamo externo e interno
Se prestan documentos que forman parte del fondo bibliográfico de la biblioteca están disponibles para ser consultados dentro y fuera del local de la biblioteca, se exceptúan las obras de referencia, tesis impresas que no están digitalizadas y ejemplares únicos.

Préstamo interbibliotecario
Se tramita con otras instituciones con las cuales existe convenio previo, el préstamo de documentos que no están en nuestro fondo.  Destinado a profesores  e  investigadores  del  centro.  El documento prestado debe ser consultado en la Sala de lectura.

Sala de lectura
Destinada a la consulta de documentos de la biblioteca y del usuario. Acceso al catálogo en línea; se brinda asesoramiento en el uso y manejo de obras de referencia.
]]> Referencia
Servicio presencial, dirigido a la orientación y ayuda para buscar y localizar información de interés en la biblioteca y otras bibliotecas de la red de salud. Para ello el público dispone de obras de referencia impresa y electrónica.

Acceso del DeCS en línea
El DeCS es el vocabulario controlado para las ciencias de la salud desarrollado por BIREME en tres idiomas Español, Inglés y Portugués, se utiliza para la descripción, indización y recuperación de fuentes de información.

Salas de navegación
Las computadoras ubicadas en las dos salas permitirán el acceso a sitios de salud nacionales y extranjeros, catálogo colectivo (SeCiMeD), bases de datos a texto completo, biblioteca virtual de salud de Cuba y colecciones digitales del centro, correo electrónico, entre otros.

Copia de documentos electrónicos ]]> A partir de publicaciones localizadas o consultadas por el usuario en la sala de lectura se brindan facilidades para que éste pueda obtener una copia digital del documento de su interés y copiarlo en una USB o en disco.

Catálogo
Disponible a través del  sitio Web de la biblioteca, el mismo se automatizó utilizando el LILDBI Web v.1.6  de la metodología LILACS -Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud, metodología basada en el "Reference manual for machine-readable bibliographic description" del UNISIST/UNESCO. Actualmente se trabaja con la versión 1.7 del LILDBI -LILACS Descripción Bibliografica e Indización, el cual  permite  la alimentación descentralizada de bases de datos bibliográficas y la realización de control de calidad, para la búsqueda posee dos formularios, uno para la búsqueda libre y otro para la búsqueda avanzada.

Corrección de Referencias Bibliográficas
A solicitud de los usuarios se revisan y  corrigen las citas bibliográficas de trabajos académicos o publicaciones,  según los Requisitos de uniformidad para manuscritos enviados a revistas biomédicas (Vancouver).

Diseminación Selectiva de la Información
Servicio dinámico, informa al usuario inscrito sobre  documentos recién adquiridos o publicados. Además se envía periódicamente una actualización de los temas de investigación. ]]>
Alfi/Formación de usuarios
Está contemplado un espacio para la alfabetización informacional y la formación de usuarios.
El fenómeno Internet, a pesar de la notoriedad dada en prensa y medios de comunicación, favorece a una ínfima parte de la población. La biblioteca sería el centro de la comunidad que garantizase el acceso democrático a la información a aquellos que no tuvieran medios materiales para hacerlo.
La biblioteca universitaria, aparte de concebirse como de enseñanza superior, uno de sus objetivos   fundamentales   es   también   el   apoyo   a   la   investigación.   Y   como   tal   es eminentemente una biblioteca especializada, Por ello, la biblioteca universitaria en la medida de sus posibilidades y prioridades puede ser concebida como un centro de documentación especializado, donde se realizan tareas de trabajo orientadas a informar y distribuir información a la medida del usuario.⁶

Resultados

Se creó el Sitio Web denominado "Biblioteca Universitaria", al cual se accede a través de la la Intranet de la Facultad (http://intra.giron.sld.cu/biblioteca)  y desde fuera de la institución a través del Sitio Web de la Facultad  (http://www.giron.sld.cu/biblioteca) donde:
· se presentan la historia, el código de ética, misión, visión y objetivos estratégicos de la biblioteca. (figura.1) ]]> ·  información sobre los servicios que se prestan, enlace a contenidos específicos para los bibliotecarios con información necesaria para el cumplimiento de sus tareas y constante preparación.
·  productos informativos elaborados por el personal de la biblioteca como son:

·  Noticiero Científico: con frecuencia mensual, su principal propósito es mantener actualizados a nuestros usuarios acerca de temas científicos novedosos, relacionados con la salud en los ámbitos nacional y extranjero;  incluye el URL de donde se extrajo la información para quienes quieran revisar  el texto completo. (Figura 2)

·  Boletín de Novedades Galeno: brinda información variada de interés relacionada con el quehacer de la biblioteca, aparecen entre otras informaciones las estadísticas de uso de los servicios,  nuevas adquisiciones, chistes médicos, otros. Tiene igualmente una frecuencia mensual.

