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Introducción
Los museos ajustan constantemente las formas de relación, de comunicación con el público; ser más o menos eficiente puede evaluarse a partir del alcance que tenga la socialización de su patrimonio, de la gestión para interactuar con la comunidad, ya que su razón de ser es precisamente prestar un servicio de alcance cultural para el público, por lo que están obligados a perfeccionar sus estrategias con un enfoque proactivo, ampliando su capacidad informativa, cultural, como espacio de aprendizaje y sano esparcimiento pero también como sitio donde se construye ciencia.
Los museos cada vez más aprovechan su reservorio material para estimular la investigación científica tanto de los especialistas de la propia institución como de la comunidad científica que se relaciona con ellos. Por esta razón, los museos han tenido que incursionar en el rico camino de las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre ellas la digitalización documental, paso imprescindible sobre el que se asienta el diseño de estrategias que conducen, en primer lugar, a la digitalización de documentos, lo que redunda en un nuevo concepto de almacenamiento y procesamiento de la información que, con un aprovechamiento óptimo, cambiará y perfeccionará la dinámica para su acceso, con una ganancia incuestionable en la celeridad para consultas, en la prestación de servicios que podrá hacerse a larga distancia con las variantes que permitan las regulaciones sobre la protección del patrimonio establecidas por cada institución, ajustadas a las conocidas internacionalmente, además de multiplicar el alcance social. En otras palabras, la digitalización ayuda a difundir el patrimonio de los museos.
Este apoyo tecnológico no solo cambia la concepción tradicional en cuanto a almacenamiento y modo de uso de los bienes muebles, específicamente los archivos documentales. Si bien la existencia material garantiza el valor per se del acervo, la compilación digital aporta, además, a su conservación; obviamente se minimiza el nivel de deterioro por consulta directa. Asimismo, cambia la relación unidimensional del uso de documentos a la pluridimensional, muchas personas al mismo tiempo y desde diferentes lugares pueden tener acceso a la misma información.
La digitalización es el punto de partida para incursionar en otros aspectos relacionados con la vitalidad que debe garantizar el museo en relación con su patrimonio documental, por lo que se presentará una perspectiva crítico- valorativa sobre este, revisitado en el proceso de digitalización, asimismo se expondrá su potencial, todavía insuficientemente explotado. Es, justamente, la necesidad de analizar la sinergia que se establece entre la digitalización, la evaluación continua de los documentos y la socialización del acervo documental del museo “Emilio Bacardí” la problemática que se analiza en este trabajo, para ello se examinará cada proceso por separado y en su integralidad, como eslabones de una triada que conducen al cumplimiento de los objetivos del museo, de manera particular el vinculado al uso y socialización de sus archivos.
Esta investigación se inserta en una de las líneas priorizadas del Proyecto Internacional entre Universidades belgas y la Universidad de Oriente: Proyecto VLIR, activo desde 2012 y que debe concluir en 2023. Esta colaboración conjunta está integrada por varios proyectos independientes de investigación y desarrollo. Las ciencias sociales y humanísticas se unificaron en el proyecto 4 (P4) titulado: Las ciencias sociales, humanísticas y la arquitectura frente a los retos del desarrollo local en Santiago de Cuba. Potenciando el patrimonio que ha tenido dos fases, una primera concluida en 2018 y la otra activa hasta 2023, año en que concluye el proyecto.
En el P4 se definió una línea temática de trabajo con documentos titulada: “Fuentes documentales y su contribución al rescate, conservación y promoción del patrimonio en el Oriente de Cuba”, la que se ha desarrollado vinculada a varios archivos del territorio, desplegándose un arduo trabajo en el Archivo Provincial de Santiago de Cuba, en el Archivo de la Universidad de Oriente y en el que conserva el museo provincial “Emilio Bacardí Moreau”.
Si bien esta labor se ha extendido con trabajos puntuales a otros de la región oriental, la mayor contribución se realiza desde aquellos locales que atesoran un acervo de gran valor socio- histórico y cultural. Mas, el análisis que se presenta estará relacionado solo el archivo documental del Museo Bacardí, no solo porque se ha estudiado con mayor detalle, sino porque tiene cualidades excepcionales como: formar parte del primer museo de la isla, fundado el 12 de febrero de 1899 por iniciativa del primer alcalde de la ciudad, Don Emilio Bacardí, quien consideró oportuna y necesaria la construcción de un inmueble que pudiera reunir piezas de arte, de historia, documentos, libros y toda clase de bienes con valor cultural de diversa procedencia y periodos históricos.
