Contextos para la Gestión del Conocimiento en organizaciones cubanas: un acercamiento al "Ba" en Cuba
Contexts for Knowledge Management in Cuban organizations: an overview of "Ba" in Cuba
Gloria Ponjuán Dante, Wendy Hernández Castellano
Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana. La Habana, Cuba.
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Se analizan los resultados de una investigación realizadas en 15 instituciones cubanas, que representan cuatro grupos de organizaciones que trabajan intensivamente con información. Su objetivo fue analizar el comportamiento de diferentes variables en los contextos particulares de cada uno y valorar si el tipo de institución favorecía o no el comportamiento de los diferentes contextos para la creación del conocimiento. Se aplicó una entrevista en forma de cuestionario a directivos o especialistas de las instituciones seleccionadas intencionalmente. Se presenta el comportamiento de cuatro tipos de contextos de Gestión del Conocimiento en las instituciones objeto de estudio. Se ofrecen consideraciones acerca del comportamiento de algunas variables en las instituciones estudiadas y se comprueba que el comportamiento identificado se corresponde con lo identificado en la literatura sobre el tema.
Palabras clave: Gestión del Conocimiento; "Ba"; contextos; Cuba.
An analysis is provided of the results of a study conducted in 15 Cuban institutions representing four groups of organizations where information is used intensively. The objective was to analyze the behavior of different variables in the particular contexts of each, and determine whether or not the type of institution facilitated knowledge creation in the different contexts. An interview in the form of a questionnaire was applied to managers or specialists from intentionally selected institutions. A presentation is provided of the behavior of four types of Knowledge Management contexts at the institutions studied. Considerations are included about the behavior of some variables at the institutions studied. It was found that the behavior identified corresponds to the one described in the bibliography about the topic.
Key words: Knowledge Management; "Ba"; contexts; Cuba.
INTRODUCCIÓN
]]> En la actualidad ha aumentado el valor del conocimiento como recurso organizacional. Cada vez más se aplican acciones enfocadas en elevar su provecho como factor que hace la diferencia en la competitividad. En las organizaciones se crea conocimiento de forma constante; es importante que se disponga de contextos facilitadores de actividades e interacciones entre sus miembros. Estos están dados por el tiempo, el espacio y las relaciones; o sea, varían de acuerdo con cuándo y dónde se desarrolla la creación de nuevo conocimiento, y quiénes y cómo participan en el proceso. En una organización el conocimiento es el recurso fundamental que permite el uso racional de otros recursos; está presente en cada uno de sus trabajadores. Este conocimiento social cuando se maneja por grupos de una organización se le denomina conocimiento organizacional y es creado cuando estos resuelven problemas utilizando su conocimiento y poniéndolo a disposición de la organización. De su correcta gestión dependerá el futuro de la propia organización.Alavi y Leidner1 explican que el interés en el conocimiento organizacional ha incitado que se busque manejar el conocimiento a beneficio de la organización. Si se gestiona correctamente, la organización podrá identificar y elevar el conocimiento colectivo y aumentar así su competitividad e innovación. La creación de conocimiento organizacional debe ser considerada como un proceso que amplifica “organizacionalmente” el conocimiento creado por las personas y lo cristaliza como parte de una red de conocimientos de la organización.2 El conocimiento se da en un contexto específico, es dinámico y se crea a partir de las interacciones sociales, por lo que tiene carácter humanístico.3 Los contextos para la creación de conocimiento organizacional pueden variar según las características de la propia organización; estos pueden ser reuniones de reflexión, discusiones, entrenamiento profesional, programas de capacitación, utilización de intranets y foros, entre otras muchas acciones que se pueden realizar (Fig. 1).
Nonaka y Konno4 propusieron el empleo del concepto Ba, que puede traducirse como lugar, con el propósito de aplicarlo en su modelo relativo a la creación de conocimientos. El concepto procede de la filosofía; fue propuesto por Nishida y desarrollado por Shimizu. Estos autores consideran que "se le puede concebir como un espacio compartido donde emergen relaciones. Este espacio puede ser físico (oficinas, espacios laborales diversos), virtuales (correo electrónico, teleconferencias), mentales (experiencias compartidas, ideas, ideales) o cualquier combinación de ellas". Lo que diferencia al Ba de la interacción humana regular es el concepto de creación de conocimiento. Propone una plataforma para que se desarrolle el conocimiento individual y colectivo y desde esta plataforma es que se integra toda la información que se necesita. El Ba permite solucionar problemas de la organización o en los equipos de trabajo y proporciona nuevas formas para analizarlos.5 Nonaka, Toyama y Konno;6 Acosta, Zárate y Fischer;5 Choo y Neto;7 Hansson;8 Neto y Choo;9,10 así como Nonaka y Konno,4 consideran que existen cuatro tipos de Ba que se relacionan con el modelo SECI. El Modelo SECI propuesto por Nonaka, plantea las 4 formas de conversión del conocimiento a partir de procesos de socialización, externalización, combinación, e interiorización, cuyas iniciales dan nombre al modelo.
Los diferentes tipos de Ba se enuncian a continuación. Cada uno de ellos acelera los procesos de conversión del conocimiento correspondientes. Los tipos de Ba corresponden a dos tipos de dimensiones: el tipo de interacción, que puede ser individual o colectiva, y la dimensión según los medios de comunicación, que puede ser cara a cara o virtualmente:6
Ba originario: se corresponde con el proceso de socialización del modelo de SECI. Es la forma primaria en que comienza el proceso de creación del conocimiento.4 En este caso, la interacción entre individuos es cara a cara, donde se comparten principalmente experiencias, sentimientos y expresiones que se pueden identificar cuando las personas comparten un espacio físico. Este tipo de Ba es efecto de la reformulación y del mantenimiento de los entornos físicos.11
Ba de interacción (o dialogando con el Ba): está relacionado con el proceso de externalización del conocimiento. El tipo de interacción es colectiva. El Ba de interacción se construye conscientemente a partir del Ba originario6. Su contexto pueden ser grupos de trabajo con individuos seleccionados que compartan capacidades y conocimiento. El objetivo es lograr momentos para el diálogo, así como reuniones y vías de comunicación efectivas entre los trabajadores. A través del diálogo, los modelos y las habilidades mentales del individuo se convierten en términos y conceptos comunes4. El conocimiento de los miembros del grupo se externaliza y a la vez cada uno toma de los otros datos e informaciones que son entendidos e interiorizados y se integran al conocimiento individual.
Ciber Ba: es el lugar de interacción en el mundo virtual antes del mundo físico.12 También plantea que puede involucrar cientos de individuos de la organización mediante las tecnologías. Corresponde a la etapa de combinación del modelo SECI y es efectiva en contextos de colaboración. La combinación del conocimiento explícito es más eficiente si es apoyada por la información y la tecnología que proporciona la red.13 Para desarrollarlo es necesario que la organización cuente con una buena infraestructura tecnológica que favorezca y promueva los entornos virtuales de interacción, como son las bibliotecas digitales, intranets, los foros virtuales, el uso de bases de datos, los espacios virtuales de aprendizaje (EVA), etcetera.
]]> Ba ejercitante: se desarrolla en el proceso de internalización del conocimiento. Se enfoca a los gerentes y sus colegas de trabajo. Consiste en ejercicios continuos donde se desarrollen y realcen determinados patrones. Estos ejercicios proporcionan entrenamiento en los individuos y se logra la reflexión. Choo y Neto7 exponen que el objetivo es la enseñanza basada en el análisis y el aprendizaje continuo a partir de una participación activa.
Los tipos de Ba pueden estar presentes en las organizaciones aunque no sean identificados con la denominación presentada anteriormente. El reconocer estos espacios permite impulsar los procesos de gestión del conocimiento y hace posible que se puedan crear más eficazmente las condiciones para generar estos contextos. La figura 2 resume estos cuatro contextos asociados a los procesos de conversión del conocimiento.14
No existe límite de espacio físico, ya que representa un contexto subjetivo, que queda delimitado por un tiempo y espacio específico que está dado por el contexto en que se desarrolla. El contexto juega un papel esencial en Ba y aporta significado a la información que se transforma en conocimiento; sus componentes principales son los individuos, el ambiente organizacional y las relaciones entre estos.
Nonaka y Konno4 argumentan que en el Ba el conocimiento puede ser adquirido y compartido de disímiles formas en las que interactúan los individuos dentro de la organización, como pueden ser equipos de trabajo, reuniones, comunidades de práctica u otras formas menos formales, como compartir experiencias, reflexiones y criterios personales, entre otras. El Ba está presente en cualquier espacio de la organización, pues el conocimiento no solo se comparte en lugares dispuestos para esto, sino que se puede encontrar en pasillos, conversaciones telefónicas, discusiones, chats, en las intranets, entre otros, donde se compartan opiniones e información. Ocurre en la jornada laboral y en momentos de encuentros, como almuerzos, encuentros informales, etcétera.
Este artículo analiza determinadas miradas a los contextos de la Gestión del Conocimiento en organizaciones cubanas de diferente tipología, que trabajan en forma intensiva con información, así como profundizar en sus características, discutir distintas perspectivas, esclarecer la importancia de gestionar y concientizar a estas acerca de la necesidad de tener en cuenta sus contextos para mejorarlas, y enunciar vías que permitan introducir ventajas a estas organizaciones.
MÉTODOS
Se realizó una investigación descriptiva de perspectiva metodológica cualitativa:
]]> - Descriptiva. Analiza y caracteriza el fenómeno de los contextos (Ba) para la Gestión del Conocimiento en un conjunto de organizaciones cubanas de diferente tipo.
- Cualitativa. Obtiene y analiza datos de las organizaciones objeto de estudio para determinar el comportamiento de la variable situacional en la unidad de análisis identificada, utilizando la inducción para derivar las posibles explicaciones basadas en los fenómenos observados.
En cuanto a los métodos de investigación se empleó el análisis documental clásico para la caracterización teórico-conceptual. Para la muestra se seleccionaron intencionalmente 15 organizaciones cubanas de diferentes tipos, representativas en el entorno cubano. Estas organizaciones de carácter nacional radican todas en la provincia de La Habana. Para esto se crearon cuatro grupos de inclusión:
1. Bibliotecas (4 bibliotecas: una nacional, una universitaria y dos especializadas).
2. Centros de información (3 centros de información: uno nacional y dos correspondientes a sectores priorizados).
3. Instituciones investigativas del Polo Científico (4 centros de investigación del polo científico del Oeste).
4. Otras instituciones de información (4 instituciones: 1 archivo, una editorial especializada, un museo y una institución especializada en patrimonio documental).
El estudio no pretendió analizar casos particulares, sino identificar posibles distinciones o diferencias entre los contextos de diferentes tipos de instituciones. Se empleó la entrevista, y específicamente el cuestionario como uno de sus instrumentos. Las preguntas de este cuestionario fueron en su mayoría cerradas, las cuales fueron aplicadas a directivos de las instancias seleccionadas. En el caso de los grupos 3 y 4, la entrevista se aplicó a los encargados de información de estas instituciones, intentando obtener un análisis lo más homogéneo posible a partir de las respuestas que se obtuvieron. El análisis de los resultados obtenidos permitió profundizar en las características de los contextos para la Gestión del Conocimiento (Ba) en las organizaciones objeto de estudio.
]]> Las variables se tomaron en cuenta a partir del criterio de expertos y de lo descrito en la literatura internacional sobre los componentes de los diferentes tipos de Ba, referenciadas en este trabajo.4-10 La operacionalización de las variables se concretó en el diseño del cuestionario empleado para la captación de datos e informaciones acerca de la presencia de determinadas condiciones en los contextos particulares de los grupos de instituciones analizadas.
RESULTADOS
A continuación se analizan los aspectos relacionados con los contextos para la Gestión del Conocimiento (Ba) en las instituciones observadas. Para el análisis de los resultados se tomaron las variables utilizadas para la obtención de información en las entrevistas realizadas. Para cada variable se han incorporado los criterios recogidos en las entrevistas realizadas en las instituciones seleccionadas. Se ha respetado el número que se le asignó a cada grupo de instituciones utilizadas en la investigación: 1) Bibliotecas; 2) Centros de información; 3) Instituciones de investigación del polo científico y 4) Otras instituciones de información. De esta forma, cada tabla representa los criterios cualitativos relativos a una variable, a partir de las consideraciones de los cuatro grupos de instituciones representadas en el estudio.
El cuadro 1 refleja la ausencia de instancias especializadas para atender las funciones de GC en las instituciones. Al no existir una instancia funcional es difícil concretar estrategias y políticas sobre el tema, que descansan en general en manuales y documentos normativos. El grupo 3 es el que más dominio tiene del tema, no en lo formal sino en los propios enfoques que reflejan en las entrevistas.
El cuadro 2 refleja cómo diferentes grupos de instituciones valoran los recursos humanos. Se aprecia que en esta variable se destaca el papel de la capacitación como enfoque que tiende a desarrollar conocimientos.
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El grupo 3 refleja otras miradas más avanzadas relativas a la retención del conocimiento y la necesidad de alinear el conocimiento con las estrategias institucionales. En relación con la presencia y el uso de la tecnología, refleja fortalezas en todos los grupos aunque se destaca el grupo 3 con miradas, no solo a lo comunicacional, sino a su integración a procesos principales de las instituciones (cuadro 3).
El cuadro 4 refleja cómo el grupo 3 muestra una madurez en lo relativo al acceso a la información institucional vinculada a la estrategia de comunicación del sistema. Sin embargo, el grupo 4 muestra mayores debilidades en este aspecto, por una subvaloración de la importancia de esta variable. Resulta interesante ver cómo se intenta mejorar la comunicación de información interna a partir de la creación de grupos de trabajo funcionales, sobre todo en el grupo 2.
El cuadro 5 analiza el comportamiento de esta variable en los grupos de instituciones analizadas. Esta variable, tal vez de las más complejas, exige determinadas condiciones y actitudes que favorezcan su desarrollo. Sin embargo, aún no se aprecia un desarrollo notable, y es el grupo 3 el que la analiza bajo mejores condiciones.
]]> El cuadro 6 refleja el comportamiento de diferentes tipos de Ba a partir de la variable comunicación organizacional. Se aprecia una valoración de esta variable por parte del grupo 1 y del grupo 2, en contraposición a lo reflejado en otras variables. Eso no significa que los otros grupos no consideren esta variable, sino que tal vez en la actualidad ya esta se encuentra en una etapa de madurez, y fluye espontáneamente la comunicación a partir del comportamiento cultural del colectivo.
En el cuadro 7 se aprecia la importante valoración que tienen los 4 grupos de los vínculos con su contexto interno y con su ambiente. Cada grupo interactúa con diferentes contextos, como las asociaciones profesionales (grupo 1), la tecnología y las alianzas estratégicas (grupo 2), la comercialización de productos y los intercambios profesionales (grupo 3) y el intercambio informal físico en sus propios contextos (grupo 4). El grupo 4 es el que refleja menos actividad en esta variable.
El cuadro 8 muestra en general el dominio y la calidad de esta variable. Dada la cultura profesional de estas instituciones, era de esperar que estas conocieran y ejecutaran acciones relativas a la comunicación científica y profesional. Este estudio no pretendió analizar elementos cuantitativos, sino el comportamiento cualitativos de estas variables, que se demuestra en el reconocimiento de sus condiciones en los cuatro grupos de instituciones.
El cuadro 9 refleja el dominio y el empleo de la variable capacitación como aspecto enriquecedor del quehacer de los diferentes grupos analizados. No obstante, la ausencia de políticas de gestión del conocimiento reflejadas en la variable 1 puede ejercer una influencia en la calidad de las acciones de capacitación que se realizan.
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CONSIDERACIONES FINALES
Se ratifica lo enunciado por Nonaka, Toyama y Konno en lo referido a que los contextos para la creación de conocimiento organizacional pueden variar según las características de la propia organización. Se identificaron distinciones o diferencias entre los contextos de diferentes tipos de instituciones, aunque fue posible precisar las características de estos contextos en los cuatro grupos de instituciones elegidas. También quedó claro el efecto del liderazgo en estos enfoques.
Por lo general la capacitación, el intercambio en eventos y reuniones y el empleo de las tecnologías son los aspectos que tienen mayor uniformidad en los cuatro grupos analizados. Algunas instituciones se destacan más dentro de su grupo, principalmente por la política de sus líderes y su visión en relación con este enfoque, como se destaca en el análisis de cada variable. Como aspectos débiles se aprecia que aún no existe una cultura acerca de la importancia de la Gestión del Conocimiento y, salvo pocos casos, no existe funcionalmente una instancia que integralmente conciba y desarrolle acciones para elevar y aprovechar mejor el conocimiento disponible.
En los centros de información (grupo 2) se aprecian fortalezas en cuanto al desarrollo de la gestión del conocimiento. El desarrollo de proyectos de Gestión del Conocimiento o el establecimiento de esta función a nivel de las organizaciones contribuiría considerablemente a elevar el empleo y la protección de este activo institucional. Se destacan las instituciones investigativas del Polo Científico (Grupo 3) que cuentan con una infraestructura y políticas que potencian el empleo del Ba en sus espacios para desarrollar conocimiento. También se aprecia la potencialidad y el empleo del conocimiento en las instituciones y centros de información, no así en las bibliotecas, que muestran menor dominio y aplicación de estos enfoques. Se pudo identificar que entre los cuatro grupos de instituciones creados existen diferencias en cuanto a las características de los contextos para la Gestión del Conocimiento, y dentro de cada grupo se muestran variaciones referentes a las características del Ba que emplean.
Se aprecia la importancia que le atribuyen a componentes vitales, como pueden ser la innovación, la comunicación, la transferencia de información, el adiestramiento y la difusión de resultados por la vía de la publicación científica. Es muy significativo el nivel de desarrollo del ciber Ba en la mayoría de las instituciones analizadas.
Conflicto de intereses
]]> Las autoras declaran que no existe conflicto de intereses en el presente artículo.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Recibido: 21 de enero de 2017.
Aprobado: 31 de marzo de 2017.
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