Compatibilidad tecnológica en el despliegue de sistemas de gestión empresarial
Compatibility technology in of Enterprise Systems implementation
Carlos Abel Capeáns Hurtado1*, Rafael Rodríguez Puente2
1 Facultad 3. Centro de informatización de la gestión de entidades. Universidad de las Ciencias Informáticas, Carretera a San Antonio de los Baños, km 2 ½, Torrens, Boyeros, La Habana, Cuba. CP.: 19370.
2 Departamento central metodológico de Ciencias Básicas. Universidad de las Ciencias Informáticas, Carretera a San Antonio de los Baños, km 2 ½, Torrens, Boyeros, La Habana, Cuba. CP.: 19370. rafaelrp@uci.cu
RESUMEN
Actualmente muchos despliegues de Sistemas de gestión empresarial fracasan, lo cual puede significar total cancelación del proyecto, o fallos en el tiempo o en los objetivos propuestos. Una de las principales razones de fracaso es la incorrecta evaluación tecnológica a inicios de dicho proyecto. En esta investigación se analizan los principales aspectos teóricos conceptuales relacionados con la evaluación de compatibilidad de la infraestructura tecnológica informática en el despliegue de sistemas de gestión empresarial con el objetivo de identificar los principales elementos a tener en cuenta en dicha evaluación. En el estudio se aplicaron los métodos analítico-sintético e histórico-lógico. Se realizó una revisión bibliográfica acerca de los principales enfoques relacionados al despliegue de sistemas de gestión empresarial, infraestructura tecnológica informática y compatibilidad tecnológica. Se estudia además la forma de realizarla evaluación tecnológica de algunos de los métodos, modelos y metodologías de despliegue utilizados a nivel nacional e internacional. A partir del estudio realizado se identifican los principales elementos relativos a la compatibilidad de la infraestructura tecnológica en el despliegue de sistemas de gestión empresarial, los cuales pueden ser utilizados para realizar una lista de chequeo donde se analicen dichos aspectos como criterios macro, analizando qué aspecto debe ser estudiado de cada software y a partir de los requisitos no funcionales tecnológicos de este evaluar su homólogo en la infraestructura tecnológica informática de la organización, lo cual agilizaría el desarrollo del proceso de despliegue.
Palabras clave: compatibilidad tecnológica, despliegue de sistemas de gestión empresarial, infraestructura tecnológica informática.
ABSTRACT
Currently many Enterprise Systems implementations fail, which may mean total cancellation of the project, or failure time or the goals. One of the main reasons for failure is the wrong technology assessment at the beginning of the project. In this research the main conceptual theoretical aspects related to the compatibility assessment of information technology infrastructure in Enterprise Systems implementations in order to identify the main elements to be considered in this assessment are discussed. In the study the analytic-synthetic and historical-logical methods were applied. A literature review on the main approaches to Enterprise Systems implementation, information technology infrastructure and compatibility technology was performed. It also considers how technology assessment performed by some of the methods, models and methodologies of deployment used at national and international level. A study from the main elements relating to the compatibility of infrastructure technology information in Enterprise Systems implementation are identified, which can be used to make a checklist where aspects such as macro criteria are analyzed, analyzing that aspect should be studied in software technology and from non-functional requirements of this assess its counterpart in information technology infrastructure of the organization, which would expedite the development of the deployment process.
Key words: compatibility technology, enterprise system implementation, infrastructure technology information.
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INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión empresarial (SGE) son sistemas de información que permiten reestructurar los datos existentes en una entidad facilitando las operaciones comerciales y gestionando la toma de decisiones para solucionar problemas empresariales en general. Permiten gestionar bases de datos, planificación, procedimientos, toma de decisiones y cada una de las funciones propias de una empresa y de sus empleados. Sin embargo, teniendo factores como el compromiso de la organización, el cambio de la forma de trabajar de los trabajadores e incompatibilidad del sistema con la infraestructura tecnológica informática (ITI del inglés infrastructure information technology) ocurre que en muchas ocasiones fracasa la implantación de dichos sistemas.
La implantación de un SGE es más compleja que la de otra solución informática debido a que afecta a la empresa tanto en el aspecto cultural, como organizacional y tecnológico (CAPEÁNS, et al. 2010; ELRAGAL and HADDARAB, 2013). La implantación de un nuevo SGE no es siempre beneficiosa para la organización, el éxito de este proceso depende de muchos factores (FERENCÍKOVÁ, 2011).
El fracaso puede estar dado por la cancelación total del proyecto, no cumplimiento del alcance deseado o atraso en el cronograma planificado. Muchas organizaciones han instalado SGE pero han cancelado sus implantaciones, en la mayoría de los casos se trata de sistemas integrales de gestión (ERP del inglés Enterprise Resource Planning) que son los más complejos HADDARA, 2012). Frecuentemente no es posible lograr la medida deseable de costo y beneficio, a partir del análisis de la dificultad y cuantificación del impacto del efecto del sistema teniendo en cuenta numerosas variables ambientales que pueden influir en el desempeño de la organización (ASLAM, et al. 2012; HADDARA, 2012).
Existen numerosos investigadores que abordan los factores que influyen en el fracaso de despliegues de SGE, especialmente relativo a sistemas ERP, concluyendo en su totalidad que el factor tecnológico es uno de los principales. Díaz (2005) plantea que en la mayoría de las organizaciones, el despliegue de un SGE requiere reemplazar mejorar la ITI existente lo cual puede incrementar el riesgo del proyecto, se requieran habilidades de especialización y, en algunos casos, la posibilidad de parar el negocio temporalmente para su implantación (DÍAZ et al., 2005).
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Tan and Pan (2002) proponen un modelo donde se identifica un sistema ERP en tres partes, infraestructura, estructuración de la información y conocimiento (TAN and PAN, 2002).
En HANAFIZADEH (2011) se propone una lista de factores y dimensiones a tener en cuenta en la aceptación de un ERP entre los que se refleja una dimensión llamada infraestructura tecnológica informática que incluye entre sus factores adecuación de la ITI, licencias de software, aplicabilidad de hardware y software, tecnología o infraestructura en uso y comunicación entre sistemas existentes y ERP (HANAFIZADEH and RAVASAN, 2011).
En Elragal (2012) se realiza un estudio bibliográfico de los factores críticos para el éxito de la implantación de un SGE, entre los que se encuentran la infraestructura tecnológica informática, además de compromiso de la administración, administración de cambios, entrenamiento y rediseño de trabajo, equipo de proyecto, estrategia de implantación, plan de comunicación, administración de cambios culturales, etc. (ELRAGAL and HADDARA, 2012).
En análisis de elementos tecnológicos en la implantación de un SGE se destaca el modelo de Chang (2012) donde se identifican los aspectos tecnológicos, ambientales y organizacionales como los esenciales en el despliegue de sistemas ERP (CHANG, 2012).
El sector empresarial en Cuba no cuenta, en su mayoría, con una ITI acorde a los requerimientos demandados por los actuales SGE. En aras de no prescindir de los beneficios que aporta el uso de la tecnología en este sector es preciso realizar un análisis objetivo, previo a la implementación y puesta en marcha de los sistemas informáticos que soportan los procesos productivos del país, que permita tener una visión clara de los recursos disponibles y adoptar las medidas necesarias para mejorar su uso.
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El impacto tecnológico que puede ser provocado por la implantación de un SGE, debido a su complejidad, unido a los problemas económicos enfrentados por el sector empresarial cubano induce a que en muchas ocasiones no pueda ser gestionada la ITI idónea para el despliegue, por esto se hace necesario en todo momento garantizar la utilización óptima de los recursos disponibles. Teniendo en cuenta los elementos anteriores, es esencial tener en cuenta la compatibilidad del sistema de gestión empresarial con la ITI, que se basa en la realización de una evaluación de la tecnología existente en la organización, este estudio tiene como objetivo recolectar información sobre los componentes tecnológicos que posee la organización y la posibilidad de hacer uso de los mismos en el despliegue del sistema de gestión propuesto y de ser necesario, los requerimientos tecnológicos que deben ser adquiridos para la puesta en marcha del sistema en cuestión.
En el despliegue de un sistema de gestión empresarial se debe analizar la compatibilidad del software a instalar con la ITI de manera profunda, más allá de la simple revisión de los requisitos no funcionales básicos del software, teniendo en cuenta aspectos como la administración de dispositivos y servidores, la protección, recuperación y migración de datos, así como los procesos relativos a la seguridad informática.
En esta investigación se analizan los principales aspectos teóricos conceptuales relacionados con la evaluación de compatibilidad de la ITI en el despliegue de SGE con el objetivo de identificar los principales elementos a tener en cuenta en dicha evaluación.
MATERIALES Y MÉTODOS
En esta investigación fueron utilizados los métodos científicos histórico- lógico y analítico- sintético. El método histórico- lógico se utiliza para estudiar la evolución de los conceptos asociados a la evaluación de la compatibilidad tecnológica en el despliegue de sistemas de gestión empresarial, permitiendo la construcción de conceptos propios.
El método analítico- sintético fue utilizado para examinar los elementos relativos a la evaluación tecnológica de algunos de los principales métodos y metodologías de despliegue y definir los esenciales para la investigación. ]]>
Para el desarrollo de la investigación se analizaron artículos de publicaciones referenciadas, artículos de conferencias científicas, tesis y libros. Para la obtención de dicha documentación se realizó una búsqueda bibliográfica exhaustiva utilizando herramientas de búsqueda en internet Google Scholar, y una serie de bases de datos de publicaciones referenciadas: ScienceDirect, Scielo, Elsevier, IEEE y Springer.