·  Boletín bibliográfico: con una frecuencia mensual. Se confecciona a partir de búsquedas bibliográficas solicitadas por los usuarios, incluye URL de los sitios de donde se extrajo la información además de los descriptores. Se ofrecen avances del próximo boletín.

· página de alfabetización informacional (Figura 3). Para que los alumnos sobre todo, sean capaces de formarse permanentemente a lo largo de la vida, y sepan escoger y transformar la información útil en conocimiento.

·        Sitios  de  interés: (Infomed,  catálogo  de  la  institución,  repositorio académico institucional, repositorio de tesis doctorales, libros de autores cubanos, entre otros.

·        Obras  de  referencias: enciclopedia  de  sinónimos  médicos,  enciclopedia médica, diccionario médico, diccionario oftalmoológico, formulario nacional de medicamentos, etc.

·        Enlace a la Gaceta oficial, efemérides de salud, nacionales, e internacionales.

·        Actualización sobre temas vigentes de salud: ej. Información actualizada sobre el Zika.

·        Página de recursos de aprendizaje: lugar donde los profesores ubican los materiales de las clases para sus estudiantes, el mismo se clasifica por carreras, años y asignaturas. También aquí encontrarán la bibliografía básica y complementaria de todos los años de la carrera de medicina en pdf para descargar. (Figura 4)

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·   página de multimedia: lugar donde se accede a diversas multimedia o software para la enseñanza de diversos temas, así como softwares médicos y relacionados con la educación de ciencias de la salud para descargar. (Figura 5)

·   Más de 60 colecciones de libros digitales organizados por especialidades, con más de 1000 ejemplares (solo accesible desde la intranet).

·  Acceso al catálogo de nuestra biblioteca

· Acceso al repositorio institucional (después de realizar una búsqueda y estudio de aplicaciones para la creación de repositorios institucionales, se seleccionó el Eprints, por las ventajas que ofrece.)

En el sitio Web de la biblioteca la página de Recursos de aprendizaje se actualiza diariamente ya que es constante el fluir de documentos de los profesores para sus alumnos debido a la cantidad de carreras y especialidades que se estudian en el instituto. La página de los productos bibliotecarios se actualiza mensualmente ya que esta es la frecuencia de publicación de los boletines.

Conclusiones

El rediseño de los servicios bibliotecarios en el Instituto de Ciencias Básicas y Preclínicas "Victoria de Girón" ha permitido desplegar aplicaciones informáticas de última generación para el trabajo con sistemas integrados multimedias, o sea, repositorios de enseñanza y objetos interactivos.
El Sitio Web  se publicó en una primera versión en el curso  escolar 2015/2016, el cual fue de aceptación por parte de los estudiantes y profesores. Se empleó en las clases de Informática en el Tema: Redes de computadoras  en Ciencias  de la Salud. Para los estudiantes el sitio además de novedoso y atractivo según sus opiniones  la gestión de  descarga de los contenidos es  fácil y rápida; los profesores se muestran satisfechos pues no tienen ninguna dificultad para dejar sus materiales en la biblioteca, hay una especialista encargada de la recepción y publicación de los mismos.

Referencias bibliográficas

1. Martín Gavilán C. Bibliotecas universitarias: concepto y función  Los CRAI .pdf [Internet]. [citado 23 de marzo de 2017]. Disponible en:   http://eprints.rclis.org/14816/1/crai.pdf

2. García ML. Biblioteca universitaria y tic en la economía DEL. pdf [Internet]. [citado 22 de marzo de 2017]. Disponible en:   http://biblioteca.ucm.es/data/cont/media/www/pag-27160/BIBLIOTECA UNIVERSITARIA Y TIC EN LA ECONOMÍA DEL.pdf

3. Servicios especializados [Internet]. UNAM-DGIRE. [citado 23 de marzo de 2017]. Disponible en:   http://www.dgire.unam.mx/contenido/bibliotecas/texto/77.html

4. Servicios bibliotecarios. pdf [Internet]. [citado 22 de marzo de 2017]. Disponible en:  http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/bmn/5servicios._calidad_en_bibliotecas.pdf

5. Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud. Organización Panamericana de la Salud. Organización Mundial de la Salud. Manual de procedimiento del LILDBI-Web. Sao Paulo: BIREME/OPS/OMS, 2005.

6. Mañas JE. Marketing y difusión de servicios en una biblioteca universitaria del próximo milenio. pdf [Internet]. [citado 22 de marzo de 2017]. Disponible en: http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/63.pdf

Recibido: 14 de mayo de 2017.
Aprobado: 12 de julio de 2017.