RESUMEN

Se analizó el funcionamiento de la biblioteca médica del Hospital Ginecoobstétrico "Ramón González Coro" durante dos años de servicio, por medio de indicadores de eficiencia. El estudio se dividió en cuatro semestres. Se calcularon los valores de los diferentes indicadores de utilización, productividad y económicos seleccionados. Se determinaron los avances alcanzados por la biblioteca durante el tiempo transcurrido a partir de su reapertura. No obstante, se puso de manifiesto la falta de correspondencia entre los resultados obtenidos y los requerimientos de un centro de referencia nacional. Se evidenció la necesidad de trabajar en su perfeccionamiento. Se mostró la importancia del uso de los indicadores estadísticos de diferentes tipos para controlar y evaluar el funcionamiento de las instituciones de información.

Descriptores: BIBLIOTECAS MÉDICAS; INDICADORES/eficiencia; INDICADORES/utilización; INDICADORES/economía; INDICADORES/ventajas.

La estadística desempeña una función básica en la evaluación de la actividad científico-informativa (ACI), al reflejar cuantitativamente las múltiples tareas que realizan las bibliotecas y otras entidades de información. No existe actualmente rama del conocimiento humano que no emplee los métodos y técnicas que la estadística moderna proporciona.¹

El Sistema Nacional de Información en Ciencias Médicas (SNICM) dispone de un modelo que contiene básicamente los datos primarios sobre los principales servicios de información, a saber: asistencia a la sala de lectura, préstamos de publicaciones, investigaciones bibliográficas, traducciones y fotocopias de artículos científicos que presta una institución en la red. Sin embargo, con el transcurrir del tiempo han surgido nuevas interrogantes cuyas respuestas sólo pueden encontrarse en el uso de los indicadores.^2,3

Según la Academia de la Lengua, un indicador es "algo que señala, apunta o llama la atención sobre un aspecto o punto de interés".¹ El Sistema Nacional de Salud considera un indicador como un número, cifra o expresión que se obtiene producto de un cálculo, permite medir indirectamente la magnitud de un fenómeno complejo y puede expresarse en razones, proporciones, porcentajes, índices, tasas o promedios.

El SNICM trabaja actualmente con indicadores de utilización, productividad y económicos; ello no significa que sean los únicos, porque es posible analizar y elaborar nuevos indicadores que evalúen otros aspectos hasta ahora no cuantificados.

El uso de los indicadores permite controlar y evaluar, mediante una cuantificación objetiva, cualquier fenómeno de interés en una unidad de información determinada; posibilita el análisis del comportamiento y la comparación de las distintas unidades de la red, como medida para facilitar la toma de decisiones por parte de los niveles jerárquicos superiores.¹

El objetivo de este trabajo es analizar el funcionamiento de la Biblioteca Médica del Hospital Ginecoobstétrico "Ramón González Coro", Centro de Referencia Nacional en Ginecoobstetricia y Perinatología, durante dos años de servicio. Para esto se empleó un conjunto de indicadores vigentes en el SNICM desde 1983, a los que se les realizaron algunas modificaciones con el fin de lograr una mayor objetividad y de convertirlos en una herramienta para controlar el desempeño de las bibliotecas médicas.⁴

MÉTODOS

Indicadores de utilización

Indicadores de productividad

Indicadores económicos

Finalmente se tabularon los resultados de los cálculos, para exponer con claridad la progresión de los indicadores durante los semestres comprendidos en el estudio y así facilitar la evaluación del funcionamiento de la biblioteca.

RESULTADOS

DISCUSIÓN

Desde que en 1983 se comenzó a estudiar la instrumentación y el uso de indicadores para medir la eficiencia en el SNICM, estos se convirtieron en una herramienta importante para medir, controlar y evaluar las distintas actividades realizadas por las unidades de base. De igual forma, brindaron a las bibliotecas médicas la posibilidad de demostrar de manera concreta y objetiva su evolución en materia de calidad y eficiencia de los servicios prestados. Sin embargo, la objetividad y la especificidad de un resultado, así como su eficiencia demostrada, dependen muchas veces de las características particulares de la unidad donde se miden y del punto de vista que se tome a la hora de abordar los problemas planteados. ]]> A manera de ejemplo, dos bibliotecas con similares condiciones físicas y amplitud de servicios pueden informar el 20 % de utilización por parte de sus usuarios potenciales durante un período específico; no obstante, la eficiencia de ambas diferirá si el número de usuarios potenciales es ostensiblemente mayor o menor en una de ellas.

De igual forma, una biblioteca puede indicar un alto promedio diario de asistencias y, al mismo tiempo un bajo porcentaje de utilización de sus usuarios potenciales, porque la alta cifra de asistencias obtenidas, puede estar determinada por sólo un grupo de usuarios que asisten diariamente a la biblioteca.

Por estos y otros factores, en el presente trabajo se modificaron y adaptaron algunos indicadores propuestos por el SNICM, no para demostrar errores en la metodología vigente, sino con el fin de presentar una experiencia muy particular de la institución estudiada (que puede ser analizada, perfeccionada o simplemente desestimada), acerca de un tema complejo, con poca bibliografía nacional e internacional, en el que además parece no se ha profundizado mucho durante la última década.