DESARROLLO
En esta sección se documenta el análisis desarrollado a partir de una búsqueda realizada sobre los elementos teóricos que rodean la propuesta de solución de la investigación a través de sus principales tendencias y definiciones relativas a técnicas, métodos, herramientas, despliegue de SGE, ITI, compatibilidad.
Despliegue de Sistemas de gestión empresarial
Se puede definir SGE como el conjunto de aplicaciones que se utilizan en las empresas para realizar cada uno de los pasos de la administración de la misma, desde la producción, pasando por la logística, hasta la entrega del producto o servicio.
Este tipo de sistemas están basados en la premisa que puntualiza que cada eslabón de la cadena de producción puede ser llevado a cabo de la manera más eficaz con un sistema que integre a los trabajadores con las máquinas. ]]>
Con el fin de lograr una eficaz productividad, y debido a la importancia que posee el manejo de información en las empresas, se utilizan las herramientas propias de los SGE, que permiten controlar, planificar, organizar y dirigir cada uno de los eslabones de la cadena productiva.
Debido a la relevancia que posee la información real y a tiempo en las organizaciones, uno de los aspectos fundamentales en los que se basan los SGE radica puntualmente en dicha información, la cual debe responder a una serie de cuatro puntos básicos para que logre ser útil en el desarrollo de la productividad de cada organización.
Existen dos alternativas de software adaptado a las necesidades empresariales: Desarrollar un software personalizado o utilizar un software estándar. Cada una de las opciones tiene sus ventajas y desventajas.
En teoría, un software personalizado debe cubrir las necesidades de la empresa. Sin embargo el costo y el tiempo de desarrollo requeridos son considerables. Además, el sistema requerirá cambios (tanto físicos como lógicos), puede requerir una casi completa revisión de las aplicaciones provocando un desperdicio de gran parte de las inversiones previas.
La otra opción es un software estándar, el cual es configurado teniendo en cuenta las necesidades empresariales donde se intenta limitar los cambios desarrollados al original de forma que se garantiza que futuras versiones y cambios que el desarrollador pueda incluir en el software puedan ser adaptados a la empresa. Existen dos tipos de software estándar: las llamadas soluciones sectoriales y los ERP. ]]>
Las soluciones sectoriales son un conjunto de aplicaciones informáticas desarrolladas con el objetivo de dar cumplimiento a las necesidades de un sector. Este tipo de software es principalmente utilizado en empresas que se especializan en dicho sector y poseen un profundo conocimiento de sus necesidades. Como resultado, el software se adapta bien a las necesidades de este tipo de empresa, el tiempo requerido para la implantación es corto y los costos no son excesivamente altos. La principal desventaja es el alcance del software que no garantiza los recursos para que esté disponible en todas las áreas de la empresa, así como su actualización tecnológica. Estos sistemas son muy específicos, tienen limitada flexibilidad y no garantizan que se pueda contar con la información como un recurso empresarial.
Los sistemas ERP inicialmente se desarrollaron para cubrir las necesidades de un sector, pero posteriormente sus actividades se extendieron a un gran número de actividades empresariales.
Un software ERP es un software modular que integra varios procesos del negocio y facilita a una organización el uso eficiente y eficaz de sus recursos (WORLEY et al., 2005).Puede ser definido como un paquete de software que permiten a la empresa automatizar e integrar sus datos y procesos de negocio para producir información y acceder a esta en tiempo real (SAXENA and JAISWAL, 2012). Según SADRZADEHRAFIEIA (2013) es un paquete de software que integra todas las necesarias funciones de negocio dentro de un sistema con una base de datos compartida (SADRZADEHRAFIEIA et al., 2013). Permite la automatización e integración de todos los procesos empresariales. Utiliza una arquitectura modular en la cual cada módulo representa un área diferente dentro de la empresa, mediante este sistema interconectado se puede unificar y ordenar todos los movimientos de la empresa en una sola base de datos.
Los SGE estándares, tanto los sectoriales como los ERP, principalmente estos últimos, tienen un gran impacto en su incorporación a la organización, debido a que, a diferencia de los personalizados, la entidad se debe adaptar a ellos, lo cual provoca que en muchas ocasiones se tome la decisión de la implantación de un software de este tipo sin que las condiciones estén creadas. Además estos sistemas influyen en la manera de realizarse los procesos empresariales provocando la necesidad de cambiar la forma de trabajar de los recursos humanos.
