Gersad, boletín informativo para directivos de la Salud de Camagüey

Gersad, news bulletin for executives of Camagüey´s health care institutions

Antonio Obed Tarajano Roselló,^I Raquel María Rodríguez Crespo,^II Jorge Zequeira Brito^III

I. Licenciado en Estudios Socioculturales, Profesor Instructor, Universidad de Ciencias Médicas de Camagüey, Facultad de Tecnología de la Salud Dr. Octavio de la Concepción y de la Pedraja, Cátedra de Gestión de Información en Salud, Avenida Madame Curie esquina Carretera Central Oeste, Previsora, Camagüey, Cuba, CP. 70 700 tarajano@finlay.cmw.sld.cu

II. Licenciada en Gestión de Información en Salud, Sectorial Provincial de Salud. Dirección Provincial de Estadísticas, Luaces #156 entre Independencia y San Pablo, Camagüey, Cuba, CP. 70 100

RESUMEN

Se presentan los resultados de una investigación de innovación tecnológica desarrollada entre marzo y septiembre de 2009, en la Dirección Provincial de Salud de Camagüey. Se aplicó una encuesta a los directivos del territorio para diseñar un boletín que les informe sobre los procesos gerenciales del Sistema Nacional de Salud cubano. Se estableció una estrategia para la diseminación del mismo a través del correo electrónico y de su inclusión en la Web. Los destinatarios expresaron elevados niveles de satisfacción con el producto. Se recomienda incluir el boletín en el sitio Web de la Dirección Provincial de Salud de Camagüey, así como dar continuidad y enriquecimiento al producto a través del estudio periódico de las necesidades de información de los dirigentes de la Salud en la provincia.

ABSTRACT

This paper presents the results of a technological innovation research carried out at Camagüey´s Health Care Provincial Department, from March to September 2009. Territorial health care executives answered a survey aimed to designing a news bulletin to inform them about the managing processes of Cuba´s National System of Health. A strategy for its circulation through emails and publication in the Internet was developed. Results showed high levels of satisfaction with the product. As recommendations, the bulletin should be included in the website of Camagüey´s Health Care Provincial Department and given continuation and enrichment by means of periodically studying the executives information needs.

INTRODUCCIÓN ]]> En Cuba, los Departamentos de Estadística del Sistema Nacional de Salud están  llamados a llevar a cabo una gestión de información de excelencia. Ello implica el procesamiento, la síntesis y el empaquetamiento de la información en forma de productos, con el objetivo de satisfacer las demandas de sectores específicos de usuarios, dentro de los que se encuentran los directivos de la Salud.¹

La informatización del sistema ha dado lugar a la mejora de estos procesos, puesto que favorece la prestación de servicios a la medida y el desarrollo de productos de valor agregado, que permiten comunicar información a los usuarios según necesidades determinadas de antemano a través de estudios pormenorizados. Para esto resulta imprescindible conocer el contenido, la estructura y las condiciones de las tareas que desempeñan dichos usuarios, así como sus características socio-psicológicas más relevantes.^2-4

Otro aspecto importante a considerar es el grado de gestión de la información por parte de los beneficiarios, razón por lo que se debe analizar no sólo cómo éstos la adquieren, sino también cómo la registran, procesan, utilizan y comunican; o sea, cómo las personas que manejan la información aplican sus habilidades, referentes a la utilización de las nuevas tecnologías, y cooperan entre ellas de forma efectiva para contribuir al logro de los objetivos de la organización.^5,6

En ese sentido, cuando se habla de productos de información diseñados a la medida, se enfatiza su adecuación a la necesidad de quien lo recibe. Evidentemente, el valor añadido implica un grado de elaboración mayor. Estos conceptos han generado los denominados servicios de información en busca del conocimiento, que combinan los valores de los servicios diseñados a la medida y de valor agregado con un formato de presentación, cuya principal característica es la facilidad de comprensión y uso de la información que contienen. Su objetivo fundamental es que sus receptores puedan convertir rápidamente la información en conocimiento.^2,7

