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Introducción
El éxito empresarial aporta con la economía interna de un país, para su consecución es fundamental aplicar controles que ayuden a mitigar riesgos inherentes en cada una de sus áreas, el control interno en estas instancias ayuda a mantener una seguridad razonable sobre sus resultados, aporta a un desenvolvimiento acorde en las operaciones de una entidad sin alcanzar una seguridad absoluta en sus acciones.
El principal rubro de las empresas comerciales son sus inventarios, al realizarse la operación mercantil, se logra el ingreso del fluctuante que sirve para operativizar el funcionamiento de la empresa, con los inventarios se puede obtener beneficios económicos futuros que podrían dar como resultados las utilidades o posibles pérdidas.
Es fundamental tener un correcto control de los inventarios, ya que aquello ayudaría a la obtención de los objetivos y metas proyectadas, el no controlarlos puede acarrear posibles ámbitos financieros contrarios al desarrollo empresarial originado por un manejo inadecuado, descuido de su stock, identificación equivoca, desorden, mezcla y corrosión de los productos.
El administrar los inventarios sirve para tener una adecuada clasificación de las mercaderías. Zapata Sánchez (2017), menciona que la administración de los inventarios sirve como un informe o relación detallada de aquellos artículos de comercio que servirán para la venta, los cuales se almacenan y clasifican por categorías.
Para que las mercaderías estén acordes con sus ingresos y egresos, autores como Cyr & Gray (2014); y Fernández (2017), sostienen que el control de inventario busca mantener disponible los productos para cumplir adecuada y oportunamente los pedidos de los clientes, además de gestionar el stock con el movimiento y cantidades de las existencias.
Montes (2014), refiere que el inventario es un registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una empresa o comunidad. Por su parte, López (2017), es del criterio que los artículos adquiridos de las instalaciones del proveedor, se transfieren con beneficios y riesgos inherentes y se reconocen en el rubro de inventarios en tránsito.
El inventario físico es aquel que se aprecia en una revisión de control de campo. Montes (2014); y Riveros (2015), consideran que el inventario físico, es el inventario real, y consiste en contar, pesar, medir, anotar todas y cada uno de los diferentes artículos existentes en el almacén, registrando la cantidad, tipo y estado de la mercancía.
Hay mercaderías que se entregan a terceros para que oferten a los consumidores finales, López (2017), manifiesta que el inventario en consignación consiste en la entrega de materias primas, materiales, artículos terminados y en proceso que se ceden a terceros para que procedan con la venta y deban reconocerse en el estado de situación financiera.
Por lo tanto, se considera que el inventario inicial es el registro material que forma parte del proceso productivo que al cierre del ejercicio quedaron en el almacén y que serán utilizados para su venta en el próximo ejercicio a base con la cual se comparará el inventario actual.
El sistema de inventario perpetuo mantiene saldos actualizados de las mercaderías existentes. Nobles, Mattiso & Matsumura (2017), consideran que el sistema de inventario perpetuo proporciona un mejor control del número de unidades y de las cantidades en dinero que las unidades disponibles representan en todo momento, manteniendo un saldo actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de las mercancías vencidas, este procedimiento permite conocer cuáles son los costos y productos utilizados.
El sistema de inventario periódico se ejecuta por conteos físicos, de este modo el método del sistema de inventario periódico permite calcular el costo de las mercaderías, dividiendo el saldo entre el saldo en unidades al momento de existir una salida del almacén, obliga a realizar un conteo físico para determinar las cantidades disponibles.
Para Candia (2017), la gestión de inventarios consiste en planificar y controlar el resguardo del suministro continuo y oportuno de los materiales, minimizando el coste del mantenimiento de este y asegurando el suministro continuo y oportuno de los materiales medios de producción requeridos para cumplir los servicios de forma eficiente.
Las ventas de los inventarios producen ganancias a las empresas, para Arenal & Ladrón de Guevara (2018), la rentabilidad indica la relación que existe entre la cifra absoluta de beneficios y la inversión realizada por la empresa, la rentabilidad sobre activos (RA) mide la capacidad de la empresa para obtener beneficios mediante el uso de sus activos. Este indicador permite conocer las ganancias que se obtienen en relación con la inversión en activos, es decir, las utilidades que generan los recursos totales con los que cuenta el negocio del beneficio y una medida de la inversión.
Es necesario tener presente la creatividad e innovación sobre el control de los inventarios. González (2016), menciona que la estrategia consiste en la creatividad del hombre quien pone en marcha las ideas innovadoras a través del cerebro, estableciendo la sinergia, perspectiva, el análisis lógico y emocional para el proceso de creación, producción y comercialización de las mercancías.
El control interno es una herramienta que ayuda a las empresas a conllevar un orden y guía de las operaciones internas que realizan los componentes de la institución, según Manosalvas Gómez, Cartagena Herrera & Baque Villanueva (2019), el control interno es una herramienta muy importante para el desenvolvimiento operacional, ya que ayuda a las instituciones a orientarse en su organización, a determinar las funciones de los empleados, y; a disminuir los riesgos inherentes existentes en todo ámbito empresarial.
Desarrollo
En la elaboración de la estrategia de control interno, se utilizó conceptos metodológicos de Hernández Sampieri, Fernández Collado & Baptista Lucio (2014), desde un enfoque mixto, quien combina las características de enfoque cualitativo y cuantitativo. El método cualitativo se aplica a través de las narrativas donde se describen las cualidades y características de los objetos de estudio, con la perspectiva de comprender las necesidades que presenta la empresa FERRICORTEZ en el ámbito de control de sus inventarios.
El método cuantitativo clasifica, organiza, evalúa y tabula la información recopilada para obtener resultados numéricos, y así determinar de manera objetiva los niveles de confianza y de riesgo existentes en el área de inventarios de la entidad.
La tipología de esta investigación incluye la exploratoria, porque el objeto de estudio es explorado, descriptiva porque interpreta y presenta los análisis de la información obtenida, explicativa causal porque se hace una explicación de las actividades encontradas y propositiva porque se crea la herramienta que soluciona el problema de la investigación.
En primer lugar, se realizó el levantamiento de información de los procesos operativos en el área de inventarios, se indagó sobre las funciones que cumplen los responsables y personal que labora en la empresa y los soportes documentados de sus responsabilidades.
A continuación, se utiliza la información obtenida, para determinar si la empresa FERRICORTEZ aplica control interno en el área de inventarios, se hace una comparación entre la información obtenida y los medios de control que se deberían aplicar para que los procesos que se están realizando sean acordes.
En tercer lugar, se aplican los cuestionarios referentes al control interno, este instrumento de medición documental de variable dicotómica se aplicó a los responsables, empleados y trabajadores de la empresa FERRICORTEZ.
Después, se cuantifican los cuestionarios y los resultados numéricos se los interpreta en la matriz de confianza y riesgo, con lo cual se llega a determinar el nivel de confianza y riesgo existente en el área de inventarios.
Al final, se procede a realizar las estrategias de control interno que ayuden al área de inventarios de la empresa a mitigar el riesgo inherente, en esta herramienta se determina el proyecto, las actividades y tareas a cumplir.
Análisis e interpretación de datos
Se procedió hacer constataciones de campo para tener un concepto pertinente sobre las funciones y responsabilidades que cumplen las personas encargadas del movimiento paulatino del inventario, se verificó el estado procedimental sobre la clasificación y ordenamiento de las mercancías, se hicieron apuntes a través de narrativas para luego determinar las preguntas que se realizaron en el cuestionario de control interno aplicado al área de inventarios.
Se realizó la aplicación de catorce preguntas en el cuestionario de control interno, al responsable de bodega y a los quince componentes entre empleados y trabajadores de la empresa FERRICORTEZ, quienes procedieron a contestar las preguntas con opción de repuestas cerradas, los resultados obtenidos dieron pauta a la formulación de estrategias de control interno para el área de inventarios (Tabla 1).