La incorporación de todo software a un entorno productivo debe ser un proceso bien planificado debido a que se debe analizar con profundidad la adaptabilidad del software a las características de la entidad en cuestión, además de estudiar la preparación de la entidad para el proceso de informatización (RIVERA, 2011).La implantación de un SGE es un complejo fenómeno de las tecnologías de la información (TI), que requiere un amplio conocimiento e involucra altos costos, largos períodos y compromiso de la organización (MATENDE and OGAOB, 2013). ]]>
Las entidades enfrentan numerosos obstáculos en el proceso implantación de un SGE. Se han dado muchos casos sobre despliegues fracasados o de consecuencias insatisfactorias. Existen muchas razones por las que la puesta en marcha en una entidad de un sistema de gestión fracasa, algunas de estas son (RIVERA, 2011):
El despliegue de un SGE puede ser un proyecto de tecnología muy importante y trascendente a implementar en una organización, por tanto se traduce para la organización en un proceso largo y complejo que involucra, además del rediseño de los procesos del negocio, un indispensable acoplamiento entre el sistema de información y la organización. Es esencial realizar una evaluación de todas las razones que pueden provocar el fracaso de dicho proceso, haciendo especial énfasis en la ITI de la entidad, pues, si se comienza un despliegue de un sistema sin que las condiciones tecnológicas estén creadas existe una alta probabilidad de fracaso o atraso en el tiempo definido.
Infraestructura tecnológica informática
El American Heritage College Dictionary define infraestructura como (1) una base fundamental, especialmente para una organización o sistema, (2) las facilidades básicas, servicios e instalaciones para el funcionamiento de una comunidad o sociedad. Una infraestructura es la base sobre la que algo "se ejecuta" o "actúa", sin la cual las operaciones no son posibles (XIA and KING, 2002). La infraestructura es un recurso y capacidad que permite el intercambio de información a través de la interacción entre la tecnología y personas de la organización que comparten los diferentes elementos (GHEYSARI et al., 2012).
La infraestructura tecnológica informática, también conocida como infraestructura de tecnologías de la información (ITI), representa los recursos tecnológicos que facilitan las aplicaciones de negocio. En los 80s, las tecnologías de la información (TI) eran conocidas por ayudar a las empresas a incrementar potenciales negocios con proveedores y clientes y ofrecer nuevos productos y servicios (BHATT and EMDAD, 2010). En los 90s ITI fue definida como recursos tecnológicos incluyendo plataformas tecnológicas (hardware y sistemas operativos ), redes y tecnologías de las telecomunicaciones, datos y aplicaciones de software (XIANFENG et al., 2008).
TI es un amplio término para referirse a la combinación de ITI, recursos humanos y procedimientos tecnológicos relacionados, sin embargo cada aspecto debe ser estudiado individualmente con el objetivo de entender sus efectos en una organización. ITI puede ser definida como las plataformas de hardware, sistemas operativos, redes y telecomunicaciones (correo electrónico, mensajería instantánea), aplicaciones de software, bases de datos, intranet e internet (DURMUSOGLU, 2009). ]]>
Según Dai (2007) ITI puede ser clasificada en TI físicas, intelectuales y procedimientos ventajosos tecnológicos relacionados (DAI et al., 2007). TI físicas son las principales técnicas compartidas a través de unidades organizacionales, como plataformas, arquitecturas, redes y bases de datos. Las intelectuales son las relacionadas al conocimiento, experticia y administración de la tecnología dentro de la empresa. Los procedimientos ventajosos tecnológicos relacionados son regulaciones que especifican como otras TI ventajosas son evaluadas adquiridas, desarrolladas, implantadas, usadas, mejoradas y remplazadas.
ITI brinda soporte a específicas aplicaciones TI que hacen el negocio posible. Abarca los elementos tecnológicos compartidos, como hardware, software, comunicaciones y otros soportes necesarios para el negocio. Sus elementos tecnológicos soportan disímiles procesos del negocio y aplicaciones informáticas, estos deben ser desplegados eficientemente en la entidad, garantizando el correcto flujo de la información entre los usuarios (FINK and NEUMANN, 2009).
La ITI de una empresa para el despliegue de un SGE debe garantizar eficiencia y flexibilidad en su funcionalidad. Debe llevar a cabo el procesamiento eficiente de la información ofreciendo la información correcta en el tiempo requerido; permitir la cooperación entre los subsistemas de la empresa y los elementos externos; cubrir la diversidad de recursos físicos y aplicaciones informáticas; permitir los cambios que puedan existir en el funcionamiento de la empresa y la evolución de las tecnologías de soporte (MAYER and PAINTER, 1991).
En ocasiones la ITI en el despliegue de un SGE es valorada de una forma superficial, ya que se considera que se trata de suministros que se podrán adquirir en su debido momento a precio de mercado, en los que es además sencillo establecer una comparativa de precios entre diferentes proveedores. Por esta razón, muchos proyectos de despliegue de SGE establecen una orientación del tipo de infraestructura que será necesaria, de modo que será la propia empresa cliente la que, en función de la infraestructura ya disponible, deberá decidir lo que ha de adquirir. Si se quiere acotar el presupuesto total, será necesario incluir este análisis de necesidades de sistemas conjuntamente con el estudio de implantación de la solución de gestión (GÓMEZ and SUAREZ, 2012).