Puesto que los productos de valor agregado se elaboran, o prestan, con un grado creciente de búsqueda de correspondencia con los atributos de las necesidades, los proveedores deben ofrecer a los usuarios la información que éstos necesitan y, por otra parte, deben crear mecanismos que hagan atractiva y diferente su oferta informativa.^2,8,9 Con ello se relacionan fuertemente los procesos vinculados a la Diseminación Selectiva de la Información (DSI), servicio que permite, sobre iguales principios, recibir información tanto bibliográfica como a texto completo a partir de las necesidades de grupos específicos de usuarios.^10-12

En este sentido, el boletín se propone mantener informado al dirigente de la Salud sobre múltiples aspectos relacionados con su quehacer diario. Indudablemente, ello favorecerá la toma de decisiones oportunas, así como la interacción organización-directivo-subordinado, desde una concepción novedosa y armónica. De esta manera, la gestión de información en función de la actividad gerencial redundará en el fortalecimiento del sistema.

Trabajar en la creación de un servicio/producto de nuevo tipo que considere los recursos de información y la subsiguiente preparación de los recursos humanos, facilitaría una gestión administrativa de excelencia en el sector. En ello radica la importancia, la novedad y los aportes de la investigación que se presenta.

MATERIALES Y MÉTODOS

Con el propósito de determinar las principales temáticas del boletín se aplicó una encuesta que garantiza como principios éticos fundamentales el anonimato y la confiabilidad en el procesamiento de los datos (anexo 1). El universo estuvo constituido por 154 profesionales y técnicos, entre los que se escogió, según el método aleatorio simple, una muestra de 55 personas, lo que significó el 35,7 porciento. Se realizó una revisión bibliográfica, a fin de establecer las principales secciones que conforman el producto. La información publicada en el mismo se seleccionó a partir de diferentes fuentes de divulgación, comunicación y agencias cablegráficas.

Para el diseño del boletín se utilizaron los siguientes software: Microsoft Word en el procesamiento de textos, Dreamweaver 9.0 del paquete de la Adobe en la confección de las interfaces, Xamp en la creación de un servidor web para las aplicaciones, Adobe Flash en la animación, Rapid CCS 2007 en el estilo gráfico y Photoshop en el diseño gráfico. Se utilizó un escáner Benq 6.1, para fotografiar la carátula de los documentos a promocionar. Luego de su diseño y puesta en circulación se aplicó otra encuesta con el propósito de medir la satisfacción de los usuarios con el producto (anexo 2).

Los resultados de las encuestas se tabularon por el método estadístico porcentual. Se calculó la media aritmética de las temáticas para establecer un orden de prioridad concerniente a la aparición de las mismas, a partir de la siguiente fórmula:

Se utilizó una computadora Pentium IV y el paquete estadístico de Microsoft Excel 2003. Los principales indicadores se representan en tablas y gráficos para su mejor comprensión. Se elaboró una estrategia para la diseminación del boletín.

La tabla 1 muestra que 9 temáticas se encuentran en el promedio de aceptación de los usuarios. Las materias Desarrollo Profesional y Estadísticas de Salud poseen un nivel de aceptación del 100%; Ética Médica, 98,1  %; Inteligencia Empresarial, 96,3%; Dirección Empresarial, 94,5%; Gestión Administrativa, 90,9%; Liderazgo, 87,2%; Marketing Estratégico y Operacional, 85,4 %; y Eventos,  85,4  %.

Las temáticas que están por debajo de la media, estas son: Prestación de los Servicios (83,6  %), Diseño e Implementación de los Sistemas y Servicios (76,4  %)  y Competencia Profesional (36,3  %), manifiestando un nivel bajo de interés por parte de los usuarios, por lo que la secuencia de aparición de las mismas alternará con las temáticas principales. De esta forma se establece un orden de prioridades con relación a la aparición mensual de las materias en cuestión. De los 55 encuestados, ninguno añadió a la encuesta otra temática (anexo 3).