Tabla 1 - Resumen del cuestionario aplicado al personal de la empresa FERRICORTEZ.
| N. º | PREGUNTAS | SI | NO | TOTAL |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ¿La empresa cuenta con procedimientos de control interno de los inventarios? | 3 | 13 | 16 |
| 2 | ¿Los ingresos de las mercaderías a bodega son documentados? | 5 | 11 | 16 |
| 3 | ¿Se tienen lineamientos documentados que debe cumplir el funcionario responsable de los inventarios? | 1 | 15 | 16 |
| 4 | ¿Se lleva control documental de forma manual o digital de los ingresos y egresos de las mercaderías a bodega? | 9 | 7 | 16 |
| 5 | ¿Los ingresos y egresos de mercaderías son documentados en el momento preciso en que se realizan? | 8 | 8 | 16 |
| 6 | ¿El responsable de inventarios es quien realiza la petición de mercaderías según el stock de productos estipulado? | 5 | 11 | 16 |
| 7 | ¿Se codifican y categorizan las mercaderías al ingresar a bodega? | 0 | 16 | 16 |
| 8 | ¿Se revisan las mercaderías para determinar el estado actual en el que se encuentra? | 6 | 10 | 16 |
| 9 | ¿En la adquisición de mercaderías, hay personal encargado distinto del bodeguero para hacer la revisión y conteo del producto? | 2 | 14 | 16 |
| 10 | ¿La bodega cuenta con sistema de seguridad privada? | 4 | 12 | 16 |
| 11 | ¿Se realizan inventarios físicos permanentes de las mercaderías con el personal responsable de bodega? | 8 | 8 | 16 |
| 12 | ¿Hay personal asignado que haga chequeo y comprobación instantánea de ingresos y egresos de mercaderías en bodega? | 0 | 16 | 16 |
| 13 | ¿Hay otra persona que sea responsable de bodega? | 1 | 15 | 16 |
| 14 | ¿Se hace revisión del personal de la empresa al momento de abandonar la institución? | 10 | 6 | 16 |
| TOTAL | 62 | 162 | 224 | |
| PORCENTAJES | 28% | 72% | 100% | |
A continuación, se muestra la representación gráfica de la aplicación del cuestionario de control interno, al personal que labora en la empresa FERRICORTEZ y al responsable del área de inventarios.
En la aplicación del cuestionario de control interno del área de inventarios (Fig. 1), se obtiene como resultado un 28% de respuestas que afirman que se aplican procedimientos de control y un 72% de respuestas que niegan que exista control interno en la empresa.
Estos resultados demuestran que la empresa se encuentra con un riesgo inherente alto en relación con el nivel de confianza bajo existente, por tal motivo se procede a determinar las estrategias de control interno que permitan mitigar el riesgo existente en el área de inventarios de la empresa FERRICORTEZ. Se realizan las siguientes estrategias para disminuir los riesgos existentes en el área de inventarios:
Cada ingreso de mercadería a la bodega de inventarios, deben ser documentados y firmados con un comprobante de ingresos adicional a la factura y a la documentación del pedido.
En cada ingreso de mercadería, se asignará a otra persona ajena a bodega para que realice la revisión de cantidad y conformidad de los bienes recibidos, esta persona firmará en los comprobantes de ingresos junto al bodeguero, originándose firmas conjuntas de responsabilidad.
Se procederá a codificar la mercadería en la bodega, para tener un control eficaz sobre las cantidades reales de existencias de bienes y cumplir a plenitud con los stocks permitidos, en cada ingreso de mercadería se asignará otra persona que constate, ayude al proceso y firme el documento de cumplimiento.
Se hará el ingreso de las mercaderías en cada una de las tarjetas Kárdex codificadas según el producto, se pondrá en la sección entradas, en la columna cantidad se tipiará la cantidad de bienes ingresados, en la columna valor unitario se anotará el valor de compra y en la columna total se tipiará el cálculo realizado entre la cantidad multiplicando en valor unitario, esos valores de entrada se trasladarán a la columna saldos, sumándose entre cantidades de ingresos, y dependiendo el método de Kárdex se procederá hacer el cálculo respectivo en saldos.
Si las Kárdex se realizan a través del método Primeras en Entrar, Primeras en Salir (PEPS), en la columna de saldos se procede a traspasar los valores de cantidad, valor unitario y total que se tiene en el grupo de entradas, al momento de realizarse una salida de mercadería, se procederá a sacar la mercadería que primero ingreso.
Si las Kárdex se realizan a través del método Promedio Ponderado, lo ingresado en la columna de entradas se procede a sumar con los valores de saldos, el valor de cantidad de entradas se sumará con el existente en saldos, el valor total de cantidad de entradas se sumará con el valor existente de saldos y el valor unitario de saldos se obtendrá de la división entre el valor de saldos obtenido y el valor de cantidad existente.
Se procede a categorizar las mercaderías para poder estibarlas según el ordenamiento respectivo en bodegas, teniendo cuidado sobre su posible corrosión y ocultamiento al momento de querer ubicarlas.
Se conformará un equipo de trabajo para realizar revisiones sorpresivas en el área de inventarios, este equipo consolidará los valores existentes entre las tarjetas kárdex, los comprobantes de ingresos, egresos y las facturas del periodo a revisar, se realizarán cuatro revisiones de inventarios por año.
En cada egreso de mercadería, se asignará a otra persona ajena a bodega para que realice la revisión de cantidad y conformidad de los bienes entregados, esta persona firmará en los comprobantes de egresos junto al bodeguero, originándose firmas conjuntas de responsabilidad.
Se hará el egreso de las mercaderías en cada una de las tarjetas Kárdex codificadas según el producto que salga, se pondrá en la sección salidas, en la columna cantidad, se tipiará la cantidad de bienes que salgan, en la columna valor unitario se anotará el valor existente en cantidad de saldo, y dependiendo el método de Kárdex se procederá hacer el cálculo en salidas y saldos.
Si las Kárdex se realizan a través del método Primeras en Entrar, Primeras en Salir (PEPS), en la columna salidas se anotarán la cantidad de productos que salen, de la columna saldos se procede a copiar la cantidad de los productos que primero ingresaron, en este caso el valor unitario se traspasa a la columna salidas en valor unitario y se procede a calcular el valor total, una vez calculadas las salidas se procede a disminuir en los saldos la cantidad de producto que salió a través de una resta entre cantidad que salió y cantidad de saldos, el valor unitario de la columna salida se traspasa a valor unitario de la columna saldos, y el valor total de saldos se obtiene de la multiplicación de la cantidad y valor unitario de la columna saldos.
Si las Kárdex se realizan a través del método Promedio Ponderado, la cantidad que salió en la columna de salidas se procede a multiplicar por el valor traspasado del valor unitario de la columna saldo, se obtiene el valor total de la columna salidas, los valores de saldos se calcularán de la siguiente forma: cantidad de saldos se restará con cantidad de salidas y nos dará como resultado la diferencia, el valor total de la columna salidas se restará con el valor total de la columna saldos, dándonos la diferencia, y el valor obtenido en total de la columna saldos se dividirá para el valor de cantidad de la columna saldos, dándonos como resultado el valor unitario de la columna saldos.
Se pide la asignación de personal de seguridad para la custodia del área de bodega, este personal será rotativo y tendrá como función fundamental informar sobre los procesos de ingresos, egresos a través de documentos de soporte, cumplimiento de revisiones de inventarios, constatación de firmas de responsabilidad a través de los responsables asignados, revisión de egresos de mercaderías y revisión del personal tanto al ingreso como en la salida de sus labores diarias.
Se solicita realizar el manual de funciones del personal responsable de bodega, para que pueda tener una orientación documental sobre sus actividades a cumplir, debe estar capacitado para cumplir a cabalidad para con las estrategias establecidas para el área de inventarios de la empresa FERRICORTEZ.
Con la aplicación de estas estrategias de control interno, se intenta mitigar el nivel de riesgo inherente, existente en el área de inventarios de la empresa, no se puede pedir una seguridad absoluta de resultados, ya que el ámbito de control interno es realizado por personas y por ende las personas están expuestas a cometer errores, lo que sí se puede augurar es una seguridad razonable que permitirá disminuir el nivel de riesgo y se aumentará el nivel de confianza del área de inventarios.
Conclusiones
El control interno es una herramienta que ayuda a lograr objetivos y metas proyectadas a través de ordenamiento de los componentes internos de una entidad comprometida con el cambio y el desarrollo.
Los inventarios son fundamentales en la operatividad de las empresas comerciales, motivos por los cuales se debe tener un control interno acorde para que estos no sufran daños, pérdidas y deterioros en su composición.
La codificación y categorización de los materiales ayudan a determinar su ordenamiento a través de la estibación y ubicación en las áreas asignadas, para que estas sean de fácil ubicación y control.
El correcto control que se haga de los materiales a través de documentos que contabilizan sus ingresos, salidas y saldos, aportan con el monitoreo oportuno de sus stocks, dando un horizonte a quien es responsable de sus reposiciones.