Se pueden identificar tres enfoques teóricos relativos a la ITI en la literatura. El enfoque orientado a la tecnología, limitando la definición a una arquitectura de componentes técnicos compartidos a través de la organización. El segundo enfoque en el cual los investigadores solo utilizan el dominio técnico para dividirla en cuatro categorías: plataformas, redes y telecomunicaciones, datos y aplicaciones centrales. El tercer enfoque la divide en componentes técnicos y humanos. Los componentes técnicos no se diferencian de los anteriores puntos de vista. Los componentes humanos se definen como las habilidades y conocimientos que posee el personal a asociado a las TI de la organización. Las habilidades y conocimientos se pueden dividir en técnicos, situacionales y relativos al negocio (FINK and NEUMANN, 2009).
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El tercer enfoque se tiene en cuenta para esta investigación, debido a la importancia del factor humano en el despliegue de cualquier tecnología. La instalación de un SGE sin la adecuada preparación de los usuarios finales puede tener drásticas consecuencias en el proceso (JARRAR et al., 2010). Un factor a tener en cuenta en el despliegue de cualquier SGE es el relativo a la existencia de programas de entrenamiento que garanticen que el personal que va a utilizar el sistema alcance las habilidades necesarias (SOLTANZADEH and KHOSHSIRAT, 2012).
Teniendo en cuenta lo antes expresado se define para esta investigación que la ITIestá compuesta por todos aquellos elementos tecnológicos que en conjunto dan soporte a las aplicaciones informáticas de una entidad, entre los que se encuentran las plataformas de hardware (servidores, puestos de trabajo, redes), software (sistemas operativos, bases de datos, lenguajes de programación, herramientas de administración) y telecomunicaciones (correo electrónico, mensajería instantánea), así como las habilidades y conocimientos técnicos y relativos al negocio que posee el personal asociado a las TI de la organización.
Compatibilidad tecnológica
P. Speser define tecnología como un medio para realizar una actividad (SPESER, 2006). Tecnología puede ser una herramienta, una técnica, un material, una habilidad, una capacidad y una estructura organizacional o conocimiento (KHALIL, 2000).
Según Roger (1995) se puede definir como el grado en que la aplicación de una innovación es percibida como consistente con los valores y creencias socioculturales existentes, experiencias pasadas y presentes y necesidades de las organizaciones (ROGER, 1995).
Se define compatibilidad como calidad o característica de lo que puede existir o realizarse a la vez que otra cosa. Adecuación o capacidad de un equipo informático para funcionar junto con otro: compatibilidad entre versiones, entre programas (RAE, 2010). Se considera en disciplinas como las ingenierías como la noción de complementación que representa el concepto de hacer juego. Está relacionada con la complementación entre elementos para llevar a cabo una tarea o conseguir un objetivo determinado (HOHENEGGER et al., 2007b). Compatibilidad se define como la posibilidad de que dos elementos coexistan con respecto a uno o más criterios de manera que ninguna degeneración sea inducida cuando dichos elementos se acoplen (HOHENEGGER et al., 2007a). Grado en que la aplicación de una innovación es percibida como consistente con los valores y creencias socioculturales existentes, experiencias pasadas y presentes y necesidades de las organizaciones. ]]>
Se puede definir por compatibilidad en el contexto tecnológico como la capacidad que tiene cierto sistema para funcionar simultáneamente con otros sistemas, permitiendo o mejorando el funcionamiento del conjunto. Por sistema se entiende tanto software como hardware, de modo que se puede analizar la compatibilidad entre dos software, entre un software con un hardware o entre dos hardware.
La no existencia de compatibilidad entre dos sistemas no implica que estos sean defectuosos, simplemente que no puedan funcionar juntos, que sean incompatibles. Dos sistemas son incompatibles si hay alguna violación de una o más restricciones técnicas impuestas por las leyes de la naturaleza (HOHENEGGER et al., 2007b). Entre las restricciones técnicas se pueden encontrar restricciones operacionales, arquitectónicas y tecnológicas.
La incompatibilidad puede estar dada porque un sistema está obsoleto con respecto al otro o porque se ha diseñado para ser utilizado en un sistema específico y no funciona con otros. Al ocurrir una innovación tecnológica es posible que aunque esta mejore en cierta medida en el funcionamiento de un producto tecnológico además se produzca una incompatibilidad con respecto a otros productos tecnológicos. Esto muchas veces es inevitable y completamente justificable debido a los beneficios que acarrea una innovación.
También existen incompatibilidades tecnológicas que son el producto de desarrollos tecnológicos o innovaciones que se producen de manera independiente. Si bien este tipo de incompatibilidad es una consecuencia casual del desarrollo tecnológico y no una acción premeditada por parte de compañías o instituciones, tiene consecuencias negativas para los usuarios.