El museo tiene una misión social que lo obliga a ser creativo para cumplir su encargo. En este empeño, el trabajo con los archivos documentales impone el reto de ofrecer un eficiente servicio documental, tarea que involucra a los especialistas de la entidad que tienen que trabajar en la gestión a partir del valor intrínseco del documento y del perfeccionamiento del servicio, en lo que juega un papel fundamental el nivel que se haya alcanzado en cuanto a automatización del proceso. Es por esta razón que el objetivo del trabajo es: Valorar el comportamiento de los procesos sustantivos del trabajo con los documentos en el Museo Emilio Bacardí, digitalización, evaluación y socialización, como dinámica necesaria para perfeccionar los niveles de comunicación y un eficiente servicio de este patrimonio.
El acceso al archivo documental del Museo Provincial Emilio Bacardí es una demostración de la estrecha relación de trabajo y colaboración interinstitucional. En un primer momento hubo un acercamiento a los documentos digitalizados por la propia institución para proyectar una guía comentada, que se logró parcialmente. Luego, con el apoyo de recursos tecnológicos aportados por el Proyecto VLIR, se amplió la digitalización de la fototeca, la que forma parte del archivo documental, trabajo completado en un 90 % de su fondo y que exigirá una nueva mirada para su clasificación y ordenamiento, según los principios de racionalidad y funcionalidad. El patrimonio conservado que incluye documentos y fotografías, será evaluado atendiendo a criterios generales sobre la catalogación, estado de conservación, potencial histórico- social y acceso al público. El museo también conserva un patrimonio bibliográfico integrado por libros y publicaciones periódicas que no se incluirán en esta valoración.
Desarrollo
El museo es una institución que tiene cada vez más importancia como reservorio de la historia y la cultural de las naciones, es por ello que privilegia la misión educativa, la conservación del patrimonio, la investigación y la difusión. Su amplio horizonte ha llevado a que el Consejo Internacional de Museos (ICOM), según lo expresa Porporatto (2022), trabaje en el perfeccionamiento de una nueva definición de museos que supere la tradicional, en tal sentido “que incluya cuestiones como la democratización, la participación, la transparencia y la contribución a la justicia social y a la dignidad humana”, lo que se busca precisamente es mejorar la dinámica de acceso, de alcance y compromiso con la sociedad, manteniendo como referencia textos básicos de Convenciones Internacionales que le permiten trazar estrategias encaminadas a “mantener un equilibrio adecuado y justo entre la conservación, la sostenibilidad y el desarrollo, de modo que [sus bienes] puedan protegerse mediante actividades apropiadas que contribuyan al desarrollo social y económico y a la calidad de vida de nuestras comunidades”(Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, 2006, p.5).
El Museo Provincial Emilio Bacardí Moreau, Monumento Nacional desde 1999, está ubicado en Santiago de Cuba, se considera el segundo de mayor importancia de la isla por la variedad y riqueza de su colección, solo superado por el Museo Nacional de Bellas Artes. Su extenso fondo está conformado por más de 23 mil bienes patrimoniales, entre los que se destacan: documentos, libros y publicaciones periódicas, reliquias históricas de carácter patriótico, partituras musicales, colecciones numismáticas, antigüedades curiosas, obras decorativas y de artes plásticas, objetos personales de figuras ilustres.
Entre las colecciones más valiosas están las pertenencias de los patriotas de las gestas de independencia: José Martí, Carlos Manuel de Céspedes, Antonio Maceo y muchos otros; las piezas del Medio Oriente, adquiridas por Bacardí y su esposa durante su periplo por esos lares; objetos de culturas prehispánicas; una colección de pinturas europeas procedentes del Museo del Prado, en Madrid; y una amplia colección de arte cubano. Este acervo de acuerdo a su ubicación se puede dividir en tres grandes grupos: las piezas en exposición permanente, las piezas en depósito y el patrimonio documental (integrado por manuscritos y documentos impresos de diferentes procedencias y contenidos y una amplia colección de fotografías).
El patrimonio documental, al que se le dedica la atención, constituye un punto priorizado en muchas naciones que justiprecian su significado apegado a la historia y a la cultura. Los documentos, en su singular relevancia, conservan una huella testimonial, informativa, individual o colectiva, que los hacen valederos a través del tiempo; trayecto en que repuntan sus cualidades como reservorios de la memoria histórica y la identidad. No atender el patrimonio documental, ponerlo en riesgo, significa crear las bases para su rápida destrucción, dejar un vacío en la historia de la humanidad. Es por ello que el programa Memoria del Mundo, creado por la UNESCO en 1992, tiene el propósito de estimular el estudio, la conservación y el acceso universal al patrimonio documental.