Los encuestados son médicos, estomatólogos, licenciados en enfermería, licenciados en tecnología de la Salud, técnicos de nivel básico y medio superior propio (enfermeros generales y especializados) y otros niveles de educación. Los 4 administrativos son graduados de los niveles superior y medio de educación. Entre los encuestados, 10 son profesores instructores (40 %), 7 profesores asistentes (28 %) y 8 profesores auxiliares (32  %).

En cuanto a la satisfacción de los usuarios, cabe destacar que, de los 55 directivos, 50 quedaron muy satisfechos con el boletín informativo (90,9  %). Los dirigentes, técnicos y administrativos quedaron muy satisfechos. Solo 5 personas quedaron satisfechas. No se recogieron opiniones referentes a la insatisfacción. Se establecieron sugerencias de mantener esta iniciativa y divulgar el boletín a todos los niveles del sector, fundamentalmente en el tópico de la Ética Médica (anexo 5).

• Localización: Las fuentes se identificaron mediante un proceso de gestión bibliográfica, a partir de la Biblioteca Virtual en Salud cubana (BVS Cuba).

• Selección: Este proceso incluyó la evaluación, la síntesis y la clasificación de la información reunida. De esta manera se determinó lo más relevante a ofrecer a los destinatarios finales del producto. La información se seleccionó según los siguientes parámetros:

Este procedimiento coincide con el modelo establecido por el Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Camagüey para la elaboración de sus respectivos productos, dentro de los que se destacan El Búho de Minerva y el Noticiero Científico Técnico; así como con la metodología que sigue la BVS Cuba y otras instituciones para la edición de boletines tales como: Bibliomed, Boletín Epidemiológico Semanal del Instituto Pedro Kourí, Reporte Técnico de Vigilancia y Situación Epidemiológica Internacional.^16-18 Al igual que estas publicaciones, el propósito de Gersad consiste en mantener informados a sus usuarios sobre temas que responden a sus necesidades específicas.

Como producto de valor agregado, Gersad constituye un medio esencial mediante el cual la Dirección Provincial de Salud de Camagüey expresa y comunica sus valores. En función de ello contiene información procesada que propicia la comprensión y el intercambio entre directivos en el campo de conocimiento de la organización con respecto a los procesos gerenciales. Según la definición que ofrece Tomás Saorín, ello lo convierte en un producto informativo, ya que en su confección juegan un papel fundamental la actualidad, la difusión y la comunicación de información oportuna.¹⁹

]]> 3- Diseño del boletín informativo.

Al boletín informativo se le asignó el nombre de Gersad, contracción de la frase Gerencia en Salud. Su frecuencia de aparición es trimestral. El producto se elaboró a partir de un formato que posee la capacidad de ampliarse o reducirse según el tiempo, los recursos y las necesidades del que lo recibe. La estructura del boletín informativo quedó establecida de la siguiente manera:

Esta distribución es flexible; puede variar tanto en secciones como en temáticas con el fin de adaptarse a los requerimientos informacionales de los usuarios. El formato HTML de Gersad, su combinación cromática y tipográfica añaden valor al producto si se le compara con el soporte de presentación que utilizan los boletines editados por la Biblioteca Médica Nacional, tales como Bibliomed, Novedades y BMN Informa, los cuales se presentan al usuario en un documento con extensión DOC o PDF, con la incorporación, en el caso de BMN Informa, de elementos de WordArt que deslucen el empaquetado final de la información.^20,21

Puesto que en la actualidad el Sistema Nacional de Salud está inmerso en un proceso de cambios sustanciales que tiene dentro de sus prioridades el trabajo con los cuadros, dirigentes, directivos, reservas y canteras, Gersad toma como patrón los principios que rigen el accionar de la revista INFODIR.

Como tal, se propone dar a conocer nuevas formas, métodos y tecnologías de dirección que puedan aplicarse de forma científica a los procesos de toma de decisiones en las diferentes entidades de la Salud.

