Guía Técnica-Metodológica de Definición de Proyectos de TIC´s, una visión con enfoque en el modelo de 8 pilares para la gestión.

Technical-Methodological Guide for the Definition of ICT Projects, a vision with a focus on the 8 pillars model for management.

Cynthia López Valerio^1*

¹Facultad de Tecnologías, Universidad Latina de Costa Rica.

*Autor para la correspondencia: lopez.china@gmail.com

RESUMEN

El modelo de 8 pilares para la gestión de las tecnologías, en especial el pilar #3 Gestión de Proyectos en TIC´s se basa en una guía técnica metodológica que facilita a los ejecutivos de proyectos una forma estructurada y clara de cómo lograr gestionar sus proyectos a partir de documentación, herramientas y formularios; combinando metodologías tradicionales y agiles para asegurar la mejora continua basada en los procesos definidos y midiendo mediante indicadores los productos finales derivados de la gestión de los proyectos.

Palabras clave: enfoque en la mejora, gestión de las tecnologías, metodologías agiles y tradicionales, modelo 8 pilares.

ABSTRACT

The 8 pillar model for the management of technologies, especially pillar #3 Project Management in ICTs is based on a methodological technical guide that provides project executives with a structured and clear way to manage their projects from documentation, tools and forms; combining traditional and agile methodologies to ensure continuous improvement based on the defined processes and measuring the final products derived from the management of the projects through indicators.

Key words: agile and traditional methodologies, focus on improvement, management of technologies, model 8 pillars.

INTRODUCCIÓN

MATERIALES Y MÉTODOS

La razón principal de esta investigación es la de desarrollar guías-técnicas metodológicas sobre el modelo de ocho pilares fundamentales; (Planeación Estratégica, Alineación Estratégica, Definición de Proyectos, Identificación y mapeo de procesos, Definición de Servicios por proceso, Recursos, Roles y Responsabilidades, Seguridad de la Información y Continuidad de Negocio); para la gestión de las Tecnologías de Información y Comunicación para las Empresas (PYMES) que gestionen y trabajen con servicios de Tecnologías, por medio de su implementación y uso, cursos virtuales asociados y un acompañamiento en el proceso, todo con un enfoque de Mejora Continua. ]]>
El método utilizado es el desarrollo de 4 fases según (Project Management Institute, 2013), posteriormente dentro de cada una de las fases se realizan las siguientes actividades: Planeación y Definición se centra en la definición de los instrumentos a aplicar para realizar un diagnóstico a las empresas PYMES los cuales formaran parte de la muestra representativa que debe ser definida de previo. Ejecución y Realización está enfocada en luego de tener los instrumentos necesarios de la fase inicial, realizar el diagnóstico completo de las empresas seleccionadas en la muestra, y con base en ese diagnóstico, definir los elementos que deberán tomarse en consideración para el desarrollo de las guías técnicas. Control y Seguimiento y consiste en la definición de los controles necesarios a aplicar a las guías técnicas en su implementación y que actividades concretas se deben de realizar para darle seguimiento a lo realizado, cuáles son los resultados esperados y como estos contribuyen al objetivo principal. Las Pruebas y Mejora Continua según (Larios, J. A. C., Silva, L. O. R., & Escoto, 2018), se enfoca en la administración de los recursos de una forma adecuada, además evalúa todos los resultados obtenidos en la fase anterior y los compara con lo definido en la primera fase, de modo tal que si se encuentran desviaciones se pueda realizar un plan de acción sobre estas y establecer una mejora a través.

Según el nivel, el alcance de la investigación es descriptiva, que según (Roberto Hernández Sampieri, 2014) se medirán conceptos y variables específicas, en este caso de las PYMES dedicadas a las Tecnologías. Estas serán útiles para mostrar con precisión el contexto de las organizaciones. Según el diseño la investigación de campo nos facilitará la recolección de datos directamente de las empresas investigadas.

Luego de definidas las variables, entre ellas madurez, eficiencia de los recursos tecnológicos, tamaño, uso de la documentación, enfoque a procesos y enfoque a la mejora; entre otros, se define los instrumentos a aplicar como cuestionario y entrevista. Luego de aplicar el instrumento a las PYMES llamado Herramienta de Diagnóstico para determinar la Gestión de TIC´s, esta información se tabulará y posteriormente con los resultados se validarán los elementos de cada estructura del pilar del modelo, son 8 en total. Con esta información se crean las guías técnicas que constan de una estructura documental propuesta incluidos, proceso, procedimiento, guía/instructivo, formulario.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

Luego de aplicados los instrumentos de cuestionario y posteriormente entrevista se desprenden los siguientes datos:

PILAR # 3 DEFINICIÓN DE PROYECTOS

2. ¿Se tiene definido un ciclo de vida para los proyectos en su empresa? ¿Si su respuesta es afirmativa indique cuál?

