Organización de los sistemas informativos para potenciar el control de gestión empresarial

Information Systems Organization for Strengthening Business Management Control

I Empresa de Proyectos de Arquitectura e Ingeniería de Matanzas (EMPAI), Cuba.

II Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" (UMCC), Cuba.

RESUMEN

El objetivo del trabajo consistió en el aporte de tres herramientas que constituyen la base de la obtención de ideas preliminares para la mejora continua de los sistemas informativos y el desarrollo del control de gestión empresarial. La primera propone el método de diagnóstico de los subsistemas integrados del Sistema de dirección y gestión estatal (SDGE), a través del cumplimiento del marco regulatorio cubano vigente. La segunda ilustra la organización para el diseño de los sistemas de información integrados a dicho sistema, y la tercera presenta las clasificaciones de los sistemas de soporte de decisiones (DSS) existentes que esclarecen las funciones específicas para la toma de decisiones organizacionales. En tal sentido, se describe la obtención del procedimiento propuesto y los beneficios que de él se derivan. ]]>

Palabras clave: control de gestión empresarial, sistemas de información, toma de decisiones.

ABSTRACT

The aim of the paper was to provide three tools that constitute the bases for obtaining preliminary ideas to continually improve information systems and the development of business management control. The first tool suggests the diagnosis method of the integrated subsystems from the State Management and Direction System (Stochastic Dynamic General Equilibrium) by fulfilling the Cuban Rules currently in force. The second shows the organization for designing the information systems integrated to the State Management and Direction System, and the third shows classifications of the existing decisions-support system (DSS) which clarifies specific functions for making organizational decisions. In such sense, the proposed procedure and the benefits it represents are described.

Keywords: Business Management Control, information systems, decisions-making.

INTRODUCCIÓN

El escenario económico internacional de las últimas décadas, encabezado por la globalización de los mercados e impulsado por los avances científicos, técnicos e industriales, así como el inevitable impacto negativo de diversas crisis sociales y ambientales, exigen que las entidades mantengan ventaja competitiva y una vía para ello es el empleo de las tecnologías de la información.

En el diseño de los datos que resultan útiles para la toma de decisiones de los directivos, el control de gestión en las empresas y su automatización y mejora continua, es necesario tener en cuenta, de antemano, la correcta organización de los sistemas a los que pertenece esa información.

En ese sentido, el objetivo del presente trabajo consiste en la integración de tres herramientas para el diagnóstico y diseño de los sistemas informativos que dan cumplimiento a las necesidades y exigencias del marco regulatorio cubano vigente [Sistema de dirección y gestión estatal (SDGE), Sistema de control interno (SCI), Sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) y Calidad de uso y del producto software (CUPS)], sus clasificaciones y la propuesta de integración y mejora continua de los subsistemas del SDGE cubano.

Para cumplir este propósito, el artículo aborda la temática de la administración de empresas y se estructuró en dos partes. La primera se dedica a los sistemas de información, donde se conceptualizan y analizan sus problemáticas. También se formula un proceso de mejora continua y la clasificación de los sistemas según el criterio de diferentes autores de la literatura científica. Se selecciona, además, la clasificación que más se ajusta al objetivo de la investigación y se presenta una figura que integra los subsistemas del SDGE cubano a los sistemas informativos por problemas de decisión, niveles o procesos y sistema de información, para apoyar el control de gestión y favorecer la toma de decisiones. Por último, se organizan por conceptos los sistemas de información descritos. Por otro lado, la segunda parte aborda la organización de los Sistemas de soporte de decisiones (DSS) y se puntualizan las funcionalidades de cada una de las clasificaciones emitidas por diferentes autores. Finalmente, se proponen las ideas preliminares para la creación de un procedimiento dirigido a la mejora continua de los sistemas informativos y se describen sus beneficios. ]]>
1. Organización de los sistemas de información

Los sistemas de información están compuestos por un conjunto de procesos interrelacionados que disponen de normas, recursos y procedimientos y "tienen un papel importante en el éxito o el fracaso de cualquier organización" (Sharma, Sharma y Prakash, 2015, p. 1). Se considera que su función consiste en registrar, procesar, almacenar y diseminar datos acerca de los trabajadores, la organización y el entorno, que "transforma en información útil para apoyar la toma de decisiones" (Orduña Ortegón, 2014, p. 79; Ashraf, Asadi y Ghotnian, 2015, p. 615), "la gestión de órdenes de trabajo" (Cabarcas, Puello y Martelo, 2015, p. 1) y "las actividades de control de una institución" (Kumar Neogy, 2014, p. 40; Torres González, 2015, p. 108).

