Consideraciones teóricas sobre la transferencia de archivos personales a institucionales en cuba: Impacto de las tecnologías

Lic. Yorbelis Rosell León1

Resumen

Los archivos personales constituyen una importante fuente de consulta para la investigación histórica, porque contienen valiosa información sobre el acontecer de la vida humana. Se define y caracteriza de manera general a los archivos personales. Se reflexiona sobre la influencia de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación en su transferencia a instituciones públicas.

Palabras clave: Archivos personales, nuevas tecnologías de información y comunicación, transferencia de fondos personales.

Abstract

Personal files constitute an important source of consultation in historic investigation, for they contain valuable information on the events of human life. Personal files are defined and characterized in a general way. Reflections are made on the influence of new information and communication technologies in their transfer to public institutions.

Key words: New information and communication technologies, transfer of personal funds, personal files.

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Cita (Vancouver): Rosell León Y. Consideraciones teóricas sobre la transferencia de archivos personales a institucionales en Cuba: impacto de las tecnologías. Acimed 2006;14(4). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_4_06/aci12406.htm Consultado: día/mes/año.

Son los individuos los que construyen la historia y en sus archivos es donde se registra su línea de pensamiento, inquietudes, aspiraciones y sueños. La documentación conservada en un archivo personal, no sólo es un recurso de información que enriquece la historia de una nación, sino que su procesamiento constituye un gran reto para los profesionales de la información que deben enfrentar su procesamiento en medio de un gran desconocimiento sobre sus particularidades documentales y de información. Para la propia archivística, el estudio de los fondos personales no ha es suficiente y siempre ha estado eclipsada por el impacto de los archivos institucionales.

A continuación, se llama a la reflexión sobre el tratamiento de los fondos personales que se encuentran bajo la custodia de las instituciones cubanas y el impacto de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) en la transferencia de esta clase de fondos a ellas.

¿Qué SE entiende por un archivo personal?

El archivo personal es aquel cuya documentación, generada o recibida, se conserva por individuos que constituyen personas naturales, en virtud de sus actividades y necesidades profesionales, económicas, sociales y psicológicas, entre otras, a lo largo de su vida o durante un período de ella. Se caracterizan, además, por la diversidad de soportes, tipologías y procedencia documental de sus fondos.

Como puede apreciarse en la definición anterior, la documentación de esta clase de archivo gira alrededor de la existencia de la persona física que genera el fondo y que, por tanto, lo condiciona. Esta característica lleva a la inclusión de documentación de referencia sobre el ámbito familiar, escolar, cultural, así como sobre las relaciones sociales y políticas del individuo, su percepción de la existencia y las manifestaciones más profundas del desarrollo de su pensamiento. Expresan la relación directa del hombre con el mundo que condiciona su sentir ante la vida, interpretaciones, críticas y reacciones sobre diferentes acontecimientos. El sujeto productor es aquel que genera, produce la documentación. La persona que recoge o custodia dicha documentación no necesariamente es quien la produce.

Ciclo vital del documento y la transferencia de los fondos personales

Para mostrar e ilustrar la forma en que se produce el ciclo vital del documento, Cruz Mundet reafirma la semejanza entre la vida del documento y la de cualquier organismo vivo desde el punto de vista biológico e identifica tres etapas: nacimiento -representa la fase de creación del documento, su génesis-, vida -fase de mantenimiento y uso- y muerte -fase de expurgo.1

En los archivos institucionales, las diferentes edades del documento se corresponden con el sistema archivístico que respalda a la institución productora. Desde la génesis hasta la última edad del documento, el valor primario disminuye e, inversamente, el secundario aumenta. Las transferencias de un archivo a otro, por lo general, se preestablecen en un cuadro de plazos de transferencia, como se ilustra, y son de estricto cumplimiento.

En el caso de los archivos personales, no existe un sistema archivístico; y por ello, se descarta automáticamente la posibilidad de una correspondencia con las diferentes edades del documento y los tipos de archivo que componen el sistema, sobre todo si se considera, que dicho sistema sólo se aplica a los archivos institucionales. Esto no significa que los documentos no transiten por los diferentes valores, porque estos son inherentes a ellos y representan el nivel de correspondencia entre la utilización que se realiza y el motivo por el que se creó.