¿Cual?

Con respecto a la pregunta 1, un 40% de la población entrevistada de las empresas indica que NO utilizan ninguna metodología para gestionar sus proyectos, pero adicionalmente en la pregunta #2 se consulta si tiene definido un ciclo de vida para los proyectos, que es vinculante con la primera, pues es parte de la Metodología a utilizar y las respuestas indicadas son que del total de empresas solo 3 indicaron correctamente el ciclo de vida que utilizan y las restantes 20 empresas dieron respuestas erróneas o indicaron no tenerlo.

3. ¿Se tiene un caso de Negocio por cada proyecto?

4. ¿Se realiza algún tipo estudio de factibilidad o viabilidad financiera?

Con respecto a las preguntas 3 y 4 con respecto a los casos de negocio, el 52% de la población entrevistada indica que no generan casos de negocio por cada proyecto, y se correlaciona con la pregunta 4 ya que esta indica que el 48% no realizan algún tipo de estudio de factibilidad o viabilidad financiera, esto significa que los proyectos no tienen un análisis previo ni un estudio de factibilidad que los apoye.

5. ¿Ha validado que los proyectos estén alineados con el Plan Estratégico de la Empresa y respectivos planes tácticos?

Esta pregunta tiene una correlación directa con las variables definidas en las preguntas anteriores, ya que el 47,83% indica que los proyectos no están alineados ni a Plan Estratégico ni a planes tácticos; esto se complementa con las dos preguntas anteriores.

6. ¿Cómo se planifican los recursos necesarios de acuerdo con los proyectos, procesos y servicios que gestionan TIC´s?

7. ¿Cómo se asignan los recursos en los diferentes procesos?

Como se indica en las respuestas anteriores ninguna se repite o se asemeja a otra, la planificación de los recursos necesarios de acuerdo con los proyectos se hace de forma empírica, sin estándar ni una definición de criterios establecidos que garanticen su adecuada distribución. Y lo indicado en la pregunta 7 dan firmeza al análisis anterior ya que los recursos se asignan de diferentes formas y sin criterio definido.

Figura 1. Estructura de la Guía Técnica-Metodológica, Modelo de 8 Pilares (Fuente: Propia)

Descripción de los componentes de la Guía:

GENERALIDADES: son consideraciones que hay que tomar en tener en cuenta cuando se desarrolla la guía y por el tipo de pilar algunos aspectos que se deben considerar. Así definido por (López Valerio, 2017). Con respecto a la Definición de Proyectos tenemos algunos ejemplos:
                                              
El Ciclo de Vida propuesto para en la Guía Técnica Metodológica consta de cinco etapas (Valoración Inicial, Inicio, Planeación, Ejecución y Control, y Cierre), en las cuales se va a abarcar la gestión de proyectos tomando en cuenta los diferentes controles y elementos necesarios para llevar a cabo las prácticas correctas.
      
Las etapas mencionadas anteriormente se van a integrar con algunos elementos de la metodología ágil, que según (Gamboa, 2014) procesos y herramientas, colaboración con el cliente, negociación contractual que son iterativa e incremental.
]]> Esto para complementar la entrega constante de elementos funcionales los cuales puedan ir aportando valor al negocio en el transcurso del proyecto y no se tenga que esperar hasta que este termine para tener un producto funcional.        

Según (López Valerio, 2018), la descripción de los Niveles de madurez:

1. Nivel 0 (no existente): En este nivel la organización no tiene conocimiento de las mejores prácticas y interés para gestionar los proyectos es mínima o no existe, la organización no tiene definidas las funciones de sus colaboradores.
2. Nivel 1 (Incipiente): En este nivel el proceso de Gestión de Proyectos es ad-hoc y ocasionalmente caótico. Pocos procesos son definidos y el éxito depende del esfuerzo y heroicidad de los individuos.
3. Nivel 2 (Definido): En este nivel se establecen procesos de gestión de proyectos básicos para hacer seguimiento del costo, la programación y la funcionalidad.
4. Nivel 3 (Documentado): En este nivel los procesos son definidos y utilizados al nivel organizacional, no obstante, se acepta que el proyecto sea adaptado a las circunstancias. Los procesos son controlados y mejorados.
5. Nivel 4 (Controlado): En este nivel la monitorización y análisis del proceso es usado como mecanismo clave de mejora. Procesos de gestión del cambio y programas de prevención de defectos son integrados.
6. Nivel 5 (Optimizado): En este nivel se habilita la mejora continua del proceso. Metodologías formales son extensivamente usadas. Repositorios organizacionales son usados para soportar y mantener la historia del proceso de gestión de proyectos.        