Los especialistas que trabajan en el Museo Provincial Emilio Bacardí están sensibilizados no solo con el valor del acervo que integra sus fondos sino con la necesidad de trabajar en la mejora de la gestión, dígase aquellas funciones que le dan vitalidad al archivo y que constituyen su razón de ser: reunir ordenadamente todos los documentos en custodia, asegurar su perfecta conservación, garantizar la máxima rapidez en su localización, perfilar una coherente política de difusión y servicio para la investigación, teniendo en cuenta que los archivos son una fuente inagotable para el estudio, la comprensión y la reconstrucción de la historia.
La gestión del archivo podrá considerase eficiente en la medida que logre con el uso de las bondades tecnológicas una amplia difusión, resultado que puede ser medible a partir de la disponibilidad de documentos en red o en internet. Sin embargo, en el museo “Emilio Bacardí” todavía se trabaja para lograr la completa digitalización de sus fondos. La grave falta de recursos tecnológicos o con las prestaciones requeridas ha afectado la dinámica para completar el objetivo. Mas, la contribución del Proyecto VLIR, con dos escáneres portátiles, ha impulsado la tarea, sobre todo del archivo fotográfico, al cual nos referiremos más adelante. Sin embargo, otras acciones relacionadas con la catalogación, el ordenamiento, la instrumentación de una guía comentada y el uso de programas interactivos para dar servicio al público desde la institución o desde lugares remotos han coartado la eficiencia de la misión y el completamiento del objetivo institucional, entiéndase la puesta en valor de la documentación a partir de la difusión y la investigación.
La documentación del archivo está constituida por escritos relacionados con la historia y la cultura, por una importante correspondencia oficial y personal que constituyen un legado aportado por importantes figuras de la sociedad cubana. La información compilada en ellos ayuda a completar, con mayor precisión, sucesos del pasado.
Esa documentación está organizada por carpetas clasificadas por el contenido general, estas a su vez contienen legajos identificados por el valor dado a cada documento, en correspondencia con el que se estila para otros bienes muebles: Valor Excepcional, Valor I, Valor II, Valor III, Valor Auxiliar. Asimismo, no existe dictamen o constancia de la evaluación por la que se otorgó el valor a cada documento, por lo que se colige se realizó de forma empírica, de ahí que su ubicación pueda estar sujeta a puntos de vistas diferentes de acuerdo con la apreciación de los estudiosos y especialistas que interactúan con cada documento. Igualmente se precisa la revisión crítica del contenido de cada escrito para su conveniente ubicación, pues no siempre el asunto está directamente relacionado con el de la carpeta. Así, por ejemplo, en la carpeta Mártires del Virginius, el legajo N.4 se llama Pésame a Elvira Capé, asunto distante del tema fundamental.
Por otro lado, en esta misma carpeta se perciben algunas incongruencias relacionadas con el valor de la información, dígase su posible “utilidad” en relación con el suceso que se recoge; por ejemplo, el legajo de Valor Auxiliar contiene dos documentos, uno relacionado con la invitación del Banquete Homenaje a los sucesos del Virginius con el menú incluido y una relatoría de los sucesos, actividad organizada por Don Emilio Bacardí para recordar la proeza de los tripulantes; el segundo documento es un listado de los fusilados, escrito que consta de 7 páginas, comienza en la segunda, aporta raza, nombre del sancionado, procedencia, estado civil, edad, fecha de ingreso (debe ser una alusión a la cárcel) y fecha de fusilamiento. Si analizamos críticamente, realmente el documento es un listado de los fusilamientos realizados en Santiago de Cuba entre el 21 de junio de 1869 y el 22 de junio de 1875, es decir antes y después de los sucesos del Virginius, por lo que el documento supera en información histórica lo acaecido en noviembre de 1873; asimismo, por el valor de la información que aporta debería estar mejor evaluado, mejor ubicado.
Esta situación con la catalogación y ubicación de documentos no es exclusiva de esta carpeta, en otras se identifican algunas incongruencias que más que descuido, revelan un trabajo en solitario del personal que trabajó de manera empírica en el archivo, interactuando con un importante registro de documentos. En el trabajo de perfeccionamiento de la gestión documental tendrá que llegarse a la reubicación de algunos escritos, siguiendo el protocolo de esta operación contemplada para el ordenamiento.