En muchas ocasiones, la incompatibilidad es una estrategia deliberada de los fabricantes, generalmente compañías privadas, con el objetivo de garantizar la dependencia con los usuarios de sus productos. Cada fabricante diseña su programa siguiendo unos requerimientos determinados. La meta principal de esta estrategia es monopolizar el mercado, evitando una competencia basada en el aumento de la calidad y la reducción del precio de los productos. ]]>
En ocasiones dos elementos pueden no ser completamente compatibles pero si hasta cierto punto compatible, esto se puede observar en la figura 1. En lo relativo a la compatibilidad de un SGE con la ITI durante los procesos de despliegue se puede analizar desde este punto de vista, pues es posible que el software sea incompatible con algún elemento pero esto no implica que sea completamente incompatible.
De acuerdo a (BRADFORD and FLORIN, 2003) y (KOSITANURIT, et al. 2006) el grado de compatibilidad del SGE con el existente software y hardware tiene una relación positiva con el proceso de implantación. La complejidad de estos sistemas, especialmente los ERP, es el mayor factor que afecta el desempeño del proceso negativamente (RUIVO, et al. 2012).
Ruivo (2012) realiza un análisis estadístico desarrollado con el objetivo de conocer la influencia de los sistemas ERP en Escandinavia e Iberia, teniendo en cuenta como una de las medidas para el análisis la compatibilidad de estos sistemas con el software y hardware de la organización, así como la comprensión del material de entrenamiento (RUIVO et al., 2012). Sin embargo estos factores son analizados de manera muy genérica, no se tiene en cuenta las habilidades técnicas para la administración del personal informático, ni la seguridad informática de la organización y se asume que las redes y los servicios de comunicación se analizan al analizar la compatibilidad de hardware.
A partir del estudio realizado se concluye que para analizar la compatibilidad entre un SGE y una ITI. En muchos casos un SGE es una innovación tecnológica que mejora en cierta medida el funcionamiento empresarial, aunque pueden existir incompatibilidades con otros productos tecnológicos existentes, por eso desde el mismo desarrollo del software se debe analizar que este sea compatible con el máximo número de sistemas posibles. Para el SGE se debe analizar su impacto teniendo en cuenta sus necesidades básicas, en cuanto a herramientas y tecnologías necesarias, para distintos escenarios, dígase pequeñas y medianas empresas o grandes empresas, organizaciones simples u organizaciones con varias sedes. Además tenerse en cuenta si se va a desplegar un software sectorial o un ERP, en el caso del segundo además si la implantación se realizará completamente o modularmente.
Métodos y metodologías de despliegue de software
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Según (RIVERA, 2011) una buena metodología de implantación será determinante para tener una garantía de puesta en marcha de la solución en los plazos previstos, pero además, permitirá definir claramente las responsabilidades de las partes implicadas y establecer las bases de un plan de acción conjunto. Es de vital importancia contar con una metodología flexible y de resultados demostrados a partir de un análisis exhaustivo de los requerimientos de las empresas, que será la base para que la posterior planificación se adapte a sus necesidades y que además, permitirá una rápida transferencia de conocimientos a los usuarios.
Teniendo en cuenta que una de las posibles razones que pueden provocar el no cumplimiento de los tiempos previstos en el despliegue de un SGE son las incompatibilidades tecnológicas es imprescindible que cada metodología de despliegue trate de cierta forma este aspecto durante la fase de planificación del despliegue, que normalmente es la primera fase de cada metodología.
A continuación se realiza un análisis de un conjunto de algunas de las metodologías más utilizadas en el mundo y en Cuba.
Metodologías utilizadas a nivel internacional
ASAP
La metodología de implantación denominada Acelerated SAP (ASAP), fue desarrollada por la empresa SAP y constituye uno de los puntos clave para maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implantación.
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ASAP es una metodología de implantación estándar diseñada para soluciones SAP que posee, entre otras características, una hoja de ruta o Roadmap, una guía de implantación paso a paso, retroalimentada con las experiencias en implantaciones de estos proyectos a lo largo de los años. ASAP realiza una rápida implantación específicamente diseñada para pequeñas y medianas empresas, esta ofrece bajo costo y generalmente el mínimo de utilización de recursos tecnológicos necesarios.
Además, ASAP contiene varias herramientas, aceleradores y otra información a fin de ayudar a los miembros del equipo de implantación. Al final de cada fase se establecen unos puntos de control de calidad, para monitorizar los entregables y los puntos críticos (TOMÉ, 2009).
A continuación se muestra el esquema típico de la metodología ASAP:
Como se puede observar en la imagen anterior, la hoja de ruta la forman las siguientes Fases:
En la fase 1 el equipo de proyecto toma decisiones sobre la planificación de los requisitos técnicos necesarios. Estos incluyen la definición de la infraestructura necesaria y la adquisición de hardware y las interfaces necesarias. Para este propósito, se utiliza Quick Sizing.