POLITICAS: son mandatorios, es la forma en como los usuarios acataran las directrices emanadas de estas guías. Ejemplo:

]]> Todos los proyectos deben utilizar una metodología, sino se tiene pueden utilizar la detallada en esta guía técnica la cual está inmersa en esta guía. 
1. En la etapa de Valoración Inicial se debe generar un Caso de Negocio de forma detallada que va a servir como insumo principal para la etapa de Iniciación de proyecto.
2. En la etapa de Iniciación del Proyecto se debe generar un Carta de Constitución del Proyecto la cual debe incluir como mínimo los objetivos del proyecto, el alcance, el propósito o justificación del proyecto, así como los principales riesgos y los principales entregables.                                                           
3.  Como resultado de la etapa de Planeación del Proyecto se espera como mínimo una Matriz de Roles y Responsabilidades, un Cronograma del proyecto, un Presupuesto y Costos del proyecto, así como una evaluación de Riesgos.                                                                  
4.  En la Etapa de Ejecución y Control del proyecto para toda Iteración se debe obtener un entregable que cumpla con el objetivo propuesto en la Iteración o en su defecto un Release Funcional que pueda ponerse en producción.                                                                        
5. Todo cambio que impacte ya sea el alcance, la duración o costos del Proyecto debe quedar documentado y aprobado en un Formulario de Control de Cambios.                               
6. Todo proyecto debe pasar por una Etapa de Evaluación Preliminar previo a ingresar al Ciclo de Vida en donde se va a categorizar el proyecto en términos de su complejidad tomando como base, los costó, la duración y los riesgos del proyecto.      

PROCESOS: Según (Acuña, 2005), la evaluación de procesos es una prioridad en toda iniciativa de mejora, así como también que cada proceso está ligado en la organización a una función que le sirve de marco de referencia. Para esta propuesta se debe completar las fichas de cada proceso que definió en el diseño (con todos los elementos definidos) Se detallan a continuación: ]]>
Valoración Inicial: Es una fase preliminar cuyo objetivo es recolectar la información necesaria para poder realizar un análisis de alto nivel que ayude a estimar el alcance y la viabilidad del proyecto, se obtendrán documentos que ayudaran a tener una visión general del proyecto o iniciativa propuesta.

Iniciación del Proyecto: Se realizan las reuniones Iniciales que van a determinar si el proyecto está listo para continuar o no identificando los elementos necesarios requeridos en las siguientes etapas o fases del Ciclo de Vida del Proyecto como lo son: Planeación, Ejecución y Control, y Cierre.

Planificación del Proyecto: Planificar la etapa el proyecto a Ejecutar en términos del Alcance, Costos y Tiempo tomando en cuenta los riesgos, así como planificar la calidad de este.

Ejecución y Control del Proyecto: Ejecutar o Desarrollar el proyecto planeado, controlando el Alcance, Costo y Tiempo definido en la etapa anterior y de ser necesario aplicar cambios deben quedar respectivamente documentados.

Cierre del Proyecto: Documentar y generar la evidencia de la finalización y entrega del proyecto en los términos definidos en las etapas anteriores y aceptados por el cliente, así como la documentación de las lecciones aprendidas en el proyecto. ]]>
PROCEDIMIENTOS: Determinan un paso a paso de actividades que forman parte del proceso y que desarrollan un resultado muy específico. Se detallan a continuación:

Evaluación Preliminar de la Iniciativa: Identificar las actividades necesarias para realizar la evaluación de las diferentes iniciativas que ingresan al Portafolio de Proyectos del proyecto y poder determinar si posee lo necesario para poder continuar y convertirse en un proyecto.

Gestión del Alcance de los Proyectos: Describir las actividades que se deben realizar para conocer el alcance de los proyectos y así poder determinar el trabajo que se tiene por delante en cada proyecto y cuáles serían los responsables o dueños de los Requerimientos.