Los legajos no siempre van acompañados por un listado que presida la documentación, aspecto que rápidamente ubicaría a los interesados en las generales del contenido; en términos de conservación evitaría una manipulación innecesaria y en relación con el investigador, ahorro de tiempo de búsqueda. Los materiales digitalizados no están sujetos a programas interactivos que le permitan al investigador acceder a ellos por esta vía, restricción que se percibe mucho más por el hecho de que la institución no cuenta, en su espacio de consulta, con una disponibilidad de computadoras para ofrecer el servicio.
Una de las mayores preocupaciones del personal especializado que labora en el museo es el riesgo que corre el patrimonio documental, ya que las características de ese acervo, dígase su soporte, así como las condiciones ambientales y la falta de recursos para un sólido trabajo de conservación aceleran su condición perecedera, limitando las posibilidades de mantener su contenido intacto y disponible en su edad histórica.
El estado de conservación de los documentos originales escritos en papel puede considerarse regular, si tenemos en cuenta los factores que más influyen en su deterioro, dígase las características de almacenamiento, el medio ambiente y las condiciones climatológicas que rodean la institución, aunque no son los únicos. Algunos materiales están inconclusos, mutilados, quebrados, comidos por insectos, manchados, con pérdida de nitidez, evidentes signos de deterioro marcado no solo por la forma de almacenamiento en carpetas que no dan la protección adecuada sino por condiciones adversas determinadas por el tiempo o antigüedad del documento, la polución ambiental, el intenso calor y la alta humedad relativa de la ciudad de Santiago de Cuba, ya que el espacio que ocupa el archivo no se encuentra climatizado.
A pesar de las limitaciones objetivas que afectan la gestión del archivo y el mantenimiento de una relación unidireccional con los investigadores, su utilidad es incuestionable, no solo por la preservación de papeles valiosos sino porque estos son un reservorio de información que al ser aprovechada da sentido histórico-cultural al contexto, al marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en que fueron creados.
El archivo fotográfico, por su parte, es prácticamente desconocido a pesar de contar con un importante acervo y la gran estima que dispensa la comunidad a este tipo de bien, carácter que queda certificado en sus valores relativos y absolutos; los primeros, manifiestos en la condición de apoyo a investigaciones histórico - sociales; los segundos, en el potencial informativo per se que va más allá de la imagen, involucrando texto y contexto, lo iconológico y lo iconográfico.
La imagen fotográfica adquiere cada vez mayor relevancia como documento, cada imagen posee sus propios valores, a saber: histórico, social, etnográfico, político, estético, etc., pero también “es un estimable instrumento de apoyo en investigaciones que utilizan otras herramientas como principales; cuando una imagen está en función de la memoria histórica, su precio se potencia y se convierte en icono de evidencia histórica” (García y Serrano, 2022, p.6; Lobato, 2013, p.26).
Otros aspectos que limitan la colección son: la presencia de material repetido en las mismas cajas, fotografías sin identificar y el desconocimiento del fotógrafo que tomó la imagen. Estos dos últimos elementos exigen un arduo trabajo para su completamiento. El avance en estas problemáticas sería de gran estima para la sociedad y la comunidad de investigadores, toda vez que la fotografía conserva la memoria histórico - social de la nación (Reyero, 2007; Solórzano Ariza y otros, 2017; Amador, 2020).
La colección fotográfica del Museo Provincial Emilio Bacardí contempla un largo periodo de más de un siglo, compila imágenes realizadas en un arco temporal que va desde el periodo colonial, específicamente el siglo XIX, hasta la etapa revolucionaria, aunque de esta en menor medida. Los temas son variados, las imágenes organizadas en cajas enumeradas van acompañadas de un listado que identifica el asunto de manera general y que funciona como control del acervo. Asimismo, las imágenes no son únicamente de la ciudad de Santiago de Cuba, hay una muestra importante de sitios, personajes, conmemoraciones y hechos históricos de la región oriental de Cuba.
El proceso de digitalización, iniciado hace unos pocos años, en 2019, con el apoyo del proyecto VLIR, como se había planteado anteriormente, ha sido posible aunando la voluntad de la especialista que atiende el archivo, la Lic. Adis Blasa Serrano y la autora de este trabajo, convencidas de la importancia que tiene para la sociedad exponer en las plataformas digitales el acervo fotográfico de la institución.
Durante el proceso tecnológico se identificaron los siguientes contenidos: personajes históricos del siglo XIX y XX (próceres de la independencia vinculados a las guerras de 1868 y 1895, figuras políticas vinculadas al periodo revolucionario, personajes del ámbito cultural y científico, personalidades extranjeras y figuras femeninas); ciudades del oriente de Cuba (espacios citadinos y rurales de Santiago de Cuba, Manzanillo, Bayamo, y otras, incluye parques, plazas, calles e inmuebles, siglos XIX y XX); lugares de recreos y clubes (siglos XIX y XX); construcciones vinculadas a la producción como fábricas y espacios tecnológicos; sitios de aprendizaje y socialización; lugares de interacción política (reuniones y discursos); cementerios y funerales de figuras ilustres. Esta memoria gráfica, sin embargo, no mantiene una coherencia en su organización, pues coinciden en una misma caja fotografías de temáticas distantes.
Sería muy favorable, para la ubicación rápida de cada material, que pudieran organizarse según su contenido, ese que se ha identificado en el proceso de digitalización. Asimismo, que cada caja o conjunto de cajas sobre una temática tuviera las subdivisiones necesarias para lograr una gestión más eficiente relacionada con la clasificación, el ordenamiento y el control; trabajo perfeccionado que debe coincidir con el acervo digitalizado, única manera de ofrecer un servicio óptimo y profesional.
Otros aspectos que limitan la colección son: la presencia de material repetido en las mismas cajas, fotografías sin identificar y el desconocimiento del fotógrafo que tomó la imagen. Estos dos últimos elementos exigen un arduo trabajo para su completamiento. El avance en estas problemáticas sería de gran estima para la sociedad y la comunidad de investigadores, toda vez que la fotografía conserva la memoria histórico - social de la nación.
Cada fotografía remite de manera ineludible a un contenido que marca un determinado ámbito histórico- social; el fragmento de la realidad, el instante recogido en una imagen no se repetirá jamás, por ello su valor trasciende su tiempo histórico. El sujeto analítico al entrar en contacto con la imagen activa sus referentes interpretativos, en medio de los cuales la memoria y el tiempo operan como categorías aliadas que interactúan en una especie de paradoja marcada por un pasado que se trae al presente y un presente que viaja al pasado gracias al poder de la imagen; dialéctica que favorece la reconstrucción de la memoria histórico - social y la intensificación de los sentimientos de reconocimiento e identificación, columna vertebral del patrimonio intangible de los pueblos. (García y Serrano, 2022, p.4-5)
En cuanto al estado de conservación puede decirse que este es variable, aunque de manera general puede catalogarse de regular, en esto influyen los siguientes elementos: deterioro por nitidez y mutilación, afectación del material por doblado y anotaciones, acción de insectos y en algunos casos signos de calcinación del material. La culminación del proceso de digitalización, avanzado en un 90% aproximadamente, si bien no puede detener el proceso de deterioro, evitará la pérdida total de las imágenes, sobre todo porque se requiere para una restauración completa o parcial un nivel de recursos materiales especializados con que no cuenta la institución. Asimismo, la digitalización aportará favorablemente a la protección del acervo, ya que la manipulación de cada pieza original sería nula o mínima, conservándose tanto las que están en buen estado como las imágenes deterioradas.
Conclusiones
El museo provincial “Emilio Bacardí Moreau” trabaja en el perfeccionamiento continuo de su gestión para lograr con eficiencia la valorización de su significativo y excepcional patrimonio documental, toda vez que la vitalidad de este se expresa en el beneficio público, en su uso adecuado por la comunidad, los investigadores y hombres de ciencia. Es por ello que la digitalización, ineludible, pertinente, impostergable, se manifiesta como un catalizador necesario para lograr mayores índices de interacción entre el museo y la sociedad, favoreciendo una política de acceso a sus bienes más abierta, inclusiva y democrática. Es, además, el primer paso para dar apertura a nuevos usos de las TICs que cada día desarrollan útiles aplicaciones con amplio rango de posibilidades de generalización, incluyendo el ámbito museístico.
El museo también afina sus estrategias para atender a los usuarios con eficiencia y creatividad. Trabaja en el perfeccionamiento de cada proceso a partir de las limitaciones identificadas en el archivo documental, de manera que la digitalización, útil en su objetivo básico, también permitió la caracterización más detallada del fondo y la identificación de incoherencias susceptibles de ser corregidas como parte de la labor cotidiana de los especialistas, siempre respetando los protocolos establecidos para cada paso o proceso.
Asimismo, aun con sus restricciones materiales, el museo desarrolla iniciativas conducentes al cuidado y protección del patrimonio en aras de que la institución sea identificada por la comunidad como un espacio de acceso a la información, al conocimiento, al arte y a la cultura; plaza de creación, colaboración e intercambio con los diferentes públicos.