El sistema de información es un sistema manual o automatizado donde se trazan las operaciones, las tácticas y las estrategias para la administración, el conocimiento, el comercio y el futuro de las empresas en un formato y tiempo adecuados. Origina la información necesaria de toda la infraestructura organizativa de la entidad para proporcionar la comunicación, el entendimiento y el poder de análisis de los distintos usuarios.

Según la investigación desarrollada por Solana Álvarez (2014), "los problemas comunes que ocurren en la automatización de los sistemas de información están relacionados con el adecuado compromiso de la dirección, la seguridad de los sistemas informáticos y la gestión del conocimiento" (p. 475). Asimismo, Martillo Pazmiño et al. (2015) muestran que "las barreras provocadas por el desconocimiento de las posibilidades de los sistemas de información son la percepción de la falta de utilidad para su propio negocio y la falta de capacitación" (p. 5).

Por otra parte, el uso de la información en el proceso de decisión constituye, como bien afirma Rodríguez Cruz (2014): ]]>
Un tema relevante en la literatura especializada. Si bien pocas son las contribuciones que desde el ámbito de las ciencias de la información se han realizado al respecto, sí existe un marcado interés por esclarecer y precisar, en determinadas investigaciones, las características que debe poseer la información requerida en los procesos de decisión (pp. 51-52).

En ese sentido, Bettis (2012), citado por Rodríguez Cruz (2014), identifica los efectos por la carga excesiva de información en la toma de decisiones, de modo que los considera como resultado de:

La volatilidad de los mercados de negocios, que deviene en la necesidad de una respuesta rápida a los cambios en el mercado; presiones competitivas que requieren un monitoreo continuo del ambiente; incertidumbre, que es una marca de las relaciones de negocios contemporáneas; la abertura entre las necesidades de información y la información disponible ilustra la forma que la incertidumbre se manifiesta en el mercado (p. 65).

En la actualidad, la información es entendida como un recurso estratégico de gran importancia, por lo que Fernández Rodríguez, Ruiz González y Perurena Cancio (2015) consideran que "su gestión resulta un elemento vital para las organizaciones modernas" (p. 26). En el mismo orden de ideas, los resultados de una investigación realizada por Bere y Brijlal (2014) demuestran, evidentemente, que "los sistemas de información tienen un impacto positivo sobre la productividad" (p. 1).

Por otro lado, el control de gestión ha sido conceptualizado por Espino Valdés (2014) como "un conjunto de métodos y procedimientos, proceso o subsistema que permite el cumplimiento de los objetivos y estrategias previstas" (p. 10). ]]>
Al considerar los aspectos referidos hasta el momento, a partir de los 18 subsistemas del SDGE cubano se presentan las bases de una propuesta de mejora continua, donde se consideran las necesidades y exigencias de las dos legislaciones que más se relacionan con el control de gestión, el Decreto 281/2007 del SDGE y la Resolución 60/2011 del SCI. Además, se repara en las dos normas cubanas (NC) vigentes que más se relacionan con el control de gestión, la NC ISO/IEC 27001-2016 del SGSI y la NC ISO/IEC 25010-2016 del CUPS.

En la tabla 1 se presenta la primera herramienta propuesta en la investigación. En la primera columna aparecen los nombres de los 18 subsistemas del SDGE según el Decreto 281/2007; en la segunda se proponen integrados según criterios de Rogert Morales (2012) y Comas Rodríguez (2013) en seis subsistemas y, en la tercera, se exponen los requerimientos de las legislaciones y normativas cubanas que más se relacionan con el control de gestión, expresan las necesidades y exigencias de los sistemas de información y sirven de base para el diagnóstico de estos subsistemas.