INSTRUCTIVOS O GUIAS (son lo mismo): Es un paso a paso detallado sobre una actividad en particular.

FORMULARIOS (LO PUEDE LLAMAR EN UN PROCEDIMIENTO O UNA GUIA), son formatos vacíos para completar y ayudan a llevar el seguimiento de lo indicado en un proceso o procedimiento.

Figura 2. Catálogo de Formularios de la Guía Técnica-Metodológica Gestión de Proyectos Modelo de 8 Pilares. (Fuente: Propia)

Figura 3. Indicadores definidos para la Guía Técnica-Metodológica Gestión de Proyectos Modelo de 8 Pilares
(Fuente: Propia)

Los indicadores de eficacia según (Armijo, 2011), indican el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos. Las medidas clásicas de eficacia corresponden a las áreas que cubren los objetivos. Los indicadores mostrados en la figura son específicamente formulados para dar seguimiento a los proyectos de una forma más ágil y efectiva.

CONCLUSIONES

Estas guías vienen a aportar a la gestión de proyectos, en especial los de Tecnologías de Información pues constituyen un referente de metodologías tradicionales y agiles y además facilita el cómo se deben hacer las actividades relacionadas a través de sus procesos, procedimientos y formularios; y como se deben medir también. Para el futuro próximo se prevé el desarrollo de una plataforma tecnológica que facilite la implementación del modelo de las empresas y un adecuado seguimiento de sus avances. Con ello las empresas se podrán registrar con una cuenta y usuario respectivo y accedan a las guías técnicas, los cursos virtuales y además una serie de herramientas y sistemas automatizados de estructura Open Source (sin costo de licenciamiento), para que puedan trabajar Proyectos a través de Open Project.

También se realiza el diagnostico de conocimientos básicos sobre diferentes temáticas a las empresas, las cuales conllevan a la activación de un catálogo de cursos bimensuales alineados a la estructura de los 8 pilares. Entre ellos la Gestión de Proyectos será uno de los principales cursos a desarrollar.

(INTECO), I. de N. T. de C. Ri. (2014). Tecnología de la información —Técnicas de seguridad — Sistemas de gestión de la seguridad de la información — Requisitos.

Acuña, J. A. (2005). Mejoramiento de la Calidad, con enfoque a servicios. (T. de C. Rica, Ed.) (2005th ed. ).

Armijo, M. (2011). (2011). Planificación estratégica e indicadores de desempeño en el sector público. https://doi.org/ISBN: 978-92-1-121774-2

Gamboa, J. C. (2014). (2014). Aumento de la productividad en la gestión de proyectos, utilizando una metodología ágil aplicada en una fábrica de software en la ciudad de Guayaquil. Revista Tecnológica-ESPOL, 27(2).

ISACA. (2014). COBIT 5. ISACA. Retrieved from http://www.isaca.org/COBIT/Pages/Cobit-Registration.aspx?pc=WCB5SS

Larios, J. A. C., Silva, L. O. R., & Escoto, M. A. M. (2018). (2018). El proceso administrativo ampliado con enfoque en intervención organizacional, un modelo de mejora continua en MyPES (Diagnóstico). Red Internacional de Investigadores En Competitividad, 8(1)., 16.

López Valerio, C; Mora Monge, J. (2006). Guía de mejores prácticas para crear un plan estratégico en tecnologías de información y comunicaciones en el sector público de Costa Rica. Instituto Tecnológico de Costa Rica a.

López Valerio, C. (2018). Modelo de 8 pilares para las Pymes de TIC´s, una mirada en retrospectiva. In Revistas UTP (Ed.), III Congreso Internacional de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo Sostenible, Chiriquí, Panamá (p. 11). Chiriqui, Panamá: Universidad Tecnologica de Panamá. Retrieved from revistas.utp.ac.pa/index.php/memoutp/article/download/1789/2580

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Quispe-Otacoma, A. L., Padilla-Martínez, M. P., Telot-González, J. A., & Nogueira-Rivera, D. (2017). (2017). Tecnologías de información y comunicación en la gestión empresarial de pymes comerciales., 12.

Roberto Hernández Sampieri, D. C. F. C. y D. M. del P. B. L. (2014). Metodologia de la Investigación. (S. A. D. C. V. Sexta edición, McGRAW-HILL / INTERAMERICANA EDITORES, Ed.).

Recibido: 28/05/2018
Aceptado: 10/09/2018