Al analizar los indicadores de eficiencia de la Biblioteca Médica del Hospital Ginecoobstétrico "Ramón González Coro", se pueden apreciar los avances logrados durante los dos años transcurridos desde su reapertura, así como de las dificultades presentadas, donde posee un lugar determinante el bajo porcentaje de actualización del fondo bibliográfico de la biblioteca (-30 %), la escasez de vías de gestión de información y las inadecuadas condiciones del local, entre otros factores.⁷

Los indicadores de utilización de la biblioteca, si bien mostraron una tendencia a aumentar, presentaron cifras que denotan un bajo porcentaje de utilización. El promedio de asistencia por día más alto (<11) no se corresponde con el que debe presentar un centro de referencia nacional; y el hecho de que en todo un semestre haya acudido a la biblioteca tan sólo el 17,1 % de sus usuarios potenciales, brinda una idea clara del trabajo insuficiente de la entidad de información en la institución.

Igualmente mediocre resulta el promedio más alto de documentos prestados por día (<30). Si se considera que durante dos años nunca se utilizó más del 7 % del total de documentos de la biblioteca, se puede llegar a la conclusión de que más del 90 % del fondo bibliográfico no responde a las necesidades informativas del personal biomédico.

Con respecto a los indicadores de productividad, si bien el promedio de usuarios atendidos en un día por bibliotecario no mostró cifras relevantes, el promedio de servicios por cada usuario atendido, así como el de servicios brindados a cada usuario que visitó la biblioteca, sí alcanzaron cifras de interés, que denotan el esfuerzo realizado por los bibliotecarios en cuanto a gestión de información para contrarrestar la desactualización de los fondos.

El análisis de los indicadores de eficiencia económica, por su parte, evidenció, durante el período estudiado, una biblioteca ineficiente e incapaz, con limitados servicios de información, sobre todo, si se toma en consideración su carácter de centro de referencia nacional. No obstante, los mejores índices alcanzados, como el gasto ocasionado por servicio prestado ($0.83) y el costo primario de atención a un préstamo ($0.39), demuestran que si se trabaja con empeño para lograr un mayor alcance de los servicios (llámese automatización del centro, presupuesto para la adquisición de literatura actualizada en la especialidad, colaboración con instituciones internacionales y, en especial, preocupación máxima por parte de bibliotecarios y personal administrativo), se pueden alcanzar los niveles de eficiencia económica esperados.

El trabajo con los indicadores de eficiencia en instituciones de información reviste gran importancia para presentar una evaluación de su funcionamiento ante niveles jerárquicos superiores, porque en muchos centros hospitalarios se ha considerado a la biblioteca como un departamento improductivo e ineficaz desde el punto de vista económico.^8,9 El comportamiento eficiente de estos indicadores puede refutar tal afirmación, debe trabajarse sin descanso en ese sentido para lograr el necesario cambio de imagen. La transmisión de conocimientos y la gestión de información precisa, convierte a la biblioteca en un departamento clave para elevar la capacidad profesional de sus usuarios. Cualquier tipo de inversión en ella será rentable, siempre que se utilice por la mayor parte de sus usuarios potenciales y que sus servicios satisfagan a plenitud sus necesidades de información.

Abstract

Indicators of eficiency in a medical library

Subject headings: LIBRARIES, MEDICAL; INDICATORS/efficiency; INDICATORS/ utilization; INDICATORS/economics; INDICATORS/advantages.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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1. Valle Molina D, Morales Bello I, Cáceres Manso E. Bibliotecología Médica I. La Habana: Pueblo y Educación; 1988:98.
2. Cáceres Manso E. El modelaje estadístico: su importancia en el análisis de la actividad científico- informativa. Superación Técnica para el Personal de la Red de Información Científico-Médica 1985;4(1):2-13.
3. . La estadística: su utilización en la actividad científico-informativa. Act Inf Cienc Med 1983;2(1):3-34.
4. ___________. El porqué de la utilización de indicadores en los sistemas informativos. Superación Técnica para el Personal de la Red de Información Científico-Médica 1987;6(2):2-20.
5. Setién Quesada E. Dirección de instituciones de información II. La Habana: Pueblo y Educación; 1986:49-50.
6. Cañedo Andalia R. La planificación de los costos y su análisis en las instituciones de información: algunas definiciones preliminares. ACIMED 1996;4(2):36-42.
7. Guerra Pérez M, Arencibia Jorge R. La desactualización en las bibliotecas gineco-obstétricas. ACIMED 2000;8(2):128-32.
8. Byrd GD. The ethical implications of health sciences library economics. Bull Med Libr Assoc 1991;79(4):382-7.
9. Masys DR. The informatics of health care reform. Bull Med Libr Assoc 1996;84(1):11-16.

¹ Técnico en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Biblioteca Médica del Hospital Ginecoobstétrico "Ramón González Coro".
 ² Licenciada en Información Científico-Técnica y Bibliotecología.Biblioteca Médica del Hospital Ginecoobstétrico "Ramón González Coro".
  ]]> 1988 98 1985 4 1 1 2-13 1983 2 1 1 3-34 1987 6 2 2 2-20 986 49-50 1996 4 2 2 36-42 2000 8 2 2 128-32 1991 79 4 4 382-7 1996 84 1 1 11-16