El análisis se realiza a través de la aplicación de encuestas que miden el cumplimiento de estos requerimientos en las entidades, y la evaluación se efectúa mediante la obtención de indicadores intangibles que estiman el desempeño de SDGE, SCI, SGSI, CUPS y se corresponden con los sistemas de información para su mejora continua (Tundidor Montes de Oca, Nogueira Rivera y Medina León, 2016a, 2016b, 2017a, 2017b y 2017c).(1)

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Otro elemento comúnmente usado en la literatura científica como herramienta de apoyo para el diseño y mejora de los sistemas informativos es su clasificación para exigir o determinar las características que deben cumplir. Debido a la existencia de intereses, especialidades y diferentes niveles en las organizaciones, se hallan disímiles tipos de sistemas de información, por lo que ha ido en aumento su sistematización en el ámbito de la gestión de empresas. En ese sentido, se seleccionó la desarrollada por Laudon y Laudon (2004), por su estrecha relación con la investigación.

En consenso con Da Silva (2002), los sistemas de información lidian con tres tipos de problemas de decisión:

" Estructurados: pueden ser resueltos por medio de un método conocido, basado en datos plenamente conocidos.
" Semiestructurados: presentan características tanto de los estructurados como de los no estructurados.
" No estructurados: son aquellos cuya solución no es conocida anticipadamente y los datos necesarios para ello no lo son en su totalidad.

Torres González (2015) afirma que: ]]>
Los sistemas de información se encuentran relacionados con todos los procesos que se realizan en la empresa y deben tenerse en cuenta, ya que la información a la que se accede proporciona el análisis de problemas, la planificación y el control de las actividades, lo que favorece el cumplimiento de los objetivos empresariales (p. 108).

En concordancia con Laudon y Laudon (2004) (véase tabla 2 donde se relacionan diversos autores consultados que abordan estas temáticas), los sistemas de informaciones de las organizaciones se pueden estructurar en cuatro niveles o procesos: operativo, del conocimiento, administrativo y estratégico, y seis tipos de sistemas: procesamiento de transacciones, automatización de oficinas, trabajo del conocimiento, apoyo a la toma de decisiones, información gerencial y apoyo a ejecutivo.

A continuación, la figura 1 propone una guía, a manera de recomendación, para establecer las particularidades de los sistemas informativos a evaluar y diseñar. Conocidos los procesos de la empresa y los niveles en que se encuentran, se pueden determinar los tipos de sistemas de información y la forma de expresar los problemas de decisión con base en los planteamientos de Laudon y Laudon (2004).

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En la imagen se aprecia la integración entre los sistemas informativos y los sistemas resumidos que componen el SDGE cubano, aspecto que soporta el diseño de los sistemas de información y sus vínculos con el control de gestión y la toma de decisiones gerenciales.

2. Organización de los DSS

Dentro de los sistemas de información ocupan un lugar importante los DSS, como instrumentos para el control de gestión de las entidades. La tabla 3 muestra su clasificación y su relación con las funciones específicas que se asocian a cada una, a partir de las consideraciones de diversos autores. En la primera columna aparecen los criterios de clasificación de cada investigador; en la segunda, su información bibliográfica; en la tercera, los tipos de DSS y, en la cuarta, las funciones específicas de cada uno de ellos.

Como se había referido, la tabla constituye una guía para establecer las pautas del diseño de un DSS a partir de los criterios y experiencias de diferentes investigadores. Sin embargo, Rodríguez Cruz (2014) realiza un análisis sobre las clasificaciones de las decisiones, basado en las concepciones de diversos autores y, a partir de ese estudio, se edifica la presente investigación y se expone la tercera herramienta propuesta para los tipos de DSS (figura 2).

Estas clasificaciones permiten esclarecer las funciones específicas de los DSS que definen el nivel de inteligencia que pueden presentar para la ayuda a la toma de decisiones, en tanto una misma decisión puede ser tomada apoyándonos en uno u otro criterio, según las particularidades de cada organización. La importancia que brinda el desglose de las diferentes variedades de DSS radica en que muestra el campo de investigación novedoso de las ciencias cuando se aplican estas herramientas para apoyar el control de gestión empresarial.

Algunos beneficios que se pueden derivar de los DSS con un diseño ajustado a la medida de cada empresa son los siguientes (Casadesús, 2000, p. 5; Yáñez Oliver, 2008, p. 6):

" Optimización del análisis y visualizan la información. ]]> " Encuentro de alternativas para la toma de decisiones.
" Mejoramiento en el entendimiento de los negocios.
" Obtención de la habilidad para realizar análisis temporalmente.
" Mejoramiento en la comprensión y comunicación.
" Implementación de planes más consistentes y estandarización de los procedimientos.
" Ahorro de costos y tiempo.
" Mejoramiento en el uso de los datos y el desempeño administrativo.
" Existencia de equipos de trabajo más efectivos y manejo de varias estrategias bajo distintas condiciones.

Del análisis de las tres herramientas aportadas en la investigación, se presentan resumidas las ideas preliminares del procedimiento de la contribución de los sistemas informativos al desarrollo del control de gestión, basado en el marco regulatorio cubano, de la siguiente manera: ]]>
" Diagnóstico de los sistemas informativos (encuestas):
o SDGE
o SCI
o SGSI
o CUPS
" Evaluación de los sistemas informativos (indicadores):
o SDGE (Tundidor Montes de Oca, Nogueira Rivera y Medina León, 2017b)
o SCI
o SGSI (Tundidor Montes de Oca, Nogueira Rivera y Medina León, 2017c) ]]> o CUPS (Tundidor Montes de Oca, Nogueira Rivera y Medina León, 2017a)
" Diseño de los sistemas informativos (mejora continua):
o Diseño del flujo informativo útil para la toma de decisiones y el control de gestión
o Diseño del DSS
o Diseño de la propuesta de mejora de los sistemas informativos para potenciar el control de gestión
" Implementación, seguimiento y control (validación y monitoreo):
o Implementación de acciones de mejoras
o Seguimiento y control

Después de implementado en el primer periodo el procedimiento de mejora continua de los sistemas informativos para potenciar el control de gestión, se llenan los cuestionarios nuevamente con las personas implicadas en una segunda etapa y se realiza el cálculo de las brechas de la puntuación.

CONCLUSIONES

En la investigación se propusieron tres herramientas que sirven de base a las ideas preliminares de un procedimiento de los sistemas informativos que contribuya al desarrollo del control de gestión. En la primera, se expuso el diagnóstico de los subsistemas integrados del SDGE; la segunda ilustró la organización para el diseño de los sistemas de información integrados al SDGE cubano y la tercera mostró las clasificaciones de los DSS existentes según el criterio de diversos autores que esclarecen las funciones específicas para la toma de decisiones. De ese modo, se formuló un instrumento que, a manera de predeterminación, tributa al diseño y mejora de los sistemas informativos al relacionar los subsistemas que conforman el perfeccionamiento empresarial y las necesidades y exigencias de la legislación y normativa cubana vigente para apoyar el control de gestión: SGSI, SDGE, SCI y CUPS.

De las clasificaciones de los sistemas de información encontradas en la revisión del estado del arte, se seleccionó la desarrollada por Laudon y Laudon (2004), por tener mayor relación con la investigación. Esta propuesta sirve de guía para establecer las particularidades de los sistemas informativos a evaluar y diseñar, reconoce los procesos de la empresa y los niveles en que se encuentran para determinar los tipos de sistemas de información y la forma de expresar los problemas de decisión.

En los últimos cuarenta años, los DSS se clasifican según el criterio de diversos autores al utilizar:
]]> " El grado de apoyo para la resolución de problemas.
" El ámbito donde se encuentre; la relación con el usuario.
" El modo de asistencia.
" La cantidad de personas involucradas en la toma de decisiones.
" El uso de aplicaciones administrativas e informáticas y su relación con la toma de decisiones.

Por último, algunos beneficios de los sistemas de soporte de decisiones son los siguientes:

" Brindan alternativas para la toma de decisiones.
" Los planes son más consistentes. ]]> " Manejan varias estrategias bajo distintas condiciones.

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Lázaro Tundidor Montes de Oca, Empresa de Proyectos de Arquitectura e Ingeniería de Matanzas (EMPAI), Cuba, Correo electrónico: lazaro-tundidor.@empai.co.cu
Dianelys Nogueira Rivera, Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" (UMCC), Cuba, Correo electrónico: dianelys-nogueira@umcc.cu
Alberto Medina León, Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" (UMCC), Cuba, Correo electrónico: alberto.medina@umcc.cu

NOTAS ACLARATORIAS

1. Dado el espacio disponible, resulta imposible exponer en detalle estas propuestas que deben adaptarse a las necesidades y exigencias de cada empresa.