La herramienta Quick Sizing calcula CPU, disco y memoria y otros recursos sobre la base del número de usuarios que trabajarán con los diferentes componentes de R/3. La herramienta pretende dar a los clientes una idea del tamaño del sistema para ejecutar el trabajo necesario y, por tanto, proporciona datos para la planificación del presupuesto inicial, al menos para hacerse una idea global (TOMÉ, 2009).
La herramienta QuickSizing está desarrollada a la medida de las necesidades de SAP, traduciendo requerimientos del negocio a requerimientos técnicos. Al determinar los requerimientos de tamaño, se asegura que el hardware adquirido se encuentre acorde a las necesidades del negocio. Esta herramienta no puede ser utilizada en otros SGE. Además es privativa y su documentación no está disponible gratuitamente.
IBdos
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IBdos es una organización de consultoría y servicios informáticos, especializada en la implantación de soluciones Microsoft Dynamics. Posee el certificado de oro de Microsoft. IBdos define un patrón metodológico a seguir para la implantación de sistemas integrados contando con las siguientes fases: Fase de análisis y diagnóstico, Fase de diseño y desarrollos específicos, Fase de implantación y puesta en marcha y Fase de explotación, soporte y mantenimiento (MEGAL, 2004).
A continuación se muestran las fases de IBdos:
La metodología desarrollada por la empresa IBdos recoge elementalmente las áreas más importantes en los despliegues de SGE teniendo como principios el despliegue como proyecto independiente y un cliente representa una instancia del despliegue. Por este motivo no es aplicable al despliegue como parte de un proyecto de ciclo completo ni a proyectos que cuenten con clientes de múltiples sedes. A partir de la revisión de la escasa documentación obtenida de esta metodología se puede decir que no tienen en cuenta la evaluación tecnológica dentro de sus procesos, además es privativa y su documentación no está disponible gratuitamente.
Metodologías utilizadas en Cuba
Desoft
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La empresa Desoft perteneciente al Ministerio de las Comunicaciones (MINCOM) de Cuba, tiene entre sus objetivos la informatización del país. Para esto cuenta con una Gerencia de Implementación con representación a lo largo de todo el país y la cual se encarga de desplegar en las entidades cubanas soluciones informáticas de producción nacional como son: Versat – Sarasola, Aviladoc, AvilaQUID y Fastos – Pagus. Para esta actividad la empresa ha desarrollado una metodología propia.
La utilización de una metodología para ejecutar los procesos de implantación en la empresa permite lograr una buena comunicación durante las distintas etapas del proyecto, así como la disminución del tiempo de implementación de los Sistemas y conseguir la estandarización de un método de trabajo.
El servicio de implantación de un producto de dicha metodología consta de cinco Etapas: Modelado del Negocio o Alineación con el producto, Diseño, Inicio de la implementación, Implantación y Liberación (DESOFT, 2007).
Esta metodología supone la existencia de una etapa previa de negociación y venta que garantiza la existencia de condiciones propicias y de requerimientos técnicos en el cliente que permiten implementar el nuevo sistema por lo cual no plantea entre sus actividades ningún análisis de los requerimientos tecnológicos para la implantación del software.
En (ISASI-GENIX et al., 2012) se realiza un revisión y actualización de dicha metodología con el objetivo de lograr una mayor eficiencia de dicho proceso y se proponen las siguientes actividades:
P 01. Planificación de la implementación: Contar con los requerimientos mínimos indispensables para brindar un servicio de calidad. Evitar la sobrecarga de trabajo y preparar a los implementadores para desempeñar mejor sus funciones. ]]>
P 02. Contratación del servicio: Establecer las obligaciones tanto de la empresa, como del cliente, se pactan los servicios aprestar, cómo se van a realizar, los plazos y los pagos.
P 03. Diagnóstico inicial: Conocer los procesos que se desean informatizar y el grado de preparación del cliente para implementar la herramienta.
P 04. Gestión de requisitos: Conocer todos los requerimientos más detallados y todos los procesos de negocios del cliente.
P 05. Diseño del proyecto: Diseñar los procesos que se utilizan al trabajar con la solución, preparar las interfaces para la migración de los datos y el plan de capacitación de los usuarios.
P 06. Implementación de la herramienta: Parametrizar los requerimientos y los procesos diseñados en la fase anterior y la evaluación operacional de las aplicaciones. ]]>
P 07. Adiestramiento en el uso de la herramienta: Implementar el plan de capacitación de las aplicaciones que conforman la solución informática.
P 08. Liberación del proyecto: Satisfacer al cliente con el correcto funcionamiento de la nueva solución y concluir el servicio de implementación.
P 09. Evaluación del proyecto: Obtener información sobre el desempeño del proceso y lograr su mejora.
En la revisión de la metodología en la fase de planificación de la implementación se realiza un análisis de los requerimientos mínimos imprescindibles para realizar un trabajo de calidad, sin embargo no se analiza con la profundidad necesaria la compatibilidad del software a desplegar con la ITI.
Método para despliegues de sistemas de gestión (MDSG)
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El método para despliegues de sistemas de gestión propuesto por Rivera (2011) tiene como objetivo principal brindar una guía metodológica que permita la ejecución exitosa de los procesos involucrados en los Proyectos de despliegues de sistemas de gestión y las actividades necesarias para la entrega y aceptación de los sistemas de gestión. En él se recoge un grupo de mejores prácticas y se ponen en función del despliegue de sistemas de gestión (RIVERA, 2011). Está compuesto por cuatro procesos (Planificación, Diseño y Desarrollos Específicos, Implantación, Puesta en marcha), los cuales están descritos en función de entradas y salidas y compuestos por actividades, que a su vez, se componen por tareas. Para cada tarea se describe su contenido haciendo referencia a sus principales acciones, artefactos, técnicas, herramientas y participantes.
Se puede decir además que está muy bien planteada y le reporta grandes beneficios a la entidad. En el proceso de Planificación una de las actividades es la realización de un diagnóstico donde se analizan los prerrequisitos de software y hardware del sistema, posteriormente en la fase de implantación se verifica que la infraestructura disponible cumpla con los requerimientos del proyecto, teniendo en cuenta los procedimientos de seguridad, control de acceso, operación y administración del sistema. Este análisis no tiene la profundidad suficiente para garantizar la completa compatibilidad de la infraestructura tecnológica en el despliegue de software, además el análisis se basa en los requisitos básicos sin garantizar una completa evaluación de cómo se adaptan las necesidades del software a los diferentes tipos de empresa.
DISCUSIÓN
Se comprobó que tanto a partir del análisis bibliográfico relativo a los temas de despliegue de SGE, infraestructura tecnológica informática y compatibilidad tecnológica, como del estudio de las metodologías de despliegue que la evaluación tecnológica en el despliegue de software es un elemento esencial que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta. Es muy importante analizar el impacto tecnológico del SGE a desplegar teniendo en cuenta sus necesidades básicas, en cuanto a herramientas y tecnologías necesaria, para distintos escenarios, dígase PYMES o grandes empresas, organizaciones simples u organizaciones con varias sedes. Además debe tenerse en cuenta si se va a desplegar un software sectorial o un sistema de gestión integral, en el caso del segundo además si se va a implantar completamente o modularmente.
Se recogen algunos aspectos referentes al despliegue de SGE, a la ITI y a la compatibilidad de la ITI en despliegue de SGE recopilando ideas y conceptos de diferentes bibliografías y autores que ayudaron en gran medida a ampliar los conocimientos acerca del tema, comprobando que en general no hay mucha información acerca de la compatibilidad tecnológica en el despliegue de SGE, por lo que fue necesario definir algunos conceptos a partir de la generalización de estos.
El resultado del estudio delos métodos y metodologías de despliegue se muestra en la tabla 1 (DESOFT, 2007; ISASI-GENIX, et al. 2012; MEGAL, 2004; RIVERA, 2011; TOMÉ, 2009) :
En la tabla 2 se muestran algunos de los elementos relativos a la evaluación de la compatibilidad tecnológica en despliegues de SGE, identificados a partir del análisis bibliográfico.
Estos elementos pudieran ser analizados como criterios macro para la evaluación de la compatibilidad tecnológica en despliegues de SGE y a partir de estos realizar una lista de chequeo que permita analizar de estos aspectos cuales se son aplicados a cada software y que tan compatible es cada requisito de este con la característica homóloga de la ITI de la organización.
Dicha lista de chequeo de ser insertada en la fase de planificación de cualquiera de las metodologías de despliegue permitiría mejorar el tiempo del proceso, pues ayudaría a identificar con mayor facilidad las posibles debilidades tecnológicas.
CONCLUSIONES
El análisis de algunos de los principales métodos y metodologías de despliegue utilizados internacional y nacionalmente evidenció que las mismas no permiten identificar que tanto se adapta un determinado SGE a la ITI de la organización donde este será implantado, sin embargo el estudio realizado, así como la revisión de los principales elementos relativos a despliegue de SGE, ITI y compatibilidad tecnológica, permitió identificar un conjunto de indicadores que abarcan los elementos de software, hardware y servicios que en conjunto dan soporte a las aplicaciones informáticas de una organización.
Se identificaron algunos elementos esenciales relativos a la evaluación de la compatibilidad tecnológica en despliegue de SGE, los cuales pueden ser utilizados como criterios macro analizando qué aspecto debe ser examinado de cada software y a partir de los requisitos no funcionales tecnológicos de este evaluar su homólogo en la ITI de la organización. Dicho análisis permitiría agilizar el proceso de despliegue de SGE. ]]>
Esta investigación constituye el paso inicial para el desarrollo de un método multicriterio para la evaluación tecnológica en despliegues de SGE, donde se utilizarían como criterios macros los identificados en esta propuesta.
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Recibido: 06/03/2014
Aceptado: 17/04/2015