Al igual que INFODIR está llamada a propiciar el intercambio científico e instructivo entre el personal de la Salud vinculado con los procesos gerenciales, con el objetivo de elevar la cultura y desempeño de los mismos, lo que lógicamente redundará en una mayor eficiencia y eficacia en la gestión de dirección y permitirá a los directivos colaborar de forma efectiva con el desarrollo del pensamiento de dirección en salud.^,14,22

Desde el punto de vista formal, en las características del diseño HTML se utilizan las curvas, lo que, aunado a la ausencia de animación innecesaria, transmite al usuario, tanto psicológica como perceptivamente, una sensación de estabilidad. De esta manera la vista fluye con mayor facilidad por las páginas y se favorece la descarga rápida del contenido. Se utilizó el estilo CSS (Hoja en Cascada), que agiliza el manejo e interacción con el sitio.

Se trabajó con una gama tipográfica de estilo Sans Serif, dentro de las que se encuentran Arial, Thaoma y Verdana. Las mismas fueron empleadas dada la sencillez y legibilidad que establecen. Son letras de trazo recto, ojo ancho y amplio espaciado entre caracteres, lo que permite la lectura con comodidad.

Las páginas siguen un formato vertical, lo cual responde al hecho de que es un boletín de noticias cortas. En este sentido, lo más importante se sitúa en la parte superior e inferior, según el orden de prioridad al que se ha hecho referencia.

Se empleó una combinación de colores establecida por el blanco, el verde olivo y el negro. Este último específicamente para las letras, con el objetivo de no agotar la vista del cliente. Se utiliza el blanco de fondo para eliminar el efecto de minimalismo óptico. El color verde olivo, además de ser representativo del Sistema Nacional de Salud, identifica a la Revolución. Con esto se ha querido presentar un boletín que revoluciona la concepción de la gestión de información en el ámbito gerencial de la Salud.

También se utiliza el verde debido a su funcionalidad como color neutro. Téngase en cuenta que es un color frío y poco saturado, en contraste con el fondo blanco produce sensación de sobriedad, y, además, funciona como puente entre dos colores de gran contraste, en este caso el negro y el blanco.

Todas estas características complementan, enriquecen, añaden calidad y pertinencia al producto. En este sentido, Gersad constituye un producto de valor agregado diseñado a la medida, que se adecua a las necesidades de los usuarios para los que ha sido concebido. El valor añadido está dado por un grado de elaboración mayor, lo que facilita la comprensión y posibilita convertir la información en conocimiento.

Es imprescindible destacar que, debido a esta condicionante, en la actualidad el sitio adolece de buen posicionamiento, por lo que resulta vital la continuidad del servicio de la DSI con respecto al mismo hasta tanto sea solucionada dicha problemática.

Para evaluar el nivel de aceptación del mismo se elaboraron carpetas o listas de direcciones en el correo electrónico en las que se agruparon los dirigentes de acuerdo a las siguientes categorías:

Hecho esto se procedió a la diseminación del producto vía correo electrónico. Cada uno de los boletines diseñados comprende información concerniente al equipo de realización con vistas a que los usuarios viertan sus opiniones y posibles sugerencias. Este proceso de retroalimentación favorece la calidad del producto.

En la actualidad se trabaja en el perfeccionamiento del servicio de diseminación selectiva de la información vinculado a Gersad, a partir del diseño de una encuesta virtual que permita la continuidad del proceso. Se hará extensivo al resto de las instituciones de Salud Pública en el territorio, del mismo modo, de acuerdo a las siguientes categorías:

CONCLUSIONES

El boletín informativo Gersad, como producto de valor agregado, propicia el acceso de los dirigentes de la Salud de la provincia de Camagüey a información actualizada y oportuna sobre los procesos gerenciales en el Sistema Nacional de Salud Pública. Para su diseminación se elaboró una estrategia, a partir de la utilización del correo electrónico y la Web. Los destinatarios expresaron elevados niveles de satisfacción con el producto final. Se recomienda incluir el producto en el sitio Web de la Dirección Provincial de Salud de Camagüey, promover el mismo en el Portal Finlay para mejorar su posicionamiento, dar continuidad y enriquecimiento al boletín a través del estudio de las necesidades de información de los dirigentes de la Salud en la provincia y añadir una encuesta virtual que permita medir el grado de satisfacción de los usuarios con el producto a largo plazo.