A partir del siguiente esquema, se tratará de explicar cómo se comporta este fenómeno en los archivos personales:

Para que ocurra la transferencia de un archivo personal, el sujeto productor debe ser reconocido por su notoriedad en el ámbito social, político, científico,…, de modo que el archivo presente valor desde el punto de vista cultural o histórico.

En los archivos personales, al existir documentación privada, la transferencia se realiza de forma voluntaria. Por lo general, los familiares después del fallecimiento de la persona, por la importancia del fondo generado, lo donan a alguna institución de carácter público interesada en la adquisición y conservación de dicho fondo (biblioteca o archivo). Existen casos donde el individuo por su relevancia en alguna rama, de manera conciente, dona parte de su fondo.

Impacto de las NTIC en la transferencia de fondos personales en Cuba

Según un estudio exploratorio realizado en el 2005 en instituciones cubanas que tienen bajo su custodia fondos personales, en ninguno de los casos, se declaró la existencia de registros electrónicos como parte de los fondos. No obstante, puede afirmarse que esta se revertirá en los próximos años, porque el impacto social que han tenido las NTIC en nuestro país, al igual que en el resto de la comunidad mundial, ha provocado un cambio en el modo de adquirir y producir información en su sentido más genérico; así como en las formas de comunicarse e interactuar con otras personas y la sociedad en que se encuentra inserto en su quehacer cotidiano.

Es evidente e incuestionable que la producción documental de nuestras principales figuras en los ámbitos culturales, políticos, científicos y otros no se conservan en un soporte físicamente tangible. Los nuevos soportes conviven con los documentos en papel en los archivos personales y existe un gran nú­mero de casos de duplicidad de soportes ante el avance de los procesos de digitalización e impresión de los documentos electrónicos.

Con la aparición del correo electrónico es cada vez más importante conservar los testimonios de los intercambios de información ocurridos, porque es en ellos donde se encuentran los elementos informativos correspondiente a las series que tradicionalmente se hallan en los archivos personales como correspondencia.

Los informes, libros, folletos y publicaciones de los sujetos probablemente están ahora accesi­bles en sitios Web y páginas personales. La información digital que conforma dichos mensajes de correo electrónico, sistemas de gestión de bases de datos, sitios Web y otros sistemas de información tiene importancia más allá de las necesidades inmediatas de la organización que la crea y la mantiene. Cómo se crea, utiliza y comunica la información en el curso de una transacción orgánica proporciona un testimonio muy útil y un registro de las actividades pasadas del sujeto.

Los archiveros cubanos deben comprender que si cambian los métodos de trabajo cambia el producto, es decir, el documento.

Bearman justifica la actividad de los archiveros ante la necesidad de "asegurar las pruebas", que necesitan las personas para establecer sus identidades y cumplir con sus obligaciones sociales.

Autores destacados como Cook han comenzado a formular nuevas ideas. Influenciados por las ideas de David Bearman , estos autores, en términos generales, argumentan que los archiveros debieran cambiar su centro de atención desde el contenido de un registro a su contexto, desde el registro a la función de dicho registro, desde la preservación y acceso hacia la intervención en el proceso de creación. Se trataría de una nueva tendencia, una actitud estratégica, que algunos autores han denomi­nado en forma poco rigurosa: el “nuevo paradigma”.

¿Cómo garantizar que las pruebas del quehacer de estos productores ingresen a nuestros archivos históricos y no perezcan en los archivos personales durante la actividad de gestión que realizan sus productores? Lejos de ofrecer respuestas, sólo nos proponemos ofrecer algunas pautas para la construcción de un camino que nos lleve a cumplir con estos objetivos.

El pensamiento estratégico debe partir de un nuevo concepto de documento de archivo. En este sentido, además de aquello que tradicionalmente se conoce como documento de archivo, se debe valorar la existencia de un registro que debe redefinirse como algo con potencial de “evidencia” o capacidad de “registro”. Los registros electrónicos son sólo aquellos que presentan “evidencia” de transacciones. Los profesionales que se ocupan de su gestión deben centrarse en las “pruebas y no en la información”.

Por estas razones, si tradicionalmente en las instituciones cubanas, las fases del tratamiento archivístico comenzaban una vez transferido el fondo a la institución, las condiciones actuales exigen que esta situación se revierta. La fase de identificación, como método analítico de la archivística, tanto del sujeto productor como del fondo propiamente dicho debe comenzar según estos se desarrollan, es decir, y contrariamente a como ha ocurrido en nuestro país, debe comenzar antes del proceso de transferencia a la institución.

Los archivos históricos deberán implantar políticas para desarrollar estudios con el objetivo de identificar, según su misión como archivo, cuáles pueden ser sus posibles donantes al fondo.

El trabajo del archivo histórico actual debe salir de sus límites físicos y geográficos y trazar estrategias de expansión, por ejemplo a partir del asesoramiento metodológico de aquellos productores que se consideren como posibles donantes, así como de otras personas que puedan solicitarlo mediante el establecimiento de diferentes canales y mecanismos administrativos que lo posibiliten. Este elemento podría convertirse en un factor determinante para la visibilidad del archivo y garantizaría el tratamiento archivístico adecuado de los fondos personales desde su génesis. Convencer a los donantes potenciales de fondos personales sobre la necesidad e importancia de sus archivos para el acervo documental del país; así como de la necesidad de un trabajo conjunto para su mejor conservación, gestión y tratamiento, antes de su transferencia para evitar la pérdida de información valiosa y una organización efectiva desde sus orígenes es muy importante.

Se recomienda utilizar información proveniente de censos o de otros estudios que permitan conocer:

• Personalidades cuya documentación presente un valor estratégico y su conservación sea vital.
• Disposición de los titulares de los fondos a transferir su archivo o recibir asesoramiento y ayuda.

En caso de que exista interés por ambas partes para un trabajo conjunto, debe expedirse un documento perfectamente legalizado en el que consten los datos de los involucrados en el acto de futura transferencia y las características generales de la documentación en cuanto a volumen, organización y condiciones de conservación.

La unidad de información debe abrir un expediente donde consten estas acciones.

Es importante señalar que cuando se propone asesorar a los posibles donantes de fondos no se refiere a la imposición de métodos archivísticos. Los especialistas de esta rama, además de garantizar que no exista pérdida de información y documentación valiosa deben crear mecanismos que faciliten la gestión documental de su fondo, a partir de los estudios de la documentación y la creación de nuevos meta-instrumentos -mapas conceptuales, páginas personales, sistemas de bases de datos, etc.- que permitan recuperar la información y que calcen a los que tradicionalmente han existido -guías de archivo, cuadros de clasificación, etcétera.

El asesoramiento metodológico implica la participación del productor junto al especialista en archivo en cada uno de los procesos del tratamiento archivístico, a saber:

• Identificación del titular y de su fondo: Cuando se dispone de la cooperación del donante de fondos es más fácil construir su biografía detallada, necesidades, intereses y actividades que lo llevan a la generación de dicho fondo; así como las características de los documentos que conserva, el modo de organización y los motivos de dicha organización.
• Valoración y conservación: Establecer estrategias de valoración y conservación conjuntas entre el archivero y el posible donante de fondos reduce las probabilidades de un descarte inadecuado que pueda afectar la integridad del fondo.
• Descripción: La descripción que se realiza a partir del asesoramiento metodológico puede tener dos finalidades: una para el manejo cotidiano del sujeto y otra para el manejo de la institución con vistas a una futura transferencia.
• Difusión de los fondos. No se debe perder de vista que los archivos personales están amparados por los derechos a la intimidad de su productor, y esto condiciona la consulta y difusión de sus fondos.

Referencias bibliográficas

1. Cruz Mundet JR. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; 1994.

Recibido: 18 de octubre del 2006. Aprobado: 26 de octubre del 2006.
Lic. Yorbelis Rosell León. Bibliotecología y Ciencia de la Información. Facultad de Comunicación. Universidad de la Habana. Calle G No.506 entre 21 y 23. El Vedado.Plaza de la Revolución. Ciudad de La Habana. Cuba. CP 10 400. Correo electrónico: [e-mail]

 

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

Según DeCS1

ARCHIVOS.

ARCHIVES.

Según DeCI2

ARCHIVOS; TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.

ARCHIVES; INFORMATION TECHNOLOGY.

1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.

Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm

2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf

1Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información. Bibliotecología y Ciencias de la Información. Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana.